Rủi ro liên quan đến các sai sót trong tác nghiệp của nhân viên là loại rủi ro lớn và có nguy cơ tổn thất cao trong hoạt động của Eximbank. Các sai sót tác nghiệp của nhân viên bao gồm:
- Sai sót trong nghiệp vụ huy động vốn, bao gồm: mở tài khoản khi hồ sơ của khách hàng chưa đủ thông tin; chưa thực hiện hay chậm trễ trong việc cập nhật hình ảnh, mẫu dấu, chữ ký của khách hàng lên hệ thống dữ liệu; sai sót trong việc kiểm tra mẫu dấu, chữ ký của khách hàng trên các chứng từ giao dịch; sai sót của giao dịch viên trong quá trình nhập dữ liệu vào chương trình như chọn sai màn hình, sai sản phẩm, hạch toán nhầm tài khoản và tính phí nhầm; không phát hiện được tiền giả khi thực hiện thu ngân, … Có thể thấy rằng nghiệp vụ huy động vốn là nghiệp vụ tiềm ẩn rất nhiều rủi ro do những sai sót của cán bộ trong quá trình tác nghiệp, mà nguyên nhân cơ bản nhất của những sai sót này chủ yếu là do ý thức chấp hành quy trình nghiệp vụ của cán bộ chưa được nghiêm, do sự thiếu trách nhiệm của giao dịch viên và cấp kiểm soát trong quá trình thao tác nghiệp vụ.
- Sai sót trong nghiệp vụ chuyển tiền bao gồm: sai sót trong việc tính và thu các loại phí không đúng theo quy định của ngân hàng; sai sót trong hồ sơ của khách hàng như số tiền bằng số và bằng chữ ghi trên lệnh chuyển tiền không khớp
nhau; chuyển nhầm nhiều lần một món tiền đến người thụ hưởng; ghi sai tên đơn vị thụ hưởng…. Những sai sót trong nghiệp vụ chuyển tiền chủ yếu do nguyên nhân chủ quan của cán bộ. Những sai sót trong nghiệp vụ này rất dễ gây ra tổn thất cho ngân hàng, đặc biệt là việc chuyển nhầm nhiều lần một món tiền đến người thụ hưởng nếu không được kiểm soát viên của ngân hàng phát hiện kịp thời có thể dẫn dến tình trạng ngân hàng bị chiếm dụng vốn hoặc thậm chí mất tiền.
- Sai sót trong nghiệp vụ ngân quỹ: các sai sót xảy ra nhiều nhất trong nghiệp vụ này là vấn đề thu chi, vấn đề chuyển tiền, quản lý sử dụng ấn chỉ và nhầm lẫn trong việc thu chi tiền. Những sai sót liên quan đến việc thu chi tiền của nhân viên ngân quỹ như không phát hiện được tiền giả, nhầm lẫn trong việc phân loại tiền và tiền mặt không được đóng gói niêm phong và sắp xếp đúng quy định. Hiện tượng ấn chỉ quan trọng hỏng do viết sai, in sai xảy ra khá thường xuyên tại các chi nhánh và phòng giao dịch. Thu/chi tiền thừa hoặc thiếu so với đề nghị của khách hàng.
- Sai sót trong nghiệp vụ luân chuyển chứng từ hạch toán kế toán: sai sót thường gặp trong nghiệp vụ luân chuyển chứng từ hạch toán kế toán là thiếu chữ ký, dấu của khách hàng; thiếu chữ ký của giao dịch viên trên chứng từ giao dịch. Một dấu hiệu rủi ro khác liên quan đến luân chuyển chứng từ và hạch toán kế toán đó là việc gửi chậm chứng từ giao dịch từ các phòng, ban về bộ phận kế toán lưu trữ tại chi nhánh so với thời gian quy định. Việc nộp chậm chứng từ về bộ phận kế toán tiềm ẩn nhiều rủi ro, gây khó khăn cho công tác hậu kiểm của bộ phận kế toán, không phát hiện kịp thời những sai sót tác nghiệp để khắc phục.
- Sai sót trong nghiệp vụ tín dụng: sai sót trong nghiệp vụ tín dụng chủ yếu là các sai sót trong vấn đề tuân thủ quy chế điều hành của Hội sở chính tại các chi nhánh và sai sót trong việc tuân thủ quy trình nghiệp vụ như thẩm định hồ sơ và ra quyết định cho vay, giải ngân, thu nợ, kiểm tra mục đích sử dụng vốn của khách hàng, tiếp nhận và định giá tài sản đảm bảo, phân loại nợ,…
- Sai sót trong nghiệp vụ điện toán: sai sót trong nghiệp vụ điện toán tiềm ẩn rủi ro cao nhất là sai sót trong quá trình quản lý username, password, đơn cử là hiện tượng các nhân viên, kiểm soát có thể tin tưởng giao cho nhau username, password. Các dấu hiệu rủi ro khác liên quan đến nghiệp vụ này còn có: việc bảo trì, bảo dưỡng máy tính tại một số các chi nhánh vẫn chưa được thực hiện một cách thường xuyên theo đúng thời gian quy định hay trường hợp máy tính cá nhân cài đặt các chương trình không phải do bộ phận điện toán thực hiện.