3.2.4.1. Thông tin kế toán
- Chế độ kế toán được doanh nghiệp áp dụng sẽ chi phối việc thiết lập hệ thống chứng từ kế toán, sổ sách kế toán, tài khoản và báo cáo của doanh nghiệp. BSR hiện đang thực hiện công tác kế toán áp dụng theo quy định của Luật Kế toán, Chuẩn mực kế toán Việt Nam, Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp.
- Về hình thức kế toán: BSR đang sử dụng hình thức kế toán máy dựa trên phần mềm kế toán FAST. Phần mềm kế toán. Chứng từ kế toán được nhân viên kế toán kiểm tra, định khoản và nhập vào hệ thống phần mềm. Thông tin tự động được tổng hợp vào sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và tự động lên Báo cáo kế toán liên quan. Cuối kỳ hoặc khi có yêu cầu, kế toán viên thực hiện khóa sổ và xuất các Báo cáo cần thiết. Ở công ty đã có sự phân quyền trong sử dụng phần mềm giúp bảo mật được thông tin và số liệu trong đơn vị, đảm bảo thông tin cung cấp nhanh chóng kịp thời và chính xác. Chỉ có Kế toán trưởng và kế toán tổng hợp được quyền truy cập toàn bộ thông tin trong phần mềm và sửa chữa, còn các nhân viên còn lại được phân quyền hạn chế theo từng phần hành kế toán theo nhiệm vụ được phân công.
- Về chứng từ kế toán: Thu thập chứng từ đóng vai trò nền tảng quan trọng trong việc các nghiệp vụ kế toán được thực hiện đầy đủ, chính xác. Các loại chứng từ cần thiết cho từng nghiệp vụ được Ban TCKT xây dựng thành danh mục gửi các phòng ban. Chứng từ của Công ty được lập, tập hợp và lưu trữ đầy đủ phục vụ việc cung cấp thông tin cũng như kiểm tra, đối chiếu. Các chứng từ do Công ty thiết lập được sử dụng mẫu chung cho tất cả các bộ phận trong Công ty và có các thông tin cần thiết về loại chứng từ, số hiệu, ngày tháng, người và đơn vị khởi tạo, nội dung,
giá trị và người phê duyệt...
- Về tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản kế toán của Tổng công ty được áp dụng theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính, tùy thuộc vào tình hình hoạt động SXKD thực tế, Công ty xây dựng thêm tài khoản cấp 3, 4 để thuận tiện theo dõi, tổng hợp.
- Về sổ sách kế toán: Sổ sách kế toán mà Công ty thực hiện theo quy định tại Luật Kế toán, Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính. Sổ sách kế toán của Công ty bao gồm các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết theo các tài khoản phát sinh tương ứng như sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng, sổ tài sản cố định, sổ chi tiết thanh toán với người mua… Các loại sổ sách kế toán của Công ty được phần mềm kế toán tập hợp tự động. Định kỳ, kế toán viên theo phân quyền thực hiện rà soát, kiểm tra, đối chiếu lại toàn bộ các bút toán định khoản, hạch toán kế toán và khóa sổ, in, ký đóng dấu và lưu trữ theo qui định. Công ty đang áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung như sau:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kì Đối chiếu, kiểm tra
Hình 3.6. Trình tự ghi sổ hình thức nhật ký chung
(Nguồn: Ban TCKT, BSR)
- Về báo cáo tài chính: Công ty thực hiện theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam, quy định tại Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính về chế độ kế toán doanh nghiệp. Báo cáo tài chính của Công ty bao gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh báo cáo tài chính. Công ty thực hiện lập Báo cáo tài chính giữa niên độ và Báo cáo tài chính năm công khai trên các website của Ủy ban chứng khoán và công ty. Báo cáo tài chính năm phải được kiểm toán độc lập theo quy định về kiểm toán độc lập đối với công ty đại chúng.
Báo cáo quản trị của Công ty được thực hiện khi nhà quản lý có yêu cầu Chứng từ kế toán Sổ Nhật kí chung Sổ cái Sổ nhật kí đặc biệt Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
để sử dụng làm cơ sở đánh giá hoặc điều chỉnh, quyết định kinh doanh, thông thường là báo cáo quản trị về doanh thu, chi phí sản xuất, sản lượng, chênh lệch giá dầu thô của từng loại sản phẩm cung cấp, hay các thông tin kế toán khác. Nguồn dữ liệu được lấy từ hệ thống phần mềm báo cáo FAST, mẫu biểu báo cáo tùy thuộc vào các chỉ tiêu và lượng thông tin yêu cầu của nhà quản lý, được trình bày trên các ứng dụng tin học văn phòng.
- Về việc kiểm soát văn bản: Công ty đã ban hành quy trình BSR-ADM- PRO-005 kiểm soát văn bản đi, đến, Quy trình BSR-ADM-PRO-013 về lưu trữ hồ sơ; Thực hiện quản lý hồ sơ nội bộ dưới dạng điện tử trên hệ thống iDOC đối với các hồ sơ: Đơn hàng, Báo cáo của các Ban chức năng gửi BTGĐ, Tờ trình. Lãnh đạo Công ty đã thực hiện phân quyền ký duyệt văn bản. Người ký phải chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý của văn bản mình đã ký. Việc kiểm soát các văn bản quan trọng được thực hiện theo Quyết định số 811/QĐ-BSR ngày 09/3/2017 của Tổng Giám đốc Công ty trong đó với các Hợp đồng trên 2 tỷ đồng, dự thảo các quy chế quy định phải được trình ký cấp trên và Ban PCRR kiểm soát về tính pháp lý của văn bản trước khi trình BTGĐ ký, phát hành.
3.2.4.2. Truyền thông
- Truyền thông nội bộ: Thông tin trong Công ty được truyền tải chủ yếu qua hệ thống website nội bộ, các chương trình quản trị nội bộ như hệ thống quản trị văn bản nội bộ IDOC, email, điện thoại hoặc qua trao đổi trực tiếp. Thông tin trong doanh nghiệp được thực hiện thông suốt, thường xuyên, tính chính xác cao.
- Truyền thông với các đối tượng ngoài doanh nghiệp: Thông tin luôn được BSR công khai, minh bạch theo quy định pháp luật đối với công ty đại chúng, công khai trên website của cơ quan chức năng có chức năng công bố, website công ty, các trang tin tức. Ngược lại, công ty thu thập thông tin về khách hàng, đối tác, đối thủ, quy định pháp luật... qua các nguồn tin tổng hợp và các đơn vị tư vấn luật, nghiên cứu thị trường. Ví dụ, Deloitle là đơn vị tư vấn thuế của BSR, thông tin về giá dầu trên thị trường thế giới được BSR mua từ hãng tin Platts Singapore.