TAND.
1. Cụng tỏc tồ chức cỏn bộ
Hàng năm ngành Tũa ỏn nhõn dõn xột xử khoảng 250.000 vụ ỏn cỏc loại. Trong quỏ trỡnh hoạt động của ngành Tũa ỏn nhõn dõn hỡnh thành một khối lượng rất lớn hồ sơ cỏc vụ ỏn (chiếm khoảng 90% hồ sơ cỏc vụ ỏn, 10% hồ sơ, tài liệu quản lý Nhà nước). Cỏc hồ sơ vụ ỏn được hỡnh thành theo quy định của luật tố tụng; việc thu thập, bảo quản, khai thỏc và sử dụng cú hiệu quả cỏc hồ sơ vụ ỏn mang một ý nghĩa hết sức to lớn trong việc giải quyết cỏc khiếu kiện của nhõn dõn cũng như giải quyết yờu cầu của cỏc cơ quan tiến hành tố tụng. Để việc khai thỏc và sử dụng hồ sơ ỏn của ngành Tũa ỏn nhõn dõn đạt hiệu quả cao đỏp ứng được yờu cầu của cụng tỏc hiện nay, thỡ việc nõng cao chất lượng cụng tỏc quản lý hồ sơ cỏc vụ ỏn là một cụng việc hết sức cần thiết.
Trong những năm qua mặc dự được Lónh đạo Tũa ỏn nhõn dõn tối cao và Lónh đạo Tũa ỏn nhõn dõn cỏc cấp quan tõm tới cụng tỏc quản lý hồ sơ cỏc vụ ỏn nhưng do kinh phớ cú hạn; trỡnh độ cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ cũn hạn chế, chưa đỏp ứng được yờu cầu cụng tỏc hiện nay…; việc khảo sỏt, đỏnh giỏ thực trạng cụng tỏc quản lý hồ sơ ỏn để đưa ra cỏc giải phỏp nhằm giải quyết cỏc vấn đề cũn tồn tại để đưa cụng tỏc quản lý hồ sơ ỏn trong toàn ngành đi vào nề nếp; cụng tỏc bảo quản, khai thỏc và sử dụng cú hiệu quả hồ sơ cỏc vụ ỏn là một vấn đề hết sức cấp thiết cần phải được tiến hành đồng bộ và triển khai trong toàn ngành.
Nhận thức được tầm quan trọng của khối hồ sơ ỏn nờn ngay từ khi mới được thành lập Tũa ỏn nhõn dõn tối cao đó cú phũng Lưu trữ hồ sơ với 05 biờn chế, trong quỏ trỡnh hoạt động xột xử của Tũa ỏn nhõn dõn tối cao đó hỡnh thành một khối lượng lớn hồ sơ ỏn. Những năm gần đõy nền kinh tế đất nước phỏt triển, bờn cạnh những mặt tớch cực của nền kinh tế thị trường theo định hướng xó hội chủ nghĩa và quỏ trỡnh hội nhập quốc tế thỳc đẩy sự phỏt triển kinh tế thỡ mặt trỏi tỏc động tiờu cực đến xó hội, làm gia tăng tội phạm. Trong đú cú những loại tội gõy ra hậu quả rất nghiờm trọng, đặc biệt là trong lĩnh vực kinh tế, cỏc tệ nạn xó hội cú chiều hướng gia tăng và ngày càng phức tạp, cỏc tranh chấp dõn sự, kinh tế, lao động, hành chớnh, đặc biệt là tranh chấp dõn sự liờn quan đến đất đai, nhà ở, thừa kế…, ngày càng gia tăng, nhiều vụ ỏn qua nhiều cấp xột xử nờn việc quản lý, khai thỏc và sử dụng hồ sơ ỏn là một yờu cầu cấp thiết để giải quyết cỏc yờu cầu hiện nay.
