mại điện tử và Kinh tế số
Việc kiểm soát hồ sơ thanh toán chi thường xuyên của Cục TMĐT và KTS được thực hiện theo 2 hình thức chi thường xuyên đó là: Chuyển khoản qua kho bạc và tiền mặt. Với mỗi hình thức chi thường xuyên, Cục TMĐT và KTS có quy trình kiểm soát khác nhau:
Quy trình kiểm soát hồ sơ thanh toán chi thường xuyên với hình thức chuyển khoản qua kho bạc
Hiện nay, quy trình kiểm soát hồ sơ thanh toán chi thường xuyên với hình thức chuyển khoản qua kho bạc của Cục TMĐT và KTS được thực hiện tương tự như sơ đồ 1.3 tại chương 1. Quy trình gồm có 5 bước như sau:
“Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ thanh toán
Các phòng ban, cá nhân tại Cục TMĐT và KTS gửi hồ sơ, chứng từ thanh toán kèm giấy đề nghị thanh toán cho Kế toán thanh toán.
Kế toán thanh toán tiếp nhận và kiểm tra sơ hồ sơ chứng từ:
- Tính đầy đủ của các loại tài liệu theo quy định đối với từng nội dung chi. - Về hình thức của hồ sơ: các tài liệu là chứng từ kế toán phải đảm bảo đúng
mẫu, đủ số liên theo quy định, có dấu, chữ ký trực tiếp trên các liên chứng từ. Các tài liệu như quyết định giao dự toán, hợp đồng, hóa đơn, biên bản nghiệm thu, bảng kê chứng từ thanh toán phải là bản chính; các tài liệu, chứng từ khác là bản chính (hoặc bản sao có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền theo quy định).
Phân loại hồ sơ và xử lý:
+ Đối với công việc phải giải quyết ngay như: đề nghị tạm ứng; thanh toán tiền lương, tiền công
• Trường hợp hồ sơ đã đầy đủ theo quy định: kế toán thanh toán tiếp nhận và xem xét, giải quyết ngay.
• Trường hợp hồ sơ còn thiếu hoặc phải hoàn chỉnh, bổ sung: kế toán thanh toán lập 2 liên phiếu giao nhận hồ sơ với khách hàng, trong đó nêu rõ những tài liệu, chứng từ đã nhận, các yêu cầu bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ; giao 1 liên phiếu giao nhận cho cán bộ, lưu 1 liên làm căn cứ theo dõi và xử lý hồ sơ.
+ Đối với những công việc có thời hạn giải quyết trên một ngày bao gồm: các khoản thanh toán bằng chuyển khoản cho nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ; thanh toán khoản chi chuyên môn, nghiệp vụ và các khoản chi khác có tính chất phức tạp; thanh toán tạm ứng:
• Trường hợp hồ sơ đầy đủ theo quy định: kế toán thanh toán tiết nhận và lập hồ giấy rút dự toán trình kế toán phê duyệt
• Trường hợp hồ sơ còn thiếu hoặc phải hoàn chỉnh, bổ sung: kế toán thanh toán lập 2 liên phiếu giao nhận hồ sơ với cán bộ, trong đó nêu rõ những tài liệu, chứng từ đã nhận và yêu cầu bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ còn thiếu; giao 1 liên phiếu giao nhận cho cán bộ, 1 liên lưu làm căn cứ theo dõi và xử lý hồ sơ.
+ Xử lý giao nhận đối với các trường hợp bổ sung hồ sơ, chứng từ: Khi cán bộ đến bổ sung tài liệu, chứng từ theo yêu cầu tại Phiếu giao nhận hồ sơ, kế toán thanh toán tiếp nhận và phản ánh việc bổ sung hồ sơ vào phiếu giao nhận hồ sơ đã lưu. Sau
đó thực hiện kiểm tra và xử lý hồ sơ, chứng từ theo quy định.”
“Bước 2: Kiểm soát hồ sơ chi theo trình tự thủ tục, trình kế toán trưởng
Kế toán thanh toán kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và sự chính xác của hồ sơ, chứng từ; kiểm tra số dư dự toán, kiểm tra các khoản chi đúng theo quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị, đúng tiêu chuẩn, định mức chế độ quy định và các điều kiện thanh toán chi trả đối với từng khoản chi.
