Xuất trình chứng từ hoàn toàn hợp lệ là việc xuất trình chứng từ phù hợp với các điều kiện và điều khoản của TTD, với các điều khoản được áp dụng của UCP và với tập quán ngân hàng tiêu chuẩn quốc tế ISBP (Điều 2 UCP600). Trong ấn bản mới nhất của ICC vào tháng 5/2016, Meynell đã tổng hợp những quy định trong UCP600 đề cập đến nguyên tắc này như sau:
(i) Điều 14(a) liên quan đến việc xác định sự phù hợp dựa trên bề mặt chứng từ. Và hệ quả của việc xác định sự phù hợp là hoạt động thanh toán (Điều 15).
Điều 14(a): […] trên cơ sở chứng từ, phải kiểm tra việc xuất trình để quyết định xem trên bề mặt của chứng từ có tạo thành một xuất trình phù hợp hay không.
Điều 15: Khi NHPH quyết định rằng xuất trình là phù hợp thì nó phải thanh toán. Khi NHXN quyết định rằng xuất trình là phù hợp thì nó phải thanh toán hoặc chiết khấu và chuyển giao các chứng từ tới NHPH. Khi ngân hàng được chỉ định quyết định rằng xuất trình là phù hợp và thanh toán hoặc chiết khấu, thì nó phải chuyển giao các chứng từ đến NHXN hoặc NHPH.
Theo Nguyễn Trọng Thùy (2015), ‘trên bề mặt’ không chỉ đơn giản là mặt trước hay sau của chứng từ, mà còn là sự xem xét các số liệu, diễn đạt từ ngữ trên chứng từ một cách logic và hợp lý để quyết định sự phù hợp của xuất trình. Chính vì vậy, cách thức xem xét nguyên tắc ‘Xuất trình chứng từ hoàn toàn hợp lệ’ không phải máy móc hoặc áp dụng theo công thức mà cần đặt trong đúng ngữ cảnh của chứng
từ đó. Tại điều 5 UCP600 quy định về việc xác định tính chất hợp lệ dựa trên nguyên tắc ngân hàng xem xét bề mặt bộ chứng từ mà không giao dịch bằng hàng hoá, dịch vụ hoặc các giao dịch khác mà các chứng từ đó thể hiện. Trên cơ sở kiểm tra những chứng từ được xuất trình, xem xét các chứng từ đó có phù hợp với TTD và các tiêu chuẩn và tập quán thông lệ hay không để quyết định tính hợp lệ của bộ chứng từ, từ đó thực hiện nghĩa vụ thanh toán đúng như cam kết.
(ii) Điều 14(d), (e), (j) liên quan đến cách thức nhận định các sai biệt, mâu thuẫn dữ liệu khi xem xét nội dung chứng từ so với TTD cũng như giữa các chứng từ với nhau.
Điều 14(d): Dữ liệu trong một chứng từ không nhất thiết phải giống hệt khi so sánh với TTD, bản thân chứng từ và các thông lệ tập quán quốc tế, nhưng không được mâu thuẫn nhau và không được mâu thuẫn với bất cứ chứng từ quy đinh nào khác của TTD.
Điều 14(e): Trong các chứng từ không phải hóa đơn thương mại, thì việc mô tả hàng hóa, dịch vụ có thể chung chung, miễn là không mâu thuẫn với mô tả hàng hóa trong TTD.
Điều 14(j): Nếu các địa chỉ của người thụ hưởng và của người yêu cầu thể hiện trong bất cứ chứng từ quy định nào, thì chúng không nhất thiết phải trùng với địa chỉ quy định trong TTD […]. Tuy nhiên, nếu địa chỉ và các chi tiết giao dịch của người yêu cầu lại là một bộ phận cấu thành địa chỉ của người nhận hàng hoặc bên được thông báo trong chứng từ vận tải quy định tại điều 19, 20, 21, 22, 23, 24 hoặc 25 thì chúng phải được thể hiện đúng như quy định trong TTD.
