2.2. Thực trạng kế toán quản trị chi phí sản xuất tại Chi nhánh Công ty
2.2.3. Thực trạng tổ chức thu thập thông tin kế toán quản trị chi phí sản xuất
phí sản xuất
Như đã trình bày ở các phần trên, hiện nay KTTC và KTQT tại Chi nhánh Công ty TNHH ông thép Hòa Phát không được phân rõ. Theo đó, kế toán tổng hợp kiêm nhiệm hai vai trò: vừa đảm nhận trọng trách của KTTC và vừa thực hiện nhiệm vụ của KTQT. Như vậy, CPSX của KTQT cũng là CPSX của KTTC. KTQT và KTTC chi phí sản xuất sử dụng chung một hệ thống chứng từ, sổ sách và tài khoản.
a) Hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán * Xét về hệ thống chứng từ
- Chi phí NVLTT:
Để quản trị chi phí hiệu quả, hệ thống chứng từ NVL phải cung cấp được thông tin liên quan đến NVL như: đơn giá, khối lượng, định mức kế hoạch, bộ phận sử dụng, đối tượng tập hợp chi phí. Do đó, các chứng từ cơ bản cần dùng là: Hóa đơn mua hàng, Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu, bảng kê mua hàng, dự toán NVL _
Tại Chi nhánh Công ty TNHH ông thép Hòa Phát, công ty đang sử dụng các
chứng từ như phiếu xuất kho (Phụ lục 02), phiếu nhập kho, hóa đơn mua hàng (Phụ
lục 03), biên bản kiểm kê vật tư, phiếu đề nghị nhận vật tư, ... để phản ánh CPNVLTT sử dụng trong kỳ của DN. Tuy nhiên, xét về KTQT, nội dung chứng từ của công ty chưa thực sự mang lại nhiều ý nghĩa mà chủ yếu vẫn chỉ để phục vụ công tác KTTC của DN.
- Chi phí nhân công trực tiếp:
Căn cứ trên hợp đồng lao động do phòng tổ chức hành chính cung cấp, công ty lập “Sổ theo dõi nhân sự” để theo dõi số lượng lao động. Công ty căn cứ vào các chứng từ để tính lương cho nhân công là bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ, phiếu báo sản phẩm hoàn thành, và phiếu nhập kho thành phẩm trong tháng và bảng thanh toán lương theo dõi cho từng phân xưởng.
CN CÓNG TY TNHH ÓNG THEP HÒA PHÁT
Thôn Minh Khai. TT.Như Quỳnh, H.Văn Lẩm. THuiIg Yen
BẢNG CHẪM CÒNG
Tháng năm 2Ũ2Ũ Phân xướng Mạ dãi
~2 Phạm Vãn Bạc + + X + + + + Nghỉ ốm ^3 Đô Vãn Dũng + + + + + + + ^4 Nguyên Thành + + + + X + + Nghỉ ốm ^5 Hô Vãn Sy + + + + + + +
Ngoài ra CPNCTT còn được theo dõi qua các chứng từ khác như: Bảng phân bổ tiền lương và phụ cấp tiền ăn ca, bảng tổng hợp và phân bổ chi phí NCTT cho từng sản phẩm, bảng kê BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN tính vào giá thành và phiếu kế toán.
- Chi phí sản xuất chung:
+ Chi phí nhân viên phân xưởng gồm các khoản lương chính, lương phụ, các khoản trích theo lương: BHYT, BHXH, BHTN. Còn đối với nhân viên quản lý phục vụ sản xuất như: nhân viên bộ phận kho, điều độ kế hoạch sản xuất, quản đốc phân xưởng, quản lý nhà máy thì trả lương theo hệ số (nghĩa là lương thực lĩnh sẽ được tính vào lương cơ bản, số ngày công đi làm và hệ số hoàn thành công việc của toàn nhà máy). Căn cứ vào từng phân xưởng sản xuất, nhân viên phân xưởng sẽ được theo dõi và tính lương dựa trên các chứng từ tương tự chứng từ của công nhân trực tiếp.
+ Chi phí vật liệu, dụng cụ SX: bao gồm các NVL dùng chung, công cụ dụng cụ sản xuất dùng chung cho phân xưởng. Nhìn chung, chi phí này cũng đòi hỏi các chứng từ giống chứng từ NVLTT. Tuy nhiên, cần lưu ý đối với những công cụ dụng cụ lớn nhưng chưa đủ điều kiện để ghi nhận là tài sản, khi có nhu cầu xuất dùng phải có phiếu yêu cầu đề nghị vật tư và phiếu xuất kho do kế toán lập kèm theo.
+ Chi phí khấu hao TSCĐ: bao gồm các TSCĐ dùng chung cho các phân
xưởng SX (dây chuyền sản xuất, máy móc sản xuất). Dựa vào thông tin về nguyên
giá và thời gian sử dụng ước tính của tài sản lấy từ các chứng từ mua hàng (hóa đơn mua), biên bản bàn giao TSCD..., bảng trích khấu hao TSCĐ sẽ được lập trên phần mềm kế toán máy Excel.
+ Chi phí dịch vụ mua ngoài: tiền điện, cước dịch vụ viễn thông, thư tín, tiền xăng phục vụ cho hoạt động SXKD của công ty. Cụ thể, tiền điện, tiền nước sẽ được tập hợp theo phân xưởng thông qua các hóa đơn điện, nước gửi về.
+ Chi phí bằng tiền khác: chi phí vận chuyển bốc dỡ, tiếp khách, chi phí thuê đất,... được tập hợp dựa theo phiếu chi, hợp đồng thuê, giấy đề nghị thanh toán, hóa đơn tiếp khách, vận chuyển,.
* Xét về hệ thống sổ sách kế toán, phần lớn các loại sổ của KTTC có ý nghĩa nhất định cho công tác KTQT của DN. Chi nhánh công ty TNHH Ống thép Hòa
Phát sử dụng phần mềm Bravo, áp dụng hế thống sổ sách của KTTC bao gồm: sổ chi tiết tài khoản, sổ cái, nhật ký chung.. .Từ các số liệu trên, kế toán lập bảng cân đối số phát sinh cho từng tháng, làm cơ sở để lập các báo cáo liên quan sau này. Ví
dụ Sổ chi tiết tài khoản CPNVLTT (Phụ lục 04), Sổ chi tiết tài khoản CPNCTT
(Phụ lục 05), Sổ chi tiết tài khoản CPSXC (Phụ lục 06).
b) Hệ thống tài khoản kế toán:
Tuy Chi nhánh công ty sử dụng hệ thống tài khoản của KTTC theo thông tư 200, không có riêng hệ thống tài khoản cho KTQT nhưng các tài khoản này được chi tiết theo từng nội dung khoản mục chi phí dựa trên một nguyên tắc nhất định - phần đuôi của các tài khoản chi phí chính được mã hoá giống nhau. Cụ thể một số tài khoản dùng để hạch toán các khoản mục CPSX như sau:
- Tài khoản 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được mở chi tiết tới TK cấp 3, xác định cho từng công đoạn. Hệ thống TK cấp 2 được mở như sau:
TK 6210
- Chi phí NVL dây kẽm; TK 6211 - Chi phí NVL cắt 1 (tôn đen); TK 6212 - Chi
phí NVL tẩy gỉ; TK 6213 - Chi phí NVL cán; TK 6215 - Chi phí NVL mạ dải; TK
6216 - Chi phí NVL cắt 2 (tôn mạ); TK 6217 - Chi phí NVL cho uốn ống; TK 6218 - Chi phí NVL mạ nhúng; TK 6219 - Chi phí NVL ren ống. Trong từng tài
khoản cấp 2 kể trên, tùy thuộc vào NVL, đơn vị sẽ lập thêm tiểu khoản đuôi 1
- Chi
phí nguyên vật liệu trực tiếp và tiểu khoản đuôi 2 - Chi phí nguyên vật liệu
phân bổ
cho từng công đoạn.
- Tài khoản 622 - Chi phí nhân công trực tiếp được lập chi tiết tới TK cấp 2 theo từng công đoạn tương ứng như tài khoản 621 phía trên.
