Quy trình thẩm định giá BĐS thế chấp tại ACB bao gồm 14 bước chặt chẽ có sự phối hợp từ Phòng giao dịch / Kênh phân phối và P.TĐTS theo sơ đồ 2.2. sau:
Quy trình thẩm định giá BĐS là đất ở và tài sản gắn liền với đất tại P.TĐTS mà bộ phận Cao Thắng đang áp dụng được thực hiện theo Hướng dẫn công việc WI-11/TĐTS về việc thẩm định tài sản đảm bảo là BĐS của ACB. Quy trình này bao gồm 14 bước từ khâu tiếp nhận tới khi có được kết quả thẩm định. Toàn bộ quy trình áp dụng cho tất cả tài sản đảm bảo là bất động sản bao gồm đất ở và tài sản gắn liền với đất; đất sản xuất kinh doanh; đất trồng cây công nghiệp; đất nuôi trồng thuỷ hải sản, … Quy trình là sự phối hợp chặt chẽ, trực tiếp giữa P.TĐTS, kênh phân phối và khách hàng, được thực hiện trên chương trình PASS.
Bƣớc 1: Hƣớng dẫn khách hàng cung cấp hồ sơ tài sản
Khách hàng sẽ được nhân viên kinh doanh yêu cầu cung cấp một số hồ sơ liên quan đến pháp lý để chứng minh quyền sở hữu của khách hàng đối với BĐS thế chấp như: - GCN QSDĐ, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất
- Tờ khai lệ phí trước bạ
- Bản vẽ hiện trạng vị trí, bản vẽ GPXD do cơ quan Nhà nước cấp. Trong trường hợp trên GCN đã thể hiện cụ thể, rõ ràng thì không cần cung cấp bản vẽ.
Bƣớc 2: Nhận và kiểm tra hồ sơ
- Phòng giao dịch / Kênh phân phối tiến hành kiểm tra bộ hồ sơ mà KH cung cấp: GCN, tờ khai lệ phí trước bạ, bản vẽ, v.v. trước khi chuyển hồ sơ lên cho P.TĐTS. Trường hợp KH không cung cấp đủ hồ sơ pháp lý tối thiểu để đề nghị thẩm định thì kênh phân phối hướng dẫn KH cung cấp lại bộ hồ sơ tài sản.
- Kênh phân phối phân loại hồ sơ: hồ sơ thẩm định bình thường, hồ sơ thẩm định có yếu tố cần kiểm soát rủi ro và cách ứng xử đối với từng loại hồ sơ thẩm định.
Bên cạnh đó, tất cả các tài sản đem đi thế chấp tại ACB đều phải hoàn thành nghĩa vụ tài chính đối với cơ quan nhà nước; nếu không giá trị của tài sản dù có cũng không được chấp nhận thế chấp (trừ các tài sản tại công ty cho thuê tài chính). Ngoài ra, các khách hàng bắt buộc phải mua bảo hiểm đối với các tài sản của mình khi tiến hành thế chấp tài sản ngân hàng, trừ trường hợp các tài sản đảm bảo là tài sản khó cháy như sắt, thép, nhôm,…Các tài sản được phân thành các nhóm khác nhau để mua bảo hiểm và người hưởng thụ trực tiếp sẽ là phòng giao dịch/ chi nhánh ACB.
Bƣớc 3: Khởi tạo hồ sơ tài sản trên chƣơng trình PASS
Tất cả các chứng từ giao nhận giữa kênh phân phối và P.TĐTS đều thực hiện trên chương trình PASS. Hồ sơ tối thiểu để thực hiện tiếp nhận hồ sơ trên chương trình gồm: - Phiếu đề nghị thẩm định giá BĐS thế chấp
- Chứng từ pháp lý gồm có: GCN QSDĐ; Tờ khai lệ phí trước bạ; GPXD.
Mỗi một BĐS chỉ có thể tạo một mã tài sản trên chương trình PASS, nhân viên kinh doanh thuộc kênh phân phối phải chiụ trách nhiệm kiểm tra trong kho dữ liệu tài sản để không bị tạo mã tài sản trùng. Đồng thời khi khởi tạo phần chứng từ pháp lý của tài sản trên chương trình PASS, nhân viên kinh doanh phải chịu trách nhiệm kiểm tra đối chiếu các thông tin trên chứng từ bản chính so với thông tin trên bản scan được gắn vào chương trình PASS.