Đề cập đến các sai biệt trong TDCT, Nguyễn Trọng Thùy (2015) định nghĩa về lỗi có tính vật chất và lỗi phi vật chất. Lỗi có tính vật chất (material error) là những sai biệt có thể gây ra hậy quả xấu trong giao dịch TDCT và giao dịch thương mại, cấu thành nên bất hợp lệ. Lỗi phi vật chất là những lỗi không làm thay đổi bản chất sự việc được xem xét, không xem là bất hợp lệ. Các dạng sai biệt như lỗi đánh máy (typographical error), lỗi chính tả (misspelling error) sẽ được xem xét xem có tính
vật chất hay không. Tuy nhiên việc nhận định và phân biệt các loại lỗi này không đơn giản và thường có nhiều ý kiến tranh cãi khác nhau trong việc xác định tính phù hợp của bộ chứng từ. Những thuật ngữ này được ICC nhắc đến trong các ấn bản ICC Opinions và DCInsight chứ chưa được chính thức đưa vào quy định trong UCP hoặc ISBP.
Đề cập đến mâu thuẫn nội dung chứng từ, điều 14(d) UCP600 đề cập tới thuật ngữ ‘identical’ và ‘conflict’. ‘Identical’ là sự giống hệt. Trước đây, đối với UCP500, các ngân hàng cho rằng sự khác biệt về hình thức, ngay cả lỗi chính tả đều gây ra mâu thuẫn và tạo nên bất hợp lệ. Điều này dẫn đến tồn tại quá nhiều bất hợp lệ trong khi không gây ra lỗi vật chất cho bộ chứng từ, làm tắc nghẽn thanh toán, thậm chí biến TTD thành công cụ từ chối thanh toán. Chính vì vậy, UCP600 đã đề cập tới việc ‘need not be identical to’, có nghĩa là không nhất thiết phải giống hệt với nội dung mà TTD quy định, để tạo độ linh hoạt theo đúng tinh thần nguyên tắc ‘Xuất trình chứng từ hoàn toàn hợp lệ’. ‘Conflict’ thể hiện sự xung khắc, đối nghịch, trái ngược. Điều này khẳng định dữ liệu trong một chứng từ và giữa các chứng từ cũng như giữa chứng từ và các điều khoản trong TTD tuy có thể có khác biệt nhưng phải đồng nhất, không được trái ngược nhau, không được gây thay đổi về ý nghĩa (‘not conflict’).
Từ hai nội dung chính của nguyên tắc ‘Xuất trình chứng từ hoàn toàn hợp lệ’ có thể thấy hệ quả ảnh hưởng đến các bên liên quan đến giao dịch TDCT như sau:
Một là, quyết định phù hợp dựa trên bề mặt bộ chứng từ ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định thanh toán của NHPH. Khi chứng từ xuất trình là phù hợp, NHPH phải thanh toán cho nhà xuất khẩu trong thời gian quy định mà không xem xét đến chất lượng hay số lượng của hàng hóa thực tế giao dịch. Điều này có thể dẫn đến tình trạng các bên liên quan trong giao dịch lạm dụng nguyên tắc ‘Xuất trình chứng từ hoàn toàn hợp lệ’ để gian lận, lừa đảo.
Hai là, ranh giới giữa quyết định ‘hợp lệ’ hay ‘bất hợp lệ’ phụ thuộc rất nhiều vào quan điểm nhìn nhận, trình độ nghiệp vụ của các bên liên quan trong việc vận dụng
nguyên tắc ‘Xuất trình chứng từ hoàn toàn hợp lệ’, đồng thời phụ thuộc vào các điều khoản, điều kiện quy định trong TTD có dễ dàng thực hiện hay không. Điều này được quyết định bởi khả năng nhận định, hiểu biết, kiến thức chuyên môn nghiệp vụ của các bên liên quan khi đối diện với TTD.