- Tài khoản 627 - Chi phí sản xuất chung được tập hợp theo từng khoản mục chi phí cho từng công đoạn sản xuất tương ứng (dây kẽm, cắt 1, tẩy, cán, mạ
dải, cắt
2.2.4. Thực trạng xây dựng định mức lập dự toán chi phí sản xuất
*Kế hoạch sản xuất
Hiện nay, Chi nhánh Công ty đã xây dựng “ Kế hoạch sản xuất”, tức là xây dựng kế hoạch tổng thể dựa trên một số yếu tố. Cụ thể trình tự tổ chức SX sẽ được
khái quát qua sơ đồ (Phụ lục 07) và được mô tả như sau:
Dựa vào các yếu tố: Tình trạng khuôn mẫu, máy móc, thiết bị, Báo cáo tồn kho NVL, bán thành phẩm, thành phẩm, Kết quả thực hiện kế hoạch sản xuất của kỳ kế hoạch trước, Đơn đặt hàng, nhu cầu thường xuyên của khách hàng, Lượng tồn kho tối thiểu cần có, Chiến lược sản xuất của công ty, Dự đoán nhu cầu thị trường, KHSX sẽ được phòng kinh doanh lập và trình lên ban giám đốc xem xét phê duyệt.
Khi được Ban giám đốc thông qua, một bản kế hoạch sản xuất sẽ được chuyển xuống nhà máy. Tại đây, Giám đốc nhà máy và nhân viên điều độ sản xuất sẽ tiếp nhận kế hoạch sản xuất mới và bước vào công đoạn chuẩn bị SX. Để việc SX vận hành trơn tru nhất, công đoạn chuẩn bị phải được thực hiện đầy đủ bao gồm đảm bảo máy móc thiết bị phụ trợ, công cụ dụng cụ vận hành tốt, đạt tiêu chuẩn kỹ thuật và có đầy đủ các tài liệu về quy trình công nghệ SX, hướng dẫn vận chuyển hàng, các quy định có liên quan.
Sau khi chuẩn bị sản xuất hoàn tất, dựa trên KHSX, nhân viên điều độ sản xuất sẽ lập KHSX chi tiết cho từng công đoạn, lập lệnh SX chi tiết cho từng công đoạn, sản xuất theo đúng quy trình sản xuất đã mô tả ở phần trên của bài. Đồng thời, bộ phận điều độ sản xuất sẽ dự trù, đề nghị cung ứng vật tư, theo dõi thống kê sản xuất và thời gian dừng máy. Toàn bộ các loại ống sau khi sản xuất xong sẽ được đóng bó chuyển vào kho, nhân viên kho sẽ tiếp nhận, thực hiện lưu trữ thành phẩm trong kho, bảo quản thành phẩm và sau đó giao hàng cho khách. Trong quá trình sản xuất, các NVL, BTP, thành phẩm lỗi, hỏng, không đạt tiêu chuẩn sẽ được xử lý theo quy định.
Ngoài ra, trong quá trình sản xuất, nếu có phát sinh ngoài dự kiến so với KHSX, như khách hàng yêu cầu thay đổi độ dày, chiều dài của chủng loại ống đang sản xuất hoặc đổi sang chủng loại ống khác thì trưởng/ phó phòng kinh doanh cần báo cáo lên Ban giám đốc để thực hiện phê duyệt KHSX bổ sung trong kỳ.
Thành phần NVL chính Số lượng Đơn giá Thành tiền Thép cuộn cán nóng_________ _________ 22,45 0 13.65 3 306.44 Kẽm và hợp kim____________ Chì thỏi___________________ __________ 0,67 325.00 0 217.75 0 Kẽm thỏi____________________________ 2,12 0 65.00 0 137.80 Hợp kim kẽm_________________________ 95.00 113.05
Ở bước kiểm tra, nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất được thực hiện một cách kịp thời và đạt hiệu quả cao nhất, trong suốt quá trình SX, nhân viên điều độ sản xuất, giám đốc nhà máy phải theo dõi, giám sát tiến độ SX và xử lý mọi tình huống phát sinh.
Sau khi hoàn thành sản xuất, nhân viên điều độ sẽ lập báo cáo kết quả thực hiện KHSX và gửi lên ban giám đốc, phòng kinh doanh của công ty ; đồng thời, lập các báo cáo thống kê như thống kê về số lượng sản phẩm hoàn thành theo từng công đoạn căn cứ vào ghi nhận sản xuất của từng ca sản xuất ; Thống kê tiêu hao (NVL chính, NVL phụ, công cụ dụng cụ, dầu, mỡ, hóa chất, điện)...
Nếu chỉ lập “ Kế hoạch sản xuất kinh doanh”, Chi nhánh Công ty TNHH ông thép Hòa Phát chưa đáp ứng được yêu cầu quản trị DN mà mới chỉ đáp ứng được yêu cầu của công tác KTTC. Bởi kế hoạch SXKD ở Chi nhánh Công ty được lập, theo dõi thực hiện và dùng chủ yếu ở bộ phận chức năng như bộ phận kế hoạch, bộ phận kinh doanh. Bộ phận kế toán có tham gia nhưng chưa tích cực nên việc kiểm tra, đánh giá kết quả hoạt động cho từng bộ phận và toàn DN ít nhiều sẽ gặp khó khăn, bất lợi, khiến việc ra quyết định của các nhà quản trị thiếu đi sự linh động kịp thời.
* Định mức và dự toán chi phí sản xuất
- Định mức và dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chi nhánh Công ty TNHH ông thép Hòa Phát là đơn vị sản xuất quy mô lớn, dây chuyền công nghệ liên tục, khép kín, tổ chức theo từng công đoạn sản xuất, mỗi công đoạn có chức năng nhiệm vụ riêng. Do khối lượng sản phẩm mà công ty sản xuất ra rất lớn, được phân chia thành các sản phẩm nhất định nên phòng kế hoạch công ty sẽ thực hiện xây dựng định mức tiêu hao NVL riêng cho từng sản phẩm sản xuất cũng như tỷ lệ hao hụt NVL cho phép trong từng công đoạn. Định mức này có thể không cố định do còn phụ thuộc vào sự thay đổi của giá mua NVL đầu vào trên thị trường và KHSX của DN.
Định mức CPNVLTT được xây dựng trên giá mua (bao gồm chi phí thu mua) và định mức tiêu hao NVL khi sản xuất sản phẩm.
Phế liệu thu hồi_____________
- Phế liệu thép thu hồi_______ 8,33~ 11.00 0
91.63 0~
- Phế liệu kẽm thu hồi________ __________
4,02 0 30.00 0 120.60
- Phế liệu thu hồi khác_______ __________
2,17 0 8.50 5 18.44 Nhiên liệu_________________ Khí gas___________________ __________ 0,35 0 35.67 5 12.48 Khí Amoniac_______________ __________ 0,17 0 13.80 6 2.34
Hóa chất bảo vệ bề mặt tôn __________
0,14 0 8.06 8 1.12 Điện (kwh)________________ _________ 13,37 2.70 8 36.20 6
Dây đai, khóa đai___________ __________
Xét về việc lập dự toán CPNVLTT, sau khi xây dựng định mức NVL tiêu hao, đồng thời căn cứ vào mức giá do Phòng Ke hoạch kinh doanh cung cấp, phòng kế toán sẽ lập dự toán CPNVLTT cho thành phẩm ống thép.
- Định mức và dự toán chi phí nhân công trực tiếp:
Chi nhánh Công ty không tiến hành xây dựng định mức CPNCTT cụ thể nhưng có lập dự toán dựa trên các thông tin cung cấp về số lượng nhân viên làm việc tại phân xưởng, đơn giá nhân công phải trả trên một đơn vị sản phẩm, dự kiến về phụ cấp phải trả cho lao động, dự toán sản xuất sản phẩm, bảng KHSX kinh doanh.
Ví dụ, ở công đoạn uốn ống, hình thành ống Tôn mạ kẽm, Chi nhánh Công ty dự kiến sản xuất 30.400 tấn ông tôn mạ kẽm D21.2 x 2.3, đơn giá nhân công là 121.540, phụ cấp phải trả dự kiến là 148.500.000 (VNĐ). Do đó dự toán CPNCTT của ông tôn mạ kẽm D21.2 x 2.3 là 3.843.316.000 (VNĐ).
- Định mức và dự toán chi phí sản xuất chung:
Chi nhánh Công ty không xây dựng định mức cụ thể cho từng nội dung CP do đó dự toán CPSX chung được lập trên tình hình thực hiện của năm trước và kế hoạch sản xuất của năm nay bằng cách thống kê và ước tính.
_______________Chỉ tiêu________________ Kế hoạch Thực
hiện Chênh lệch
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp____________