II. Cỏc khõu nghiệp vụ trong cụng tỏc lưu trữ hồ sơ ỏn của ngành Tũa ỏn nhõn dõn:
4. Cụng tỏc bảo quản hồ sơ, tài liệu:
Hồ sơ, tài liệu lưu trữ của ngành Tũa ỏn nhõn dõn phải được bảo quản an toàn trong kho lưu trữ theo quy định; Hồ sơ, tài liệu lưu trữ bảo quản trong kho phải được để trong hộp, cặp, sắp xếp trờn giỏ, tủ một cỏch khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho cụng tỏc bảo quản và khai thỏc sử dụng.
Kho lưu trữ hoặc Phũng lưu trữ hồ sơ phải được xõy dựng và bố trớ đỳng theo tiờu chuẩn quy định. Kho lưu trữ phải đặt ở vị trớ cao rỏo, thụng thoỏng khụng bố trớ ở tầng 1, trỏnh xa những nơi cú độ ẩm cao, nhiều bụi, kho xăng dầu và những nơi cú vật liệu dễ chỏy nổ;
Thường xuyờn thực hiện cỏc biện phỏp phũng, chống chỏy, nổ, chống thiờn tai, địch họa, phũng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ;
Trang bị đầy đủ cỏc thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản an toàn hồ sơ lưu trữ;
Duy trỡ nhiệt độ, độ ẩm, ỏnh sỏng phự hợp với kho lưu trữ;
Kho lưu trữ phải được vệ sinh thường xuyờn, thực hiện cỏc biện phỏp phũng, chống con trựng, nấm mốc, khử a-xớt và cỏc tỏc nhõn khỏc gõy hư hỏng hồ sơ, tài liệu;
Tu bổ, phục chế đối với những hồ sơ, tài liệu cũ cú giỏ trị bị hỏng hoặc cú nguy cơ bị hư hỏng;
Cần thực hiện chế độ bảo hiểm hồ sơ, tài liệu lưu trữ đối với những hồ sơ, tài liệu đặc biệt quý hiếm.
CPD
53
* Lưu ý: Hiện nay tại Tũa ỏn nhõn dõn một số địa phương do trụ sở chật hẹp khụng cú phũng để lưu trữ hồ sơ, tài liệu. Do đú, hồ sơ, tài liệu vẫn bú gúi hoạc đúng vào bao tải để ở tầng1, xếp thành đống, để ở gúc hội trường, gúc phũng, chiếu nghỉ cầu thang..., khụng cú Mục lục thống kờ hồ sơ; tỡnh trạng hồ sơ mục, nỏt, bay chữ, cụn trựng và nấm mốc xõm hại... Đối với những tỉnh hồ sơ đang trong tỡnh trạng nờu trờn đề nghị Lónh đạo cơ quan cú biện phỏp khắc phục để đảm bảo cụng tỏc lưu trữ đi vào nề nếp.
Đối với Tũa ỏn nhõn dõn một số tỉnh chuẩn bị xõy dựng trụ sở mới cần cú phương ỏn xõy kho lưu trữ theo tiờu chuẩn được quy định tại Thụng tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyờn dụng. Vỡ hiện nay cú rất nhiều Tũa ỏn nhõn dõn địa phương cú trụ sở làm việc khang trang nhưng khụng cú kho lưu trữ do đú hồ sơ, tài liệu vẫn được bảo quản trong cỏc phũng làm việc hoặc tận dụng tầng ỏp mỏi để làm kho lưu trữ hồ sơ.