Bƣớc 4: Phê duyệt phiếu đề nghị
Sau khi P.TĐTS tiếp nhận phiếu đề nghị, hồ sơ với đầy đủ các giấy tờ hợp lệ trên hệ thống PASS từ kênh phân phối cung cấp, nhân viên thẩm định của P.TĐTS sẽ xem xét nếu đủ hồ sơ theo đúng quy định của ngân hàng thì tiến hành chuyển sang bước 5, trạng thái tài sản tại thời điểm này là “Đang yêu cầu thẩm định”. Mặt khác, nếu như phiếu đề nghị sai thông tin hoặc chưa phù hợp với mục đích thẩm định hoặc trùng mã tài sản thì nhân viên thẩm định sẽ trả tài sản về cho kênh phân phối và yêu cầu lập phiếu đề nghị mới.
Bƣớc 5: Kiểm tra hồ sơ tài sản
Nhân viên tiếp nhận thực hiện kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ tài sản đề nghị thẩm định:
- Trường hợp đầy đủ hồ sơ tài sản thì sẽ nhận hồ sơ, chuyển sang trạng thái „Tiếp nhận yêu cầu thẩm định”
- Trưởng hợp hồ sơ tài sản không đầy đủ, hợp lệ chuyển sang trạng thái “Từ chối yêu cầu thẩm định”, ghi rõ lý do từ chối tiếp nhận.
Bƣớc 6: Phê duyệt, tiếp nhận hồ sơ tài sản
- Đối với tài sản không có yếu tố cần kiểm soát rủi ro: nhân viên tiếp nhận thực hiện
việc kiểm tra và tiếp nhận.
- Đối với tài sản có yếu tố cần kiểm soát rủi ro thuộc thẩm quyền tiếp nhận của các Giám đốc chi nhánh / Trưởng bộ phận thì các Giám đốc chi nhánh / Trưởng bộ phận thực hiện kiểm tra và tiếp nhận hồ sơ.
- Đối với các tài sản có yếu tố cần kiểm soát rủi ro thuộc thẩm quyền tiếp nhận từ cấp Giám đốc vùng trở lên: Sau khi nhận được phê duyệt tiếp nhận của Giám đốc vùng trở lên thì Trưởng bộ phận thực hiện xem xét, kiểm tra và tiếp nhận.
Bƣớc 7: Phân công hồ sơ tài sản.
Nhân sự phân công sẽ phân công tài sản cho nhân viên thẩm định và chuyển trạng thái sang “Đang thẩm định tài sản”
Việc phân công thẩm định với mục đích cấp tín dụng phải được thực hiện căn cứ theo giá trị khoản vay, loại tài sản và chức danh của nhân viên thẩm định mà phân công cho phù hợp.
Bảng 2.4: Bảng phân công thẩm định tài sản với mục đích cấp tín dụng
Khoản vay Chức danh & Kinh nghiệm
< = 2 tỷ AA1- nhân viên thẩm định có kinh nghiệm dưới 1 năm > 2 – 15 tỷ AA2 – nhân viên thẩm định có kinh nghiệm trên 1 năm
> 15 tỷ - 30 tỷ AAE - chuyên viên TĐTS dưới 1 năm > 30 – 100 tỷ AAE – chuyên viên TĐTS trên 1 năm
Nguồn: Phụ lục 09 – Hướng dẫn công việc WI-11/TĐTS của ACB về việc thẩm định tài sản đảm bảo là BĐS
Bảng phân công tài sản thẩm định vừa đảm bảo đúng nhân viên thẩm định có kinh nghiệm phù hợp với giá trị khoản vay, vừa phải đảm bảo được tiến độ công việc của toàn bộ phận một cách hợp lý, không để tồn hồ sơ quá lâu sẽ làm ảnh hưởng đến khách hàng cũng như chất lượng hoạt động của kênh phân phối.
Nhân viên thẩm định xác định các yếu tố cung – cầu thích hợp với chức năng, các đặc tính và các quyền gắn liền với tài sản được mua / bán và đặc điểm thị trường.
- Xác định các tài liệu cần thu thập về thị trường, về tài sản, tài liệu so sánh.
- Xác định và phát triển các nguồn tài liệu, đảm bảo nguồn tài liệu đáng tin cậy và phải được kiểm chứng.
- Xây dựng tiến độ nghiên cứu, xác định trình tự thu thập và phân tích dữ liệu, thời hạn cho phép của trình tự phải thực hiện.
- Xác định việc tổ chức thực hiện, phân công xem quy hoạch
- Lên kế hoạch, sắp xếp thời gian đi thẩm định thực tế
Bƣớc 9: Thẩm định thực tế
Nhân viên thẩm định phải trực tiếp khảo sát hiện trường để làm rõ các yếu tố sau đây:
Vị trí thực tế của BĐS so sánh với vị trí trên bản đồ địa chính, các mô tả pháp lý liên quan đến BĐS.
