III. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CễNG TÁC QUẢN Lí, LƯU TRỮ HỒ SƠ VỤ ÁN
3. Một số giải phỏp:
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1 Phạm vi điều chỉnh và đối tượng ỏp dụng
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng ỏp dụng
1. Luật này quy định về hoạt động lưu trữ; quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cỏ nhõn trong hoạt động lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ; hoạt động dịch vụ lưu trữ và quản lý về lưu trữ.
2. Luật này ỏp dụng đối với cơ quan nhà nước, tổ chức chớnh trị, tổ chức chớnh trị - xó hội, tổ chức chớnh trị xó hội - nghề nghiệp, tổ chức xó hội, tổ chức xó hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhõn dõn (sau đõy gọi chung là cơ quan, tổ chức) và cỏ nhõn.
Điều 2. Giải thớch từ ngữ
Trong Luật này, cỏc từ ngữ dưới đõy được hiểu như sau:
1. Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xỏc định giỏ trị, bảo
quản, thống kờ, sử dụng tài liệu lưu trữ.
2. Tài liệu là vật mang tin được hỡnh thành trong quỏ trỡnh hoạt động của
cơ quan, tổ chức, cỏ nhõn.
Tài liệu bao gồm văn bản, dự ỏn, bản vẽ thiết kế, bản đồ, cụng trỡnh nghiờn cứu, sổ sỏch, biểu thống kờ; õm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi õm, ghi hỡnh; tài liệu điện tử; bản thảo tỏc phẩm văn học, nghệ thuật; sổ cụng tỏc, nhật ký, hồi ký, bỳt tớch, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khỏc.
3. Tài liệu lưu trữ là tài liệu cú giỏ trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiờn
cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chớnh; trong trường hợp khụng cũn bản gốc, bản chớnh thỡ được thay thế bằng bản sao hợp phỏp.
4. Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
CPD
65 5. Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ cú giỏ trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ cỏc nguồn khỏc.
6. Phụng lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hỡnh thành trong quỏ trỡnh hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cỏ nhõn.
7. Phụng lưu trữ quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Việt Nam, khụng phụ thuộc vào thời gian hỡnh thành, nơi bảo quản, chế độ chớnh trị - xó hội, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin.
Phụng lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm Phụng lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phụng lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
8. Phụng lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hỡnh thành trong quỏ trỡnh hoạt động của cỏc tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thõn của Đảng, cỏc tổ chức chớnh trị - xó hội; cỏc nhõn vật lịch sử, tiờu biểu của Đảng, tổ chức tiền thõn của Đảng và của cỏc tổ chức chớnh trị - xó hội.
9. Phụng lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hỡnh thành trong quỏ trỡnh hoạt động của cỏc cơ quan nhà nước, tổ chức chớnh trị xó hội - nghề nghiệp, tổ chức xó hội, tổ chức xó hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhõn dõn, nhõn vật lịch sử, tiờu biểu và tài liệu khỏc được hỡnh thành qua cỏc thời kỳ lịch sử của đất nước.
Phụng lưu trữ Nhà nước Việt Nam gồm cỏc phụng lưu trữ của cơ quan, tổ chức, cỏ nhõn quy định tại khoản này.
10. Hồ sơ là một tập tài liệu cú liờn quan với nhau về một vấn đề, một sự
việc, một đối tượng cụ thể hoặc cú đặc điểm chung, hỡnh thành trong quỏ trỡnh theo dừi, giải quyết cụng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cỏ nhõn.
11. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hỡnh thành trong quỏ trỡnh
theo dừi, giải quyết cụng việc của cơ quan, tổ chức, cỏ nhõn thành hồ sơ theo những nguyờn tắc và phương phỏp nhất định.
12. Thu thập tài liệu là quỏ trỡnh xỏc định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao
nhận tài liệu cú giỏ trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
13. Chỉnh lý tài liệu là việc phõn loại, xỏc định giỏ trị, sắp xếp, thống kờ,
lập cụng cụ tra cứu tài liệu hỡnh thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cỏ nhõn.
14. Xỏc định giỏ trị tài liệu là việc đỏnh giỏ giỏ trị tài liệu theo những
nguyờn tắc, phương phỏp, tiờu chuẩn theo quy định của cơ quan cú thẩm quyền để xỏc định những tài liệu cú giỏ trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giỏ trị.
CPD
66 15. Bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ là bản sao từ tài liệu lưu trữ theo
phương phỏp, tiờu chuẩn nhất định nhằm lưu giữ bản sao đú dự phũng khi cú rủi ro xảy ra đối với tài liệu lưu trữ.
Điều 3. Nguyờn tắc quản lý lưu trữ
1. Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phụng lưu trữ quốc gia Việt Nam. 2. Hoạt động lưu trữ được thực hiện thống nhất theo quy định của phỏp luật.
3. Tài liệu Phụng lưu trữ quốc gia Việt Nam được Nhà nước thống kờ.
Điều 4. Chớnh sỏch của Nhà nước về lưu trữ
1. Bảo đảm kinh phớ, nguồn nhõn lực trong việc bảo vệ, bảo quản an toàn, tổ chức sử dụng cú hiệu quả tài liệu Phụng lưu trữ quốc gia Việt Nam.
2. Tập trung hiện đại húa cơ sở vật chất, kỹ thuật và ứng dụng khoa học, cụng nghệ trong hoạt động lưu trữ.
3. Thừa nhận quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ; khuyến khớch tổ chức, cỏ nhõn hiến tặng, ký gửi, bỏn tài liệu lưu trữ của mỡnh cho Nhà nước, đúng gúp, tài trợ cho hoạt động lưu trữ và thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ.
4. Tăng cường mở rộng hợp tỏc quốc tế trong hoạt động lưu trữ.
Điều 5. Quản lý tài liệu của cỏ nhõn, gia đỡnh, dũng họ
1. Những tài liệu sau đõy của cỏ nhõn, gia đỡnh, dũng họ (sau đõy gọi chung là cỏ nhõn) cú giỏ trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiờn cứu khoa học, lịch sử đối với quốc gia, xó hội được đăng ký thuộc Phụng lưu trữ quốc gia Việt Nam:
a) Gia phả, tộc phả, bằng, sắc phong, tài liệu về tiểu sử;
b) Bản thảo viết tay, bản in cú bỳt tớch, cụng trỡnh nghiờn cứu khoa học, sỏng tỏc, thư từ trao đổi;
c) Phim, ảnh; băng, đĩa ghi õm, ghi hỡnh; tài liệu điện tử; d) Cụng trỡnh, bài viết về cỏ nhõn;
đ) Ấn phẩm, tài liệu do cỏ nhõn sưu tầm được.
2. Lưu trữ lịch sử nơi đăng ký cú trỏch nhiệm xỏc định giỏ trị tài liệu của cỏ nhõn thuộc Phụng lưu trữ quốc gia Việt Nam quy định tại khoản 1 Điều này.
3. Cỏ nhõn cú tài liệu cú cỏc quyền sau đõy:
a) Được đăng ký tài liệu tại Lưu trữ lịch sử và hướng dẫn, giỳp đỡ về kỹ thuật bảo quản và tạo điều kiện để phỏt huy giỏ trị tài liệu quy định tại khoản 1 Điều này;
b) Quyết định việc hiến tặng, ký gửi tài liệu cho Lưu trữ lịch sử; c) Thỏa thuận việc mua bỏn tài liệu;
CPD
67 d) Được ưu tiờn sử dụng tài liệu đó hiến tặng;
đ) Cho phộp người khỏc sử dụng tài liệu ký gửi tại Lưu trữ lịch sử, nhưng khụng được xõm hại an ninh quốc gia, lợi ớch của Nhà nước, quyền và lợi ớch hợp phỏp của cơ quan, tổ chức, cỏ nhõn;
e) Được Nhà nước khen thưởng theo quy định của phỏp luật. 4. Cỏ nhõn cú tài liệu cú cỏc nghĩa vụ sau đõy:
a) Chỉ được hiến tặng hoặc bỏn cho Lưu trữ lịch sử cỏc tài liệu liờn quan đến an ninh quốc gia;
b) Trả phớ bảo quản theo quy định của phỏp luật đối với tài liệu ký gửi tại Lưu trữ lịch sử, trừ tài liệu đó được đăng ký.
Điều 6. Trỏch nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của
mỡnh cú trỏch nhiệm quản lý về lưu trữ, ỏp dụng cỏc biện phỏp nhằm nõng cao
hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ; ban
hành quy chế về cụng tỏc lưu trữ của cơ quan, tổ chức mỡnh.
Điều 7. Người làm lưu trữ
1. Người làm lưu trữ ở cơ quan nhà nước, tổ chức chớnh trị, tổ chức chớnh trị - xó hội, đơn vị vũ trang nhõn dõn, đơn vị sự nghiệp cụng lập phải cú đủ cỏc tiờu chuẩn theo quy định của phỏp luật; được đào tạo, bồi dưỡng về chuyờn mụn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khỏc phự hợp với cụng việc; được hưởng chế độ, quyền lợi tương ứng trong cơ quan, tổ chức và được hưởng phụ cấp ngành nghề đặc thự, chớnh sỏch ưu đói khỏc theo quy định của phỏp luật.
2. Người làm lưu trữ khụng thuộc cỏc trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này phải được đào tạo, bồi dưỡng về chuyờn mụn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khỏc phự hợp với cụng việc; được hưởng chế độ, quyền lợi của người lao động làm việc trong tổ chức đú.
3. Người được giao kiờm nhiệm làm lưu trữ phải được bồi dưỡng về chuyờn mụn, nghiệp vụ lưu trữ và những kiến thức cần thiết khỏc phự hợp với cụng việc.
Điều 8. Cỏc hành vi bị nghiờm cấm
1. Chiếm đoạt, làm hỏng, làm mất tài liệu lưu trữ.
2. Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ. 3. Mua bỏn, chuyển giao, hủy trỏi phộp tài liệu lưu trữ.
4. Sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đớch xõm phạm lợi ớch của Nhà nước, quyền và lợi ớch hợp phỏp của cơ quan, tổ chức, cỏ nhõn.
5. Mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài trỏi phộp.
CPD
68
Chương II
