- Thành phần nộp lưu:
c)Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu: * Trỏch nhiệm:
* Trỏch nhiệm:
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức cú trỏch nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý.
* Cỏc yờu cầu cơ bản đối với tài liệu sau khi chỉnh lý:
- Được phõn loại theo nguyờn tắc nghiệp vụ lưu trữ như:
+ Khụng phõn tỏn Phụng (sắp xếp tài liệu của từng cơ quan theo Phụng riờng biệt);
+ Tụn trọng sự hỡnh thành tài liệu theo trỡnh tự theo dừi giải quyết cụng việc;
CPD
38 + Tài liệu sau khi sắp xếp phải phản ỏnh được cỏc mặt hoạt động của cơ quan; cú sự liờn hệ logic, lịch sử .
- Được xỏc định thời hạn bảo quản; - Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hoỏ;
- Cú Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và Danh mục tài liệu hết giỏ trị.
* Nội dung cỏc bước chỉnh lý: (cú tài liệu riờng về nội dung này) d) Bảo quản tài liệu lưu trữ.
Nội dung cơ bản của nghiệp vụ bảo quản gồm:
- Xõy dựng hoặc bố trớ kho lưu trữ theo đỳng tiờu chuẩn quy định;
- Thực hiện cỏc biện phỏp phũng, chống chỏy, nổ; phũng, chống thiờn tai; phũng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ;
- Trang bị đầy đủ cỏc thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ;
- Duy trỡ nhiệt độ, độ ẩm, ỏnh sỏng phự hợp với từng loại hỡnh tài liệu lưu trữ;
- Thực hiện cỏc biện phỏp phũng chống cụn trựng, nấm mốc, khử a-xớt và cỏc tỏc nhõn gõy hư hỏng tài liệu;
- Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ bị hư hỏng hoặc cú nguy cơ bị hư hỏng; - Thực hiện chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ đối với tài liờu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm.