2.3.3.1. Hình thức kiểm soát hồ sơ thanh toán chi thường xuyên của Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số
“Cục TMĐT và KTS thực hiện kiểm soát hồ sơ thanh toán chi thường xuyên
qua hai hình thức: kiểm soát trong khi lập hồ sơ thanh toán và kiểm soát sau khi lập hồ sơ thanh toán. Cả hai hình thức kiểm soát này được Cục TMĐT và KTS sử dụng đồng thời và linh hoạt để phù hợp với đặc điểm của từng hồ sơ thanh toán chi thường xuyên. Thực trạng của các hình thức kiểm soát hồ sơ thanh toán chi thường xuyên của Cục TMĐT và KTS được thể hiện ở bảng dưới đây”
Bảng 2.9: Thực trạng hình thức kiểm soát hồ sơ thanh toán chi thường xuyên của Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số từ năm 2017 -2019
Hình thức kiểm soát 2017 2018 2019
Số liệu Tỷ trọng
(%) Số liệu Tỷ trọng(%) Số liệu Tỷ trọng(%) 1. Phân theo số tiền
(triệu đồng)
Kiểm soát trong khi lập
hồ sơ 650 11 784 12 766 13
Kiểm soát sau khi lập
hồ sơ 5.382 89 5.585 88 5.343 87
2. Phân theo số lượng hồ sơ (bộ hồ sơ)
Kiểm soát trong khi lập
hồ sơ 11 3 16 3 15 4
Kiểm soát sau khi lập
hồ sơ 384 97 442 97 366 96
(Nguồn: tổng hợp từ kế toán Cục TMĐT và KTS)
Từ số liệu bảng 2.9 ta rút ra một số nhận xét như sau:
“Hình thức kiểm soát sau khi lập hồ sơ là hình thức chủ yếu trong kiểm soát hồ
sơ thanh toán chi thường xuyên tại Cục TMĐT và KTS. Số lượng hồ sơ thanh toán chi thường xuyên được thực hiện kiểm soát bẳng hình thức này chiếm 97% tổng số hồ sơ chi thường xuyên tại Cục. Mặc dù số hồ sơ thanh toán chi thường
xuyên được kiểm soát trong quá trình lập hồ sơ chỉ chiếm tỷ trọng rất nhỏ, chỉ khoản 3-4% tổng số lượng hồ sơ chi thường xuyên, những tổng giá trị của những hồ sơ này chiểm trên 10% tổng chi thường xuyên của Cục TMĐT và KTS. Nguyên nhân chủ yếu là do:
+ Hình thức kiểm soát trong khi lập hồ sơ thanh toán chi thường xuyên được sử dụng cho những hồ sơ có giá trị lớn ( thường trên 50 triệu đồng), phải thực hiện đấu thầu và có được thực hiện trong thời gian dài, chứng từ, tài liệu trong một bộ hồ sơ thường nhiều và phức tạp. các khoản chi được sử dụng hình thức kiểm soát này thường là: Chi mua sắm, sửa chữa lớn tài sản; chi nhiệm vụ chuyên môn; chi khám sức khỏe cho cán bộ, công chức; tổ chức đi thăm quan, nghỉ mát…
+ Hình thức kiểm soát sau khi lập hồ sơ thanh toán chi thường xuyên được sử dụng cho các hồ sơ có giá trị nhỏ, phát sinh đều đặn hàng tháng, hành quý, chứng từ văn bản trong một bộ hồ sơ ít và đơn giản. Hồ sơ thanh toán bằng hình thức này thường là: chi lương và phụ cấp cho cán bộ công chức; thanh toán dịch vụ công cộng, vật tư văn phòng, thông tin tuyên truyền nhằm duy trì hoạt động thường xuyên
của Cục; chi công tác phí.”
2.3.3.2. Công cụ kiểm soát hồ sơ thanh toán chi thường xuyên của Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số
Hiện nay, Cục TMĐT và KTS sử dụng chủ yếu những công cụ sau để kiểm soát hồ sơ thanh toán chi thường xuyên.
Các văn bản pháp lý bao gồm:
“+ Luật kế toán và các quy định về chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp
Từ năm 2017 trở về trước, Cục TMĐT và KTS hạch toán và kiểm soát hồ sơ thanh toán chi thường xuyên theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp và Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp ban hành kèm theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC. Bắt đầu từ năm 2018 đến nay, Kế toán Cục TMĐT và KTS áp dụng theo thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn Chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp.
Do có sự thay đổi về các quy định của chế độ kế toán, dẫn đến sự thay đổi mẫu chứng từ kế toán. Kế toán thanh toán tại Cục TMĐT và KTS đã nhanh chóng cập nhập các quy định mới và hướng dẫn chi tiết đến các cá nhân, phòng ban trong Cục, đồng thời nâng cao công tác kiểm soát hồ sơ thanh toán chi thương xuyên, đảm bảo hồ sơ được lập đúng quy định.
+ Luật đấu thầu và các văn bản quy định về đấu thầu
Quy định về đấu thấu là một trong những công cụ quan trọng để Cục TMĐT và KTS kiểm soát hồ sơ thanh toán chi thường xuyên.
