4.1.1.1. Môi trường kiểm soát
Về tính chính trực và giá trị đạo đức: Lãnh đạo BSR tiên phong trong nhận thức về vai trò của KSNB và các giá trị về tính chính trực, giá trị đạo đức, gương mẫu trong thực hiện. BSR đã thiết lập được các quy tắc ứng xử, quy định tại Nội quy lao động và các văn bản khác, đã truyền tải tới người lao động qua nhiều hình thức truyền thông cũng như yêu cầu người lao động ký cam kết tuân thủ các giá trị đạo đức và tính chính trực. Các hành vi vi phạm được nhận diện rõ ràng cũng như đi kèm với hình thức xử lý cụ thể.
Về năng lực của nhân viên: Lãnh đạo và nhân viên Công ty có đủ trình độ chuyên môn và kỹ năng để đáp ứng yêu cầu của công việc, không có lao động đào tạo sơ cấp hoặc chưa qua đào tạo. Đặc biệt đội ngũ lãnh đạo Công ty (HĐQT và BTGĐ) có kinh nghiệm nhiều năm công tác trong lĩnh vực lọc hóa dầu, có trình độ từ Đại học trở lên các ngành kỹ thuật dầu khí, cơ khí và tài chính, kinh tế phù hợp với lĩnh vực phụ trách.
Về sự tham gia của Hội đồng quản trị và Ban Kiểm soát: Cơ cấu thành viên HĐQT đáp ứng yêu cầu của pháp luật và điều lệ Công ty, bao gồm các thành viên độc lập để thể hiện quan điểm điều hành khách quan. Các thành viên HĐQT có năng lực chuyên môn, kinh nghiệm lâu năm, có tính độc lập với thành phần BTGĐ khi chỉ có TGĐ là thành viên HĐQT. BSR đã thành lập Ban Kiểm soát, quy chế hoạt động quy định tại Điều lệ doanh nghiệp. Ban Kiểm soát của BSR thỏa mãn điều kiện theo quy định pháp luật về công ty cổ phần và điều lệ doanh nghiệp, các thành viên có phân công nhiệm vụ rõ ràng, tham gia các cuộc họp của BTGĐ và ghi chép các ý kiến bằng văn bản. Ban Kiểm soát hoạt động độc lập với HĐQT và
BTGĐ của doanh nghiệp. Ban kiểm soát đã thực hiện và báo cáo kết quả giám sát lên Đại hội đồng cổ đông theo quy định định kì và báo cáo đột xuất. Trong cơ cấu Ban Kiểm soát có thành viên kiểm soát của Công ty mẹ - PVN, thực hiện báo cáo kiểm soát hàng quý về Công ty mẹ - PVN.
Về triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý: Nhìn chung, lãnh đạo tại BSR đánh giá cao vai trò của KSNB, thực hiện nguyên tắc thận trọng, đề cao tính tuân thủ và độ tin cậy của các báo cáo.
Về cơ cấu tổ chức: BSR đã kịp thời có những thay đổi, điều chỉnh cơ cấu tổ chức phù hợp với mô hình doanh nghiệp mới – CTCP khi bổ sung Ban KSNB và Văn phòng HĐQT cũng như điều chỉnh lại Khối quản lý của Ban ATMT và NCPT từ Khối nghiệp vụ về Khối sản xuất. Cơ cấu tổ chức tại BSR có tính chuyên môn hóa cao, với ba khối tổ chức nghiệp vụ, kinh doanh – thương mại và sản xuất riêng biệt.
Về phân chia quyền hạn, trách nhiệm: Tại các quy trình, quy chế quản trị các hoạt động của BSR đã thể hiện cụ thể phân chia trách nhiệm của các Phòng/ Ban, cá nhân thực hiện các bước trong nghiệp vụ. Mỗi vị trí đều có Bản mô tả công việc thể hiện được nhiệm vụ, hiệu quả công việc cần đạt được, chuyên môn và kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc.
Về chính sách nhân sự: Điểm nổi bật trong môi trường kiểm soát tại BSR là các chính sách tuyển dụng, đào tạo, lương thưởng, phúc lợi, đánh giá…đều được xây dựng thành quy trình, quy chế chi tiết, rõ ràng với các chính sách hợp lý. Việc chuyển đổi từ việc lương thưởng theo hệ số sang đánh giá người lao động qua hiệu quả công việc sử dụng chỉ tiêu KPIs được BSR xây dựng và thực hiện bài bản, đã tạo sự công bằng và động lực cho người lao động làm việc, từ đó nâng cao hiệu quả của KSNB khi con người là nhân tố thiết lập, vận hành và giám sát các hoạt động kiểm soát.
4.1.1.2. Đánh giá rủi ro
Việc đánh giá rủi ro do một bộ phận chuyên trách thuộc Ban Pháp chế - rủi ro thực hiện. Công ty đã xây dựng được quy trình đánh giá rủi ro. Việc đánh giá rủi ro đã tuân thủ đầy đủ các bước từ nhận diện, đánh giá mức rủi ro trên cơ sở xem xét mức độ nghiêm trọng, tần suất xảy ra rủi ro và khả năng phát hiện, xây dựng biện pháp xử lý. BSR đã sử dụng các kỹ thuật đánh giá rủi ro theo mô hình ma trận rủi ro
để xây dựng các tiêu chí xác định mức rủi ro tại đơn vị. Trong quá trình 10 năm hình thành và phát triển của BSR, hoạt động, vận hành của BSR cơ bản không xảy ra các rủi ro lớn ảnh hưởng đến việc đạt mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Công ty chủ yếu ứng phó với các rủi ro bên ngoài tác động đến doanh nghiệp trên nguyên tắc tập trung vào các rủi ro có mức rủi ro cao, cân nhắc giữa chi phí và lợi ích của các biện pháp kiểm soát được thiết lập để lựu chọn giải pháp xử lý rủi ro phù hợp.
4.1.1.3. Hoạt động kiểm soát
Để phù hợp với mô hình hoạt động mới - hình thức công ty cổ phần, BSR đã xây dựng, sửa đổi nhiều quy trình hoạt động và thiết kế, vận hành hoạt động KSNB bao chùm các hoạt động và các bộ phận của doanh nghiệp. Một số quy trình của BSR đã được ban hành ví dụ như: Quy trình quản lý rủi ro và cơ hội BSR-LRM- PRO-005, Quy trình tuyển dụng BSR-HRM-PRO-006, Quy trình đào tạo, BSR- HRM-PRO-002, Quy trình đánh giá năng lực theo yêu cầu chức danh, BSR-HRM- PRO-003, Quy trình mua dầu thô Việt Nam BSR-TRD-PRO-001, Quy trình kiểm soát văn bản đi, văn bản đến BSR-ADM-PRO-005…
Mặc dù nhiều quy trình, quy chế mới được ban hành nhưng nhìn chung, các hoạt động kiểm soát được tuân thủ, bảo đảm việc phê chuẩn đúng thẩm quyền, nội dung, phân tách trách nhiệm giữa các cá nhân/phòng ban trong việc thực hiện các bước khác nhau một nghiệp vụ, tài sản của Công ty được kiểm soát chặt chẽ, quá trình thực hiện luôn được soát xét, đối chiếu, kiểm tra…
BSR đã ứng dụng các khoa học kỹ thuật vào việc kiểm soát hoạt động trong đó phải kể đến quy trình quản lý hàng tồn kho tự động, kết hợp ứng dụng và thủ công đối với quy trình mua hàng (các quyết định phê duyệt cuối cùng sử dụng bản cứng) và ứng dụng phần mềm kế toán máy…góp phần giúp kiểm soát số lượng nghiệp vụ phát sinh lớn.
Trong công tác kế toán, Công ty đã tuân thủ pháp luật và chuẩn mực kế toán, đã kiểm soát quyền truy cập hệ thống kế toán, đồng thời đã thực hiện được các thủ tục kiểm soát chứng từ, kiểm soát việc hạch toán của kế toán viên trước khi nhập vào hệ thống phần mềm kế toán: Sau khi chứng từ được các Bộ phận chức năng kiểm tra đầu
tiên, tập hợp và chuyển cho kế toán viên, kế toán viên kiểm tra lại thông tin đối chiếu giữa các hồ sơ chứng từ kế toán để thực hiện định khoản, hạch toán; kế toán viên đã lập mẫu phiếu hạch toán, trình Kế toán trưởng cùng chứng từ để Kế toán trưởng soát xét và phê duyệt trước khi nhập vào hệ thống. Việc kiểm tra chặt chẽ chứng từ và tài khoản trước khi nhập vào hệ thống giúp giảm thiểu các rủi ro trong công tác kế toán máy hiện nay của doanh nghiệp, bảo đảm tính tin cậy cảu báo cáo.
4.1.1.4. Thông tin và truyền thông
Thông qua việc ứng dụng công nghệ vào quản lý, kinh doanh, các đề xuất được lập, trình cấp trên phê duyệt dưới dạng hồ sơ, chữ ký điện tử qua phần mềm quản lý, thông tin trong doanh nghiệp được truyền tải nhanh chóng, kịp thời, chính xác đặc biệt giữa khối nhà máy và khối văn phòng hiện đang đặt tại 2 địa điểm khác nhau.
Các thông tin ra ngoài doanh nghiệp minh bạch, đầy đủ, kịp thời theo quy định của pháp luật. Công ty đã sử dụng dữ liệu của bên tư vấn thứ ba uy tín về môi trường kinh doanh từ đó tăng độ tin cậy của dữ liệu xây dựng chiến lược, kế hoạch kinh doanh của mình.
BSR đã ứng dụng tổ chức hạch toán kế toán trên phần mềm kế toán góp phần nâng cao tính chính xác. Đồng thời, BSR cũng tuân thủ các chuẩn mực, nguyên tắc kế toán từ tổ chức chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ sách kế toán và báo cáo.
4.1.1.5. Giám sát
Giám sát thường xuyên được các nhà quản lý tại BSR thực hiện tương đối tốt tại tất cả các bộ phận và bảo đảm tính đánh giá kịp thời thông qua hoạt động kiểm tra đối chiếu giữa thực hiện và kế hoạch, để phát hiện các bất thường có thể ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. BSR cũng thiết kế đường dây nóng để nhận các phản hồi từ đối tác, khách hàng, người lao động về các sai sót, rủi ro, gian lận trong quá trình hoạt động, sản xuất, kinh doanh.
Công ty đã thành lập Ban Kiểm soát nội bộ với chức năng nhiệm vụ rõ ràng, bước đầu có các báo cáo theo các chuyên đề rủi ro.
Công ty thực hiện kiểm toán độc lập hàng năm theo quy định của pháp luật.