II. Cỏc khõu nghiệp vụ trong cụng tỏc lưu trữ hồ sơ ỏn của ngành Tũa ỏn nhõn dõn:
6. Cụng tỏc tổ chức, khai thỏc, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ:
Cụng tỏc khai thỏc, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải thực hiện kịp thời theo đỳng quy định của phỏp luật, những quy định của ngành của cơ quan, phải đảm bảo những quy định về bảo vệ bớ mật Nhà nước và thực hiện đỳng quy định của Quy chế bảo vệ bớ mật nhà nước ngành Tũa ỏn nhõn dõn ban hành kốm theo Quyết định số 12/2004/QĐ-TANDTC ngày 12/8/2004 của Tũa ỏn nhõn dõn tối cao.
- Đối tượng được khai thỏc, sử dụng hồ sơ tài liệu bao gồm:
+ Đối tượng được nghiờn cứu và sao hồ sơ, tài liệu tại chỗ: cỏc đơn vị thuộc cơ quan Tũa ỏn; cơ quan cụng Cụng an; cơ quan Thi hành ỏn; Viện kiểm sỏt nhõn dõn ; cỏc tổ chức cỏ nhõn cú liờn quan theo quy định của phỏp luật;
+ Đối tượng được mượn hồ sơ để giải quyết cụng việc theo quy định của Luật tố tụng;
+ Đối tượng được mượn và rỳt bản gốc (bản chớnh) trong hồ sơ: cỏ nhõn cú tài liệu thuộc về nhõn thõn mà được Quyết định của bản ỏn tuyờn trả để đảm bảo thi hành ỏn, cỏc cơ quan cú liờm quan khi cần tài liệu để đối chứng, giỏm định (cơ quan Cụng an, Viện kiểm sỏt nhõn dõn...)
Lưu ý: khi cho mượn hay cho rỳt bản gốc (bản chớnh) tài liệu cú trong hồ sơ, cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ phải lập Biờn bản giao nhận tài liệu, ký rừ họ
tờn, thời gian trả lại tài liệu đối với trường hợp xin mượn tài liệu và lưu Biờn
bản vào hồ sơ; (phải phụtụ lại những tài liệu đó cho rỳt hoạc mượn lưu vào hồ sơ). Nhất thiết những trường hợp rỳt, mượn tài liệu phải cú văn bản của người
cú thẩm quyền ký, đúng dấu, hoạc đơn xin mượn, rỳt tài liệu đối với những tài liệu thuộc về nhõn thõn.
- Thủ tục khai thỏc, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ: đối với cơ quan nhà nước khi đến khai thỏc hồ sơ, tài liệu phải xuất trỡnh giấy giới thiệu cụng tỏc; phiếu mượn, phiếu yờu cầu xin sao hồ sơ; đối với cỏ nhõn, người cú quyền lợi và nghĩa vụ liờn quan phải xuất trỡnh giấy tờ tựy thõn, đơn xin sao hồ sơ cú xỏc nhận của chớnh quyền địa phương nơi cư trỳ (kốm Chứng minh nhõn dõn).
- Thẩm quyền cho phộp khai thỏc, sử dụng hồ sơ, tài liệu:
Căn cứ vào cỏc Quyết định của bản ỏn, Chỏnh Văn phũng Tũa ỏn nhõn dõn tối cao, Chỏnh ỏn Tũa ỏn nhõn dõn địa phương duyệt những trường hợp xin rỳt lại bản gốc, những tài liệu thuộc về nhõn thõn, tài liệu liờn quan đến tang vật vụ ỏn; tài liệu liờn quan đến sử dụng động sản, bất động sản; tài liệu liờn quan đến việc thực hiện cỏc nghĩa vụ; những tài liệu dựng để giỏm định...
Trưởng phũng, Chỏnh Văn phũng Tũa ỏn nhõn dõn cấp tỉnh cho phộp sử dụng và khai thỏc những loại hồ sơ, tài liệu thụng thường khỏc.
CPD
55 Đối với những yờu cầu khai thỏc và nghiờn cứu hồ sơ, tài liệu thuộc Danh mục bớ mật ngành Tũa ỏn thỡ phải được sự đồng ý của Lónh đạo cơ quan và khụng vi phạm Quy chế bảo vệ bớ mật ngành Tũa ỏn.
- Lưu trữ cơ quan cú trỏch nhiệm lập cỏc loại sổ sỏch để quản lý và theo dừi việc khai thỏc, sử dụng hồ sơ tài liệu theo đỳng hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và theo quy định riờng của ngành;
- Trỏch nhiệm của người đến khai thỏc hồ sơ, tài liệu: cỏc cơ quan, đơn vị, cỏ nhõn đến khai thỏc sử dụng hồ sơ, tài liệu cú trỏch nhiệm bảo quản, giữ gỡn hồ sơ, tài liệu; khụng được viết, tẩy xúa, làm rỏch nỏt, thất lạc, xỏo trộn thứ tự bỳt lục trong hồ sơ; khụng được tự ý sao chộp hoặc mang hồ sơ, tài liệu ra khỏi phũng và kho lưu trữ khi chưa được sự đồng ý của Lónh đạo hoặc cỏn bộ làm lưu trữ.
- Cỏc hỡnh thức khai thỏc và sử dụng hồ sơ, tài liệu: Rỳt bản gốc; sao chụp tài liệu; mượn và nghiờn cứu tại chỗ.