Hình 3.1. Sơ đồ tổ chức Công ty cổ phần Lọc hóa dầu Bình Sơn
3.1.1. Tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần lọc hóa dầu Bình Sơn
Một số chỉ tiêu về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty:
Bảng 3.2. Kết quả sản xuất kinh doanh của BSR
Đơn vị: tỷ đồng STT Chỉ tiêu Năm 2018 Năm 2019 Tăng giảm (%) Quý 1/2019 Quý 1/2020 Tăng giảm (%)
1 Doanh thu thuần 111.952 102.824 (8,15) 23.070 17.991 (22,02) 2 Lợi nhuận thuần
từ HĐKD
5.038 2.990 (40,66) 617 (2.349) (480,71)
3 Lợi nhuận khác 15 65 329,30 14 3 (78,57)
4 Lợi nhuận trước thuế
3.786 3.054 (19,33) 631 (2.345) (471,63) 5 Lợi nhuận sau
thuế
3.557 2.873 (19,33) 598 (2.348) (492,64)
(Nguồn: Báo cáo tài chính hợp nhất kiểm toán năm 2018, 2019 và Báo cáo hợp nhất quý 1/2020, BSR)
Có thể thấy, trong hai năm gần đây, BSR đối mặt với thách thức lớn từ diễn biến không thuận lợi trên thị trường xăng dầu thế giới và trong nước. Kết quả kinh doanh của BSR liên tục sụt giảm do các biến động bất thường với biên độ lớn của giá dầu thô đầu vào năm 2019 trong khoảng 60 -70 USD/thùng, khoảng cách giữa giá xăng dầu thành phẩm và giá dầu thô đầu vào hẹp dẫn đến thu hẹp lợi nhuận của doanh nghiệp. Quý 1 năm 2020, do tác động kép từ giá dầu sụt giảm (từ 67,02 USD/thùng bình quân tháng 12/2019 xuống còn 31,83 USD/thùng bình quân tháng 03/2020, giảm 47% giá trị) và nhu cầu thị trường giảm rất mạnh do dịch bệnh covid 19, BSR gặp khó khăn trong tiêu thụ sản phẩm, lượng hàng tồn kho lớn, có thời điểm giá dầu thô đầu vào lớn hơn giá xăng dầu thành phẩm bán ra, vì vậy trong Quý 1/2020, BSR ghi nhận khoản lỗ trước thuế lớn 2.345 tỷ đồng.
3.2. Thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần lọc hóa dầu Bình Sơn
CTCP LHD Bình Sơn tiền thân là Công ty TNHH MTV LHD Bình Sơn, là đơn vị 100% vốn của PVN. Trong năm 2018, Công ty đã thực hiện cổ phần hóa và niêm yết trên sàn Upcom. Với vai trò công ty đại chúng, BSR luôn coi trọng thiết lập KSNB vững mạnh, hạn chế những rủi ro có thể xảy ra góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động, bảo đảm tính minh bạch của thông tin, số liệu, tạo dựng niềm tin cho các nhà đầu tư, đối tác và tuân thủ các quy định pháp luật đối với công ty cổ phần và công ty đại chúng.
Trong cơ cấu vốn của BSR, Tập đoàn Dầu khí Việt Nam (PVN) vẫn nắm giữ hơn 92% vốn điều lệ. Vì vậy, hoạt động của Công ty vẫn chịu sự chi phối của Công ty mẹ là PVN – doanh nghiệp 100% vốn nhà nước về vai trò định hướng hoạt động, kinh doanh và thực hiện giám sát thông qua người đại diện phần vốn của PVN tại BSR và quyền chi phối quyết định tại Hội đồng quản trị. Vì vậy, KSNB tại BSR cũng sẽ chịu sự tác động từ Công ty mẹ - PVN và sự kiểm soát gián tiếp từ cơ quan chức năng đối với phần vốn nhà nước tại doanh nghiệp.
3.2.1. Môi trường kiểm soát
3.2.1.1. Truyền đạt và hiệu lực hóa tính chính trực và các giá trị đạo đức
Con người là nhân tố khởi nguồn của KSNB, con người trong doanh nghiệp bao gồm phẩm chất đạo đức và năng lực công tác. Trong đó, như Chủ tịch Hồ Chí Minh từng nói về vấn đề tài và đức: “Có tài mà không có đức là người vô dụng. Có đức mà không có tài thì làm việc gì cũng khó”, đối với KSNB trong doanh nghiệp nói chung và nội dung môi trường kiểm soát nói riêng, đạo đức là yếu tố đầu tiên, là điều kiện cần để bảo đảm môi trường kiểm soát vững mạnh từ đó góp phần bảo đảm tính hữu hiệu tổng thể của KSNB. Phẩm chất, đạo đức người lao động sẽ ảnh hưởng tới hiệu quả thiết lập, vận hành và giám soát các hoạt động KSNB.
Tại BSR, tính chính trực và giá trị đạo đức trước hết được cấp lãnh đạo Công ty đề cao, gương mẫu thực hiện. Theo quy định tại Điều 47, Điều lệ Công ty lọc hóa dầu Bình Sơn (ban hành kèm theo Nghị quyết số 1872/NQ-BSR ngày 26/05/2020 của Đại hội đồng cổ đông Công ty cổ phần lọc hóa dầu Bình Sơn), để thực hiện trách nhiệm trung thực và tránh các xung đột về quyền lợi, Thành viên HĐQT,
Kiểm soát viên, thành viên điều hành doanh nghiệp phải:“công khai thông tin các lợi ích của cá nhân và người liên quan tại BSR theo quy định của pháp luật; không được sử dụng các thông tin, cơ hội kinh doanh có được nhờ vị trí của mình tại Công ty để tư lợi cá nhân hoặc cho người khác có liên quan; có trách nhiệm thông báo cho HĐQT về sự xung đột giữa lợi ích công ty và lợi ích mà thành viên đó có thể được hưởng từ các tổ chức, cá nhân khác; không được tiết lộ các thông tin chưa công bố hoặc không được phép công bố của Công ty; có trách nhiệm thông báo và xin ý kiến đối với các giao dịch của các tổ chức, cá nhân mà thành viên đó có lợi ích tài chính với Công ty tùy theo trị giá của giao dịch; Công ty không được cấp các khoản vay hoặc bảo lãnh cho các thành viên trên và người liên quan vay vốn trừ khi Đại hội đồng cổ đông chấp thuận”(Đại hội đồng cổ đông BSR, 2020).
Đối với người lao động, BSR đã ban hành các quy định, quy tắc ứng xử, chuẩn mực đạo đức minh bạch, cụ thể và công bằng. Ngày 06/07/2018, Tổng Giám đốc đã ban hành Quyết định số 54/QĐ-BSR về việc ban hành Nội quy lao động của Công ty cổ phần Lọc hóa dầu Bình Sơn, gồm 8 Chương, 24 Điều với các nội dung: quy định chung, thời gian làm việc và nghỉ ngơi, trật tự nơi làm việc, an toàn lao động và vệ sinh lao động, bảo vệ tài sản và bí mật công nghệ, kinh doanh, kỷ luật, trách nhiệm vật chất, điều khoản thi hành. Nhằm giảm thiểu các động cơ dẫn tới các hành vi không trung thực của nhân viên, bên cạnh các quy định về chuẩn mực hành vi cần tuân thủ, Công ty cũng nêu rõ các hành vi vi phạm và hình thức xử lý kỷ luật tương ứng. Tại Nội quy lao động quy định các hình thức kỷ luật lao động theo cấp độ tăng dần từ Khiển trách bằng lời; Khiển trách bằng văn bản; Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng hoặc Cách chức; Sa thải đối với các hành vi vi phạm kỷ luật lao động lần đầu hoặc mức độ nhẹ đến các hành vi nghiêm trọng hơn và vi phạm nhiều lần gây các hậu quả về tài sản, ảnh hưởng sản xuất kinh doanh của công ty, ví dụ đối với các hành vi vi phạm bị xử lý hình thức kỷ luật khiển trách bằng văn bản bao gồm: các hành vi vi phạm trật tự nơi làm việc, các hành vi vi phạm quy định nghiệp vụ, các hành vi vi phạm thẩm quyền, chức năng nhiệm vụ và các hành vi vi phạm khác (Chi tiết tại Phụ lục 1).
buổi đào tạo nhân viên mới, đào tạo nâng cao, các bản tin nội bộ, qua email và yêu cầu nhân viên cam kết thực hiện nội dung đạo đức tại Hợp đồng lao động.
Mặc dù luôn phấn đấu để giảm thiểu các rủi ro sai sót và gian lận do yếu tố con người nhưng do các hạn chế tiềm tàng của KSNB, không có sự bảo đảm tuyệt đối về tính chính trực, tuân thủ và đạo đức của con người, luôn tiềm ẩn xảy ra các sai sót và gian lận trong quá trình vận hành KSNB.
Trên thực tế, tính đến hết năm 2019, chưa ghi nhận các hậu quả nghiêm trọng do các sai sót, gian lận của nhân viên tại BSR gây ra. Đối với hoạt động sản xuất, theo Báo cáo thường niên năm 2019, “BSR đã đạt 23,7 triệu giờ công an toàn, chưa xảy ra tai nạn lao động mất ngày công do lỗi tuân thủ các quy định về an toàn của cán bộ, công nhân viên BSR” (BSR,2020).”
3.2.1.2. Cam kết về năng lực
Lao động tại BSR tính đến ngày 31/12/2019 là 1.544 người, phần lớn là cán bộ nhân viên có trình độ chuyên môn cao và kỹ năng tốt, 54,5% có trình độ Đại học trở lên (841 người), 24,7% là công nhân kỹ thuật (381 người), trình độ cao đẳng trung cấp là 322 người chiếm 20,9% tổng số lao động, không có lao động sơ cấp và chưa qua đào tạo.
3.2.1.3. Sự tham gia của Ban Quản trị
Tính độc lập của các thành viên quản trị với các nhà quản lý:
Hội đồng quản trị của BSR gồm 6 thành viên, trong đó chỉ có 1 thành viên tham gia Ban điều hành (là Tổng Giám đốc Công ty). Trong 5 thành viên HĐQT còn lại có 2 thành viên độc lập (thỏa mãn điều kiện chiếm ít nhất 1/3 tổng số thành viên HĐQT theo quy định tại Khoản 3, Điều 29, Điều lệ Công ty), bảo đảm tính độc lập trong quyết định, đánh giá của HĐQT do thành viên độc lập phải thỏa mãn điều kiện theo quy định tại khoản 2 Điều 151 Luật doanh nghiệp 2014:
“a) Không phải là người đang làm việc cho công ty, công ty con của công ty; không phải là người đã từng làm việc cho công ty, công ty con của công ty ít nhất trong 03 năm liền trước đó.
b) Không phải là người đang hưởng lương, thù lao từ công ty, trừ các khoản phụ cấp mà thành viên Hội đồng quản trị được hưởng theo quy định;
c) Không phải là người có vợ hoặc chồng, cha đẻ, cha nuôi, mẹ đẻ, mẹ nuôi, con đẻ, con nuôi, anh ruột, chị ruột, em ruột là cổ đông lớn của công ty; là người quản lý của công ty hoặc công ty con của công ty;
d) Không phải là người trực tiếp hoặc gián tiếp sở hữu ít nhất 1% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết của công ty;
đ) Không phải là người đã từng làm thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát của công ty ít nhất trong 05 năm liền trước đó.” (Quốc hội, 2014).
Kinh nghiệm và khả năng giám sát các hoạt động:
Các thành viên Hội đồng quản trị đều có trình độ Kỹ sư và Thạc sĩ trong lĩnh vực Thiết kế, quản lý dự án, máy thiết bị công nghiệp Dầu khí, lọc hóa dầu, quản trị kinh doanh, luật, kinh tế; đồng thời có kinh nghiệm công tác lâu năm tại BSR hoặc các công ty thành viên khác của PVN.
Tính phù hợp của các hoạt động và thông tin nhận được:
HĐQT thực hiện chức năng theo quy định tại Mục VII, Điều lệ Công ty và tại Chương III, Chương IV, Quy chế quản trị Công ty (Chi tiết tại Phụ lục đính kèm). Theo đó, HĐQT là bộ phận quyết định chiến lược, phê duyệt kế hoạch phát triển trong trung và dài hạn cũng như kế hoạch sản xuất kinh doanh và ngân sách hàng năm của BSR. HĐQT thực hiện giám sát hoạt động của Ban Điều hành thông qua quá trình lập kế hoạch sản xuất kinh doanh và thực hiện các chỉ tiêu đã được phê duyệt, tham gia các cuộc họp thường kỳ của Ban Điều hành và giao ban định kỳ hàng tháng hoặc quý để chỉ đạo, hỗ trợ kịp thời thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp. Tại Báo cáo thường niên các năm được gửi cho các cổ đông và công khai trên website Công ty và Ủy ban Chứng khoán Nhà nước, HĐQT có báo cáo kết quả hoạt động quản trị doanh nghiệp của mình và báo cáo đánh giá hoạt động của Ban Điều hành trong việc thực hiện các chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuận…đã đề ra.
Hoạt động của Ban Kiểm soát:“BKS tại BSR gồm 3 người do Đại Hội đồng cổ đông bầu ra thực hiện giám sát độc lập tất cả hoạt động và công việc kinh doanh của Công ty, bao gồm hoạt động của HĐQT và BTGĐ, trong đó có 1 kiểm soát viên
của PVN tại BSR. BKS của Công ty làm việc theo chức năng và nhiệm vụ được quy định trong Điều lệ Công ty. Để bảo đảm tính độc lập và khách quan của BKS, tại Điều lệ Công ty quy định hơn một nửa thành viên Ban kiểm soát phải là thành viên chuyên trách và có ít nhất 1 kiểm toán viên hoặc kế toán viên. Kiểm soát viên không được kiêm nhiệm vị trí tại HĐQT và BTGĐ cũng như không được liên quan đến thành viên HĐQT, thành viên BTGĐ. Ban Kiểm soát thực hiện báo cáo trực tiếp Đại hội đồng cổ đông đột xuất hoặc định kỳ.
BKS tổ chức các cuộc họp định kỳ hàng quý để đánh giá các nội dung hoạt động của BKS, kế hoạch triển khai các công việc trong quý tiếp theo. Các nội dung, ý kiến, kiến nghị của các cuộc họp BKS được gửi cho PVN thông qua báo cáo của Kiểm soát viên Tập đoàn tại BSR và sao gửi Ban điều hành Công ty.”
Mối liên hệ với Kiểm toán nội bộ và Kiểm toán viên bên ngoài: Tại BSR chưa có bộ phận Kiểm toán nội bộ. Theo quy định tại Điều lệ Công ty, việc lựa chọn đơn vị kiểm toán độc lập do Đại hội đồng cổ đông chỉ định hoặc thông qua hoặc ủy quyền cho HĐQT quyết định. Trên thực tế, hai năm 2018 – 2019, Đại hội đồng cổ đông ủy quyền HĐQT quyết định đơn vị kiểm toán độc lập là Công ty TNHH Deloitte Việt Nam trên cơ sở trình của BKS.
3.2.1.4. Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
Hiệu quả thiết kế và vận hành KSNB tại BSR trước hết phụ thuộc nhận thức và quan điểm của cấp quản lý doanh nghiệp. Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý thể hiện quan điểm và nhận thức của người quản lý doanh nghiệp về KSNB, mức độ coi trọng KSNB, đề cao mục tiêu tính hữu hiệu và hiệu quả trong việc sử dụng nguồn lực, độ tin cậy của báo cáo tài chính và tuân thủ các quy định và chuẩn mực kế toán.
Do đặc trưng vốn có yếu tố nhà nước gián tiếp thông qua PVN với yêu cầu “bảo toàn, phát triển vốn” theo quy định của pháp luật về đầu tư và giám sát việc sử dụng vốn nhà nước; yêu cầu về công khai, minh bạch thông tin theo quy định của pháp luật chứng khoán và doanh nghiệp đối với công ty đại chúng và kỳ vọng của nhà đầu tư và đối tác, nhà quản lý tại BSR cơ bản mong muốn báo cáo tài chính tuân thủ các quy định của pháp luật và chuẩn mực liên quan, bảo đảm tính tin cậy
của thông tin và phục vụ mục tiêu hoạt động hiệu quả. Do triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý đối với KSNB ảnh hưởng đến nhận thức và đánh giá của nhân viên Công ty về KSNB, theo đó nhân viên Công ty có khả năng sẽ quan tâm hơn đến việc xây dựng và thực hiện các hoạt động kiểm soát nhằm hoàn thành công việc của mình, góp phần thực hiện các mục tiêu đề ra của Công ty.
3.2.1.5. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức hiện nay của BSR như sau:
- Đại hội đồng cổ đông: gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của BSR.
- Hội đồng quản trị: là cơ quan do Đại hội đồng cổ đông bầu ra để quản lý Công ty, nhân danh Công ty toàn quyền quyết định các quyền và nghĩa vụ mà các quyền và nghĩa vụ thấp hơn thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị của BSR năm 2019 gồm 6 thành viên, hoạt động theo nhiệm kỳ 5 năm.
- Ban Kiểm soát: Gồm 3 thành viên, là bộ phận do Đại hội đồng cô đông bầu ra, thay mặt các cổ đông thực hiện việc kiểm soát, đánh giá độc lập, khách quan, trung thực các hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành; tình hình tài chính của Công ty và chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông về kết quả thực hiện nhiệm vụ.
- Ban Kiểm soát nội bộ (KSNB): được BSR thành lập năm 2019, chịu trách nhiệm đảm bảo các chính sách, quy chế, quy trình đã được xây dựng một cách phù