Thương mại điện tử và Kinh tế số
Quy định chế độ kiểm soát hóa đơn hàng bán
“Hiện nay,việc kiểm soát các khoản chi mua sắm hàng hóa dịch vụ chưa được
quy định rõ ràng cụ thể, đặc biệt đặc biệt là đối với các khoản chi thuộc nhóm chuyên mồn nghiệp vụ. Vì vậy, các cá nhân, phòng ban có thể lợi dụng để tự lập khống hoá đơn (hoá đơn bán lẻ thông thường) để hợp thức hoá các khoản chi sai chế độ. Để tránh tình trạng này, cần phải ban hành chế độ quy định cụ thể những khoản mua sắm có tính chất như thế nào, giá trị là bao nhiều thì phải sử dụng hoá đơn tài chính và những khoản mua sắm như thể nào thì được sử dụng hoá đơn bán lẻ thông thường .
Về giá trị ghi trên hoá đơn, cần phải có quy định kiểm soát chặt chẽ, có cơ sở để kế toán đối chiếu kiếm soát chi. Kế toán thanh toán kiểm soát giá trên cơ sở phiếu báo giá và giá ghi trên hoá dơn bán hàng do người bán cung cấp. Mà giá trên phiếu báo giá và hóa đơn thì không ai quản lý, nó có thể lớn hơn giá bán thực tế nhiều. Về phía cơ quan thuế, cần có biện pháp quản lý đơn vị bán hàng đề đơn vị này không xuất hóa đơn khống hoặc ghi giá trên hóa đơn cao hơn giá bán thực tế."
Đổi mới phương pháp kiểm soát đối với một số nhóm mục chi chủ yếu
- Nhóm chi thanh toán cá nhân chiếm tỷ trọng lớn trong chi thường xuyên, nội dung chi tương đối phức tạp và thường xuyên thay đổi về số tiền thanh toán hàng
tháng nên cần có sự đổi mới kiểm soát hồ sơ thanh toán CTX để đảm bảo chặt chẽ hơn. Đây là đối tượng thực hiện thanh toán trực tiếp (thực chi) nên trách nhiệm của KBNN rất lớn đối với việc chi đúng, chi đủ đến đối tượng thụ hưởng NSNN. Kế toán thanh toán phải kiểm soát chặt chẽ bảng lương, học bổng, sinh hoạt phí trên cơ sở nắm vững các văn bản chế độ về tiền lương, phụ cấp, chế độ học bổng, sinh hoạt phí của từng đối tượng, từng loại hình đơn vị. Theo dõi sự biến động về hệ số lương, phụ cấp đơn vị gửi đến thanh toán hàng tháng, nếu có tăng, giảm phải yêu cầu đơn vị bổ sung kịp thời.
- Đối với nhóm chi mua hàng hóa, dịch vụ, vật tư, sửa chữa tài sản phục vụ chuyên môn: Thực hiện kiểm soát hồ sơ thanh toán chặt chẽ trên cơ sở hợp đồng kinh tế ký kết giữa đơn vị và nhà cung cấp theo đúng văn bản hướng dẫn sao cho đầy đủ các thủ tục và không vi phạm thời hạn cam kết chi (nếu khoản chi phải thực hiện cam kết chi). Đồng thời nghiêm túc yêu cầu các đơn vị sử dụng ngân sách lựa chọn các nhà cung cấp có tài khoản tại ngân hàng và thực hiện chi trả trực tiếp cho các bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ bằng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt.
- Đối với các khoản chi thuộc nhóm mục chi khác: cần quy định đơn vị phải cung cấp đầy đủ hồ sơ, chứng từ để kế toán thanh toán kiểm soát hồ sơ thanh toán, không thực hiện kiểm soát theo bảng kê chứng từ thanh toán như hiện nay, nhằm tránh tình trạng đơn vị lợi dụng để thanh toán các khoản chi không đúng chế độ, định mức hay những khoản chi không đúng thực tế phát sinh.
Tăng cường tự kiểm tra công tác kiểm soát hồ sơ thanh toán chi thường xuyên
Định kỳ hàng quý, kế toán Cục TMĐT và KTS sẽ tự kiểm tra lại các hồ sơ đã thanh toán chi thường xuyên và việc triển khai, tổ chức thực hiện kiểm soát hồ sơ thanh toán.
Qua quá trình kiểm tra và tự kiểm tra đánh giá được những cá nhân, phòng ban làm tốt công tác lập hồ sơ thanh toán, thường xuyên cập nhật thông tin về các văn bản chế độ mới, tổ chức triển khai ứng dụng kịp thời vào công tác kiểm soát hồ sơ chi ngân sách thường xuyên tại đơn vị mình; tập trung được các khó khăn vướng mắc trong thực hiện từng phần hành nghiệp vụ cụ thể.
thanh toán CTX tại đơn vị và việc chấp hành kỷ luật, kỷ cương, quy trình nghiệp vụ, chế độ trong thực hiện kiểm soát hồ sơ, từ đó phát hiện những sai phạm để kịp thời chấn chỉnh, nâng cao ý thức trách nhiệm của kế toán kiểm soát hồ sơ thanh toán. Do đó, công tác tự kiểm tra cần phải được thực hiện nghiêm túc, thường xuyên đối với từng cán bộ, từng bộ phận trong Cục, bên cạnh đó phải có cơ chế thưởng phạt nghiêm minh; thực hiện khen thưởng kịp thời, hợp lý sẽ có tác dụng động viên cán bộ phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao
Trên cơ sở kết quả công tác tự kiểm tra đề xuất cấp có thẩm quyền sửa đổi, bổ sung chế độ chính sách, quy trình nghiệp vụ để hoàn thiện cơ chế chính sách, pháp luật có liên quan làm căn cứ pháp lý để thực hiện công tác kiểm soát hồ sơ thanh toán chi thường xuyên ngày càng tốt hơn
Thanh toán không dùng tiền mặt trong kiểm soát hồ sơ thanh toán chi thường xuyên
Để tiếp tục thực hiện tốt hơn nữa chủ trương của Chính phủ về thanh toán không dùng tiền mặt, Cục TMĐT và KTS cần mở rộng đối tượng áp dụng thanh toán không dùng tiền mặt để giảm hồ sơ thanh toán bằng tiền, Thủ quỹ cũng không phải kiểm đếm tiền khi rút từ kho bạc, ngân hàng về chi cho các nội dung thanh toán chi thường xuyên. Như vậy sẽ rất tiết kiệm về nhân lực và tài lực cho Cục nói riêng và tiết kiệm chí phí lưu thông cho xã hội nói chung, đồng thời thực hiện đúng nguyên tắc chi trả trực tiếp đến
đối tượng thụ hưởng, phòng ngừa thất thoát, tham ô khoản chi này.”