II. Cỏc khõu nghiệp vụ trong cụng tỏc lưu trữ hồ sơ ỏn của ngành Tũa ỏn nhõn dõn:
5.Hệ thống cụng cụ tra cứu.
Cụng cụ tra cứu khoa học hồ sơ tài liệu lưu trữ là những phương tiện tra, tỡm thụng tin của cỏc phũng và kho lưu trữ, nhằm cung cấp những thụng tin cần thiết trong tài liệu lưu trữ cho cỏc cơ quan và cỏ nhõn.
Việc xõy dựng cụng cụ tra cứu cần phải đảm bảo giới thiệu được đầy đủ và toàn diện về thành phần, nội dung, ký hiệu tra tỡm hồ sơ, tài liệu lưu trữ phục vụ nhanh chúng cú hiệu quả cho việc khai thỏc, sử dụng tài liệu của độc giả.
Cụng cụ tra cứu hiện hay tại kho lưu trữ Tũa ỏn nhõn dõn tối cao bao gồm: Mục lục thống kờ hồ sơ, tài liệu và tra tỡm trờn hệ thống mỏy vi tớnh. Mục lục thống kờ hồ sơ tài liệu được biờn mục đầy đủ chớnh xỏc. Cụng cụ này được dựng để thống kờ cỏc hồ sơ, đơn vị bảo quản trong Phụng lưu trữ Tũa ỏn nhõn dõn tối cao và nú cố định vị trớ của hồ sơ, đơn vị bảo quản trong Phụng lưu trữ đú.
Cụng cụ tra cứu hồ sơ, tài liệu của Tũa ỏn nhõn dõn địa phương chủ yếu là Mục lục thống kờ truyền thồng. Hầu hết Tũa ỏn nhõn dõn địa phương chưa nhập Mục lục thống kờ hồ sơ, tài liệu lờn mỏy vi tớnh, do đú rất hạn chế cho việc bảo quản và sử dụng cú hiệu quả khối hồ sơ, tài liệu mà đơn vị đang quản lý. Tuy nhiờn cũng cú một số Tũa ỏn nhõn dõn cỏc thành phố lớn đó bước đầu tiến hành việc nhập Mục lục thống kờ hồ sơ, tài liệu vào mỏy tớnh như: Tũa ỏn nhõn dõn thành phố Hồ Chớ Minh, Tũa ỏn nhõn dõn thành phố Đà Nẵng...
Mục lục thống kờ hồ sơ là cụng cụ tra cứu truyền thống đơn giản và dễ xõy dựng. Việc lập Mục lục thống kờ hồ sơ cú ưu điểm: giới thiệu được thành phần và nội dụng của hồ sơ, cố định trật tự hồ sơ đó được hệ thống húa theo phương ỏn phõn loại trong Phụng lưu trữ cơ quan; thống kờ cỏc hồ sơ trong một đơn vị, tổ chức của Phụng lưu trữ cơ quan. Mục lục thống kờ hồ sơ cung cấp cho cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ những thụng tin cần thiết để cú thể tra tỡm hồ sơ, tài
CPD
54 liệu một cỏch nhanh chúng, chớnh xỏc, tạo điều kiện thuận lợi cho cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ.