Trách nhiệm trong việc xác định rủi ro được Eximbank quy định cho tất cả các đơn vị chức năng trong toàn hệ thống. Quá trình xác định rủi ro bao gồm 3 nội dung:
Xác định rủi ro đối với sản phẩm mới: Tại Eximbank, trước khi một sản phẩm
mới được triển khai để cung ứng cho khách hàng, luôn được bộ phận quản lý rủi ro
hoạt động và các bộ phận có liên quan tiến hành rà soát, đánh giá và xem xét đến các yếu tố rủi ro của sản phẩm. Sau đó tiến hành lượng hóa những rủi ro để xác định mức
độ tổn thất tối đa mà ngân hàng có thể phải gánh chịu. Xác định giới hạn trong việc
cung cấp các sản phẩm dịch vụ của ngân hàng và đề ra biện pháp quản trị rủi ro tương ứng cho từng loại rủi ro.
Xác định dấu hiệu RRVH: trong quá trình hoạt động, các đơn vị nghiệp vụ cơ sở thực hiện xác định RRVH bao gồm: tự đánh giá nguy cơ rủi ro, nguồn gốc của rủi ro, đối tượng gây rủi ro, các cấp độ rủi ro và tiến hành các biện pháp theo dõi rủi ro. Việc đánh giá xác định RRVH dựa trên 5 tiêu chí: rủi ro liên quan đến cán bộ; rủi ro liên quan đến quá trình xử lý công việc, rủi ro liên quan đến cơ chế, quy trình nghiệp vụ của bộ phận kinh doanh, rủi ro liên quan đến hệ thống hỗ trợ, rủi ro liên quan đến các yếu tố bên ngoài.
Thiết lập hệ thống cảnh báo RRVH: Theo quy định hiện hành, các đơn vị có trách nhiệm chủ động trong việc xác định các sự cố RRVH. Khi có bất kỳ sự cố RRVH xảy ra, các đơn vị phải thực hiện ngay các biện pháp xử lý kịp thời và báo cáo ngay về trụ sở chính (Phòng quản lý rủi ro hoạt động).
Trên cơ sở các loại RRVH đã được xác định, việc đo lường được tiến hành theo hai phương pháp: phương pháp đo lường định tính và phương pháp đo lường định lượng.
2.3.3.2. Tổ chức bộ máy quản trị RRVH
Năm 2011, Eximbank đã xúc tiến thành lập bộ phận quản trị RRVH – Phòng quản lý rủi ro hoạt động – nhằm quản trị rủi ro phát sinh do các sai sót của quy chế,
quy trình nghiệp vụ, hệ thống công nghệ thông tin hay do tác động của con người và tác động từ bên ngoài như hành vi lừa đảo, trộm cắp, tin đồn hay thay đổi chính sách và pháp luật, …. Hệ thống quản trị rủi ro tại Eximbank bao gồm nhiều bộ phận với chức năng và nhiệm vụ được phân định cụ thể.
Khối giám sát hoạt động bao gồm các phòng ban có trách nhiệm quản trị các loại rủi ro khác nhau bao gồm: Phòng quản lý rủi ro tín dụng; Phòng quản lý rủi ro thị trường; Phòng quản lý rủi ro hoạt động; Phòng pháp chế tuân thủ quản trị các rủi ro pháp lý.
Bên cạnh đó, phòng kế hoạch có trách nhiệm quản trị rủi ro thanh khoản, lãi suất và ngoại hối; Phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ thực hiện kiểm tra toàn bộ hoạt động công tác quản trị RRVH của toàn hệ thống Eximbank; bộ phận kiểm tra kiểm soát nội bộ đặt thường trực tại từng Chi nhánh, Sở giao dịch là đơn vị đầu mối thực hiện công tác quản trị RRVH tại Chi nhánh, Sở giao dịch. Các phòng ban tại Hội sở chính, Khối công nghệ thông tin; các phòng ban tại các Chi nhánh, Sở giao dịch là những đơn vị trực tiếp thực hiện toàn bộ quá trình quản trị RRVH tại bộ phận mình.
Chức năng của Phòng quản lý rủi ro hoạt động tại Hội sở chính bao gồm:
- Tham mưu cho Ban lãnh đạo Eximbank về quản trị RRVH trong hoạt động kinh doanh như: xây dựng chiến lược, chính sách, quy trình quản trị RRVH…;
- Xây dựng và đề xuất các chuẩn mực kiểm soát và hỗ trợ quá trình triển khai;
- Xác định các loại rủi ro của hệ thống thông qua quá trình tự đánh giá rủi ro và kiểm soát, các báo cáo kiểm toán nội bộ/ độc lập, báo cáo kiểm soát nội bộ và các bộ hồ sơ rủi ro;
- Xây dựng thư viện dấu hiệu RRVH của Eximbank;
- Đo lường khả năng xảy ra rủi ro, đánh giá tác động và những thay đổi của rủi ro;
- Phân loại, sắp xếp theo mức độ rủi ro từ thấp đến cao cho các đơn vị, các mặt nghiệp vụ của Eximbank;
- Giám sát các rủi ro, xây dựng và áp dụng các biện pháp phòng ngừa, giảm thiểu RRVH trong toàn Eximbank;
- Theo dõi, tổng hợp, đề xuất giải pháp xử lý đối với tất cả các sự cố RRVH;
- Xây dựng và lưu trữ bộ dữ liệu về tổn thất RRVH của Eximbank qua các thời kỳ;
- Thực hiện đánh giá và rà soát rủi ro đối với những sản phẩm mới và sản phẩm hiện thời;
- Theo dõi việc thực hiện các kết luận của kiểm tra, kiểm toán nội bộ và kiểm tra, kiểm toán bên ngoài về công tác quản trị RRVH;
- Kiểm tra, giám sát việc thực hiện các văn bản, chế độ liên quan đến RRVH của Eximbank;
- Nghiên cứu xây dựng và phát triển các ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị RRVH;
- Tổ chức đào tạo nghiệp vụ quản trị RRVH cho cán bộ trong ngân hàng.
2.3.3.3. Giám sát rủi ro vận hành
Theo quy định của nội bộ của Eximbank, trưởng các đơn vị là người trực tiếp thực hiện giám sát quá trình quản trị RRVH tại đơn vị mình được giao phụ trách. Nội dung giám sát bao gồm:
- Theo dõi hoạt động triển khai công tác quản trị RRVH;
- Theo dõi, đánh giá kết quả thực hiện các phương án phòng ngừa, giảm thiểu rủi ro tại đơn vị;
- Theo dõi những dấu hiệu rủi ro có mức độ cao, đề xuất biện pháp kịp thời để tránh rủi ro xảy ra;
- Theo dõi việc lập và gửi đầy đủ các loại báo cáo về quản trị RRVH theo quy định.
2.3.3.4. Hạn chế rủi ro vận hành
Sau khi đã xác định và đo lường được từng loại rủi ro, trên cơ sở phân tích các loại rủi ro đó, cùng với việc tổng hợp các văn bản chỉ đạo của Hội sở chính, từ đó xây dựng kế hoạch phòng ngừa, giảm thiểu rủi ro vận hành. Nội dung của kế hoạch giảm thiểu RRVH bao gồm:
Đối với rủi ro có thể chấp nhận được: đưa ra các biện pháp để giảm thiểu rủi ro và không để vượt quá giới hạn cho phép.
Đối với rủi ro không thể chấp nhận được: đưa ra các biện pháp phòng ngừa giảm thiểu rủi ro như:
- Tăng cường kiểm tra, kiểm soát việc tuân thủ quy định;
- Thường xuyên tổ chức đào tạo hoặc tập huấn nghiệp vụ trên toàn ngân hàng;
- Sửa chữa các lỗi, sai sót;
- Các hành động phòng tránh rủi ro hoặc dừng hoạt động có thể gây ra rủi ro;
- Xây dựng phương án giảm thiểu rủi ro đối với các sự cố bất ngờ; - Mua bảo hiểm hoặc thực hiện các biện pháp khác để giảm thiểu rủi ro.
2.2.4 Đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý RRVH tại Eximbank
2.2.4.1 Kết quảđạt được
- Về đào tạo, huấn luyện nghiệp vụ: việc SMBC chính thức đầu tư 15% vốn cổ phần vào Eximbank đã mở ra mối quan hệ hợp tác toàn diện giữa hai tổ chức nhằm bổ sung cho nhau những công nghệ và kinh nghiệm hữu ích, tiên tiến. Các hoạt động then chốt mà SMBC cam kết hỗ trợ Eximbank bao gồm: ngân hàng bán sỉ, ngân hàng bán lẻ, quản trị doanh nghiệp và các hoạt động kinh doanh khác. Cụ thể, đối với hoạt động quản trị doanh nghiệp, SMBC đã biệt phái ông Saito – Phó
Chủ tịch Ủy ban Quản lý rủi ro đến làm việc trực tiếp tại Eximbank để tư vấn và
đề xuất Eximbank nâng cao hoạt động lập kế hoạch và hệ thống quản trị rủi ro
theo tiêu chuẩn quốc tế; đã tích cực hỗ trợ Eximbank thiết kế Trung tâm đào tạo theo mô hình của SMBC và cung cấp các khóa đào tạo để chia sẻ kinh nghiệm và nâng cao kiến thức cho đội ngũ nhân viên về hoạt động quản trị rủi ro nói chung và quản trị RRVH nói riêng; các chuyên gia, nhà quản lý của Eximbank cũng được cử sang Nhật Bản thông qua các chương trình đào tạo, tham quan... để trực tiếp chứng kiến và học hỏi những kinh nghiệm quản trị doanh nghiệp từ thị trường này.
- Về tổ chức hoạt động: năm 2011, Eximbank đã thành lập Phòng Quản lý rủi ro hoạt động trực thuộc Khối giám sát hoạt động. Điều này chứng tỏ, Ban lãnh đạo của Eximbank đã bước đầu nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản trị RRVH, đây là yếu tố quan trọng góp phần quyết định đến hiệu quả của công tác quản trị rủi ro tại Eximbank. Hiện nay, Eximbank đang trong giai đoạn xây dựng khung quản trị RRVH, bao gồm: chính sách, cơ cấu tổ chức, quy trình và giải pháp phần mềm quản trị RRVH trong nội bộ ngân hàng, đảm bảo phù hợp với thực tiễn hoạt động.
- Về quy trình xây dựng và ban hành sản phẩm được thực hiện khá chặt chẽ, trong đó có sự tham gia xây dựng của Phòng phát triển sản phẩm và sự kiểm soát, góp ý của các Phòng ban, Chi nhánh, nhằm đảm bảo sản phẩm có hiệu quả kinh doanh cao, đồng thời hạn chế tối đa rủi ro tiềm ẩn; dần thay đổi nhận thức của cán bộ, nhân viên trong Eximbank về RRVH, góp phần nâng cao ý thức, trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong quá trình thao tác nghiệp vụ, cố gắng hạn chế tối đa rủi ro trong hoạt động.
- Thông qua hoạt động của Phòng quản lý rủi ro hoạt động mà hệ thống các văn bản, quy định, quy trình nghiệp vụ của Eximbank được rà soát, chỉnh sửa hoặc ban hành mới đồng bộ, kịp thời, rõ ràng, chi tiết cho từng loại nghiệp vụ; hệ thống công nghệ thông tin và quy trình tác nghiệp được xây dựng đồng bộ, nhằm thiết
lập các chốt kiểm soát, ngăn chặn tự động các trường hợp vượt hạn mức, giới hạn, thẩm quyền…
- Các sai sót của nhân viên trong quá trình tác nghiệp đã từng bước được hạn chế, những sai sót tác nghiệp đã giảm qua các năm, các sự cố rủi ro xảy ra không nhiều và tổn thất về RRVH mà Eximbank phải gánh chịu chủ yếu là các tổn thất liên quan đến đạo đức của nhân viên – một trong những loại rủi ro khó dự đoán và kiểm soát nhất.
- Bên cạnh đó, Ban lãnh đạo của Eximbank sử dụng bộ máy Kiểm toán nội bộ thực hiện công tác kiểm toán nội bộ định kỳ và kiểm toán đột xuất theo định hướng rủi ro (phát hiện chi nhánh nào có dấu hiệu vi phạm hoặc nguy cơ rủi ro cao thì lập tức cử đoàn kiểm toán đến chi nhánh đó), kết hợp kiểm toán trực tiếp và từ xa qua hệ thống thông tin nội bộ. Nội dung kiểm toán và các kiến nghị đề xuất tập trung vào quy trình nghiệp vụ và hệ thống kiểm soát nhằm ngăn ngừa, hạn chế rủi ro trong hoạt động. Thông qua việc kiểm tra giám sát hoạt động của hệ thống, các đoàn công tác đã có các kiến nghị đến Hội đồng Quản trị và Tổng Giám đốc để xử lý, chấn chỉnh kịp thời hoạt động của một số chi nhánh: Long An, Tây Đô, Mỹ Tho, Cần Thơ, Hòa Bình, Phú Mỹ Hưng, Đống Đa, An Giang, Bà Rịa Vũng Tàu và xử lý trách nhiệm các cá nhân có liên quan.
2.2.4.2. Hạn chế và nguyên nhân
Bên cạnh những kết quả đạt được rất đáng khích lệ, công tác quản lý RRVH của Eximbank cũng còn có những điểm hạn chế, đó là:
- Eximbank chưa xác định được giới hạn rủi ro có thể chấp nhận được cho từng mảng nghiệp vụ do đó rất khó đánh giá chính xác hiệu quả của công tác quản lý rủi ro.
- Hoạt động nghiệp vụ của Eximbank vẫn đang trao quyền khá lớn cho các chi nhánh dẫn tới công tác quản lý rủi ro khó thực hiện tập trung hóa tại Hội sở.
- Các dữ liệu, chỉ tiêu để đánh giá, phân tích rủi ro không được cập nhật kịp thời, chính xác.
- Công cụ đo lường RRVH còn khá đơn giản, thiếu những mô hình dự báo, ước lượng tiên tiến, các công cụ quản lý rủi ro chưa được phát triển.
Những hạn chế nêu trên của công tác quản lý RRVH tại Eximbank xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau, bao gồm:
- Một trong những trở ngại lớn nhất đối với việc tiếp cận các quy tắc trong hiệp ước Basel chính là sự khác biệt về ngôn ngữ. Ngôn ngữ được thể hiện trong hiệp ước Basel là tiếng Anh, hoàn toàn chưa có một tài liệu nghiên cứu hoặc dịch thuật chính thức nào về hiệp ước Basel bằng tiếng Việt. Mỗi văn bản ban hành, kể cả là văn bản chính thức lẫn những văn bản bổ sung hướng dẫn thi hành đều khá dài, sử dụng những thuật ngữ mới và khó. Ngoài ra, một khối lượng đồ sộ công thức tính toán phức tạp, chưa gần gũi với tình hình thực tế trong hoạt động của hệ thống ngân hàng Việt Nam cũng là lý do để các chuyên gia chưa dành nhiều thời gian tìm hiểu và nghiên cứu. Để nắm vững và vận dụng được các chuẩn mực Basel II đòi hỏi các chuyên gia trong lĩnh vực quản trị, giám sát ngân hàng và nhân viên phụ trách phải có một tầm hiểu biết nhất định, giỏi về ngoại ngữ lẫn kiến thức toán học và kiến thức quản trị. Ngoài ra, kỹ năng phân tích, dự báo cũng là những kỹ năng không thể thiếu. Đây thực sự là những yêu cầu khá cao đối với đội ngũ các chuyên gia ngân hàng Việt Nam. Vì vậy, các ngân hàng thương mại Việt Nam đang cạnh tranh nhau rất lớn để có thể mời gọi và giữ chân những chuyên gia giỏi thông qua nhiều chính sách ưu đãi. Nhưng với tốc độ phát triển mạnh mẽ của hệ thống ngân hàng thì số lượng chuyên gia giỏi vẫn chưa đủ và cần một sự đào tạo và bổ sung rất lớn.
- Do hạn chế về mô hình kinh doanh: mặc dù Eximbank đã thành lập các khối nghiệp vụ, nhưng không giao quyền tự chủ về quản trị nhân sự, điều hành cho khối, không phân tách rõ giữa khâu trực tiếp kinh doanh và khâu hỗ trợ nên công
tác quản lý hoạt động kinh doanh không được tập trung cao, chủ yếu là xử lý phân tán, mức độ can thiệp sâu của hội sở vào hoạt động kinh doanh của chi nhánh là không nhiều. Ở cấp độ chi nhánh, bộ phận kiểm tra – kiểm soát nội bộ trực thuộc Hội sở thực hiện đồng thời cả 2 chức năng: quản lý rủi ro tín dụng và quản lý RRVH, chưa thành lập được bộ phận làm công tác quản lý RRVH chuyên trách làm mất đi tính chất chuyên môn hóa, và do vậy rất khó mang lại hiệu quả cao.
- Môi trường kiểm soát nội bộ: do sự phối kết hợp giữa các Ban, phòng tại hội sở chính chưa thực sự tốt và hiệu quả. Vì chưa xây dựng được cơ chế phối kết hợp hiệu quả giữa các bộ phận chức năng nên việc cung cấp thông tin đầu vào cho hoạt động quản trị rủi ro chỉ được thực hiện khi có văn bản yêu cầu của Phòng quản lý rủi ro hoạt động. Quá trình này làm cho việc cung cấp thông tin không đảm bảo tính kịp thời và hiệu quả.
- Về công nghệ: do hạn chế về công nghệ, hiện tại ở Việt Nam nói chung và ở Eximbank nói riêng chưa có phần mềm chính về quản lý RRVH; chưa có chương trình phần mềm để chiết xuất dữ liệu, các thông tin quản lý rủi ro từ hệ thống ngân hàng cốt lõi. Nên các dữ liệu, chỉ tiêu để đánh giá, phân tích rủi ro được thu thập thủ công, quá trình tổng hợp rất khó khăn, nặng nề.