Kế toán thanh toán sử dụng chủ yếu các văn bản sau của đấu thầu để kiểm soát hồ sơ thanh toán chi thường xuyên tại Cục TMĐT và KTS: Luật đấu thầu số 43/2013/QH13 ngày 26/11/2013 quy định quản lý nhà nước về đấu thầu; Nghị định số 63/2014/NĐ-CP ngày 26 tháng 6 năm 2014 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật đấu thầu về lựa chọn nhà thầu; quyết định 17/2019/QĐ- TTg của Thủ tướng Hà Nội, ngày 08/4/2019 quy định về một số gói thầu, nội dung mua sắm nhằm duy trì hoạt động thường xuyên được áp dụng hình thức lựa chọn nhà
thầu trong trường hợp đặc biệt theo quy định tại điều 26 luật đấu thầu.”
Quy chế chi tiêu nội bộ của Cục TMĐT và KTS
“Quyết định về Quy chế Chi tiêu nội bộ của Cục Thương mại điện từ và
Kinh tế số căn cứ chủ yếu vào Thông tư liên tịch Bộ Tài chính - Bộ Nội vụ số 71/2014/TTLT-BTC-BNV ngày 30 tháng 5 năm 2014 quy định chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng kinh phí quản lý hành chính đối với các cơ quan nhà nước.
Quy chế này quy định chế độ tự chủ tài chính, quản lý tài sản công và định mức chi tiêu nội bộ của cơ quan Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số, bao gồm các khoản chi thường xuyên, chi nhiệm vụ không thường xuyên và các khoản thu hợp pháp khác theo quy định của pháp luật.
1. Chi thanh toán cá nhân: Tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp, các khoản đóng góp theo lương, tiền thưởng, phúc lợi tập thể và các khoản thanh toán khác cho cá nhân.
điện, nước, xăng dầu cho xe ô tô, văn phòng phẩm, dịch vụ bưu chính viễn thông, vệ sinh, bảo vệ, mua sách báo, tạp chí và sử dụng các dịch vụ khác.
3. Chi hội nghị, công tác phí trong nước, chi các đoàn đi công tác nước ngoài và đón các đoàn khách nước ngoài vào Việt Nam bằng nguồn kinh phíNgân sách Nhà nước.
4. Chi mua sắm tài sản, trang thiết bị, phương tiện, vật tư, sửa chữa thường xuyên tài sản cố định.
5. Các khoản chi nhiệm vụ chuyên môn đặc thù và các khoản chi có tính chất thường xuyên khác.
6. Chi thực hiện các đề án, chương trình được cấp có thẩm quyền phê duyệt. 7. Chi nghiên cứu các đề tài khoa học.
8. Chi đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức.
Quy chế chi tiêu nội bộ của Cục TMT và KTS được soạn và ban hành đều đặt vào tháng 1 hàng năm để đảm bảo quy chế chi tiêu nội bộ được cập nhật được những quy định mới nhất.
Quy chế chi tiêu nội bộ là cơ sở để tính toán khi lập dự toán và cũng là căn cứ để kế toán thanh toán đối chiếu với từng khoản chi của đơn vị trong quá trình kiểm soát hồ sơ thanh toán chi thường xuyên. Mức chi thực tế của từng nội dung chi
không được vượt quá định mức chi đối với nội dung đó.”
Để làm rõ hơn về thực trạng về hình thức, công cụ kiểm soát hồ sơ thanh toán
chi thường xuyên của Cục TMĐT và KTS, tác giả đã có cuộc phỏng vấn với Ông
Hộp 2.3: Kết quả phỏng vấn sâu về hình thức, công cụ kiểm soát hồ sơ thanh toán chi thường xuyên của Cục TMĐT và KTS
Người được phỏng vấn là Ông Nguyễn Thế Quang- Phó Cục trưởng Cục
TMĐT và KTS
Nội dung câu hỏi: Anh/Chị đánh giá thế nào về công cụ kiểm soát hồ sơ thanh toán chi thường xuyên của Cục TMĐT và KTS?
Nội dung trả lời: “Theo tôi thấy hiện nay các công cụ về văn bản pháp lý như
luật ngân sách, luật đấu thầu, luật kế toán và quy chế chi tiêu nội bộ có thể coi là
hành lang pháp lý quan trọng và là căn cứ để kiểm soát hồ sơ thanh toán chi thường xuyên tại Cục. Tuy nhiên, các căn cứ pháp lý về kiểm soát hồ sơ thanh toán chi thường xuyên NSNN hiện nay quy định tại rất nhiều văn bản và có sự sửa đổi, bổ sung, thay tế nhưng vẫn có tình trạng chồng chéo, khó khăn khi áp dụng. Nhiều nội dung quy định mang tính tổng thể dẫn đến kết quả tổ chức thực hiện kiểm soát hồ sơ thanh toán chi thường xuyên gặp khó khăn, vướng mắc và chưa chặt chẽ.”
Nguồn: Tác giả tổng hợp thông qua phỏng vấn sâu