II. Cỏc khõu nghiệp vụ trong cụng tỏc lưu trữ hồ sơ ỏn của ngành Tũa ỏn nhõn dõn:
2.Cụng tỏc phõn loại hồ sơ, tài liệu lưu trữ:
Hồ sơ cỏc vụ ỏn sau khi thu thập của cỏc cỏ nhõn đơn vị thuộc nguồn nộp lưu cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ tiến hành phõn loại theo những bước sau:
- Xỏc định xem hồ sơ thuộc loại nào; phõn loại sắp xếp thành từng loại hồ sơ;
Vớ dụ: Phõn loại hồ sơ đó nhận căn cứ theo năm (hỡnh sự, dõn sự, kinh
tế...; năm 1999, năm 2000, năm 2001...); phõn loại hồ sơ theo cấp xột xử như hồ sơ hỡnh sự, dõn sự sơ thẩm, phỳc thẩm, giỏm đốc thẩm...
- Sau khi phõn loại hồ sơ, cỏn bộ làm lưu trữ tiến hành lập Mục lục thống kờ hồ sơ theo từng loại hồ sơ đó phõn loại (Mục lục thống kờ phải cú đầy đủ cỏc
CPD
50 thụng tin, cỏc thụng tin phải chớnh xỏc để đảm bảo cho việc tra tỡm hồ sơ, tài liệu;
- Đối với kho lưu trữ Tũa ỏn nhõn dõn tối cao sau khi phõn loại hồ sơ cỏn bộ làm lưu trữ tiến hành kiểm đếm và chia hồ sơ thành từng đơn vị bảo quản (đơn vị bảo quản là một tập tài liệu cú trong hồ sơ, khoảng từ 250 đến 300 bỳt lục); 01 hồ sơ cú thể là 01 đơn vị bảo quản nhưng cũng cú thể 01 hồ sơ được chia nhiều đơn vị bảo quản.
Vớ dụ: Hồ sơ vụ ỏn Nguyễn Văn A cú tổng số 1.200 bỳt lục sẽ được chia thành 05 đơn vị bảo quản.
- Đối với Tũa ỏn nhõn dõn địa phương, hồ sơ nhận về cỏn bộ làm lưu trữ phõn loại và chia hồ sơ thành từng bú (mỗi bú khoảng 05 hồ sơ nhỏ, nếu hồ sơ to cú nhiều số bỳt lục cú thể 01 hồ sơ chia thành nhiều bú, nhưng trờn số bú khi chia nhỏ phải ghi cỏc thụng tin như: tờn bị cỏo, tờn nguyờn đơn, bị đơn, số ỏn, năm xột xử...).
Vớ dụ: vụ Nguyễn Văn A bị kết ỏn về tội Đỏnh bạc, số ỏn 300, khi giao vào lưu trữ được chia thành 04 bú (hoạc 04 cặp), thỡ đỏnh số bú 1/4; 2/4; 3/4; 4/4, trờn mỗi số bú ghi cỏc thụng tin để trỏnh tỡnh trạng nhầm lẫn từ bú của hồ sơ vụ ỏn này sang hồ sơ của vụ ỏn khỏc, hoạc khụng biết hồ sơ này cú bao nhiờu bú...
Việc đỏnh số bú vào Mục lục thống kờ hồ sơ lưu tại Lưu trữ cơ quan phải đỏnh số theo thứ tự từ 01 đến hết (việc đỏnh số bú hồ sơ chớnh là hệ thống lại hồ sơ theo Mục lục mới lập để thuận tiện cho việc bảo quản và tra tỡm hồ sơ) sau đú đưa vào kho xếp vào tủ hoặc giỏ hồ sơ để bảo quản.
* Đối với một số Tũa ỏn nhõn dõn địa phương việc lập Mục lục thống kờ hồ sơ được thực hiện theo vần, theo địa danh (vớ dụ theo vần A, B, C..., theo địa danh tỉnh như huyện Thanh Hà, huyện Cẩm Giàng...) cần lưu ý việc lập Mục lục thống kờ hồ sơ ỏn theo vần, theo huyện sẽ cú hạn chế là số ỏn khụng được đỏnh liờn tục, do đú việc theo dừi và quản lý gặp nhiều khú khăn, cú thể dẫn đến việc nhầm lẫn hoạc thất lạc hồ sơ mà khụng biết.