tâm công nghệ thông tin và truyền thông Ninh Bình
3.2.1. Đảm bảo về số lượng giảng viên, nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ giảng viên
Thứ nhất, đảm bảo về số lượng giảng viên. Để thực hiện được giải pháp này, đòi hỏi trung tâm công nghệ thông tin và truyền thông Ninh Bình cần thực hiện các nội dung sau:
- Rà soát lại khối lượng giảng dạy hiện tại của các giảng viên tại Trung tâm. Đánh giá mức độ đáp ứng của số lượng giảng viên hiện tại với khối lượng công việc hiện tại và khối lượng công việc trong tương lai. Xác định số lượng cán bộ giảng viên cần tuyển dụng thêm để đáp ứng được nhu cầu giảng dạy đồng thời đảm bảo được chất lượng giảng dạy.
- Tiến hành tuyển dụng công khai, minh bạch để tìm đúng giảng viên là người có trình độ chuyên môn, có kinh nghiệm giảng dạy và phương pháp giảng dạy.
Thứ hai, nâng cao trình độ chuyên của đội ngũ giảng viên tại Trung tâm. Kết quả phân tích thực trạng cho thấy, hiện nay tại trung tâm vẫn còn 1 giảng viên có trình độ cao đẳng, 3 giảng viên không đúng chuyên ngành công nghệ thông tin. Do đó, cần thiết phải nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ giảng viên. Cụ thể:
- Đối với giảng viên đang có trình độ cao đẳng: Trước hết trung tâm cần tiến hành kiểm tra năng lực giảng dạy thực sự của các giảng viên. Đánh
giá trình độ chuyên môn và kỹ năng giảng dạy thông qua các tiết học dự giờ và đánh giá của học viên. Nếu giảng viên thể hiện được tốt năng lực thực tế của mình và có ý cầu tiến, trung tâm tạo điều kiện cho giảng viên tiếp tục học lên Đại học và sau Đại học. Tạo điều kiện cho giảng viên là tạo điều kiện về thời gian và kinh phí. Đối với giảng viên được cử đi học, giảng viên phải đảm bảo được tiến độ học tập và kết quả học tập tốt và sẽ được kiểm tra lại trình độ chuyên môn và kỹ năng giảng dạy sau khi một lộ trình kết thúc.
- Đối với những giảng viên không tốt nghiệp đúng chuyên ngành CNTT, trung tâm tạo điều kiện cho giảng viên đi học chuyên ngành 2 hoặc học chương trình sau đại học theo đúng chuyên ngành CNTT. Nguồn kinh phí cử đi học sẽ được trích một phần từ nguồn thu từ dịch vụ đào tạo tại Trung tâm.
Ngoài ra, giảng viên là người quyết định nhiều nhất đến sự hài lòng của học viên, mặc dù những trường hợp học viên phàn nàn về giảng viên ít xảy ra, nhưng tốt nhất không nên để những việc đó xảy ra. Cách khắc phục có thể đơn giản như sau:
- Giảng viên cần lắng nghe chính xác nội dung câu hỏi của học viên. Sau đó cần xác nhận với học viên về câu trả lời của mình đã làm học viên hài lòng hay chưa. Nếu học viên chưa hài lòng và vẫn còn thắc mắc thì yêu cầu học viên giải thích lại mục địch và ý nghĩa mà câu hỏi học viên đặt ra. Nếu câu hỏi phức tạp cần nhiều thời gian để trả lời nên hẹn gặp riêng học viên ở cuối giờ.
- Giảng viên cần quan tâm tới tất cả mọi học viên, đảm bảo cho học viên hiểu và theo kịp được bài giảng, tránh trường hợp theo số đông mà bỏ rơi một số học viên. Trong trường hợp học viên vẫn không theo kịp và ảnh hưởng đến tiến độ môn học nên yêu cầu bộ phân văn phòng gửi nhân viên kĩ thuật
lên hỗ trợ.
- Giảng viên trẻ cần chuẩn bị trước nội dung bài giảng, có thể cần sự tư vấn của giảng viên khác để chèn những kinh nghiệm thực tế vào trong bài giảng làm phong phú nội dung bài giảng,tạo cảm hứng cho hoc viên.
- Giảng viên cần hợp tác với nhóm trợ giảng để giải quyết những sự cố mà học viên gặp phải, đừng quá tin tưởng vào khả năng của nhóm trợ giảng, bởi vì giảng viên mới là người có kiến thức chuyên sâu nhất.
