II. Cỏc khõu nghiệp vụ trong cụng tỏc lưu trữ hồ sơ ỏn của ngành Tũa ỏn nhõn dõn:
9.Cụng tỏc tổ chức, sử dụng hồ sơ ỏn
Cụng tỏc tổ chức khai thỏc và sử dụng hồ sơ ỏn trong ngành Tũa ỏn nhõn dõn được thực hiện thường xuyờn và đạt kết quả cao. Do yờu cầu về nghiệp vụ, hàng năm số lượng người đến khai thỏc và sử dụng hồ sơ ỏn ngày càng tăng; cú những hồ sơ được đưa ra phục vụ thường xuyờn, nhiều lần. Đối với cỏc hồ sơ cú nhiều bị cỏo đang bị truy nó, hồ sơ khiếu kiện nhiều như đất đai, thừa kế…, thường xuyờn phục vụ cỏc cơ quan và cỏ nhõn khai thỏc và sử dụng, nhất là phục vụ cho cụng tỏc xột xử.
* Tại Tũa ỏn nhõn dõn tối cao:
Cụng tỏc phục vụ khai thỏc và sử dụng hồ sơ ỏn được thực hiện đỳng quy định, hồ sơ được đưa ra phục vụ nhanh chúng, kịp thời đỏp ứng được yờu cầu cụng tỏc hiện nay. Đội ngũ cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ tại Tũa ỏn nhõn dõn tối cao được đào tạo cơ bản về chuyờn mụn, vỡ vậy hồ sơ ỏn khi thu về được chỉnh lý và sắp xếp khoa học rất thuận lợi cho việc bảo quản, tra cứu. Tũa ỏn nhõn dõn tối cao đó ứng dụng cụng nghệ thụng tin vào cụng tỏc quản lý hồ sơ ỏn.
Phũng Lưu trữ hồ sơ được trang bị cỏc loại phương tiện phục vụ khai thỏc hồ sơ rất đầy đủ như mỏy vi tớnh, mỏy potocopy nờn cụng tỏc phục vụ thuận tiện, chớnh xỏc, khụng nhầm lẫn, thất lạc tài liệu và đảm bảo được tớnh bớ mật của tài liệu. Hiện nay, kho lưu trữ Tũa ỏn nhõn dõn tối cao rất chật, khụng cú chỗ để bố trớ phũng đọc riờng cho người đến khai thỏc, cỏn bộ đến nghiờn cứu hồ sơ ngồi chung với cỏn bộ làm việc.
Cụng cụ tra cứu hồ sơ, tài liệu tại kho lưu trữ hồ sơ gồm Mục lục thống kờ hồ sơ và cơ sở dữ liệu trờn mỏy vi tớnh.
Số lượt người đến khai thỏc hồ sơ, tài liệu trong những năm gần đõy tại kho lưu trữ Tũa ỏn nhõn dõn tối cao rất lớn, cụ thể:
CPD
59 - Năm 2009: phục vụ 10.350 lượt người, với tổng số 52.472 hồ sơ, tài
liệu;
- Năm 2010: phục vụ 11.052 lượt người, với tổng số 53.618 hồ sơ, tài liệu;
- Năm 2011: phục vụ 10. 817 lượt người, với tổng số 55.231 hồ sơ, tài liệu.
+ Tũa Phỳc thẩm Tũa ỏn nhõn dõn tối cao tại Hà Nội phục vụ: 1.270 lượt người đến khai thỏc, sử dụng hồ sơ, tài liệu. Trong số đú sao cấp: 1.130.812 trang tài liệu; mượn 405 hồ sơ vụ ỏn cỏc loại; rỳt tài liệu trong hồ sơ: 172 trang tài liệu và giấy tờ tựy thõn là bản gốc.
+ Tũa phỳc thẩm Tũa ỏn nhõn dõn tối cao tại Đà Nẵng phục vụ: 1.001 lượt người đến khai thỏc, sử dụng hồ sơ, tài liệu. Trong đú sao cấp: 110.003 trang tài liệu; mượn về nghiờn cứu: 178 hồ sơ, vụ ỏn cỏc loại; rỳt tài liệu trong hồ sơ: 136 trang tài liệu và giấy tờ tựy thõn là bản gốc.
+ Tũa phỳc thẩm Tũa ỏn nhõn dõn tối cao tại thành phố Hồ Chớ Minh phục vụ 2.107 lượt người đến khai thỏc hồ sơ. Trong đú sao cấp: 1.470.618 trang tài liệu; mượn về nghiờn cứu: 235 hồ sơ cỏc loại; rỳt tài liệu là bản gốc cú trong hồ sơ: 165 trang tài liệu và giấy tờ tựy thõn là bản gốc.
Tại kho lưu trữ Tũa phỳc thẩm Tũa ỏn nhõn dõn tối cao tại Đà Nẵng và thành phố Hồ Chớ Minh chỉ bố trớ 1 đến 2 cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ chuyờn trỏch, nờn hồ sơ chưa được nhập dữ liệu vào mỏy vi tớnh mà chỉ lờn Mục lục thống kờ vào sổ để theo dừi và tra cứu nờn việc tra cứu cũn thủ cụng, khụng được nhanh chúng, kịp thời, chớnh xỏc; hồ sơ ỏn chưa được chỉnh lý theo quy định. Hiện nay kho lưu trữ tại Tũa phỳc thẩm Hồ chớ Minh đó hết chỗ để thu hồ sơ mới, hồ sơ xếp thành đống, trụ sở Tũa đang sửa chữa nờn việc bảo quản hồ sơ đang rất bất cập.
* Tại Tũa ỏn nhõn dõn cấp tỉnh:
Hàng năm Tũa ỏn nhõn dõn cấp tỉnh phục vụ một số lượng lớn cỏn bộ và nhõn dõn đến khai thỏc, sử dụng hồ sơ, tài liệu. Cỏn bộ lưu trữ Tũa ỏn nhõn dõn cấp tỉnh phục vụ khai thỏc, sử dụng hồ sơ đạt hiệu quả cao, đảm bảo được bớ mật Nhà nước. Quan kiểm tra cỏc tỉnh đều cú mỏy potocopy tài liệu, mỏy tớnh phục vụ cho cụng tỏc bảo quản khai thỏc và sử dụng. Hồ sơ ỏn khi đưa ra khai thỏc đều cú ý kiến của Lónh đạo cơ quan hoặc Lónh đạo Văn phũng. Cỏc tài liệu mật được xử lý đỳng quy trỡnh về tài liệu mật và cỏc quy định về chế độ bảo vệ bớ mật của nhà nước, chế độ bảo vệ bớ mật của ngành Tũa ỏn nhõn dõn. Tũa ỏn nhõn dõn thành phố Hồ Chớ Minh đó ứng dụng cụng nghệ thụng tin vào cụng tỏc lưu trữ đạt hiệu quả cao nhất là khõu cấp sao bản ỏn, bỏo cỏo thống kờ... Một số Tũa ỏn nhõn dõn tỉnh đó sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ ỏn. Tuy nhiờn do chưa nắm chắc thành phần và cỏc loại tài liệu mật cú trong hồ sơ theo quy định nờn khi sao chụp những tài liệu mật cú trong hồ sơ vẫn thực hiện như những loại tài liệu thụng thường khỏc cú trong hồ sơ.
CPD
60
Vớ dụ: Biờn bản nghị ỏn trong hồ sơ cú quan điểm riờng của từng thành viờn trong hội đồng xột xử. Theo quy định đõy là tài liệu mật nhưng thực tế khụng được đúng dấu mật, do đú khi phục vụ khai thỏc cỏn bộ làm cụng tỏc lưu
trữ khụng thực hiện theo quy định về chế độ bảo vệ bớ mật Nhà nước.
Nhỡn chung Tũa ỏn nhõn dõn cấp tỉnh đó bảo vệ và phỏt huy giỏ trị của tài liệu lưu trữ, đỏp ứng tốt cho nhu cầu của xó hội và giải quyết cỏc khiếu kiện của cụng dõn.
Tuy nhiờn, cũn một số Tũa ỏn nhõn dõn tỉnh cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ chưa được đào tạo về chuyờn mụn nờn cụng tỏc thống kờ, chỉnh lý hồ sơ chưa thực hiện đỳng, vỡ vậy việc sắp xếp hồ sơ chưa được khoa học, hồ sơ chưa được chỉnh lý nờn việc phục vụ khai thỏc cũn chậm, thậm chớ cũn nhầm lẫn, thất lạc… Một số Tũa ỏn nhõn dõn tỉnh chưa bố trớ đủ kho lưu trữ và giỏ, tủ, kệ để xếp hồ sơ khi thu về nờn hiện tượng hồ sơ chất đống, đúng bao tải, xếp lờn núc tủ… Do đú, việc khai thỏc, sử dụng hồ sơ gặp rất nhiều khú khăn, thậm chớ một số tũa ỏn nhõn dõn tỉnh bố trớ phũng đọc cho độc giả ngay trong kho lưu trữ vừa khụng đỳng quy định vừa khụng thuận tiện cho độc giả đến nghiờn cứu hồ sơ.
* Tũa ỏn nhõn dõn cấp huyện:
Cỏc Tũa ỏn nhõn dõn cấp huyện thường xuyờn phục vụ khai thỏc hồ sơ ỏn. Cỏc hồ sơ đưa ra phục vụ đều cú ý kiến của Lónh đạo Tũa ỏn nhõn dõn huyện. Cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ của Tũa ỏn nhõn dõn cấp huyện 100% là kiờm nhiệm nờn khụng cú thời gian đầu tư cho cụng tỏc lưu trữ; hồ sơ nộp lưu thường khụng được kiểm đếm bỳt lục; hồ sơ thu về khụng được thống kờ theo trỡnh tự quy định mà mang nặng tớnh thủ cụng, hồ sơ thường được bú thành từng bú, đưa vào tủ; giỏ, kệ đựng hồ sơ cũn thiếu; mỏy múc trang thiết bị dựng cho cụng tỏc khai thỏc, sử dụng hồ sơ cũn thiếu như khụng được trang bị mỏy phụtụ riờng cho cụng tỏc này, nhiều huyện khi phụ tụ hồ sơ phục vụ độc giả cỏn bộ lưu trữ phải mang tài liệu ra ngoài phụtụ, vỡ vậy khụng đảm bảo được được tớnh an toàn và bớ mật. Một số Tũa ỏn nhõn dõn cấp huyện hồ sơ cho vào bao tải để chồng thành đống rất khú khăn cho việc khai thỏc và làm hư hỏng tài liệu, cú tỡnh trạng nhầm lẫn hồ sơ hoặc lẫn tài liệu trong hồ sơ ỏn giữa vụ này với vụ ỏn khỏc, cú trường hợp hồ sơ bị mất khụng tỡm thấy gõy khú khăn cho việc giải quyết khiếu kiện của dõn, dẫn đến tỡnh trạng dõn bức sỳc… Cũng như tỡnh trạng quản lý và phục vụ khai thỏc hồ sơ, tài liệu ở Tũa ỏn nhõn dõn cấp tỉnh cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ cấp huyện cũng khụng nắm vững quy trỡnh xử lý đối với tài liệu mật.