Chi tiết bên ngoài và bên trong BĐS, bao gồm: diện tích đất và công trình kiến trúc; quang cảnh xung quang BĐS thẩm định; cơ sở hạ tầng (cấp và thoát nước, viễn thông, điện, đường); loại kiến trúc; mục đích sử dụng hiện tại; số lần sửa chữa;…
Trong quá trình khảo sát, để có đầy đủ chứng cứ cho việc thẩm định giá, thẩm định viên cần chụp ảnh tài sản theo các dạng (toàn cảnh xung quanh, mặt tiền, phòng khách, nhà bếp)
Thẩm định về khả năng chuyển nhượng của BĐS cùng khu vực cũng như tình trạng pháp lý của BĐS thẩm định có đang tranh chấp hay sở hữu bất hợp pháp hay không.
Xác định làm rõ người chủ sở hữu, người đồng sở hữu, người sử dụng và người cùng sử dụng BĐS thẩm định. Đồng thời nhân viên thẩm định phải đặc biệt quan tâm làm rõ mối quan hệ giữa khách hàng vay và chủ sở hữu BĐS.
Căn cứ của việc xác nhận này có thể dựa vào các chứng từ sở hữu, sử dụng BĐS hoặc phỏng vấn, quan sát, trao đổi với người dân xung quanh (nếu có) trong quá trình đi thẩm định thực tế.
của công trình trên đất theo quy định về đơn giá xây dựng của ngân hàng đưa ra cho từng loại kết cấu công trình từ đó tính được giá trị của phần tài sản gắn liền với đất. Nhân viên thẩm định được yêu cầu chụp hình của BĐS tại các vị trí: Mặt tiền của BĐS, phòng khách, nhà bếp, quan cảnh xung quanh BĐS thẩm định và cung cấp ảnh có toạ độ cuả BĐS. Tất cả hình ảnh này được gắn trên chương trình PASS như một bằng chứng khẳng định nhân viên thẩm định có đi thẩm định thực tế và là hình ảnh tham khảo trực quan chung cho cả hồ sơ thẩm định.
Bƣớc 10: Nhập liệu thông tin, thẩm định giá BĐS trên chƣơng trình PASS và lập tờ trình TĐTS.
Ở bước này, các nhân viên thẩm định sẽ nhập liệu các thông tin liên quan đến BĐS thẩm định như thông tin về đất ở: chiều dài, chiều rộng, diện tích sử dụng thực tế,…; thông tin liên quan đến công trình gắn liền với đất như nhà ở năm xây dựng, kết cấu, diện tích sử dụng được công nhận và diện tích sử dụng thực tế..; thông tin quy hoạch cũng như các thông tin khác liên quan đến BĐS thẩm định.
Sau khi nhập hết thông tin cơ bản để làm cơ sở cho việc thẩm định giá thì nhân viên thẩm định bắt đầu chọn phương pháp thẩm định phù hợp với BĐS cần thẩm định và tiến hành thẩm định giá.
Bƣớc 11: Kiểm soát tờ trình thẩm định tài sản.
Nhân sự có thẩm quyền kiểm soát cần kiểm tra các nội dung sau đây:
- Kiểm tra về việc áp dụng các biểu mẫu tờ trình TĐTS có đúng với quy định.
- Kiểm tra các thông tin liên qua đến BĐS như chủ sở hữu, diện tích nhà, đất, quy hoạch, v.v. trên tờ trình có đúng thực tế không.
- Kiểm tra tài sản so sánh làm cơ sở thẩm định giá có phù hợp và các tỷ lệ điều chỉnh hợp lý hay không.
- Kiểm tra các thông tin, kiến nghị của nhân viên thẩm định trên tờ trình như loại tài sản, khả năng chuyển nhượng, các kiến nghị cần thiết, …
Bƣớc 12: Phê duyệt Tờ trình TĐTS
phân phối, đồng thời, trạng thái tài sản là “Đã có kết quả”.
Nếu nhân sự phê duyệt không đồng ý phê duyệt thì phải chuyển hồ sơ tài sản về lại cho nhân sự kiểm soát và nêu rõ lý do.
Bƣớc 13: Trả lời kết quả thẩm định tài sản
Hồ sơ tài sản được trả lời kết quả trên chương trình PASS phải thỏa đủ các điều kiện: Hồ sơ đã được nhân sự phê duyệt ký xác nhận; Hồ sơ đã được chuyển trạng thái “Đã có kết quả”; Hồ sơ đã được gắn tờ trình thẩm định tài sản dưới dạng file scan lên chương trình PASS.
Bƣớc 14: Nhận kết quả thẩm định tài sản
Kết thúc bước 14 khi kênh phân phối nhận được kết quả thẩm định tài sản trên chương trình PASS
Nếu không đồng ý với kết quả thẩm định, kênh phân phối có thể thực hiện quy trình khiếu nại về kết quả thẩm định theo quy định của ACB để được tái thẩm định tài sản.