Nếu hồ sơ đáp ứng đủ điều kiện chi theo quy định, thực hiện hạch toán kế toán, lập giấy rút dự toán và chuyển toàn bộ hồ sơ cho kế toán trưởng. Nếu hồ sơ thanh
toán không đủ điều kiện chi, kế toán thanh toán thông báo từ chối thanh toán và trả
lại cho cá nhân, phòng ban.”
“Bước 3. Kế toán trưởng ký chứng từ
- Kế toán thanh toán trình Kế toán trưởng hồ sơ, chứng từ được kiểm soát đã đảm bảo đủ điều kiện tạm ứng/thanh toán kinh phí NSNN;
- Kế toán trưởng kiểm tra hồ sơ, chứng từ nếu đủ điều kiện tạm ứng/thanh toán sẽ ký duyệt và chuyển hồ sơ, chứng từ cho Kế toán thanh toán để trình Cục trưởng phê duyệt. Nếu khoản chi không đủ điều kiện thanh toán, Kế toán trưởng chuyển lại hồ sơ cho kế toán để thông báo từ chối thanh toán và trả lại cho cá nhân phòng ban.
Bước 4: Cục trưởng kiểm soát, ký chứng từ
Cục trưởng xem xét, nếu đủ điều kiện thì ký giấy rút dự toán và đề nghị thanh toán và chuyển cho kế toán thanh toán. Trường hợp không đủ điều kiện thì chuyển trả hồ sơ, chứng từ cho kế toán thanh toán để thông báo từ chối thanh toán và trả lại cho cá nhân phòng ban.
Bước 5. Thực hiện thanh toán
Kế toán thanh toán chuyển giấy rút dự toán kèm theo hồ sơ thanh toán chi thường xuyên ra KBNN Hoàn Kiếm. KBNN Hoàn Kiếm sẽ kiểm tra hồ sơ, chứng từ và thực hiện chuyển khoản thanh toán. Khi thanh toán hoàn hoàn tất KBNN Hoàn Kiếm sẽ trả lại 1 liên giấy rút dự toán đã có chữ ký và đóng dấu của kho bạc cho kế toán thanh toán để lưu hồ sơ thanh toán tại đơn vị.
Hiện nay, KBNN đang đẩy mạnh việc thực hiện các giao dịch qua dịch vụ công. Vì vậy đối với các hồ sơ thanh toán chi thường xuyên có giá trị dưới 50 triệu, KBNN Hoàn kiếm yêu cầu các đơn vị SDNS thực hiện qua dịch vụ công. Kế toán thanh toán của Cục TMĐT và KTS, sau khi kiểm tra hồ sơ thanh toán và trình ký, sẽ lên trang dịch vụ công của KBNN, lập hồ sơ thanh toán và gửi kế toán trưởng và Cục trưởng phê duyệt trên máy. Sau khi Cục trưởng phê duyệt, Kế toán thanh toán gửi hồ sơ ra KBNN qua trang dịch vụ công.
Thực trạng quy trình kiểm soát hồ sơ thanh toán chi thường xuyên với hình thức thanh toán bằng chuyển khoản tại kho bạc được thể hiện ở bảng dữ liệu
dưới đây.”
Bảng 2.10: Thực trạng quy trình kiểm soát hồ sơ thanh toán chi thường xuyên với hình thức chuyển khoản tại kho bạc
Tình trạng hồ sơ thanh toán bằng chuyển khoản 2017 2018 2019 Số hồ sơ Tỷ trọng(%) Số hồ sơ Tỷ trọng(%) Số hồ sơ Tỷ trọng(%) 1. Hồ sơ chấp nhận thanh toán 223 95 276 97 230 97
1.1. Hồ sơ không phải
điều chỉnh, bổ sung 138 59 196 69 164 69
1.2. Hồ sơ phải điều
chỉnh, bổ sung 85 36 80 28 66 28
2. Hồ sơ từ chối thanh
toán 12 5 10 3 8 3
Tổng số hồ sơ được
tiếp nhận 235 100 286 100 238 100
Nguồn: Kế toán Cục TMĐT và KTS
Dựa vào số liệu bảng 2.10 có thể thấy:
Số lượng hồ sơ thanh toán bằng chuyển khoản được tiếp nhận từ năm 2017 đến 2019 trong khoản từ 235 đến 286 hồ sơ. Tỷ lệ hồ sơ bị từ chối thanh toán tương đối nhỏ chiếm khoản 3%-5% tổng số hồ sơ thanh toán bằng chuyển khoản và có xu hướng giảm. Tuy nhiên số lượng hồ sơ phải điều chỉnh, bổ sung còn tương đối nhiều, năm 2019 có 66 hồ sơ phải điều chỉnh bổ sung chiếm tỷ trọng 28%. Nguyên nhân thanh toán chi thường xuyên bằng chuyển khoản thường có nhiều hồ sơ có giá trị lớn, tài liệu, chứng từ phức tạp, dễ mặc sai sót.
