3.3. Các giải pháp hoàn thiện kế toán quản trị chi phi sản xuất tại Ch
3.3.1. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán quản trị
Hiện nay, có hai phương pháp chính để xây dựng bộ máy kế toán quản trị. Phương pháp thứ nhất là xây dựng bộ máy KTQT kết hợp với KTTC. Theo phương pháp này, kế toán phần hành từng bộ phận sẽ kiêm hai vai trò: vừa thực hiện nhiệm vụ của KTTC và vừa đảm nhiệm các công việc KTQT liên quan đến phần hành của mình. Cụ thể như bộ phận kế toán kho sẽ thực hiện theo dõi, ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ nhập/xuất kho đồng thời tiến hành lập dự toán nguyên vật liệu, dự toán hàng tồn kho. Phương pháp thứ hai là tách KTTC và KTQT thành hai bộ phận riêng biệt, độc lập với nhau. Theo đó, KTQT phải tự xây dựng hệ thống chứng từ sổ sách, tài khoàn kế toán riêng, không dựa vào KTTC. Nếu thực hiện theo phương pháp này, tuy thông tin kế toán quản trị sẽ mang lại tính chính xác và độ tin cậy cao, nhanh chóng, kịp thời đáp ứng nhu cầu quản trị DN nhưng chi phí có thể bỏ ra rất lớn, thậm chí vượt quá lợi ích thông tin mang lại.
Đối với Chi nhánh Công ty TNHH ông thép Hòa Phát, công ty đang áp dụng theo phương pháp thứ nhất. Từng bộ phận kế toán sẽ thực hiện cả hai công việc của KTTC và KTQT. Định kỳ, kế toán tổng hợp tiến hành tổng hợp tất cả các thông tin liên quan và lập các báo cáo theo quy định nhà nước. Do đó, thông tin về chi phí, giá thành thường có chất lượng không cao, chậm trễ trong việc cung cấp thông tin quản trị, ảnh hưởng tới công tác quản trị CPSX của DN.
Để nâng cao hiệu quả quản trị chi phí, giá thành mà không tạo ra xáo trộn lớn tới bộ máy kế toán, Chi nhánh Công ty vẫn nên tổ chức bộ máy kế toán như hiện tại nhưng có thiết lập thêm bộ phận KTQT chi phí và giá thành riêng biệt. Trong đó, có các nhân viên đảm nhận kế toán quản trị CPSX và kế toán giá thành. Các bộ phận kế toán phần hành khác vẫn thực hiện thu thập, ghi nhận thông tin kế toán liên quan đến phần hành của mình. Do hệ thống kế toán Chi nhánh Công ty được tiến hành trên phần mềm Bravo, cung cấp khả năng phân quyền truy cập và làm việc theo quy định, nên bộ phận KTQT chi phí và giá thành sẽ được trao quyền truy cập vào thông tin chi phí đã được ghi nhận bởi kế toán các phần hành khác. Đồng thời, chỉ có bộ phận này mới có quyền thực hiện các thao tác liên quan đến KTQT.
Việc tách riêng bộ phận kế toán quản trị chi phí và giá thành ra khỏi bộ phận kế toán tổng hợp sẽ giúp việc quản trị CPSX, giá thành tập trung và thống nhất hơn;
Chi phí Biến phí Định phí Chi phí hỗn hợp 1. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp x
- Thép cuộn cán nóng x
- Kẽm và hợp kim x
- Phế liệu thu hồi x
- Vật liệu phụ (hóa chất,..) x
độ chính xác và độ tin cậy thông tin mang lại sẽ cao và phù hợp hơn. Bộ phận KTQT chi phí và giá thành không cần nhiều nhân viên nhưng họ phải là những người nắm rõ về quy mô hoạt động tổ chức SX của DN, có kinh nghiệm và chuyên môn cao trong lĩnh vực KTQT.
Theo mô hình tổ chức này, bộ phận KTQT chi phí và giá thành sẽ chịu sự quản lý trực tiếp của kế toán trưởng. Tổ chức bộ máy kế toán mới của công ty được minh họa như sau:
Sơ đồ 3.1: Tổ chức bộ máy kế toán (mới)
3.3.2. Hoàn thiện nhận diện và phân loại chi phí theo yêu cầu quản trị
Tại Chi nhánh Công ty TNHH ông thép Hòa Phát, chi phí được phân loại theo chức năng của chúng. Tuy nhiên việc phân loại này gây ra một số khó khăn cho nhà quản trị. Để giúp các nhà quản trị xác định được điểm hòa vốn, khoảng cách an toàn, phân tích mối quan hệ giữa C-V-P, đáp ứng yêu cầu lập kế hoạch CP, kiểm soát và chủ động điều tiết CP, ra quyết định kinh doanh nhanh chóng và hiệu quả, công ty nên tiến hành phân loại CP theo mối quan hệ với mức độ hoạt động của chi phí. Theo cách phân loại này, toàn bộ chi phí của đơn vị được chia thành biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp.