Mặt khác, trung tâm cần phải thường xuyên tổ chức các buổi họp chuyên môn để đánh giá những kết quả đạt được, những phương pháp giảng dạy mới được chia sẻ đối với từng bài giảng để HV tiếp thu một cách nhanh nhất và tránh gây nhàm chán cho HV trong quá trình học tập.
Thứ ba, nâng cao trình độ chuyên môn và kỹ năng giao tiếp đối với đội ngũ nhân viên văn phòng
Nhân viên văn phòng là đối tượng tiếp xúc với học viên rất nhiều và tạo ra ấn tượng đối với HV. Do đó, việc nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên văn phòng giúp cho nhân viên văn phòng có thể trả lời, xử lý tốt các vấn đề thắc mắc của học viên. Theo đó, các giải pháp được thực hiện cụ thể như sau:
- Hàng năm, cần tập huấn lại cho đội ngũ văn phòng tại Trung tâm về kiến thức cơ bản đối với CNTT, những nội dung sẽ triển khai trong môn học và các quy trình, chính sách cập nhật mới về việc đăng ký dự thi, cấp chứng chỉ ứng dụng CNTT cho học viên.
- Cử các cán bộ văn phòng tham gia ít nhất 1 lần đối với các khóa học giao tiếp cơ bản với khách hàng, cách xử lý các tình huống thắc mắc của học viên. Kinh phí đào tạo được trích một phần từ nguồn thu từ dịch vụ đào tạo.
Thứ ba, tổ chức một số hội thảo nhằm chia sẻ các kinh nghiệm cũng nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ giảng viên và đội ngũ văn phòng. Theo tôi đề xuất, trong giai đoạn 2018 – 2020, trung tâm nên tổ chức 2 cuộc
hội thảo cụ thể:
Hội thảo 1: “Ứng dụng CNTT cơ bản và nâng cao trong các cơ quan và doanh nghiệp Nhà nước và ngoài nhà nước”
Hội thảo 2: “Cấp chứng chỉ ứng dụng CNTT cơ bản và nâng cao” 3.2.2. Giải pháp hiện đại hóa cơ sở hạ tầng, trang thiết bị
Thứ nhất, nâng cao chất lượng đường truyền Wifi
Sử dụng thêm hệ thống phát wifi: Trong trường hợp một số laptop của học viên không thể kết nối được wifi, bộ phận kỹ thuật nên nhanh chóng sử dụng thêm một bộ phát wifi trong phòng học để các học viên có sử dụng được internet. Tốt nhất, bộ phận kỹ thuật nên chuẩn bị trước khi nhận thấy có nhiều lớp học khác đang được giảng dạy,làm như vậy sẽ tốt hơn trước khi học viên cảm thấy khó chịu về hệ thống mạng tại Athena.
Ưu điểm: mở rộng số lượng truy cập vào hệ thống mạng. Nhược điểm: phải sử dụng thêm bộ phát wifi nên tốn chi phí
Thứ hai, giới hạn tốc độ download
Việc học viên download tài nguyên mạng khiến mạng chậm hẳn có thể khắc phục bằng cách giới hạn download cho các thiết bị phát wifi. Với các hệ thống phát wifi hiện đại, đều có chức năng hiệu chỉnh tốc độ down/up, chỉ cần truy cập vào địa chỉ IP của hệ thống wifi là có thể làm được.
Cách thức thực hiện:
Bước 1: Truy cập vào trang web cấu hình cho hệ thống wifi 192.168.0.1 (do Trung tâm sử dụng bộ phát wifi của Tenda, với các hãng sản xuất khác sẽ có mã số khác).
Bước 2: Đăng nhập tài khoản (tài khoản này do nhà quản trị mạng của Trung tâm nắm giữ).
Bước 3: Lựa chọn Advanced settings, vào phần Bandwidth control. Bước 4: Trong phần IP address: nhâp từ 1-254 nghĩa là áp dụng cho tất cả các thiết bị kết nối. Trong phần Bandwidth range nhập tốc độ download tối
đa cho phép Cuối cùng nhấn OK.
Ưu điểm: Hạn chế được những trường hợp download quá giới hạn.
Nhược điểm: Khi học viên hay nhân viên cần download phần mềm phục vụ cho môn học hay cho công viêc lại cần phải xóa những thiết lập ở trên.
Thứ ba, đặt mật khẩu cho hệ thống Wifi: nhằm trách những truy cập bất hợp pháp từ các nguồn bên ngoài, em đề xuất Trung tâm nên đặt hệ mật khẩu cho hệ thống wifi hiện tại và thường xuyên tạo mới mật khẩu.
