Ban giám đốc
Bộ phận sản xuấtBộ phận quản lý chất lượngBộ phận mua hàngBộ phận hành chính và nhân sựBộ phận quản lý hệ thống kinh doanhBộ phận công nghệ thông tinBộ phận nghiên cứu và phát triển
Bộ phận lắp ráp máy inPhòng kiểm định chất lượng
Phòng kiểm soát chất lượng
Phòng mua hàng 1 Phòng mua hàng 3 Phòng nhân sự Phòng hành chính Phòng tuyển dụng Phòng kế toán Phòng mua hàng 2 Phòng quản lý kinh doanh Phòng xuất nhập khẩu Bộ phận sản xuất hộp mực in Bộ phận quản lý sản xuất
Phòng công nghệ thông tinPhòng nghiên cứu và phát triển 1
Phòng nghiên cứu và phát triển 2
Sơ đồ 3.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty
Chức năng của các bộ phận:
Bộ phận sản xuất:
Quy trình sản xuất của KDTVN được mô tả như sau:
Mô tả
Bước 1
IQC là quá trình kiểm tra chẩ lượng đầu vào của các linh kiện trước khi chuyển vào hệ thống quản lý và dây chuyền lắp ráp. Quá trình này được thực hiện bởi bộ phận Kiểm soát chất lượng linh kiện. Căn cứ vào danh sách linh kiện (Bill of Material “BOM”) của mỗi sản phẩm và đặc tính của các linh kiện, bộ phận Kiểm soát chất lượng linh kiện sẽ quyết định linh kiện nào cần được kiểm tra chất lượng 100% số lượng nhập (ví dụ như bảng mạch) hoặc kiểm tra chọn mẫu. Nhiệm vụ khác của bộ phận Kiểm soát chất lượng linh kiện là quản lý số lượng linh kiện sẵn có phục vụ quá trình sản xuất của Công ty.
Bước 2 Lắp ráp các linh kiện thành các bộ phận khác nhau của máy in.
Bước 3
Từng bộ phận máy in sẽ được lắp ráp vào thân máy in để tạo thành sản phẩm hoàn chỉnh. Trong quá trình lắp ráp, quy trình kiểm soát chất lượng trên chuyền sản xuất (Line quality control “LQC”) được thực hiện để đảm bảo quá trình lắp ráp đạt các tiêu chuẩn kỹ thuật cần thiết.
Bước 4
Kiểm soát chất lượng sản phẩm (Product quality control “PQC”) được thực hiện bởi bộ phận Kiểm soát chất lượng để đảm bảo chất lượng sản phẩm của Công ty.
Bước 5
Hướng dẫn sử dụng và hướng dẫn cài đặt được bao gồm trong bao bì máy in của KDTVN. Quá trình đóng gói bao bì được thực hiện tại nhà máy của KDTVN.
KDTVN chịu trách nhiệm đóng gói và ghi nhãn sản phẩm để đảm bảo rằng
Ki m soát ch tể ấ lượng đ u vàoầ (“IQC”) L p ráp các đ nắ ơ v s n ph mị ả ẩ L p ráp thànhắ ph m và ki mẩ ể soát ch t lấ ượng chuy n s n xu tề ả ấ (“LQC”) Ki m soát ch tể ấ lượng s n ph mả ẩ (“PQC”) Đóng gói
những sản phẩm này được giao cho khách hàng theo yêu cầu.
Bộ phận sản xuất hộp mực in
Bên cạnh dây chuyền lắp ráp các sản phẩm máy in, KDTVN còn có bộ phận sản xuất hộp mực in sử dụng trong các máy in do Công ty sản xuất. Quá trình sản xuất mực bao gồm các bước sau:
+ Lắp ráp hộp mực từ các linh kiện nhựa;
+ Hàn các linh kiện lại để tạo thành hộp mực kín; + Đổ mực vào hộp mực và niêm phong hộp mực; + Đóng gói.
Dây chuyền sản xuất hộp mực của KDTVN là dây chuyền bán tự động và được thiết kế để hạn chế việc tràn mực ra bên ngoài hộp mực.
Hộp mực in sau khi được hoàn thành sẽ được lắp vào sản phẩm máy in của KDTVN hoặc đóng gói riêng biệt và được bán dưới dạng các bộ phận thay thế. Hộp mực in do KDTVN sản xuất chỉ được sử dụng cho máy in của Công ty. Từng loại máy in lại có một loại hộp mực tương ứng.
Bộ phận kiểm định chất lượng
Bộ phận kiểm định chất lượng: gồm 2 bộ phận nhỏ là phòng kiểm định chất lượng và phòng kiểm soát chất lượng.
Phòng kiểm định chất lượng chịu trách nhiệm đảm bảo các hoạt động của Công ty phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001. Nhiệm vụ của phòng này là chuẩn bị tài liệu về kiểm định, tổ chức cuộc họp kiểm soát chất lượng, tiến hành kiểm toán nội bộ và đào tạo.
Mặt khác, phòng kiểm soát chất lượng là nơi chịu trách nhiệm về các thủ tục kiểm soát chất lượng sản phẩm (“PQC”). Mục đích của các quy trình PQC là đảm bảo chất lượng sản phẩm và phát hiện các lỗi (nếu có) của sản phẩm. Các quy trình này được thực hiện tự động bằng máy móc cũng như kiểm tra thủ công. Việc thực hiện kiểm tra 100% số lượng sản phẩm sản xuất hay kiểm tra chọn mẫu được quyết định bởi phòng này dựa trên mức độ phức tạp của các yêu cầu kỹ thuật đối với các sản phẩm cũng như kinh nghiệm của Công ty trong việc sản xuất sản phẩm đó. Ví
Kế toán trưởng
Kế toán tiền mặtKế toán công nợ phải thuKế toán công nợ phải trảKế toán ngân hàngKế toán TSCĐ dụ, đối vưới các mẫu máy in mới, có yêu cầu co về đặc điểm kỹ thuật, phòng này sẽ tiến hành kiểm tra 100% số lượng sản phẩm đưuọc sản xuất. Tuy nhiên, đối với các sản phẩm mà KDTVN đã có nhiều kinh nghiệm trong việc sản xuất với tỷ lệ sản phẩm bị lỗi thấp, KDTVN sẽ tiến hành kiểm tra chọn mẫu đối với từng lô sản xuất.
Bộ phận mua hàng
Bộ phận mua hàng là đơn vị chịu trách nhiệm cho việc tìm kiếm các nhà cung cấp, đàm phán giá cả, thỏa thuận các điều khoản và điều kiện áp dụng, và đặt hàng các linh kiện, nguyên vật liệu đầu vào phục vụ dây chuyền sản xuất, lắp ráp của Công ty. Quy trình đàm phán sẽ được tiến hành dựa trên báo giá từ các nhà cung cấp. Công ty áp dụng chiến lược đặt hàng tức thời (“Just+in+time order”) đối với các linh kiện cần trong sản xuất để hạn chế rủi ro hàng tồn kho. Công ty có thể nhận được nguyên vật liệu đầu vào chỉ sau vài giờ đặt hàng.
Bộ phận quản trị: bao gồm các bộ phận sau:
+ Bộ phận hành chính và nhân sự; + Bộ phận quản lý kinh doanh; + Bộ phận công nghệ thông tin.
Bộ phận này có trách nhiệm xử lý các vấn đề pháp lý và các vấn đề liên quan nhân sự, xử lý hệ thống công nghệ thông tin của Công ty, cũng như kiểm soát hệ thống quản lý tiêu chuẩn quốc tế của Công ty và hành chính chung.