Quy trình kiểm soát hồ sơ thanh toán chi thường xuyên với hình
thức tiền mặt
Quy trình kiểm soát hồ sơ thanh toán chi thường xuyên với hình thức tiền mặt của Cục TMĐT và KTS được thực hiện tương tư như sơ đồ 1.4 tại chương 1. Quy trình gồm có 7 bước như sau:
“Bước 1: Kế toán thanh toán tiếp nhận hồ sơ chứng từ thanh toán
“Kế toán thanh toán thực hiện tiếp nhận hồ sơ chứng từ đề nghị thanh toán chi
thường xuyên do cá nhân, phòng ban trong Cục gửi đến và kiểm soát hồ sơ, chứng từ theo quy định.
+ Trường hợp hồ sơ, chứng từ không đủ điều kiện thanh toán, trả lại chứng từ cho khách hàng kèm thông báo nguyên nhân trả lại.
toán trên chứng từ giấy.”
“Bước 2: Kế toán thanh toán thực hiện kiểm soát hồ sơ thanh toán. Sau khi kiểm soát chứng từ giấy, duyệt số tiền thanh toán cho cá nhân, phòng ban tại Cục, kế toán thanh toán trình hồ sơ, chứng từ giấy lên kế toán trưởng.
Bước 3: Kế toán trưởng kiểm soát hồ sơ, chứng từ, ký chứng từ giấy
+ Trường hợp hồ sơ, chứng từ không đủ điều kiện thanh toán, trả lại chứng từ cho kế toán thanh toán kiểm tra, trả lại cho cá nhân, phòng ban.
+ Trường hợp hồ sơ, chứng từ đủ điều kiện thanh toán, Kế toán trưởng ký chứng từ giấy, và chuyển hồ sơ, chứng từ giấy cho kế toán thanh toán để trình lên
Cục trưởng.”
“Bước 4: Cục trưởng kiểm soát hồ sơ, chứng từ.
+ Trường hợp Cục trưởng không phê duyệt trả lại chứng từ cho kế toán thanh toán kiểm tra, trả lại cho cá nhân, phòng ban.
+ Trường hợp phê duyệt hồ sơ, chứng từ, Cục trưởng ký duyệt chứng từ giấy, chuyển hồ sơ, chứng từ cho giao dịch viên.
Bước 5: Sau khi hồ sơ chi thường xuyên được duyệt, kế toán thanh toán chuyển chứng từ để thanh toán theo 2 hướng:
5a: Chuyển giấy rút dự toán bằng tiền mặt kèm hồ sơ thanh toán chi thường xuyên ra kho bạc để rút tiền mặt.
5b: Chuyển hồ sơ thanh toán cho thủ quỹ tại đơn vị để làm căn cứ lập phiếu chi và rút tiền mặt tại kho bạc.
Bước 6: Rút tiền mặt tại Kho bạc
Sau khi Kho bạc kiểm tra hồ sơ và chấp nhận chi tiền mặt, Thủ quỹ sẽ rút tiền mặt tại Kho bạc đưa về đơn vị thực hiện thanh toán. Thủ quỹ căn cứ vào số tiền rút về để lập phiếu thu.