Ưu điểm: hạn chế những truy cập từ các nguồn bên ngoài/đơn giản dễ thiết lập.
Nhược điểm: Cần phải thông báo mật khẩu cho học viên trước buổi học hoặc thông tin cho học viên khi có sự thay đổi mật khẩu.
Thứ ba, nâng cao chất lượng phòng học
Giảm số học viên tối đa cho một lớp: Một lớp chỉ có 30 chỗ ngồi nhưng đôi khi lại có gần 40 học viên cùng tham gia, vì thế phải sử dụng thêm ghế dẫn đến khiến một số học cảm thấy khó chịu không hài lòng.Giải pháp được đưa ra là chỉ nhận đủ số lượng học viên và chuyển những học viên muốn đăng kí tham gia khóa học này sang khóa học sau.
Ưu điểm: Tạo chỗ ngồi thoải mái cho học viên. Phân bố học viên hợp lý nếu khóa học sau ít người.
Nhược điểm: Không có lợi về mặt thời gian và chi phí so với việc tổ chức tối đa 40 học viên/lớp.
Tăng khoảng cách giữa các dãy bàn: Trung tâm luôn dành một khoảng trống để học viên có thể ra vào ở cửa sau. Vì thế để mở rộng không gian hơn giữa các dãy bàn em đề xuất ý kiến nên sử dụng khoảng không gian đó để bố trí bàn học tạo không gian thoáng để học viên có thể dễ dàng di chuyển ra ngoài.
Nhược điểm: Học viên phải ra vào cửa trước nên hơi bất tiện. 3.2.3. Nâng cao chất lượng chương trình đào tạo
Thứ nhất, đối với các chương trình giảng dạy ứng dụng CNTT cơ bản, CNTT nâng cao, quản trị mạng…cần thiết phải xây dựng đề cương chi tết giảng dạy, lịch giảng dạy, hướng dẫn giảng dạy…sau đó thực hiện đăng công khai lên trang web của trung tâm. Điều này đảm bảo cho HV dễ dàng theo dõi được nội dung giảng dạy và lịch trình giảng dạy của giảng viên, đánh giá xem xét giảng viên giảng dạy có thực hiện đúng chương trình giảng dạy đề ra ban đầu hay không? Có đúng tiến độ hay không?
Thứ hai, cần xây dựng mục tiêu đầu ra một cách cụ thể, có khả thi. Việc xây dựng mục tiêu đầu ra phải xây dựng được tiêu chí để đo lường mục tiêu đầu ra cho phù hợp.Chương trình đào tạo có vai trò tác động quan trọng thứ hai trong những nhân tố của chất lượng dịch vụ đào tạo. Chương trình đào tạo được đánh giá là chất lượng tốt khi nó đáp ứng được nhu cầu xã hội, có mục tiêu rõ ràng, nội dung các môn học được đổi mới và cập nhật thường xuyên, tỷ lệ phân bổ giữa lý thuyết và thực hành hợp lý...
Thứ ba, chương trình đào tạo cần phải được cập nhật thường xuyên về chương trình mới, công nghệ mới để đảm bảo được sự phù hợp với công nghệ thông tin.Cần đầu tư thiết kế chương trình và khối lượng giảng dạy sao cho phù hợp, hiện đại theo xu hướng coi trọng kỹ năng, gắn liền với thực tiễn và nhu cầu xã hội, mục tiêu chương trình đào tạo của ngành học là rõ ràng, đào tạo những kỹ năng và kiến thức cần thiết cho người học để họ có thể áp dụng cho tương lai.
Thứ tư, mặc dù là doanh nghiệp nhà nước, các khoản chi phí được hưởng từ ngân sách nhà nước. Tuy nhiên, dịch vụ đào tạo là hoạt động có thu của trung tâm, mang lại nguồn thu lớn cho đội ngũ cán bộ nhân viên của trung tâm. Do đó, phong cách làm việc của nhân viên, nhận thức của nhân viên về
vai trò của mình cần phải có sự thay đổi. Luôn phải đặt HV ở vị trí trung tâm và thực hiện nâng cao chất lượng dịch vụ để thu hút số lượng HV tham gia chương trình đào tạo của trung tâm ngày càng tăng.
