5. Kết cấu của Luận văn
1.1.3.3. Dự báo và ngăn ngừa rủi ro
Hệ thống kiểm soát nội bộ của một tổ chức đóng vai trò chủ chốt trong quản trị rủi ro. Như ta đã biết, kiểm soát nội bộ không chỉ chú trọng tới công tác hậu
kiểm, tức là công tác kiểm tra, kiểm toán nội bộ, tiến hành khi sự việc đã xảy ra. Kiểm soát nội bộ mạnh phải ngăn chặn được sai phạm, dự báo và phòng ngừa rủi ro chứ không đơn thuần là tìm ra nguyên nhân để giải quyết hậu quả. Đối với hoạt động ngân hàng, hay bất cứ một hoạt động kinh doanh nào khác, dự báo và ngăn ngừa rủi ro đương nhiên sẽ tốt hơn và tốn ít chi phí hơn so với những tổn thất xảy ra. Đánh giá rủi ro trong quản trị rủi ro nhằm vào cả những rủi ro có thể lượng hóa (như rủi ro tín dụng, rủi ro lãi suất, rủi ro thanh khoản…) và rủi ro không lượng hóa được (như rủi ro nghiệp vụ, rủi ro luật pháp và rủi ro liên quan đến danh tiếng của ngân hàng). Quá trình đánh giá rủi ro để xác định loại rủi ro nào ngân hàng có thể kiểm soát được, loại nào không, phát hiện nguy cơ rủi ro mới thông qua việc xem xét các lĩnh vực hoạt động mới và các giao dịch mới của ngân hàng. Đánh giá rủi ro trong quản trị rủi ro có nghĩa rộng hơn đánh giá rủi ro của kiểm soát nội bộ. Kiểm soát nội bộ thường nhằm vào những rủi ro không lượng hoá được, bắt nguồn những nguyên nhân chủ quan từ phía ngân hàng, chủ yếu là rủi ro nghiệp vụ.
Kiểm soát đối với khách hàng là một trong những biện pháp tốt để hạn chế rủi ro này. Ngoài ra, như đã phân tích trong phần trước, tổn thất xảy ra với ngân hàng không chỉ xuất phát từ khách hàng. Ngân hàng có thể phải gánh chịu tổn thất từ chính nội bộ ngân hàng đem lại do việc không tuân thủ các chính sách và quy trình đã đặt ra trước đó. Rủi ro cũng xảy ra do quy trình các hoạt động nghiệp vụ chưa được xây dựng chặt chẽ. Kiểm soát nội bộ là một bộ phận hữu hiệu giúp ban giám đốc ngân hàng phát hiện việc không tuân thủ chính sách, điểm chưa phù hợp của chính sách để kịp thời chấn chỉnh, bổ sung, hạn chế nguy cơ tổn thất cho ngân hàng.
1.2. Nội dung kiểm soát nội bộ tại ngân hàng thương mại
Theo quan điểm của COSO, hệ thống KSNB gồm 5 yếu tố: Môi trường kiểm soát; Quy trình đánh giá rủi ro; Hệ thống thông tin và truyền thông; Hoạt động kiểm soát; hoạt động kiểm soát. Theo đó, các hoạt động diễn ra luôn phải được kiểm soát và có sự kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo độ tin cậy về kết quả kiểm soát cho những đối tượng quan tâm.
Môi trường kiểm soát của đơn vị là một hệ thống các yếu tố môi trường chung có tác động đến việc thiết kế, xây dựng, thực hiện kiểm soát trong việc thực hiện các quy định, chế độ, chính sách của đơn vị. Môi trường kiểm soát thể hiện thái độ, khả năng, sự nhận biết và các hoạt động của nhà quản lý.
Các nguyên tắc về môi trường kiểm soát:
+ Nguyên tắc 1: Đơn vị thể hiện được cam kết về tính chính trực và giá trị đạo đức.
+ Nguyên tắc 2: HĐQT chứng minh được sự độc lập với nhà quản lý và thực thi việc giám sát sự phát triển và hoạt động của KSNB.
+ Nguyên tắc 3: Nhà quản lý dưới sự giám sát của HĐQT cần thiết lập cơ cấu tổ chức, quy trình báo cáo, phân định trách nhiệm và quyền hạn nhằm đạt được mục tiêu của đơn vị.
+ Nguyên tắc 4: Đơn vị phải thể hiện sự cam kết về việc sử dụng nhân viên có năng lực thông qua tuyển dụng, duy trì và phát triển nguồn nhân lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị.
+ Nguyên tắc 5: Đơn vị cần yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo về trách nhiệm của học trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức.
Các nhân tố của môi trường kiểm soát:
+ Quan điểm điều hành của ban quản trị: Đây là một nhân tố ảnh hưởng rất lớn đến chính sách, chế độ, quy định và cách thức kiểm soát tại đơn vị. Bởi vì ban quản trị là cơ quan điều hành cao nhất tại đơn vị được đưa ra và phê chuẩn các chính sách, quy định, thủ tục áp dụng tại đơn vị. Nếu người quản lý cao nhất trong đơn vị coi trọng việc kinh doanh trung thực, cạnh tranh lành mạnh thường sẽ coi trọng sự trung thực trong BCTC và có các biện pháp hạn chế tối đa rủi ro trong hoạt động kinh doanh. Như vậy, họ sẽ coi trọng công tác kiểm soát, giám sát trong đơn vị và kéo theo sự tuân thủ quy trình quy định của nhân viên trong mọi hoạt động của đơn vị.
+ Cơ cấu tổ chức: Là tập hợp các bộ phận được chuyên môn hóa với những quyền hạn và trách nhiệm nhất định có mối liên hệ chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện các chức năng quản lý chung của toàn đơn vị. Một đơn vị có cơ cấu tổ chức phù hợp, hợp lý thì hoạt động kiểm soát nội bộ tại đơn vị đó được thực hiện tốt. Bởi khi một cơ cấu tổ chức tốt sẽ đảm bảo cho hoạt động được xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành quy định, hiện triển khai cũng như việc giám sát thực hiện các quy định đó góp phần phát hiện, ngăn chặn các rủi ro có thể phát sinh trong từng hoạt động của đơn vị.
Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành, kiểm soát trên toàn bộ hoạt động và lĩnh vực của doanh nghiệp sao cho không bị chồng chéo hoặc bỏ chống nghĩa là thực hiện sự phân chia, tách bạch giữa các chức năng bảo đảm sự độc lập giữa các bộ phận tạo ra sự kiểm tra, giám sát lẫn nhau trong các bước thực hiện công việc. Để thiết lập được việc này, các nhà quản lý cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
Thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ đơn vị mình, không được bỏ sót lĩnh vực nào.
Thực hiện phân chia rành mạch ba chức năng: Xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ sách và bảo quản tài sản.
Bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận.
+ Công tác lập kế hoạch: Lập kế hoạch là một trong các chức năng quan trọng của nhà quản lý. Đó là quá trình xác lập mục tiêu và phương thức thực hiện mục tiêu đó. Kế hoạch đó sẽ xác định các tiêu chuẩn cơ bản quan trọng nhất nhằm tạo ra các điều kiện thuận lợi cho hoạt động của đơn vị bao gồm cả hoạt động kiểm soát nội bộ. Khi nhà quản lý thực hiện tốt được khâu này thì việc lập kế hoạch sẽ trở thành công cụ kiểm soát hữu hiệu thông qua việc xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, so sánh số liệu hoàn thành thực tế với mục tiêu đề ra từng thời kỳ và phát hiện ra các yếu tố bất thưởng ảnh hưởng đến việc thực hiện mục tiêu và điều chỉnh kịp thời.
+ Chính sách về nhân sự: Trong hoạt động kinh doanh tiền tệ, ngoài yếu tố công nghệ, thì yếu tố con người được coi trọng và quan tâm hàng đầu của các nhà
quản lý. Họ gắn liền với sự phát triển của doanh nghiệp và là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát và là chủ thể trực tiếp thực thi mọi thủ tục kiểm soát.Hoạt động này bao gồm: phương pháp quản lý nhân sự, chế độ, chính sách về tuyển dụng, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật…Thực tế cho thấy một đội ngũ nhân sự yếu kém về chuyên môn nghiệp vụ, phẩm chất đạo đức không tốt sẽ dẫn đến mặc dù đơn vị có thiết kế, vận hành các thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng hoạt động KSNB vẫn không phát huy hiệu quả. Ngược lại một đội ngũ có phẩm chất tốt, chuyên môn nghiệp vụ vững vàng nhiều quá trình kiểm soát không cần thực hiện mà vẫn đảm bảo được các mục tiêu của KSNB đề ra. Vì những lý do nêu trên các nhà quản lý cần có chính sách cụ thể, rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng hay kỷ luật. Đảm bảo phù hợp với trình độ chuyên môn, phẩm chất đạo đức để nhằm khuyến khích con người trong tổ chức phát huy tối đa năng lực và thực hiện tốt các mục tiêu của mình đề ra.Việc làm này cần mang tính kế tục và liên tiếp.
+ Bộ phận kiểm toán nội bộ: Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập trong đơn vị được thành lập để thực hiện công việc kiểm tra, đánh giá các hoạt động phục vụ cho yêu cầu quản trị nội bộ. Theo chuẩn mực kiểm toán nội bộ do Viện kiểm toán nội bộ Hoa Kỳ ban hành năm 1978 thì kiểm toán nội bộ là một chức năng đánh giá độc lập được thiết kế trong tổ chức để kiểm tra đánh giá các hoạt động của tổ chức. Mục tiêu của kiểm toán nội bộ là giúp các thành viên của tổ chức hoàn thành nhiệm vụ của họ một cách hiệu quả.
Bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp sự quan sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp bao gồm cả sự hiệu quả của việc thiết kế, vận hành chính sách thủ tục của KSNB. Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp doanh nghiệp có được những thông tin chính xác, nhanh chóng, kịp thời về hoạt động của doanh nghiệp, chất lượng của KSNB để bổ sung điều chỉnh kịp thời các quy định, thủ tục kiểm soát hiệu quả. Bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ phát huy hiệu quả khi:
Bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao đủ để không bị giới hạn về phạm vi hoạt động, được giao quyền hạn tương đối rộng rãi, hoạt động độc lập với phòng kế toán và các đơn vị thực hoạt động kiểm tra.
Nhân sự của bộ phận kiểm toán nội bộ yêu cầu là những chuyên viên có năng lực chuyên môn nghiệp vụ và phẩm chất đạo đức phù hợp với bộ tiêu chuẩn quy định hiện hành.
+ Ủy ban kiểm soát: Bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị. Đó là các thành viên trong hội đồng quản trị am hiểu về lĩnh vực kiểm soát nhưng không kiêm nhiệm chức vụ quản lý. Ủy ban kiểm soát có nhiệm vụ và quyền hạn:
Giám sát sự chấp hành quy định phát luật của đơn vị.
Kiểm tra giám sát các hoạt động của kiểm toán viên nội bộ. Giám sát về tiến trình lập báo cáo tài chính…
+ Ngoài các nhân tố bên trong môi trường kiểm soát, còn có môi trường bên ngoài bao gồm: môi trường pháp lý, hệ thống văn hóa chính trị, đường lối phát triển…Các nhân tố này ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động của đơn vị. Do đó sẽ ảnh hưởng đến hoạt động kiểm soát.
1.2.2. Quy trình đánh giá rủi ro
Trong quá trình hình thành và phát triển, mỗi đơn vị phải đối mặt với rất nhiều nguy cơ rủi ro cả bên trong và bên ngoài đơn vị. Rủi ro ảnh hưởng rất lớn đến sự tồn tại, sự thành công, tình hình tài chính của đơn vị. Không có cách nào để có thể triệt tiêu rủi ro. Do vậy các nhà quản lý phải ra quyết định thận trọng để mức độ rủi ro trong hoạt động doanh nghiệp của mình ở mức độ nào là chấp nhận được và duy trì ở mức cho phép. Điều kiện bắt buộc để đánh giá được rủi ro là việc thiết lập mục tiêu. Mục tiêu này phải được thiết lập các mức độ khác nhau và phải nhất quán. Do điều kiện kinh tế, đặc điểm kinh doanh và những quy định luôn luôn thay đổi nên cơ chế nhận dạng và biện pháp đối phó rủi ro phải luôn liên kết và thích nghi với sự thay đổi này.
Việc đánh giá rủi ro là hoạt động nhận dạng và phân tích rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu đã đặt ra, từ đó sẽ đưa ra các biện pháp giám sát được rủi ro.
+ Nhận dạng rủi ro: Bất cứ sự kiện nào gây nguy hiểm một phần hoặc toàn bộ cho việc đạt được mục tiêu của doanh nghiệp đều phải được xác định là rủi ro.
Nhà quản trị ngân hàng phải xác định được các rủi ro liên quan đến thực hiện mục tiêu của KSNB.Rủi ro được xác định ở hai mức độ là rủi ro toàn ngân hàng và rủi ro từng bộ phận.Khi nhận diện rủi ro phải xem xét cả rủi ro bên trong (các nhân tố có thể tác động đến rủi ro bên trong như: hệ thống thông tin của đơn vị, chính sách nhân sự, quản lý chất lượng hay trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên) và bên ngoài đơn vị (mà các yếu tố ảnh hưởng là đối thủ cạnh tranh, khách hàng, chính sách, quy định pháp luật...). Nhận diện rủi ro được thực hiện thông qua việc định kỳ đánh giá và xem xét lại các nhân tố ảnh hưởng tới rủi ro, tập trung vào các nhân tố liên quan năng lực của nhân viên, những kinh nghiệm về rủi ro đã xảy ra trong quá khứ, quá trình ghi chép và xử lý hoạt động chủ yếu của đơn vị, quy định luật pháp có liên quan... Tiếp theo đó, tiến hành xác định nhân tố chính gây ra rủi ro và thực hiện việc ước tính khả năng xảy ra rủi ro. Rủi ro cũng cần được nhận diện ở từng bộ phận trong đơn vị, từng hoạt động cụ thể như rủi ro ở bộ phận bán hàng, sản xuất, kỹ thuật...Nhà quản lý cần sử dụng các phương pháp khác nhau như dự báo, phân tích dữ liệu quá khứ, dữ liệu từ các mô hình kinh doanh tương tự với mô hình của đơn vị mình để đưa ra nhận dạng các rủi ro có thể phát sinh tại đơn vị mình.
+ Phân tích, đánh giá rủi ro: Việc phân tích, đánh giá rủi ro là một khâu rất quan trọng giúp đơn vị hiểu được các rủi ro mà đơn vị đang đối mặt là gì, bản chất ra sao, khả năng xảy ra cao hay thấp hay thiệt hại khi xảy ra rủi ro là như thế nào... Là đánh giá về tầm quan trọng của rủi ro (đánh giá xem liệu ngân hàng có chấp nhận rủi ro cao để có cơ hội đạt lợi nhuận), phân tích rủi ro (đánh giá khả năng xảy ra rủi ro và ảnh hưởng của rủi ro), quyết định hành động thích hợp với rủi ro (quản trị rủi ro), xem xét các giả định về rủi ro, phân tích chi phí bỏ ra để giảm rủi ro, lựa chọn biện pháp đối phó với rủi ro thích hợp (giảm thiểu rủi ro, chia sẻ rủi ro hay chấp nhận rủi ro), thiết lập các thủ tục kiểm soát bổ sung để nâng cao tính hữu hiệu hệ thống kiểm soát trong việc đối phó với rủi ro. Trong đánh giá rủi ro, nhà quản trị cần chú ý là rủi ro không chỉ phát sinh từ các nhân tố bên trong và bên ngoài đã nêu ở trên mà còn có thể phát sinh do hạn chế cố hữu của KSNB. Quy trình này sẽ phát huy tác dụng với KSNB khi nhận dạng được nhân tố chính gây ra rủi ro, sau đó đưa ra biện pháp kiểm soát thích hợp. Báo cáo rủi ro và tác động của rủi ro tới hoạt động
của doanh nghiệp cho nhà quản trị cũng là một nội dung quan trọng có ảnh hưởng tới các chính sách và thủ tục kiểm soát, phải thực hiện càng sớm càng tốt để ngăn ngừa rủi ro phát sinh, báo cáo phải tập trung vào các thiệt hại quan trọng có thể xảy ra. Quyết định các hành động thích hợp đối với các rủi ro: Ngân hàng cần có một cơ chế để nhận diện những thay đổi có tác động đáng kể đến khả năng đạt mục tiêu đã thiết lập thông qua việc thu thập, xử lý, cung cấp báo cáo về những sự thay đổi như: sự thay đổi của môi trường hoạt động, nhân sự mới, nâng cấp hệ thống máy tính, kỹ thuật mới, tái cơ cấu, hoạt động ở nước ngoài... Cơ chế này không cần quá phức tạp có thể kết hợp trong các cuộc tổng kết hoạt động, cuộc họp về phương hướng kinh