Bước 7: Chi tiền mặt tại quỹ
Thủ quỹ nhận và kiểm soát các yếu tố trên chứng từ: ngày, tháng chứng từ; họ tên, địa chỉ người lĩnh tiền, đối chiếu với thông tin trên giấy chứng minh nhân dân; số tiền bằng số và bằng chữ; kiểm tra khớp đúng thông tin trên máy do kế toán
Lập bảng kê chi tiền; nhập sổ quỹ trên máy; chi tiền cho cá nhân, phòng ban và yêu cầu cá nhân, phòng ban ký vào bảng kê chi và chứng từ chi; thủ quỹ ký vào chức danh “thủ quỹ” và đóng dấu “đã chi tiền” lên bảng kê và các liên chứng từ chi; sau đó trả 01 liên chứng từ chi cho cá nhân, phòng ban.
Thực trạng quy trình kiểm soát hồ sơ thanh toán chi thường xuyên với hình thức tiền mặt được thể hiện ở bảng số liệu dưới đây:
Bảng 2.11: Thực trạng quy trình kiểm soát hồ sơ thanh toán chi thường xuyên với hình thức tiền mặt Đơn vị: Bộ hồ sơ Tình trạng hồ sơ thanh toán bằng tiền mặt 2017 2018 2019 Số hồ
sơ Tỷ trọng(%) Số hồsơ Tỷ trọng(%) Số hồsơ Tỷ trọng(%)
1. Hồ sơ chấp nhận
thanh toán 172 95 182 96 151 99
1.1. Hồ sơ không phải
điều chỉnh, bổ sung 161 89 167 88 142 93
1.2. Hồ sơ phải điều
chỉnh, bổ sung 11 6 15 8 9 6
2. Hồ sơ từ chối thanh
toán 9 5 8 4 2 1
Tổng số hồ sơ được
tiếp nhận 181 100 190 100 153 100
Nguồn: Kế toán Cục TMĐT và KTS
Từ số liệu bảng 2.11 có thể thấy:
Tổng số hồ sơ thanh toán bằng tiền mặt được tiếp nhận từ năm 2017 đến năm 2019 ít hơn số hồ sơ thanh toán bằng chuyển khoản và có xu hướng giảm. Tuy nhiên số lượng hồ sơ bị từ chối thanh toán và hồ sơ phải điều chỉnh bổ sung cũng có tỷ trọng nhỏ hơn so với hồ sơ thanh toán bằng chuyển khoản, đến năm 2019, tỷ trọng hồ sơ bị từ chối thanh toán chỉ còn 1% và hồ sơ phải điều chỉnh bổ sung là 6% so với tổng số hồ sơ thanh toán bằng tiền mặt. Nguyên nhân là do giá trị mỗi hồ sơ nhỏ nên hồ sơ tương đối đơn giản.
Để làm rõ thực trạng quy trình kiểm soát hồ sơ thanh toán chi thường xuyên của Cục TMĐT và KTS, tác giả đã phỏng vấn bà Trần Thu Hiền – Kế toán Cục TMĐT và KTS.
Hộp 2.4: Kết quả phỏng vấn sâu về quy trình kiểm soát hồ sơ thanh toán chi thường xuyên của Cục TMĐT và KTS
Người được phỏng vấn là bà Trần Thu Hiền – Kế toán Cục TMĐT và KTS.
Nội dung câu hỏi: Anh/Chị đánh giá thế nào về quy trình kiểm soát thanh toán chi thường xuyên của Cục? Anh/Chị thường gặp khó khăn nào trong quy trình kiểm soát hồ sơ thanh toán chi thường xuyên?
Nội dung trả lời: “Nhìn chung quy trình kiểm soát hồ sơ thanh toán chi thường
xuyên của Cục TMĐT và KTS luôn được phổ biến và công khai minh bạch đến tất
cả các cán bộ trong Cục. Hiệu quả kiểm soát hồ sơ thanh toán chi thường xuyên được nâng cao khi bảo đảm liên hoàn và thuận lợi ở cả 3 khâu: Tiếp nhận hồ sơ, kiểm soát hồ sơ đúng quy định và thanh toán.
Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện vẫn còn một số vướng mắc như: Kế toán thanh toán không chủ động được về mặt thời gian phân bổ công việc trong năm, phụ thuộc rất nhiều vào các phòng ban khác trong Cục trong khâu tiếp nhận hồ sơ. Áp lực công việc chủ yếu dồn về cuối năm, đặc biệt là thời gian cuối tháng 12 và tháng 1 của năm tiếp theo.”