3.2.4. Gia tăng nguồn thu ngoài ngân sách nhà nước
Để gia tăng nguồn thu ngoài ngân sách nhà nước đòi hỏi Trung tâm cần phát triển các dịch vụ đào tạo bên ngoài để gia tăng nguồn thu ngoài ngân sách nhà nước. Để phát triển dịch vụ đào tạo bên ngoài, đòi hỏi Trung tâm cần thực hiện các giải pháp:
- Tăng cường các hoạt động marketing để thu hút người học. Các hoạt động marketing truyền thông như phát tờ rơi, quảng cáo trên các trang web,… - Trung tâm cần thiết kế bản đăng ký các thông tin cá nhân, những đặc điểm quan trọng của học viên, những yêu cầu của HV đối với trung tâm, đối với giảng viên và đối với chương trình học. Tờ đăng ký cá nhân này sẽ được đưa cho HV ngay tại thời điểm HV đăng ký học. Sau đó nhân viên văn phòng thu lại cả bản đăng ký tham gia khóa học và đăng ký thông tin cá nhân. Ngoài việc lấy thông tin qua bản tự khai của HV, nhân viên văn phòng tiến hành trao đổi với HV về những khó khăn trong cuộc sống hàng ngày.
- Tiếp đó, nhân viên văn phòng tiến hành nhập các thông tin cơ bản của HV, các nhu cầu mong muốn của HV đối với Trung tâm vào file để theo dõi. File này sẽ được cả các nhân viên văn phòng khác, lãnh đạo, đặc biệt là giảng viên. Bởi giảng viên là người tiếp xúc trực tiếp đến học viên nhiều nhất.
- Trong quá trình giảng dạy và làm việc, nhân viên văn phòng và giảng viên cần phải có những lưu ý đối với những quan tâm đặc biệt, yêu cầu của HV để xử lý hài hòa lợi ích giữa hai bên.
- Giữa các khóa học, trung tâm tiến hành phát phiếu đánh giá, ý kiến của HV về chương trình học, nội dung học và giảng viên giảng dạy để có những điều chỉnh kịp thời trong khó học của học viên. Ngoài ra, kết thúc môn học, trung tâm thực hiện khảo sát sự hài lòng của học viên để đánh giá được
thực trạng chất lượng giảng dạy và rút kinh nghiệm cho những lần sau.
Ngoài ra, nhân viên văn phòng cần phải tích cực chăm sóc khách hàng thông qua các kênh như sau:
Chăm sóc khách hàng qua điện thoại, email: Điều tra lấy ý kiến đánh giá của khách hàng về dịch vụ đào tạo trung tâm cung cấp; khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng với trung tâm; giải đáp, tư vấn cho khách hàng những vướng mắc một cách trực tiếp và nhanh chóng; nhắc nhở lịch học cho khách hàng…Những công việc trên nên một phần giao cho bộ phận sinh viên thực tập để giảm áp lực cho nhân viên văn phòng.
Thăm hỏi tặng quà: Nhằm gắn kết bền vững mối quan hệ với khách hàng và duy trì độ tin cậy của khách hàng đối với công ty, qua đó, không ngừng thúc đẩy hình ảnh công ty qua các chương trình chăm sóc khách hàng.
Kế họach chuẩn bị:
Lập danh sách
Xuất dữ liệu khách hàng về ngày sinh nhật,…
Tổ chức tặng hoa, tặng quà nhân các dịp lễ lớn như: Tết dương lịch, Tết âm lịch, kỷ niệm ngày thành lập công ty của mình, của đối tác, nhân ngày sinh nhật, các dịp, sự kiện quan trọng của khách hàng
Cử nhân sự thường xuyên theo dõi và định kỳ cập nhật các thông tin liên quan đến khách hàng và đề xuất việc tổ chức thăm hỏi và tặng quà.
Kế họach thực hiện:
Lập kế hoạch năm, kế hoạch triển khai chi tiết trong đó dự tính ngân sách thực hiện.
Tổ chức thực hiện theo phân cấp quản lý hoặc thành lập một nhóm chuyên trách thực hiện.
- Gia tăng nguồn thu từ các hoạt động khác như các hoạt động nghiên cứu khoa học, hoạt động dịch vụ khác.
3.2.5. Một số giải pháp khác
Thứ nhất, trung tâm cần phải tôn trọng những gì đã hứa và nghiêm túc thực hiện đúng các cam kết đối với Học viên. Những cam kết không thực hiện được, Trung tâm cần phải giải thích trực tiếp đối với Học viên, giải thích cụ thể cho những cam kết không thực hiện đó. Sau đó, cần thiết phải hẹn lại thời gian đúng, chuẩn để thực hiện lại các cam kết chưa thực hiện được. Mặt khác,