CPD
44 Lónh đạo Tũa ỏn nhõn dõn tối cao rất quan tõm đến cụng tỏc lưu trữ hồ sơ của Tũa ỏn nhõn dõn cỏc cấp. Đối với Tũa ỏn nhõn dõn tối cao thành lập phũng Lưu trữ hồ sơ với biờn chế hiện nay là 11 cỏn bộ. Tũa ỏn nhõn dõn thành phố trực thuộc Trung ương như Hà Nội, thành phố Hồ Chớ Minh cú tổ chức lưu trữ cú từ 3-5 cỏn bộ. Tũa ỏn nhõn dõn cấp Tỉnh bố trớ 01 cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ chuyờn trỏch, tuy nhiờn cú một số tỉnh bố trớ 01 cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ và kiờm nhiệm cụng tỏc khỏc như làm văn thư hay thủ quỹ cơ quan; Tũa ỏn nhõn dõn cấp Quận, Huyện bố trớ 01 cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ kiờm nhiệm.
Cụng tỏc đào tạo và đào tạo lại được Lónh đạo Tũa ỏn nhõn dõn tối cao và Lónh đạo Tũa ỏn nhõn dõn cỏc địa phương luụn quan tõm. Hàng năm, cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ được tham gia cỏc lớp tập huấn nghiệp vụ, cỏc lớp đào tạo ngắn hạn, đối với Tũa ỏn nhõn dõn tối cao 100% cỏn bộ lưu trữ đều được đào tạo về chuyờn mụn nghiệp vụ lưu trữ.
Cỏc chớnh sỏch, chế độ đối với cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ đó được ngành quan tõm đầy đủ, 100% cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ được hưởng chế độ phụ cấp độc hại. Đối với cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ Tũa ỏn nhõn dõn tối cao do khối lượng hồ sơ rất lớn phải tiếp xỳc và làm việc thường xuyờn với hồ sơ tài liệu do đú theo quy định đều được trang bị bảo hộ lao động. Hàng năm, Văn phũng Tũa ỏn nhõn dõn tối cao đó tổ chức cỏc đoàn đi kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ cho một số Tũa ỏn nhõn dõn địa phương. Từ năm 2006-2012, Tũa ỏn nhõn dõn tối cao đó tổ chức cỏc đoàn đi kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ cho 40/63 Tũa ỏn nhõn dõn cấp tỉnh và thành phố trực thuộc Trung ương. Mỗi đơn vị cấp tỉnh kiểm tra từ 1 đến 2 Tũa ỏn nhõn dõn cấp huyện. Đặc biệt trong năm 2007, Toà án nhân
dân tối cao tổ chức Hội nghị tập huấn công tác văn thư, lưu trữ tại thành phố Đà
Lạt, tỉnh Lâm Đồng cho toàn ngành Toà án nhân dân.
Thành phần tham dự Hội nghị gồm: Chánh án, Chánh Văn phòng Toà án
nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và Thủ trưởng các đơn vị
trực thuộc Toà án nhân dân tối cao.
Nội dung tập huấn: Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia năm 2001, Nghị định số
110/2004/NĐ-CP, Nghị định số 111/2004/NĐ-CP của Chính phủ, Thông tư liên
tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ, Quy
chế Bảo vệ bí mật nhà nước của ngành Toà án nhân dân, triển khai thực hiện nội
dung Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về
tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
Nhỡn chung cụng tỏc quản lý hồ sơ ỏn đó cú nhiều chuyển biến tớch cực, gúp phần khụng nhỏ vào việc hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của ngành Tũa ỏn nhõn dõn.
Tuy nhiờn, do nhận thức của một số Lónh đạo trong ngành Tũa ỏn nhõn dõn cũn hạn chế, chưa đỏnh giỏ đỳng vị trớ và tầm quan trọng của cụng tỏc quản lý hồ sơ ỏn nờn chưa bố trớ cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ theo đỳng chuyờn mụn, nhiều Tũa ỏn nhõn dõn cỏc địa phương cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ chưa được tổ chức thi tuyển cụng chức theo đỳng quy định của Nhà nước; Tũa ỏn nhõn dõn
CPD
45 cấp Quận, cấp Huyện chưa cú biờn chế làm cụng tỏc lưu trữ mà chủ yếu là thư ký hoạc thủ quỹ, văn thư làm kiờm nhiệm. Đội ngũ cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ trong toàn ngành vừa yếu lại vừa thiếu; cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ ở địa phương chỉ đơn thuần quản lý và sử dụng hồ sơ cũn cỏc khõu nghiệp vụ khỏc như chỉnh lý, xỏc định giỏ trị tài liệu, nộp lưu… chưa được thực hiện. Tũa ỏn nhõn dõn cấp tỉnh ớt chỉ đạo nghiệp vụ cho Tũa ỏn nhõn dõn cấp quận, huyện. Ngoài ra do cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ ở địa phương phần lớn là kiờm nhiệm do đú khụng dành nhiều thời gian cho cụng tỏc này.
Cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ trong toàn ngành khụng được đào tạo đỳng chuyờn mụn nờn việc hiện đại húa cụng tỏc lưu trữ gặp rất nhiều khú khăn. (tớnh cho đến nay cú đến 80% cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ ở địa phương chưa sử dụng mỏy vi tớnh và cập nhật số liệu hồ sơ cũng như mục lục thống kờ hồ sơ vào mỏy tớnh do đú việc quản lý an toàn cú hệ thống và cụng tỏc tra tỡm vẫn cũn thực hiện theo phương phỏp thủ cụng là chớnh).
2. Cụng tỏc nghiệp vụ:
a. Cụng tỏc thu thập hồ sơ ỏn:
Căn cứ vào số liệu tại Bỏo cỏo tổng kết cụng tỏc ngành Tũa ỏn nhõn dõn từ năm 2009 đến năm 2011, mỗi năm ngành Tũa ỏn nhõn dõn xột xử khoảng 300.100 hồ sơ cỏc vụ ỏn. Năm 2009: xột xử 60.433 vụ ỏn HSST; 10.735 vụ ỏn HSPT; 72.744 vụ ỏn DSST; 11.195 vụ ỏn DSPT; Năm 2010: xột xử 51.914 vụ ỏn HSST; 10.324 vụ ỏn HSPT; 24.195 vụ ỏn DSST; 8.614 vụ ỏn DSPT; Năm 2011: xột xử 57.279 vụ ỏn HSST; 10.485 vụ ỏn HSPT; 25.727 vụ ỏn DSST; 9.176 vụ ỏn DSPT.
Để quản lý và sử dụng cú hiệu quả khối hồ sơ, tài liệu trờn hàng năm cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ thu về lưu trữ hiện hành gần 90% số hồ sơ ỏn đó được xột xử (ỏn cú hiệu lực phỏp luật thi hành). Do hệ thống tổ chức đó được hỡnh thành từ Trung ương đến địa phương (đến cấp huyện) nờn cụng tỏc thu thập hồ sơ được thực hiện theo đỳng quy định của Nhà nước và của ngành.
Do đặc thự của ngành nờn tất cả hồ sơ cỏc vụ ỏn khi giao nộp vào lưu trữ đều được kiểm đếm từng số bỳt lục; lờn mục lục thống kờ hồ sơ và giao nhận trực tiếp từng vụ ỏn. Đối với những hồ sơ vụ ỏn nếu thiếu nhiều bỳt lục, thiếu những bỳt lục quan trọng như cỏc bản ỏn, bản cỏo trạng, lời khai của cỏc bị cỏo, bỳt ký phiờn tũa…, cỏn bộ lưu trữ cú quyền từ chối khụng nhận; biờn bản giao nhận hồ sơ lập thành 02 bản mỗi bờn giữ một bản.
Tài liệu thu về kho được cỏn bộ lưu trữ phõn loại, lờn mục lục thống kờ, đỏnh số bú, bú gúi đưa vào tủ, hoặc xếp lờn giỏ, kệ để bảo quản và khai thỏc sử dụng.
* Tại Tũa ỏn nhõn dõn tối cao:
CPD
46 Hàng năm, phũng Lưu trữ hồ sơ lờn kế hoạch giao nhận hồ sơ của cỏc đơn vị trực thuộc. Sau 01 năm cỏc Tũa phỳc thẩm và cỏc Tũa chuyờn trỏch bàn giao đầy đủ cỏc hồ sơ ỏn đó giải quyết xong, phũng Lưu trữ hồ sơ nhận, phõn loại, lờn mục lục thống kờ trờn mỏy, lờn số bú tạm, xếp lờn giỏ nờn rất thuận tiện cho việc tra cứu.
Năm 2009 thu về: 8.692 hồ sơ vụ ỏn; 1.017 hồ sơ tài liệu QLNN; Năm 2010 thu về: 7.588 hồ sơ vụ ỏn; 1.103 hồ sơ tài liệu QLNN; Năm 2011 thu về: 9.014 hồ sơ vụ ỏn; 9.579 hồ sơ tài liệu QLNN.
* Tại Tũa ỏn nhõn dõn cấp tỉnh:
Phần lớn việc thực hiện nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo đỳng quy định. Đối với Tũa ỏn nhõn dõn cấp Tỉnh do phũng làm việc chật chội, tủ đựng hồ sơ cú hạn nờn 03 thỏng hoặc 06 thỏng nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan một lần.
Một số Tũa ỏn nhõn dõn địa phương như Tũa ỏn nhõn dõn thành phố Hà Nội, Thành phố Hồ Chớ Minh, thành phố Hải Phũng..., hàng năm thu về một khối lượng hồ sơ vụ ỏn cụ thể như sau:
* Tại Tũa ỏn nhõn dõn thành phố Hà Nội:
Năm 2009 thu thập được tổng số: 2.337 hồ sơ vụ ỏn cỏc loại; Năm 2010 thu thập được tổng số: 2.244 hồ sơ vụ ỏn cỏc loại; Năm 2011 thu thập được tổng số: 2.360 hồ sơ vụ ỏn cỏc loại;
* Tại Tũa ỏn nhõn dõn thành phố Hồ Chớ Minh:
Năm 2009 thu thập được tổng số: 5.521 hồ sơ vụ ỏn cỏc loại; Năm 2010 thu thập được tổng số: 4.658 hồ sơ vụ ỏn cỏc loại; Năm 2011 thu thập được tổng số: 4.880 hồ sơ vụ ỏn cỏc loại.
* Tại Tũa ỏn nhõn dõn thành phố Hải Phũng:
Năm 2009 thu thập được tổng số: 787 hồ sơ vụ ỏn cỏc loại; Năm 2010 thu thập được tổng số: 485 hồ sơ vụ ỏn cỏc loại; Năm 2011 thu thập tổng số: 501 hồ sơ vụ ỏn cỏc loại.
* Tại Tũa ỏn nhõn dõn cấp Huyện, Thị xó (gọi chung là cấp Huyện):
Do điều kiện Tũa ỏn nhõn dõn cấp huyện trụ sở làm việc cũn chật chội thậm chớ một số Tũa ỏn nhõn dõn cấp huyện cũn phải mượn hoặc thuờ trụ sở làm việc nờn khụng cú chỗ để chứa hồ sơ, đa số Tũa ỏn nhõn dõn cấp Huyện sau 03 thỏng hoặc 06 thỏng nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan một lần.
Do quy định hồ sơ ỏn được giao nhận trực tiếp và kiểm đếm theo số bỳt lục nờn khụng để xẩy ra tỡnh trạng nhầm lẫn tài liệu trong hồ sơ ỏn. Tuy nhiờn do làm cụng tỏc lưu trữ kiờm nhiệm nờn một số cỏn bộ lưu trữ cấp huyện khi nhận hồ sơ khụng kiểm đếm bỳt lục mà chỉ ký nhận theo đầu hồ sơ, dẫn đến tỡnh
CPD
47 trạng cú nhiều hồ sơ nộp lưu nhưng thiếu rất nhiều số bỳt lục, cỏn bộ làm lưu trữ cũng khụng xỏc định được những bỳt lục thiếu ở đõu. Do chưa nhận được sự quan tõm đỳng mức của Lónh đạo Tũa ỏn nhõn dõn cấp huyện nờn cụng tỏc lưu trữ núi chung và cụng tỏc giao nhận hồ sơ núi riờng cũn nhiều bất cập. Sổ giao nhận hồ sơ, tài liệu khụng ghi đầy đủ nội dung, việc giao nhận hồ sơ, tài liệu khụng đỳng quy định nờn khi xẩy ra những sự việc như nhầm lẫn hay thất lạc hồ sơ rất khú khăn khi quy trỏch nhiệm.
b. Cụng tỏc chỉnh lý xỏc định giỏ trị tài liệu:
Chỉnh lý hồ sơ, tài liệu là một khõu nghiệp vụ rất quan trọng được tiến hành một cỏch thường xuyờn, liờn tục, nhằm sắp xếp tài liệu một cỏch khoa học, loại hủy tài liệu hết giỏ trị, xỏc định thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu đưa vào lưu trữ. Trung bỡnh mỗi năm toàn ngành Tũa ỏn nhõn dõn thu về khoảng 320.000 hồ sơ ỏn cỏc loại; khối hồ sơ này đó được chỉnh lý (sơ bộ), sắp xếp một cỏch khoa học để đưa vào lưu trữ và sử dụng cú hiệu quả.
* Tại kho lưu trữ Tũa ỏn nhõn dõn tối cao:
Trung bỡnh một năm kho lưu trữ Tũa ỏn nhõn dõn tối cao thu về khoảng trờn 10.000 hồ sơ ỏn cỏc loại. Hiện nay kho lưu trữ hồ sơ tại Tũa ỏn nhõn dõn tối cao đang bảo quản khoảng 85.000 hồ sơ cỏc loại; cụng tỏc chỉnh lý được thực hiện thường xuyờn; cỏc hồ sơ ỏn thu về từ năm 2009 trở về trước đó được chỉnh lý hoàn chỉnh, đúng vào hộp, lờn mục lục thống kờ trờn mỏy vi tớnh, do vậy việc bảo quản, khai thỏc, sử dụng rất thuận lợi.
Tại 02 kho lưu trữ của 02 Tũa phỳc thẩm Tũa ỏn nhõn dõn tối cao Đà Nẵng và thành phố Hồ Chớ Minh đang lưu trữ khoảng 35.673 hồ sơ ỏn cỏc loại; do biờn chế lưu trữ ớt, vỡ vậy, hồ sơ ỏn thu về chỉ phõn loại, đỏnh số bú, xếp lờn giỏ, lờn Mục lục thống kờ hồ sơ mà khụng được chỉnh lý, vỡ vậy cũn cú những tài liệu trựng, thừa, hết thời hạn bảo quản vần lưu giữ.
Tuy nhiờn, Tũa phỳc thẩm Tũa ỏn nhõn dõn tối cao tại thành phố Hồ Chớ Minh đó tiến hành tiờu hủy hồ sơ ỏn từ năm 1960-1995; Tũa phỳc thẩm Tũa ỏn nhõn dõn tối cao tại Đà Nẵng đó tiờu hủy hồ sơ ỏn từ năm 1960-1992.
Năm 2009, Chỏnh ỏn Tũa ỏn nhõn dõn tối cao đó ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu Phụng lưu trữ Tũa ỏn nhõn dõn tối cao, do vậy, tại lưu trữ Tũa ỏn nhõn dõn tối cao những hồ sơ, tài liệu hết thời hạn bảo quản đó được tiến hành tiờu hủy theo quy định. Hiện nay tại kho lưu trữ Tũa ỏn nhõn dõn tối cao khụng cũn lưu trữ những tài liệu đó hết thời hạn bảo quản.
Do tớnh đặc thự của hồ sơ cỏc vụ ỏn nờn khi giao nhận hồ sơ phải nhận theo số bỳt lục thực tế, do vậy khi chỉnh lý hồ sơ cỏn bộ lưu trữ phải sắp xếp theo thứ tự bỳt lục và đúng thành quyển (đơn vị bảo quản) đối với tài liệu hết giỏ trị cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ chưa chủ động loại ra để tiờu hủy theo quy định chung, cụng tỏc chỉnh lý cũn mang nặng tớnh thủ cụng, chưa ứng dụng cụng nghệ thụng tin vào cụng tỏc quản lý, khai thỏc hồ sơ, tài liệu.