II. Cỏc khõu nghiệp vụ trong cụng tỏc lưu trữ hồ sơ ỏn của ngành Tũa ỏn nhõn dõn:
1.Cụng tỏc thu thập:
Do đặc thự của ngành Tũa ỏn nhõn dõn nờn hồ sơ lưu trữ chủ yếu là hồ sơ cỏc vụ ỏn nờn cụng tỏc thu thập hồ sơ ỏn, tài liệu của ngành Tũa ỏn nhõn dõn được thực hiện theo những bước cơ bản sau đõy:
+ Hàng năm lưu trữ cơ quan, cỏn bộ phụ trỏch cụng tỏc lưu trữ xõy dựng kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu của cỏc cỏ nhõn, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu;
+ Căn cứ vào kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu đó được phờ duyệt, lưu trữ cơ quan, cỏc cỏ nhõn, đơn vị cú hồ sơ thuộc nguồn nộp lưu tiến hành những cụng việc sau:
- Lập Mục lục thống kờ hồ sơ nộp lưu; - Vệ sinh hồ sơ;
- Kiểm đếm số bỳt lục cú trong hồ sơ (bỳt lục trong hồ sơ do cỏc cơ quan tiến hành tố tụng đỏnh số liờn tục từ tờ đầu tiờn của hồ sơ đến tờ cuối của hồ sơ, đối với những hồ sơ cú nhiều tập và nhiều hệ thống bỳt lục khi kiểm đếm, cỏn bộ làm lưu trữ phải cố định vị trớ của từng tập trong hồ sơ theo mục lục thống kờ tài liệu trong hồ sơ). Trong quỏ trỡnh kiểm đếm bỳt lục cần lưu ý loại bỏ những tài liệu trựng thừa và những tài liệu khụng liờn quan đến hồ sơ.
+ Chuẩn bị kho tàng và cỏc phương tiện để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưu tại kho lưu trữ;
+ Tổ chức tiếp nhận tài liệu và làm cỏc thủ tục giao nhận hồ sơ;
* Lưu ý: khi giao, nhận hồ sơ, cỏn bộ làm lưu trữ phải nhận trực tiếp từng hồ sơ và kiểm đếm từng số bỳt lục mà cỏc cơ quan tiến hành tố tụng đó đỏnh trong từng hồ sơ.
CPD
49 + Đối với Tũa ỏn nhõn dõn tối cao và Tũa ỏn nhõn dõn cấp tỉnh, việc nhận hồ sơ được chia thành từng đợt, do khối lượng hồ sơ lớn (nếu cú), thỡ giữa bờn giao và bờn nhận phải nhận theo từng đầu hồ sơ, sau đú kiểm đếm bỳt lục trong hồ sơ theo đỳng quy trỡnh như đó nờu ở phần trờn;
+ Đối với cỏc đơn vị thuộc Tũa ỏn nhõn dõn tối cao, Tũa ỏn nhõn dõn cấp Tỉnh và cấp Huyện, hồ sơ do cỏc Thẩm tra viờn hoặc Thư ký nộp lưu sau khi ỏn cú hiệu lực phỏp luật, việc nộp lưu này phải được nhận theo quy định, vỡ số lượng hồ sơ khụng nhiều, do đú bờn giao và bờn nhận phải tiến hành kiểm đếm bỳt lục trong hồ sơ và ký nhận ngay trỏnh tỡnh trạng nhầm lẫn thất lạc hồ sơ;
+ Kiểm đếm bỳt lục phải căn cứ vào Mục lục thống kờ tài liệu trong hồ sơ. Đối với những hồ sơ thiếu bỳt lục thỡ cỏn bộ làm lưu trữ phải ký nhận trực tiếp từng hồ sơ với đơn vị cú hồ sơ nộp lưu; Những hồ sơ thiếu nhiều bỳt lục hoặc thiếu những loại văn bản giấy tờ quan trọng trong hồ sơ (như những Biờn bản nghi lời khai của bị cỏo; cỏc Bản ỏn; Bản kết luận điều tra vụ ỏn, Bản cỏo trạng...) cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ khụng nhận mà phải bỏo cỏo Lónh đạo quyết định; khi kiểm đếm bỳt lục trong hồ sơ cần lưu ý sắp xếp bản ỏn cuối cựng lờn phần đầu tiờn của hồ sơ để thuận tiện cho việc theo dừi và quản lý hồ sơ;
- Hai bờn giao, nhận hồ sơ phải ký vào Biờn bản giao nhận hồ sơ; Biờn bản giao nhận hồ sơ phải thể hiện đỳng, đầy đủ nội dung và thụng tin đối với khối hồ sơ giao nhận; Biờn bản giao nhận hồ sơ tài liệu giữa hai bờn phải cú xỏc nhận của Lónh đạo phụ trỏch cụng tỏc lưu trữ hoặc Lónh đạo cơ quan; Biờn bản được lập thành 02 bản cú kốm theo Mục lục thống kờ hồ sơ giao nhận và mỗi bờn giữ một bản;
* Thời hạn nộp lưu hồ sơ:
Đối với Tũa ỏn nhõn dõn tối cao hồ sơ giải quyết xong sau 01 năm cụng tỏc nộp lưu vào lưu trữ cơ quan;
Đối với Tũa ỏn nhõn dõn cấp tỉnh và Tũa ỏn nhõn dõn cấp huyện hồ sơ, tài liệu nộp lưu theo quy định của cơ quan cú thể sau 03 thỏng hoặc 06 thỏng cụng tỏc.