IV. Cơ cấu lao động theo
3.2.2.3.Kiện toàn hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) là toàn bộ các chính sách và thủ tục kiểm soát được thiết lập nhằm bảo đảm hiệu năng và hiệu quả của các hoạt động trong công ty; bảo đảm sự tuân thủ của các đơn vị đối với điều lệ của công ty và pháp luật của Nhà nước; bảo đảm độ tin cậy của thông tin và bảo vệ tài sản của công ty. Nói cách khác HTKSNB là toàn bộ các chính
sách và thủ tục kiểm soát được ban hành mọi hoạt động trong công ty. Vì vậy, phạm vi của HTKSNB tương đối rộng bao trùm toàn bộ các lĩnh vực hoạt động của công ty từ tổ chức nhân sự, lao động tiền lương cho đến tài chính kế toán, kỹ thuật công nghệ..
Thực tế cho thấy HTKSNB tại các doanh nghiệp của Việt Nam hiện nay nói chung và ở Công ty Vận tải đa phương thức nói riêng còn bộc lộ nhiều hạn chế, thể hiện ở các mặt sau: Nhận thức về ý nghĩa và tác dụng của HTKSNB của các cấp lãnh đạo công ty còn hạn chế; hệ thống các qui định và qui chế kiểm soát của công ty thường kém hiệu lực và không đồng bộ; bộ phận kiểm toán nội bộ của công ty mẹ chưa được coi trọng. Để khắc phục nhũng hạn chế trên, khi chuyển sang hoạt động theo mô hình Công ty mẹ - Công ty con đòi hỏi HTKSNB phải có sự thay đổi cho phù hợp với mô hình, đồng thời phát huy được vai trò của HTKSNB trong công tác quản lý. Để cho HTKSNB trong mô hình Công ty mẹ - Công ty con tại Công ty Thăng Long thực sự có hiệu quả cần tập trung vào một số điểm như sau:
Một là: Cần xây dựng, ban hành các qui chế và thủ tục kiểm soát theo hướng mở và linh hoạt.
Chuyển sang mô hình Công ty mẹ - Công ty con, công ty mẹ thuộc sở hữu nhà nước cùng các thành phần kinh tế khác đầu tư vào các công ty con. Công ty mẹ với tư cách là nhà đầu tư không thể can thiệp quá sâu vào các hoạt động của công ty con. Vì vậy các qui chế kiểm soát chỉ mang tính định hướng không qui định chi tiết cụ thể để các công ty con chủ động vận dụng một cách linh hoạt.
Các qui chế và thủ tục kiểm soát trong mô hình mới gọn nhẹ hơn nhưng sẽ có hiệu quả hơn mô hình Tổng công ty. Quyền kiểm soát của Công ty mẹ đối với công ty con được xác định bằng quyền biểu quyết. Vì thế công ty mẹ không phải kiểm soát công ty con bằng hệ thống qui chế và bằng
chính sự hiện diện của Công ty mẹ tại Công ty con. Mặt khác, khi quyền lợi và nghĩa vụ được phân định một cách rõ ràng thì bản thân các qui chế kiểm soát sẽ có hiệu lực tự thân, các đơn vị sẽ tự giác thực hiện.
Hai là: Mối quan hệ về kiểm soát giữa công ty mẹ và công ty con phải được xác định rõ ràng, rành mạch.
Trong mô hình Công ty mẹ - công ty con, các công ty con có
HTKSNB riêng và tương đối độc lập với HTKSNB của Công ty mẹ. Vì vậy, sự can thiệp về kiểm soát của công ty mẹ đối với công ty con đến đâu và kiểm soát như thế nào cần phải được thống nhất rõ ràng. Với tư cách là cổ đông có cổ phần chi phối tại công ty con, công ty mẹ tham gia ý kiến xây dựng các qui định, qui chế kiểm soát của công ty con trong đó qui định rõ hoạt động nào, lĩnh vực nào cần phải có sự kiểm soát của công ty mẹ và cơ chế kiểm soát như thế nào.
Ba là: Bộ phận kiểm toán nội bộ phải được thành lập và cần được coi là bộ phận cấu thành quan trọng nhất của HTKSNB.
Kiểm toán nội bộ là bộ phận không thể thiếu trong mô hình Công ty mẹ - công ty con. Bộ phận này thực hiện việc kiểm tra, đánh giá các hoạt động của công ty mẹ và các công ty con nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động đồng thời qua đó hoàn thiện HTKSNB của toàn hệ thống công ty. Trong mô hình Công ty mẹ - công ty con kiểm toán nội bộ có điều kiện phát huy vai trò theo đúng nghĩa của nó: Mối quan hệ giữa công ty mẹ và công ty con là tài sản, trách nhiệm của công ty mẹ đối với công ty con nặng nề hơn, mọi hoạt động của công ty con đều có ảnh hưởng trực tiếp đến lợi ích của Công ty mẹ. Vì vậy hoạt động của công ty con cũng như hoạt động của công ty mẹ tại công ty con cần thiết phải có sự kiểm tra, đánh giá của bộ phận kiểm toán nội bộ.
Bốn là: Hệ thống kế toán phải được tổ chức theo cấu trúc mới bảo đảm cung cấp thông tin kế toán tin cậy, kịp thời phục vụ cho việc ra quyết định quản lý.
Với mô hình Công ty mẹ - công ty con, thông tin kế toán trở nên vô cùng quan trọng bởi công ty mẹ là nhà đầu tư và kinh doanh trực tiếp tại các công ty con. Trong mô hình này, hệ thống kế toán giữa công ty mẹ và các công ty con có thể không đồng bộ do các công ty con thuộc các loại hình sở hữu khác nhau, quan hệ hạch toán khác nhau. Tuy vậy, nhu cầu về độ tin cậy, kịp thời của thông tin lại được đặt lên hàng đầu. Do đó hệ thống kế toán phải đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu về thông tin phục vụ công tác quản lý.
HTKSNB đang dần trở nên quen thuộc và phổ biến cả về mặt lý luận và thực tiễn. Vai trò, vị trí của HTKSNB đối với công tác quản lý ngày càng được khẳng định đặc biệt trong các doanh nghiệp, vì lẽ đó việc hoàn thiện HTKSNB là bước đi quan trọng đối với mô hình Công ty mẹ - công ty con tại Công ty Vận tải đa phương thức.