Chi nhánh Công ty có thể phân loại chi phí như sau:
+ Khí gas x
+ Khí Amoniac x
+ Hóa chất bảo vệ bề mặt tôn x
+ Điện x
+ Dây đai, khóa đai x
+ Khí CNG x
2. Chi phí nhân công trực tiếp
- Lương chính của CNTT sản xuất x
- Các khoản trích theo lương x
- Các khoản phụ cấp ngoài lương (tiền ăn ca,
phụ cấp độc hại...) x
3. Chi phí sản xuất chung
- Chi phí nhân viên phân xưởng x
- Chi phí nguyên, vật liệu x
- Chi phí dụng cụ sản xuất x
- Chi phí khấu hao TSCĐ x
- Chi phí dịch vụ mua ngoài x
- Chi phí bằng tiền khác x
1.1 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
1.2 Chi phi nhân công tiực tiếp_________________
1.3 Clii phí săn xuất chung
2 Định phí___________________________________
2.1 Chi phí nhân viên phân xiĩờng
2.2 Chi phi khấu hao TSCD____________________
2.3 Các khoăn phải nộp theo lương cùa NCTT
2.4 Chi phi dụng cụ sân xuất___________________
2.5 Chiphi dãy đai, khóa đai
2.6 Chi phi dịch vụ mua ngoài (phần định phí)
2.7 Chi phí bằng tiền khác (phần định phí)
3 Tồng chi phi________________________________
Trong đó:
Chi phí NVLTT bao gồm chi phí vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu và động lực được sử dụng trong quá trình sản xuất ống thép. Do sản xuất ống thép cần nhiều nguyên vật liệu, CPNVLTT sẽ chiếm tỷ trọng lớn trong tổng CPSX nên khoản mục này là biến phí, tỷ lệ theo sản lượng sản xuất. Chi phí tiền lương công nhân trực tiếp sản xuất là chi phí biến đổi do DN tính lương theo sản phẩm. Do các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ) của công nhân trực tiếp sản xuất thường trích trên mức tiền lương hệ số đã đăng ký với cơ quan bảo hiểm xã hội và cơ quan bảo hiểm y tế nên chúng là các là chi phí cố định. Vì DN tính khấu hao theo đường thẳng nên các khoản CP khấu hao máy móc thiết bị là định phí. Chi phí về công cụ dụng cụ dùng ở các phân xưởng được xác định là định phí. Các CP dịch vụ mua ngoài và CP khác bằng tiền phụ thuộc vào thực tế của DN nên chúng có thể là định phí, có thể là CP hỗn hợp tùy từng trường hợp.
Việc nhận diện chính xác CP phát sinh ờ từng công đoạn trong Chi nhánh công ty thành biến phí, định phí hay CP hỗn hợp khá là phức tạp. Trong CP hỗn hợp gồm cả yếu tố định phí và biến phí. Để tách được chi phí này, Công ty có thể dùng phương pháp hàm hồi quy hoặc phương pháp cực đại-cực tiểu, phương pháp bình phương nhỏ nhất. Căn cứ vào bảng phân loại CP theo mức độ hoạt động, sử dụng phương pháp phân tách thích hợp, Công ty có thể lập ra bảng phân loại CP cụ thể theo mức độ hoạt động như sau:
PHÂN LOẠI CHI PHÍ THEO MỨC ĐỘ HOẠT ĐỘNG
1 Số giờ lao động cần thiết giờ 2 Định mire giá CPSXC biến đồi đồng/gi
ờ 3 Định mức giá CPSXC cố định đồng/gi ờ 4 Định mức CPSXC biến đổi (1) X (2) đồng 5 Định mức CPSX cố định (1) X (3) đồng 6 Định nnrc CPSXC (4) + (5) đồng
Bảng 3.2: Tổng hợp chi phí theo mức độ hoạt động
Khóa luận tốt nghiệp 76 Học Viện Ngân Hàng
3.3.3. Hoàn thiện xây dựng định mức và lập dự toán chi phí
* Định mức
Dựa vào tình hình thực tế hiện nay, Chi nhánh Công ty TNHH ông thép Hòa Phát cần xây dựng định mức và lập dự toán CPSX đồng bộ hơn. Cụ thể, công ty cần xây dựng thêm định mức về CPSXC nhằm quản trị CPSX của DN tốt hơn.
Để xây dựng định mức CPSX chung, DN cần dựa trên hai yếu tố: đơn giá phân bổ CPSXC và tiêu thức được chọn để phân bổ CPSXC. Định mức CPSXC gồm định mức biến phí và định mức định phí. Định mức CPSXC được xây dựng theo định mức giá và định mức lượng. Để xác định được định mức CPSXC cố định và định mức CPSXC biến đổi, DN có thể lựa chọn tiêu thức phân bổ là số giờ lao động hoặc số giờ máy. Bảng 3.3 dưới đây thực hiện phân bổ theo tiêu thức số giờ lao động như sau:
7 Đon giá biển phi SXC______________________
3 Tống biển phí SXC — (l)x(2)________________
4 Dinhphi SXC_________—___________________
5 Tống chi phi SXC dự toán = (3) + (4)__________
Bảng 3.3: Bảng định mức chi phí sản xuất chung
* Dự toán
Sau khi xây dựng chuẩn về các định mức CP, DN sẽ lấy đó làm căn cứ để hoàn thiện xây dựng các dự toán về chi phí tương ứng một cách chính xác và bài bản hơn. Các dự toán tĩnh về CPNVLTT, CPNCTT, CPSXC, được coi là yếu tố quan trọng và cần thiết, góp phần nâng cao công tác quản trị CPSX của DN. Tuy nhiên, dự toán CPSXC cần được xây dựng dựa trên sự phân tách biến phí và định phí
Khóa luận tốt nghiệp 77 Học Viện Ngân Hàng
Dự TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG
Tháng
________________Công đoạn: ________________
Nhân tố giá Nhân tố lượng Tổng chênh 1. Biến phí 2. Định phí Tổng cộng xxx xxx xxx xxx
Bảng 3.4: Dự toán chi phí sản xuất chung
Bên cạnh các loại dự toán cần lập nêu trên, Chi nhánh Công ty cũng cần quan tâm đến việc xây dựng dự toán linh hoạt. Đây là dự toán CP được lập cho các mức hoạt động khác nhau nhằm hỗ trợ nhà quản lý DN có thể so sánh được CP thực tế ở các mức độ hoạt động khác nhau, từ đó có các quyết định về giá bán sản phẩm trong điều kiện mức sản lượng khác nhau, đảm bảo cho DN có lãi nhưng vẫn đáp ứng được đơn đặt hàng của khách hàng. Đồng thời, do sự biến động thường xuyên trong giá nhân công, giá NVL đầu vào, sản lượng sản xuất, tiêu thụ thép nên việc lập dự toán linh hoạt là điều hợp lý và cần thiết đối với DN. Như vậy trên cơ sở dự toán tĩnh, Chi nhánh Công ty cần lập thêm dự toán linh hoạt (xây dựng cho nhiều mức sản lượng) nhằm làm cơ sở đánh giá chính xác tình hình thực hiện dự toán, nâng cao hiệu quả hoạt động SXKD và tạo cơ sở cho nhà quản lý chủ động trong việc huy động nguồn lực phục vụ cho hoạt dộng SXKD của DN.
3.3.4. Hoàn thiện hệ thống báo cáo quản trị chi phí sản xuất
Hiện nay, hệ thống báo cáo KTQT chi phí sản xuất của Chi nhánh Công ty TNHH Ông thép Hòa Phát mới chỉ chú trọng vào thực hiện báo cáo dự toán và báo cáo tình hình thực hiện về CPSX, cung cấp thông tin chủ yếu cho việc xây dựng kế hoạch CPSX và giá thành sản phẩm mà chưa tập trung chú ý đến việc lập các báo cáo phân tích, kiểm soát đánh giá chi phí của DN.
Để phục vụ cho quá trình kiểm soát CPSX của DN được hiệu quả, nhà quản trị cần được cung cấp các thông tin như thông tin so sánh thực tiễn với kế hoạch, kết quả đạt được từ các kỳ kế toán trước, đồng thời xây dựng thêm các chỉ tiêu, hệ số đánh giá chi phí trong mối quan hệ với các chỉ tiêu tài chính khác như doanh thu, lợi nhuận. Mục đích của các báo cáo kiểm soát và đánh giá là giúp nhà quản trị nhận diện được bức tranh toàn cảnh về quản trị CPSX và tính giá thành ở DN. Cụ thể, nó
Khóa luận tốt nghiệp 78 Học Viện Ngân Hàng
giúp chỉ ra ở công đoạn nào trong quy trình sản xuất sản phẩm chưa đạt yêu cầu, cũng như phát hiện được những điều bất hợp lý trong khâu lập kế hoạch để qua đó nhà quản trị có những biện pháp điều chỉnh kịp thời.
Chi nhánh Công ty có thể lập thêm các báo cáo phân tích, báo cáo đánh giá,
báo cáo kiểm soát (Phụ lục 11) nhằm hỗ trợ nâng cao hiệu quả quản trị DN như:
Báo cáo tổng hợp CPNVLTT, Báo cáo tổng hợp CPNCTT, Báo cáo tình hình thực hiện định mức CP, Báo cáo phân tích biến động CPSX chung, Báo cáo CPSX theo mức độ hoạt động của CP, Báo cáo đánh giá kết quả sản xuất của các công đoạn,...
3.3.5. Hoàn thiện phân tích biến động CPSX và phân tích thông tin chi phí
phục vụ cho việc ra quyết định
Do quy trình sản xuất ống thép phải trải qua nhiều công đoạn, Chi nhánh Công ty TNHH Ông thép Hòa Phát cần thực hiện phân tích biến động CPSX, triển khai đến từng công đoạn của quy trình sản xuất nhằm giúp hiệu quả chi phí được đánh giá một cách chính xác. Trong đó, biến động CPNVLTT cần thực hiện trên 2 nhân tố biến động giá NVL và biến động lượng NVL; biến động CPNCTT giữa thực tế so với định mức gắn với 2 nhân tố chính là giá ngày công trực tiếp và số lượng ngày công trực tiếp sử dụng. Trong khi đó, để phân tích CPSXC cần tách nó thành biến phí sản xuất chung và định phí sản xuất chung từ đó thuận tiện cho việc phân tích mang tính đặc trưng của từng loại chi phí.
Khi hoàn thiện phân tích biến động CPSX, đơn vị sẽ tìm được rõ nguyên nhân chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế, do yếu tố nào gây ra chênh lệch, từ đó có những quyết định biện pháp kịp thời, nâng cao hiệu quả quản trị chi phí, hạ giá thành sản phẩm của DN.
Do các thông tin KTQT thường không có sẵn mà đòi hỏi KTQT chi phí tiến hành phân tích chuyên môn bằng cách lựa chọn ra các thông tin cần thiết thích hợp. Các thông tin đó sẽ được tổng hợp lại, sắp xếp trình bày một cách logic theo trình tự và cuối cùng thực hiện lý giải quá trình đã phân tích ở trên cho nhà quản trị. Ngoài việc cung cấp các thông tin thích hợp cho công tác quản trị của DN, KTQT chi phí còn giúp các nhà quản trị đưa ra lựa chọn, quyết định phù hợp với DN khi các kỹ thuật phân tích được vận dụng để phân tích nhiều tình huống khác nhau trong DN.
Quyết định kinh doanh hiệu quả phụ thuộc vào số lượng, chất lượng và loại thông tin mà KTQT cung cấp. Để nâng cao yếu tố này, khi tổ chức thông tin KTQT Chi nhánh Công ty TNHH ông thép Hòa Phát cần quan tâm đến một số vấn đề sau:
- Kênh thông tin cần được tổ chức rõ ràng và phù hợp với đặc điểm, tình hình điều
kiện thực tế của công ty: bằng cách tách riêng bộ phận KTQT chi phí và giá thành
phân biệt với KTTC để đảm bảo cho thông tin giữa các bộ phận không bị lẫn lộn
với nhau.
- CPSX cần được theo dõi, phản ánh chặt chẽ, hợp lý bằng cách hoàn thiện hệ thống
tài khoản, chứng từ kế toán như: chủ động thiết kế riêng các chứng từ kế
toán, báo
cáo cần thiết phản ánh nội dung thông tin CPSX thích hợp, phục vụ cho nhu cầu
quản trị nội bộ của DN; xây dựng hệ thống tài khoản kế toán chi tiết phục vụ công
tác KTQT CPSX.
- Tăng cường sự phối hợp, phản hồi giữa các thông tin kế toán: Các bộ phận có sự
phối hợp nhịp nhàng với nhau trong việc cung cấp thông tin liên quan đến KTQT
ST T Chỉ tiêu Ống tôn mạ kẽm D21.5x1. 5 Ống tôn mạ kẽm D26.7x1. 5 Ống tôn mạ kẽm D33.5x1.5 • • • Tổng cộng 1 Doanh thu______ 2 Biến phí_______
Lãi trên biến
Bên cạnh đó, trong một số tình huống ra quyết định quản lý, Chi nhánh Công ty có thể nghiên cứu ứng dụng phân tích mối quan hệ C-V-P như sau:
- Quyết định khung giá bán sản phẩm: Nhằm tạo ra lợi nhuân, tổng chi phí phải