Con người là yếu tố trung tâm quyết định sự hữu hiệu của KSNB, vì vậy hoàn thiện môi trường lao động công bằng, lành mạnh là nhiệm vụ quan trọng, cấp thiết hiện nay.
Trước hết, cần tiếp tục nâng cao nhận thức của người quản lý về KSNB thông qua đào tạo chuyên sâu. Triết lý kinh doanh và phong cách điều hành của người lãnh đạo sẽ là kim chỉ nam cho hoạt động KSNB của doanh nghiệp, bên cạnh việc tiếp nhận những ảnh hưởng tích cực từ hoạt động kiểm soát của Tập đoàn, lãnh đạo tại BSR cần xác định các đặc điểm đặc thù riêng của đơn vị mình, để tổng hợp, thiết lập KSNB phù hợp nhất với BSR.
Khối PCRR chủ trì và phối hợp với các ban, khối khác rà soát lại tổng thể các quy trình, thủ tục, chính sách đã ban hành trước thời điểm BSR chuyển thành công ty cổ phần, nhận diện các điểm không phù hợp với pháp luật, hình thức hoạt động và tình hình sản xuất kinh doanh thực tế hiện tại để điều chỉnh, bổ sung, bãi bỏ cho phù hợp. Quy trình này cần được tiếp tục thực hiện với các quy trình, quy chế mới để bảo đảm các chính sách ban hành được thực hiện đầy đủ đồng thời để phát hiện các quy định, quy chế chưa phù hợp để điều chỉnh kịp thời đặc biệt trong giai đoạn 3 năm tới khi công ty ở giai đoạn đầu của mô hình công ty cổ phần.
Giao quyền truy cập lượng thông tin lớn hơn và yêu cầu giải trình cho Ban Kiểm soát đối với hoạt động của HĐQT và BTGĐ. Ban Kiểm soát sẽ chịu trách nhiệm về các nội dung được mình kiểm soát trên cơ sở thông tin được cung cấp. Có cơ chế xử lý rõ ràng đối với các vi phạm của thành viên HĐQT và thành viên BTGĐ cũng như trách nhiệm liên đới của thành viên Ban Kiểm soát.
Hoàn thiện, chuẩn hóa bản mô tả công việc theo vị trí, chức danh, bao gồm cả các vị trí quản lý, điều hành. Thực hiện tự ứng tuyển và thi tuyển đối với các vị trí quản lý không do Đại hội đồng cổ đông hoặc HĐQT bầu ra theo Điều lệ của doanh nghiệp.
Tăng cường đào tạo về chuyên môn, kỹ năng và ý thức tuân thủ quy định của pháp luật và công ty, chương trình đào tạo thiết kế phù hợp với trình độ của từng nhóm đối tượng nhân viên của Công ty: đào tạo nhân viên mới, đào tạo tăng cường,
đào tạo kỹ năng cho các đối tượng quy hoạch lãnh đạo và lãnh đạo hiện hữu của doanh nghiệp.
4.2.2. Đánh giá rủi ro
Cân nhắc tách chức năng kiểm soát rủi ro khỏi Ban Pháp chế rủi ro thành bộ phận độc lập để bảo đảm tính toàn diện trong đánh giá rủi ro.
Phổ biến nhận thức về các rủi ro bên trong và bên ngoài đến toàn thể nhân viên, để nhân viên hiểu biết, thực hiện các biện pháp đơn giản để giảm thiểu ngay rủi ro vào báo cáo sau, hoặc báo cáo ngay về các sự kiện bất thường theo đánh giá của cá nhân nhân viên sẽ có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Nghiên cứu hoặc thuê bên thứ ba tư vấn xác định phương pháp và bộ chỉ tiêu đánh giá rủi ro chi tiết hơn phù hợp với doanh nghiệp. BSR có thể tham khảo nội dung tại TCVN IEC/ISO 31010:2013 về quản lý rủi ro và kỹ thuật đánh giá rủi ro trong đó có giới thiệu, cách thức xây dựng, phân tích ưu điểm, nhược điểm của các kỹ thuật đánh giá rủi ro phổ biến hiện nay. Trong đó tác giả nhận thấy Mô hình Nghiên cứu mối nguy và khả năng vận hành (HAZOP) phù hợp với việc kiểm soát rủi ro trong hoạt động kiểm soát rủi ro đối với doanh nghiệp sản xuất, kỹ thuật khi HAZOP sử dụng các “từ chỉ dẫn” và mô tả các điểm bất thường của hệ thống, công nghệ.
Sử dụng một số biện pháp mới để giảm thiểu tác động của rủi ro như: Chủ động trong chính sách mua hàng đặc biệt là sự tương thích giữa kỳ hạn giao hàng- thanh toán, cách tính giá, chất lượng của hàng hóa tại khâu mua dầu thô và bán sản phẩm, tìm kiếm các kênh phân phối xăng dầu mới ngoài các kênh phân phối hiện có; đa dạng nguồn cung cấp dầu thô đầu vào; Sử dụng các công cụ phái sinh đối với tỷ giá và giá nhiên liệu…
4.2.3. Hoạt động kiểm soát
Duy trì nguyên tắc phân chia trách nhiệm ở bốn bước phê chuẩn, thực hiện, bảo quản và ghi chép tại các nghiệp vụ quan trọng như mua hàng- thanh toán, bán hàng-thu tiền, quy trình vốn, quy trình tài sản cố định, quy trình hàng tồn kho… không để một nhân viên thực hiện công việc từ khi bắt đầu đến khi kết thúc, tăng cường kiểm tra độc lập đặc biệt là kiểm tra trước khi thực hiện hoạt động nhằm mục đích ngăn ngừa rủi ro, gian lận.
mức quy định tại pháp luật thuế), khuyến khích các đối tác chấp nhận/thực hiện thanh toán bằng tiền mặt.
Có chính sách xử lý chậm trễ thanh toán hoàn ứng như quá 2 lần thanh toán tạm ứng chậm sẽ không thực hiện tạm ứng cho nhân viên đó trong một khoảng thời gian nhất định.
Tăng cường công tác xây dựng ngân sách các phòng ban đầu năm cho các nội dung chi và mua sắm thường xuyên, tuyên dương các đơn vị tiết kiệm chi cũng như điều chỉnh ngân sách cho phù hợp.
4.2.4. Thông tin và truyền thông
Đối với các thông tin quan trọng, cần có cơ chế xác nhận thông báo/cảnh báo đến máy tính/số điện thoại người nhận trong trường hợp một yêu cầu công việc được gửi đến qua hệ thống xử lý điện tử để tránh trường hợp người xử lý không hiện diện trên hệ thống.
Cần có cơ chế yêu cầu người tiếp nhận thông tin gửi lại xác nhận cho phía người truyền tin về việc đã tiếp nhận thông tin để xác nhận trách nhiệm thực hiện công việc hoặc thông tin đã được chuyển đến người nhận để tránh thất lạc hoặc sai sót của nhân viên bỏ qua nhiệm vụ hoặc thông tin khi nhà máy và khối văn phòng của BSR cách xa nhau.
Nâng cao ý thức của cán bộ nhân viên về tính kịp thời, thông qua việc tuân thủ các nội dung có hạn xử lý (deadline) đi kèm với các chính sách xử phạt nếu vi phạm.
Thu thập thông tin bên ngoài doanh nghiệp từ các nguồn rõ ràng, tin cậy như thông tin chính thức của các khách hàng, nhà cung cấp, thông tin do các trang chuyên cung cấp thông tin trả phí như Platts (Singapore) cung cấp thông tin giá dầu, của các nhà phân tích thị trường có uy tín như Nielsen, McKenzie, Grant Thornton…
4.2.5. Giám sát
Kiện toàn tổ chức Ban KSNB, với quy mô của BSR có thể gồm 5 nhân viên: 01 Trưởng ban và 04 kiểm soát viên. Nhân viên thực hiện KSNB phải là những người có trình độ chuyên môn cao, am hiểu nhiều lĩnh vực, có tư cách đạo đức nghề
nghiệp. Nhân lực bổ sung cho Ban KSNB có thể thực hiện theo hai cách: Tuyển dụng kiểm toán viên độc lập hoặc điều chuyển cán bộ từ các phòng ban khác có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm và thực hiện đào tạo chuyên sâu về KSNB doanh nghiệp. Chức năng quyền hạn của Ban KSNB được thực hiện theo Quy chế hoạt động của Ban.
Ban hành quy trình hoạt động của Ban KSNB, có thể tham khảo quy trình kiểm tra nội bộ bao gồm các bước: Chuẩn bị, giai đoạn thực hiện, báo cáo kết quả, theo dõi tình hình khắc phục.