Sơ đồ 3.3: Bộ máy kế toán của KDTVN
(Nguồn: Phòng nhân sự, KDTVN)
Là người có nhiệm vụ hướng dẫn, chỉ đạo và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong Công ty, đồng thời giúp giám đốc chấp hành các chế độ về quản lý và sử dụng tài sản cũng như việc chấp hành các kỷ luật tài chính, tín dụng thanh toán. Ngoài ra, kế toán trưởng còn giúp Giám đốc tập hợp các số liệu về kinh tế, tổ chức phân tích các hoạt động kinh doanh, phát hiện các khả năng tiềm tàng nhằm tối đa hóa loại nhuận, tăng khả năng cạnh trạnh của doanh nghiệp trên thị trường, thúc đẩy việc thực hiện các chế độ hạch toán kế toán trong công tác, đảm bảo cho hoạt động của công ty đạt được hiệu quả cao nhất.
Kế toán tiền mặt:
Là người có trách nhiệm theo dõi mọi hoạt động liên quan đến thu, chi tiền mặt tại quỹ; theo dõi tồn quỹ hàng ngày; hạch toán các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền mặt.
Kế toán công nợ phải thu: Là người có trách nhiệm:
+ Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu theo từng đối tượng, thường xuyên tiến hành đối chiếu kiểm tra, đôn đốc việc thanh toán được kịp thời.
+ Phải kiểm tra đối chiếu theo định kỳ hoặc cuối tháng từng khoản nợ phát sinh, số phải thu và số còn phải thu.
+ Phải theo dõi cả bằng nguyên tệ và quy đổi theo “Đồng ngân hàng nhà nước Việt Nam” đối với các khoản nợ phải thu có gốc ngoại tệ, cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá qui đổi thực tế.
+ Phải phân loại các khoản nợ phải thu theo thời gian thanh toán cũng như theo từng đối tượng.
+ Phải căn cứ vào số dư chi tiết bên nợ của một số tài khoản thanh toán như 131,331... để lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán.
Kế toán công nợ phải trả: Là người có trách nhiệm:
+ Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các nghiệp vụ thanh toán phát sinh theo từng đối tượng, từng khoản thanh toán có kết hợp với thời hạn thanh toán, đôn đốc việc thanh toán, tránh chiếm dụng vốn lẫn nhau.
có dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối niên độ kế toán, kế toán cần tiến hành kiếm tra đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn nợ. Nếu cần có thể yêu cầu khách hàng xác nhận số nợ bằng văn bản.
+ Giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán công nợ và tình hình chấp hành kỷ luật thanh toán.
+ Tổng hợp và cung cấp thông tin kịp thời về tình hình công nợ từng loại cho quản lý để có biện pháp xử lý (nợ trong hạn, nợ quá hạn, các đối tượng có vấn đề...)
Kế toán ngân hàng: Là người có trách nhiệm:
+ Kiểm tra số dư ngân hàng, tính hợp lệ, hợp lý của của chứng từ gốc và các chứng từ khác theo qui định đối với các khoản thanh toán tiền qua ngân hàng trước khi chuyển lên kế toán trưởng, giám đốc phụ trách ký duyệt.
+ Theo dõi, lên kế hoạch thanh toán các khoản phải trả kịp thời và đúng hạn. + Cuối mỗi ngày, tổng hợp tình hình thu chi của ngày hôm đó và theo dõi số dư tài khoản tại các ngân hàng.
+ Hàng tháng nhận sổ phụ tất cả các tài khoản ngân hàng đối chiếu với sổ sách. + Cuối tháng cập nhật sổ phụ và chứng từ ngân hàng để kiểm tra lại công nợ của từng đối tượng trong tháng đã chuyển tiền.
+ Hạch toán tiền thu chi qua ngân hàng.
+ Sắp xếp và lưu trữ toàn bộ chứng từ thu chi và các chứng từ giao dịch với ngân hàng.
Kế toán TSCĐ: là người có nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ tại
Công ty, cụ thể:
+ Ghi chép, phản ánh tổng hợp chính xác, kịp thời số lượng, giá trị TSCĐ hữu hình hiện có, tình hình tăng giảm và hiện trạng TSCĐ hữu hình trong phạm vi toàn công ty, cũng như tại từng bộ phận sử dụng TSCĐ hữu hình.
+ Tính toán, phân bổ mức khấu hao TSCĐ hữu hình vào chi phí sản xuất kinh doanh.
+ Kiểm tra, giám sát thường xuyên việc giữ gìn, bảo quản, bảo dưỡng TSCĐ hữu hình và kế hoạch đầu tư đổi mới TSCĐ hữu hình trong từng đơn vị.
sửa chữa TSCĐ hữu hình về chi phí và kết quả của công việc sửa chữa. + Lập biên bản thanh lí TSCĐ, lập thẻ TSCĐ, sổ TSCĐ, hồ sơ TSCĐ. + Cung cấp tài liệu và số liệu liên quan về TSCĐ khi có yêu cầu.
Chế độ kế toán áp dụng tại công ty:
+ Hình thức kế toán: Hình thức Nhật ký chung
+ Niên độ kế toán: Năm tài chính của Công ty bắt đầu từ ngày 1 tháng 4 đến ngày 31 tháng 3.
+ Đơn vị tiền tệ sử dụng: Công ty sử dụng đơn vị tiền tệ trong kế toán và trình bày trên báo cáo tài chính là Đô la Mỹ (“USD”). Công ty xác định đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán dựa vào đơn vị tiền tệ chủ yếu sử dụng trong các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ, có ảnh hưởng lớn đến giá bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ; đơn vị tiền tệ dùng để niêm yết giá bán và nhận thanh toán; đơn vị tiền tệ sử dụng chủ yếu trong việc mua hàng hóa, dịch vụ; có ảnh hưởng lớn đến chi phí nhân công, nguyên vật liệu và các chi phí sản xuất, kinh doanh khác, và thông thường dùng để thanh toán cho các chi phí đó. Ngoài ra, Công ty còn thường xuyên thu được đơn vị tiền tệ này từ các hoạt động kinh doanh và tích trữ lại.
+ Các loại tỷ giá hối đoái áp dụng:
Các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ được quy đổi theo một tỷ giá là tỷ giá xấp xỉ với tỷ giá mua, bán chuyển khoản trung bình của ngân hàng thương mại nơi Công ty thường xuyên có giao dịch. Tỷ giá xấp xỉ được xác định tại một thời điểm cố định trong tháng và áp dụng cho các giao dịch trong tháng tiếp theo. Công ty đảm bảo tỷ giá xấp xỉ có chênh lệch không vượt quá +/-1% so với tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình, và không làm ảnh hưởng trọng yếu đến tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của kỳ kế toán. Tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình được xác định hàng ngày trên cơ sở trung bình cộng giữa tỷ giá mua và tỷ giá bán chuyển khoản hàng ngày của ngân hàng thương mại. Chênh lệch tỷ giá phát sinh từ việc quy đổi này được ghi nhận là thu nhập hoặc chi phí trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
kế toán lần lượt được quy đổi theo tỷ giá chuyển khoản của ngân hàng thương mại nơi Công ty thường xuyên có giao dịch áp dụng tại ngày bảng cân đối kế toán. Tỷ giá chuyển khoản này là tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình của ngân hàng thương mại. Chênh lệch tỷ giá phát sinh từ việc quy đổi này được ghi nhận là thu nhập hoặc chi phí trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
+ Phần mềm kế toán sử dụng: SAP (R3)
+ Hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên Hàng tồn kho được thể hiện theo giá thấp hơn giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá gốc được xác định trên cơ sở bình quân gia quyền và bao gồm tất cả các chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí khác để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Trong trường hợp các sản phẩm được sản xuất, giá gốc bao gồm tất cả các chi phí trực tiếp và chi phí sản xuất chung dựa trên mức độ hoạt động bình thường. Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ kinh doanh bình thường trừ chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ.
Dự phòng được lập cho hàng tồn kho bị lỗi thời, chậm lưu chuyển và bị hỏng. Chênh lệch giữa khoản dự phòng phải lập ở cuối kỳ kế toán này và khoản dự phòng đã lập ở cuối kỳ kế toán trước được ghi nhận tăng hoặc giảm giá vốn hàng bán trong năm.
+ Phương pháp khấu hao TSCĐ: TSCĐ được khấu hao theo phương pháp đường thẳng để giảm dần nguyên giá tài sản trong suốt thời gian hữu dụng ước tính.
Các tỷ lệ khấu hao chủ yếu hàng năm của các loại tài sản như sau:
Nhà cửa, vật kiến trúc 4% - 25% Khuôn 50%
Máy móc thiết bị 10% - 33% TSCĐ khác 14% - 33%
Phương tiện vận tải 17% - 25% Phần mềm máy tính 33% Thiết bị văn phòng 10% - 33%
+ Thực hiện sản xuất theo đơn đặt hàng với các công ty liên kết (chủ yếu là KDC và KDTHK).
+ Hệ thống tài khoản sử dụng: xây dựng và sử dụng hệ thống tài khoản kế toán riêng, có bảng chuyển đổi sang hệ thống tài khoản áp dụng theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính.