5. Kết cấu của Luận văn
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của MB Thanh Xuân
Ngân hàng TMCP Quân Đội được thành lập theo Quyết định số 0054/NH- GP do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam cấp ngày 14/09/1994 và Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 060297 do Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 30/09/1994, số vốn điều lệ ban đầu là 20 tỷ đồng với định hướng chủ yếu trong giai đoạn đầu và trung gian tài chính phục vụ các doanh nghiệp Quân đội tham gia phát triển kinh tế và thực hiện nhiệm vụ quốc phòng. Cổ đông sáng lập chủ yếu là các Tổng Công ty, Công ty và các nhà máy thuộc Bộ Quốc Phòng.
Trải qua 25 năm hoạt động, Ngân hàng TMCP Quân Đội từ những con số hết sức khiêm tốn: Vốn điều lệ chỉ có 20 tỷ đồng, duy nhất một trụ sở tại 28A Điện Biên Phủ – Ba Đình – Hà Nội với 25 nhân viên đến nay đã trở thành một trong những ngân hàng TMCP hàng đầu Việt Nam với số vốn điều lệ ~ 17.127 tỷ đồng, có 253 chi nhánh và điểm giao dịch tại 47 tỉnh thành trên cả nước và 3 chi nhánh nước ngoài với trên 8.897 nhân viên (tính đến 31/12/2018), cung cấp một danh mục các loại hình dịch vụ đa dạng, đáp ứng yêu cầu của mọi đối tượng trong nền kinh tế.
Chi nhánh Thanh Xuân tiền thân là Phòng Giao dịch số 1 (sau đổi tên là PGD Thanh Xuân) trực thuộc Sở Giao dịch thành lập năm 1996, là một trong những phòng giao dịch đầu tiên được thành lập của ngân hàng Quân đội, đặt trụ sở tại 475 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội. Nhiệm vụ ban đầu của Phòng giao dịch Thanh Xuân là chăm sóc, phục vụ đối tượng Khách hàng là các doanh nghiệp Quân đội trên địa bàn, đặc biệt là Tổng Công ty Xây dựng Trường Sơn – một trong những Tổng Công ty lớn trực thuộc Bộ Quốc Phòng hoạt động trong lĩnh vực xây lắp.
Cùng với quá trình phát triển của Ngân hàng Quân Đội, quy mô và lĩnh vực tài trợ của Phòng giao dịch Thanh Xuân ngày càng mở rộng; từ một Phòng giao dịch với quy mô nhỏ không có nhiều tên tuổi, Phòng giao dịch Thanh Xuân đã trở thành một trong những phòng giao dịch tương đối có vị thế, có uy tín trên địa bàn. Số lượng đối tác tăng lên, từ chỗ chỉ phục vụ các doanh nghiệp Quân đội, kết quả kinh doanh phụ thuộc vào một hoặc một vài Khách hàng, Phòng giao dịch đã thiết lập được mối quan hệ với nhiều đối tác thuộc nhiều lĩnh vực và thành phần kinh tế, hiệu quả hoạt động được cải thiện rõ rệt.
Và như một kết quả tất yếu của sự phát triển, ngày 04/12/2009, Phòng Giao dịch Thanh Xuân chính thức được Ban lãnh đạo Ngân hàng TMCP Quân Đội quyết định chuyển đổi mô hình hoạt động thành Chi nhánh Thanh Xuân – Chi nhánh cấp một của Ngân hàng TMCP Quân Đội. Khi mới tách ra hoạt động độc lập, Chi nhánh được bàn giao toàn bộ Khách hàng do phòng giao dịch Thanh Xuân quản lý với tổng dư nợ 371 tỷ đồng, 33 nhân viên và 01 điểm giao dịch. Trải qua 09 năm phát triển, tới thời điểm 31/12/2018, Chi nhánh đã có quy mô Tổng tài sản là 5.662 tỷ đồng và 53,000 khách hàng, lợi nhuận không ngừng gia tăng qua các năm (Nguồn: Báo cáo tổng hợp – MB Thanh Xuân)
Cơ cấu tổ chức của Chi nhánh bao gồm: Ban lãnh đạo (Giám đốc chi nhánh, Phó giám đốc phụ trách kinh doanh và Giám đốc dịch vụ.) và các phòng ban: Dịch vụ khách hàng, Khách hàng doanh nghiệp, Khách hàng cá nhân.
Hình 2.1. Cơ cấu tổ chức MB chi nhánh Thanh Xuân
Nguồn: MB chi nhánh Thanh Xuân, 2019
+ Ban giám đốc gồm 3 người: Giám đốc chi nhánh, Phó giám đốc phụ trách kinh doanh và Giám đốc dịch vụ.
Trong đó: Giám đốc chi nhánh chịu trách nhiệm trực tiếp các hoạt động của Phòng KHDN, đồng thời giám sát toàn bộ các hoạt động của toàn chi nhánh đảm bảo thực hiện mục tiêu đề ra đúng tiến độ.
Phó giám đốc phụ trách kinh doanh: Chịu trách nhiệm trực tiếp các hoạt động của Phòng KHCN và PGD Tân Triều.
Giám đốc dịch vụ: Chịu trách nhiệm trực tiếp chất lượng dịch vụ của toàn chi nhánh và an toàn hoạt động của Phòng DVKH, kết quả kinh doanh của Line vận hành (P.DVKH và Sàn giao dịch của PGD Tân Triều).
+ Phòng KHCN: Gồm 01 trưởng phòng KHCN, 01 Phó phòng KHCN, Chuyên viên QHKH (RM), Chuyên viên hỗ trợ KHCN (ARM), 01 Giám đốc QHKH, Trợ lý giám đốc QHKH. Nhiệm vụ của Phòng KHCN: thực hiện các hoạt động huy động vốn, tín dụng, hoạt động thẻ, tài khoản, sản phẩm đầu tư và các dịch vụ gia tăng liên quan đến KHCN. Trong đó chủ yếu là hoạt động tín dụng và hoạt động thẻ.
RM KHCN thực hiện tiếp cận KH, thu thập hồ sơ theo danh mục sản phẩm và lập báo cáo thẩm định và trình lên cấp có thẩm quyền phê duyệt qua phần mềm luân chuyển tự động.
Trưởng phó phòng KHCN chịu trách nhiệm kiểm tra tính chính xác hồ sơ và đúng theo danh mục quy định của từng sản phẩm và phê duyệt. Đồng thời trưởng phó phòng KHCN có trách nhiệm phân công công việc, triển khai và giám sát các hoạt động bán tại phòng.
Phó giám đốc phụ trách kinh doanh thực hiện hoàn tất phê duyệt sau cùng để các bộ phận nghiệp vụ tại hội sở thực hiện giải ngân hay thẻ tín dụng cho KH.
Tất cả mọi trường hợp đặc biệt không nằm trong quy định sản phẩm: thẩm quyền phê duyệt sẽ do cơ quan có thẩm quyền tại Hội sở thực hiện.
+ Phòng KHDN: 01 Trưởng phòng KHDN, 02 Phó phòng KHDN, 01 Giám đốc QHKH, Chuyên viên QHKH doanh nghiệp, Chuyên viên tài trợ thương mại. Nhiệm vụ của Phòng KHDN: Thực hiện các hoạt động tín dụng, bảo lãnh, phát hành thẻ, tài khoản dành cho KHDN, thanh toán quốc tế cho KHDN và khách hàng cá nhân tại chi nhánh.
+ Phòng DVKH: 02 Kiểm soát viên, Giao dịch viên, Chuyên viên tư vấn, trợ lý hành chính, Nhân viên hành chính và nhân viên hỗ trợ, điều phối viên, lao động thuê ngoài (bảo vệ và nhân viên vệ sinh).
Đối với bộ phận sàn:
- Chức danh Giao dịch viên và chuyên viên tư vấn:
Chịu trách nhiệm tư vấn và thực hiện các giao dịch cho KHCN, KHDN tại quầy như việc thu, chi tiền mặt, phát hành séc, các phương thức thanh toán không dùng tiền mặt như ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, séc bảo chi, séc chuyển khoản, quản lý tài sản đảm bảo đối với giao dịch vay cầm cố thẻ tiết kiệm, quản lý, theo dõi thẻ được phát hành của toàn chi nhánh, Thực hiện mở tài khoản, thẻ, các dịch vụ gia tăng và dịch vụ chuyển tiền quốc tế cho KH, tiếp nhận và giải đáp khiếu nại của KH. Đảm bảo việc tư vấn và thực hiện dịch vụ chính xác, nhanh chóng, an toàn, tuân thủ đúng quy trình quy định của MB nói chung và quy định của MB Thanh Xuân nói riêng.
Theo dõi đối soát số liệu các tài khoản phải thu phải trả, các tài khoản trung gian trả lương, kho bạc nhà nước, các tài khoản dư ngược đảm bảo số liệu cân khớp hàng ngày.
Quản lý theo dõi việc nhập xuất, tồn thẻ phát sinh tại đơn vị.
Cung cấp số liệu, chứng từ và giải trình cho cơ quan kiểm tra kiểm soát nội bộ tại Hội sở theo định kỳ.
- Chức danh kiểm soát viên:
Có trách nhiệm: phân công công việc tại sàn cho các vị trí đảm bảo đúng năng lực chuyên môn nghiệp vụ của từng người.
Giám sát và phê duyệt các giao dịch phát sinh tại sàn đảm bảo nhanh chóng, chính xác an toàn tuyệt đối và đúng quy định của MB.
Điều phối tiền mặt đảm bảo hạn mức tồn quỹ hàng ngày đúng hạn mức cho phép.
Triển khai các hoạt động kinh doanh tại sàn đảm bảo hoàn thành chỉ tiêu kinh doanh được giao cho bộ phận sàn.
Lập các báo cáo về hoạt động sàn: báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo chất lượng dịch vụ, báo cáo quản trị rủi ro cho cơ quan quản lý hội sở theo định kỳ hoặc theo yêu cầu củ ban giám đốc chi nhánh.
Thực hiện kiểm kê tiền mặt, tài sản đảm bảo vay cầm cố sổ tiết kiệm và kiểm kê thẻ tồn, giấy tờ có giá định kỳ.
Theo dõi chấm công tại bộ phận.
Ký kiểm soát và ký trực tiếp toàn chứng từ liên quan đến hoạt động KHCN.
Đối với bộ phận hỗ trợ:
Chuyên viên hỗ trợ: thực hiện nhiệm vụ đối chiếu hồ sơ khách hàng vay vốn thực tế theo danh mục quy định với hồ sơ trên phần mềm luân chuyển do RM thực hiện khớp đúng và lưu trữ theo quy định. Đồng thời thực hiện thu nợ và xuất tài sản đảm bảo trong trường hợp KH thực hiện trả nợ một phần hay toàn bộ trước hạn.
Nhân viên hành chính: Thực hiện các công việc liên quan đến hành chính gồm: Chịu trách nhiệm về cơ sở vật chất, hạ tầng, nhận diện thương hiệu của chi
nhánh và theo dõi, quản lý văn phòng phẩm, hồ sơ thành lập và quản lý con dấu của chi nhánh, nhận và gửi đề nghị thanh toán của các phòng ban của đơn vị sau khi đã được Giám đốc chi nhánh phê duyệt thanh toán lên phòng tài chính kế toán hội sở để được hạch toán chi phí.
Trợ lý hành chính: Cùng với việc giám sát các hoạt động hành chính của nhân viên hành chính, Trợ lý hành chính thực hiện việc quản lý, giám sát nhân sự tại chi nhánh từ việc quản lý hồ sơ nhân sự, hàng tháng tổng hợp bảng chấm công do các phòng ban gửi lên, lập bảng lương gửi phòng Kế toán tài chính, chấm 5S, trên cơ sở định biên và đề xuất nhân sự tại các phòng ban, đề xuất tuyển dụng nhân sự cho chi nhánh lên Khối tổ chức nhân sự của Hội sở.
+ Phòng Giao dịch Tân Triều là một phòng giao dịch trực thuộc của MB Thanh Xuân. Tại phòng cũng sẽ chia ra các phòng ban tương tự tại chi nhánh để đảm bảo tất cả các giao dịch của KH sẽ được thực hiện trực tiếp tại đơn vị dưới sự kiểm soát và phê duyệt của chi nhánh.
Qua quan sát và phỏng vấn nghiệp vụ, tác giả cho rằng tại các bộ phận đều được thiết lập sự điều hành và kiểm soát chặt chẽ, nhiệm vụ được tách bạch rõ ràng giữa các bộ phận, các vị trí chức danh không bị chồng chéo. Các bộ phận kiểm tra giám sát lẫn nhau.
Tuy nhiên do mô hình quản lý tập trung nên việc giám sát hoạt động tại chi nhánh chủ yếu thực hiện qua phần mềm, từ xa nên việc giám sát tuân thủ không kịp thời ngay sau nghiệp vụ phát sinh. Đối với bộ phận vận hành chịu trách nhiệm thực hiện các nghiệp vụ toàn chi nhánh nên khối lượng công việc rất nhiều, bên cạnh đó vẫn còn chịu chỉ tiêu kinh doanh và trình độ chuyên môn nghiệp vụ của từng nhân viên chưa đồng đều nên việc tuân thủ quy định về việc đảm bảo thời gian thực hiện giao dịch hay thời gian chờ của KH chưa triệt để, sai sót trong việc thực hiện giao dịch vẫn còn phát sinh.