Các chính sách và thủ tục kiểm soát diễn ra trong toàn bộ các hoạt động và các cấp độ của Công ty, được thiết kế phù hợp với quy trình và đặc điểm SXKD của doanh nghiệp. BSR đã ban hành các quy chế và quy trình hướng dẫn các nghiệp vụ/hoạt động của Công ty để làm căn cứ triển khai các hoạt động kiểm soát.
3.2.3.1. Kiểm soát mục tiêu, kế hoạch hoạt động:
Việc xây dựng mục tiêu và kế hoạch thực hiện được BSR thực hiện theo quy trình 5 bước và phương pháp 5W-H-2C-5M như sau:
Hình 3.4. Quy trình lập kế hoạch tại BSR
(Nguồn: Khối KTKH, BSR)
- Bước 1: Xác định mục tiêu: Cần xác định được Why – Tại sao phải thực hiện công việc. Mục tiêu được xây dựng để định hướng hành động và xác định các tiêu chí đo lường kết quả của hành động để tại thời điểm đo lường doanh nghiệp xác định được mức độ hoàn thành. Mục tiêu cần phải đạt được trong về quy mô, chất lượng và thời gian, tối thiểu hóa các nguồn lực sử dụng và tối đa hóa lợi ích. Nói cách khác mục tiêu của doanh nghiệp phải bảo đảm cả tính hiệu năng và hiệu quả.
- Bước 2: Xác định nội dung công việc: Cần xác định được What- Nội dung công việc cần thực hiện.
- Bước 3: Xác định địa bàn (where), đối tượng (who), thời gian thực hiện (when): Cần trả lời công việc được thực hiện tại địa điểm nào, thời gian và nhân sự thực hiện
Bước 1: Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc
Bước 2: Xác định nội dung công việc
Bước 4: Xác định phương pháp thực hiện
Bước 3: Xác định địa bàn, đối tượng, thời gian thực hiện
Bước 5: Xác định phương pháp kiểm soát, kiểm tra
- Bước 4: Xác định phương thức thực hiện (how)
- Bước 5: Xác định phương pháp kiểm soát (Control) và kiểm tra (Check) Nguồn lực thực hiện kế hoạch cần bao gồm các yếu tố (5M): Con người (Man), Tài chính (Money), Nguyên vật liệu (Material), Máy móc công nghệ (Machine) và phương pháp thực hiện (Method).
Soát xét thực hiện là việc kiểm tra lại việc thực hiện các mục tiêu đề ra, do người quản lý của BSR thực hiện thông qua các cuộc họp định kỳ, đột xuất (khi có thể phát sinh các thông tin hoặc thay đổi bất thường) hoặc các báo cáo theo yêu cầu. Việc soát xét của BSR được thực hiện qua đối chiếu với kế hoạch đề ra. Ví dụ kết quả thực hiện mục tiêu sản xuất kinh doanh năm 2019 của BSR:
Bảng 3.9. Các chỉ tiêu sản xuất kinh doanh năm 2019 của BSR
STT Nội dung ĐVT Năm 2019
Kế hoạch Thực hiện So sánh (%) I Chỉ tiêu sản lượng 1 Sản lượng sản xuất Tấn Tấn 6.456.968 6.941.440 107,5 2 Sản lượng tiêu thụ 6.459.968 6.994.597 108,3 II Chỉ tiêu tài chính hợp nhất 1 Tổng doanh thu Tỷ đồng 97.979 103.429 105,6 2 Nộp NSNN 9.210 10.321 112,1
3 Lợi nhuận trước thuế
3.103 3.054 98,4 4 Lợi nhuận sau thuế 2.939 2.873 97,8
II Chỉ tiêu tài chính Công ty mẹ
1 Tổng doanh thu Tỷ đồng 97.783 103.330 105,7
2 Nộp NSNN 9.202 10.311 112,1
3 Lợi nhuận trước thuế
3.263 3.088 94,6 4 Lợi nhuận sau thuế 3.100 2.912 93,9
(Nguồn: Khối TCKT, BSR)
3.2.3.2. Hoạt động kiểm soát đối với tài sản cố định
- Mua mới TSCĐ: Do ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp là lọc hóa dầu, nên tài sản cố định là nhà máy, phân xưởng sản xuất của BSR có giá trị rất lớn và thường phải đáp ứng tính đồng bộ của cả dây chuyền, không thực hiện việc mua bán lẻ do đó việc mua mới TSCĐ có giá trị lớn đối với Công ty sẽ trùng với việc thời điểm đầu tư thực hiện Dự án. Việc xem xét chấp thuận chủ trương đầu tư trong
lĩnh vực lọc hóa dầu thuộc thẩm quyền Thủ tướng Chính phủ (có thể lên đến Quốc hội tùy quy mô đầu tư) theo quy định tại Luật Đầu tư, việc chấp thuận phương án đầu tư và thực hiện triển khai thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông Công ty, tuy nhiên do PVN là Tập đoàn kinh tế nhà nước đang nắm giữ 92% vốn điều lệ do đó gián tiếp cần có sự chấp thuận của Ủy ban quản lý vốn nhà nước đầu tư tại doanh nghiệp (cơ quan đại diện chủ sở hữu của PVN).
Các gói thầu thi công EPC được tổ chức thông qua đấu thầu theo quy định tại Luật Đấu thầu. Hình thức đấu thầu thực hiện theo quy định tại Luật Đấu thầu và các văn bản hướng dẫn phụ thuộc vào loại hàng hóa dịch vụ cung cấp và giá trị gói thầu. Gói thầu EPC là các gói thầu lớn thực hiện đấu thầu rộng rãi, theo hình thức 2 hồ sơ 2 giai đoạn thầu nhằm lựa chọn được các nhà thầu có đủ năng lực và tài chính trước khi dự thầu. Sau khi hoàn thành, công trình có giai đoạn chạy thử, trước khi được Chủ đầu tư phối hợp với cơ quan nhà nước chuyên ngành xác nhận nghiệm thu hoàn thành cơ khí và các cơ quan nhà nước xác nhận đạt yêu cầu về xây dựng và môi trường… chính thức vận hành thương mại.
BSR đã hoàn thành xong việc xây dựng nhà máy LHD Dung Quất nên sẽ khó có khả năng xảy ra việc mua mới TSCĐ giá trị lớn trong phạm vi nhà máy sản xuất hiện nay. Dự án nâng cấp mở rộng nhà máy LHD Dung Quất đang ở giai đoạn thực hiện các thủ tục tiền xây dựng nên rủi ro hiện nay chủ yếu là từ việc xem xét phê chuẩn thực hiện dự án nâng cấp mở rộng nhà máy LHD Dung Quất. Dự án, ngoài việc Dự án giải quyết yêu cầu cao hơn đối với chất lượng sản phẩm của Dung Quất thì khi thực hiện phê chuẩn còn cần xem xét đến yếu tố về hiệu quả kinh tế của dự án, nhu cầu của thị trường, yêu cầu chất lượng xăng dầu thế giới khi dự án đi vào sản xuất kinh doanh, khả năng cạnh tranh của hàng hóa…Hiện nay, BSR đang triển khai thu xếp vốn đối với Dự án.
- Sửa chữa lớn TSCĐ (Chu trình bảo dưỡng định kỳ - Turn Around TA):
Do đặc thù ngành nghề, các đợt bảo dưỡng tổng thể tại doanh nghiệp cũng được thực hiện theo kế hoạch xác định trước tại thời điểm hoàn thành Dự án, căn cứ đặc điểm kỹ thuật của phân xưởng sản xuất. Tại BSR bảo dưỡng tổng thể được thực hiện 3 năm/ lần, mỗi đợt bảo dưỡng kéo dài 2 tháng do các nhà thầu thực hiện;
Công ty chịu trách nhiệm giám sát, nghiệm thu. Việc lựa chọn nhà thầu thực hiện qua đấu thầu.
BSR đã ban hành bằng văn bản quy trình quản lý nhà thầu, theo đó, đối với các hợp đồng dịch vụ có giá trị lớn, tính chất phức tạp, Trưởng Đơn vị vận hành (ĐVVH) chịu trách nhiệm trình Quyết định thành lập Tổ chuyên môn giám sát triển khai hợp đồng theo biểu mẫu sẵn có thực hiện nguyên tắc phân công phân nhiệm, bất kiêm nhiệm đối với nhân sự giám sát nhà thầu để giảm thiểu các rủi ro gian lận, đạo đức. Truyền tải thông tin cũng được quy định tại quy trình: Trước khi bắt đầu công việc của nhà thầu, Trưởng ĐVVH chịu trách nhiệm tổ chức họp khởi động công việc với nhà thầu, trước khi thực hiện công việc để thông báo về phạm vi công việc, trách nhiệm của nhà thầu; các quy trình, quy định, tiêu chuẩn, các yêu cầu về kỹ thuật và an toàn cần thiết để thực hiện hợp đồng; tóm tắt các vấn đề về phối hợp chung, đầu mối quản lý/giám sát, nghiệm thu công việc tại công trường, nghiệm thu thanh toán;
Đồng thời, thủ tục kiểm soát việc tiếp cận vật chất sẽ được nhân sự giám sát hợp đồng có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với Ban An toàn môi trường thực hiện: hỗ trợ nhà thầu ra vào nhà máy, tổ chức đào tạo an toàn, cấp thẻ làm việc cho nhân sự nhà thầu, thực hiện kiểm tra việc đáp ứng yêu cầu an toàn, trang thiết bị của nhân sự nhà thầu, xác nhận đủ điều kiện vào nhà máy bằng tem xác nhận. Mặt khác, nhân sự giám sát hợp đồng chịu trách nhiệm kiểm tra bằng cấp, chứng chỉ đào tạo nghề của nhân sự thầu theo yêu cầu của hợp đồng để giảm thiểu rủi ro tuân thủ của phía nhà thầu.
- Sửa chữa thường xuyên: BSR đã ban hành quy trình quản lý bảo dưỡng sửa chữa (BDSC) thường xuyên cho tài sản, thiết bị (BSR-MNT-PRO-019)như sau:
Nhận diện nhu cầu BDSC: Trong quá trình vận hành thường xuyên nhà máy, từ các nguồn thông tin như các hư hỏng, dấu hiệu hư hỏng thiết bị được phát hiện; các báo cáo; khuyến cáo kỹ thuật; ý kiến chuyên gia tư vấn… các yêu cầu bảo dưỡng sửa chữa thiết bị được nhận diện.
Trường hợp có thể tự thực hiện, đơn vị vận hành (ĐVVH) tiến hành bảo dưỡng sửa chữa thiết bị và cập nhật thông tin vào nhật ký vận hành điện tử. Trường
hợp không tự xử lý được thực hiện như sau:
Khởi tạo Phiếu yêu cầu (Work Request – WR): Người yêu cầu khởi tạo WR trên phần mềm quản lý bảo trì thiết bị (CMMS) để trình Trưởng ĐVVH phê duyệt điện tử với đầy đủ các trường thông tin cần khai báo.
Khởi tạo Phiếu xử lý công việc (Work order – WO): Người lên kế hoạch của đơn vị bảo dưỡng tiếp nhận WR trong Hộp thư đến, làm rõ thông tin với ĐVVH giám sát, khảo sát hiện trường (nếu cần thiết) và khởi tạo WO khi đầy đủ điều kiện. Trường hợp ngược lại, đề nghị ĐVVH bổ sung thông tin hoặc hủy yêu cầu WR. Cập nhật lại các trường thông tin WO sau khi thống nhất với ĐVVH.
Lên kế hoạch: Người lên kế hoạch chịu trách nhiệm lập kế hoạch thực hiện công việc bằng CMMS cho WO với đầy đủ các thông tin chi tiết bao gồm các nhóm công việc chính sau đây:
+ Thông tin chung: Phạm vi công việc; danh mục thiết bị liên quan và bản vẽ mặt bằng hoặc các bản vẽ đấu nối dây, sơ đồ logic các mạch điều khiển, các tài liệu/bản vẽ của nhà sản xuất cần thiết để thực hiện công việc.
+ Kế hoạch huy động nguồn lực: Kế hoạch công việc, nhân lực, vật tư (BOM – Bill of Material), CCDC/trang thiết bị, quy trình BDSC hoặc hướng dẫn thực hiện công việc (work step), các tài liệu liên quan, kế hoạch nâng hạ thiết bị, giàn giáo, bảo ôn, thông gió, cung cấp phụ trợ, xử lý rác thải...
Phê duyệt WO: Người lên kế hoạch chuyển WO điện tử đến cấp quản lý liên quan để trình phê duyệt. Hệ thống tự động phân cấp phê duyệt WO theo tổng chi phí ước tính của CMMS (gồm vật tư và dịch vụ). Ngay sau khi WO được phê duyệt, Phiếu yêu cầu vật tư MR sẽ được tự động khởi tạo.
Lập tiến độ: Người lập tiến độ của đơn vị bảo dưỡng tiếp nhận WO, tổ chức hoặc tham gia họp định kỳ với các phòng, ban liên quan để xác nhận tình trạng sẵn sàng nguồn lực, mua sắm hàng hóa, dịch vụ và thống nhất tiến độ bảo dưỡng sửa chữa với đơn vị vận hành các bên liên quan...
Chậm nhất vào thứ 5 hàng tuần, Người lập tiến độ phát hành danh mục tiến độ công việc của tuần kế tiếp để các Giám sát (AL) chuẩn bị nguồn lực, nhận vật tư ở kho, bố trí nhân lực thực hiện, huy động nhà thầu....
Tiếp nhận thiết bị và thực hiện bảo dưỡng sửa chữa tại hiện trường: Giám sát trưởng đơn vị bảo dưỡng tiếp nhận WO trong Hộp thư đến, phổ biến danh mục công việc WO hàng tuần đến các nhân sự trực thuộc để chuẩn bị các tài liệu liên quan để phục vụ cho việc hồ sơ bảo dưỡng sửa chữa thiết bị tại hiện trường, các nhân sự bảo dưỡng thực hiện bảo dưỡng.
Nghiệm thu bàn giao thiết bị cho ĐVVH: Ngay khi hoàn thành công tác bảo dưỡng sửa chữa và thực hiện đầy đủ các bước kiểm tra theo quy định, Giám sát trưởng đơn vị bảo dưỡng thông báo đến cấp quản lý trực tiếp (đối với các công việc lớn phải dừng thiết bị hoặc gây rủi ro vận hành, rủi ro an toàn) để xin ý kiến chấp thuận kết quả công việc và bàn giao.
Ghi chép chi phí SCBD: Bộ phận KT tiếp nhận các chứng từ và hóa đơn từ bộ phận sửa chữa, thực hiện kiểm tra chứng từ về tính đầy đủ, chính xác, đối chiếu với các thông tin trên WO, WT, Phiếu mua hàng…, kiểm tra lại tính chất sửa chữa để ghi nhận vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ hoặc phân bổ dần.
Các thủ tục kiểm soát hoạt động SCBD thường xuyên của BSR như sau: - Kiểm soát chứng từ: Phiếu yêu cầu (WR), Phiếu xử lý (WO), Phiếu yêu cầu vật tư (MR) được khởi tạo trên hệ thống với yêu cầu cập nhật đầy đủ các chứng năng. Quá trình luân chuyển chứng từ được thực hiện bằng lệnh trên máy tính, cấp phê duyệt WO được hệ thống xác định tự động theo quy mô sử dụng vật tư và dịch vụ bảo đảm tính chính xác về thẩm quyền phê chuẩn. Các thông tin trên chứng từ, tính đầy đủ, chính xác của thông tin được kế toán viên kiểm tra lại trước khi được kế toán ghi nhận vào hệ thống kế toán.
- Phân chia trách nhiệm: Phân chia trách nhiệm tại quy trình được thực hiện rõ ràng do nhiều đơn vị (ĐVVH, đơn vị bảo dưỡng) và nhiều cá nhân trong đơn vị thực hiện (người khởi tạo yêu cầu tại ĐVVH, Trưởng ĐVVH, người lập phiếu xử lý, trưởng Bộ phận sửa chữa, người lập kế hoạch thực hiện, giám sát trưởng đơn vị bảo dưỡng, nhân viên bảo dưỡng...)
- Ủy quyền và phê chuẩn: Thẩm quyền phê chuẩn WR thuộc trưởng ĐVVH, nhân viên lập kế hoạch tại đơn vị bảo dưỡng kiểm tra và tiếp nhận xử lý/từ chối, cấp có thẩm quyền phê duyệt WO theo nguyên tắc ủy quyền trên cơ sở giá trị vật tư và
dịch vụ, trưởng bộ phận vật tư phê duyệt phiếu yêu cầu vật tư, Bộ phận TMDV sẽ thực hiện mua hàng hóa nếu vật tư không đầy đủ, ĐVVH kiểm tra và chấp nhận sửa chữa hoặc cấp trên cấp bảo dưỡng phê duyệt kết quả sửa chữa.
Định kỳ, hàng năm, Công ty tổ chức đánh giá lại tình trạng của TSCĐ để có kế hoạch xử lý phù hợp. Để tránh thất thoát tài sản, BSR thực hiện kiểm kê tài sản hàng năm với sự tham gia của Phòng Kế toán, Phòng QLVT (với tài sản tại nhà máy) và VP. Toàn bộ TSCĐ và CCDC của Công ty được gắn mã tài sản và quản lý bằng phần mềm.
Như vậy, quy trình kiểm soát TSCĐ tại BSR được thực hiện tương đối chặt chẽ. Tuy nhiên, việc xây dựng ngân sách sửa chữa thường xuyên hàng năm chưa được thực hiện.
3.2.3.2. Hoạt động kiểm soát đối với chu trình mua hàng – thanh toán
Bắt đầu
Trưởng bộ phận/Giám đốc
Phiếu yêu cầu mua hàng hóa vât tư Lựa chọn nhà Cung Cấp Mua hàng hóa vật tư Tìm kiếm nhà Cung cấp, Đấu thầu Hợp đồng, Đơn đặt hàng Hóa đơn mua hàng Kiểm tra chứng từ Phiếu đề nghị mua hàng Hồ sơ thầu Hợp đồng
Phiếu cân, KCS, Biên bản giao nhận Hủy phiếu mua hàng
hóa vật tư
Kiểm soát thông tin giá, Đánh giá độ tin
cậy Báo cáo nhận hàng Biên bản giao nhận hàng hóa, vật tư Biên bản kiểm nghiệm KCS Phiếu xác định khối lượng Hàng hóa vật tư Lập chứng từ thanh toán Phiếu chi Ủy Nhiệm chi So sánh liên
hệ
Xuất quỹ Kiểm tra đối
chiếu Phiếu nhập kho Thủ kho Nhập kho 1 4 5 6 7 không duyệt 8 9 10 11 12 duyệt 14 15 2 k hô ng 3 D uy ệt 13
Hình 3.5. Quy trình mua hàng – thanh toán tại BSR
Các bộ phận lập phiếu yêu cầu mua hàng theo nhu cầu thực tế, gửi Ban TMDV.
Ban TMDV phối hợp với Ban QLVT xem xét nhu cầu thực tế, tình trạng hàng tồn kho, xem xét kế hoạch sản xuất từ đó tham mưu cho Phó Tổng Giám đốc phụ trách/TGĐ phê duyệt.
Căn cứ vào phiếu yêu cầu mua hàng đã được duyệt, Ban TMDV tiến hành làm thủ tục mua hàng. Các hàng hóa mua vào của BSR thực hiện theo quy định tại Luật Đấu thầu và quy chế mua hàng của Tập đoàn Dầu khí Việt Nam trong đó đối với các gói thầu dịch vụ phi tư vấn dưới 500 triệu đồng và gói thầu hàng hóa thông thường không quá 5 tỷ đồng có thể sử dụng hình thức chào hàng cạnh tranh. Các gói thầu giá