1.2. Nội dung của kế toán quản trị chi phí sản xuất trong doanh nghiệp
1.2.3. Tổ chức thu thập thông tin kế toán quản trị chi phí sản xuất
Hệ thống chứng từ kế toán là cơ sở để kế toán ghi nhận các giao dịch kinh tế phát sinh, là căn cứ để thực hiện các bước tiếp theo của quá trình kế toán và là công cụ hỗ trợ công tác quản lý. Do kế toán quản trị CPSX có mục đích là hỗ trợ nhà quản trị thực hiện chức năng quản lý nên hệ thống chứng từ phục vụ KTQT sẽ chi tiết hơn KTTC, gồm chứng từ theo quy định của Bộ tài chính và chứng từ do nội bộ DN thiết kế theo yêu cầu quản lý riêng của DN. Chứng từ theo quy định của Bộ tài chính phần lớn là chứng từ bên ngoài DN khi DN mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động của mình. Vì vậy, các chứng từ này chủ yếu phục vụ mục đích kế toán tài chính hơn là kế toán quản trị. Ngược lại, các chứng từ bên trong DN được thiết kế có định mức kế hoạch để phục vụ cho KTQT. Việc thu thập, kiểm tra, xử lý và luân chuyển chứng từ cũng được quy định theo cách riêng, đảm bảo cung cấp thông tin cụ thể, nhanh chóng, phù hợp với yêu cầu quản lý.
Chứng từ về nguyên vật liệu: phản ánh chi phí nguyên vật liệu sử dụng trong kỳ của DN. Để phục vụ mục đích quản trị chi phí, hệ thống chứng từ phải cung cấp được thông tin liên quan đến nguyên vật liệu như: đơn giá, khối lượng, định mức kế hoạch, bộ phận sử dụng, đối tượng tập hợp chi phí. Do đó, các chứng từ cơ bản cần dùng là: Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu, bảng kê mua hàng, bảng phân bổ vật liệu, hóa đơn mua hàng, dự toán nguyên vật liệu
Chứng từ về lao động: phản ánh chi phí nhân công sử dụng trong kỳ của DN. Chi phí nhân công phục vụ kế toán quản trị được thu thập thông qua các chứng từ: bảng chấm công, danh sách lao đông, bảng thanh toán tiền lương, bảng phân bổ tiền lương, dự toán chi phí lao động.
Chứng từ chi phí sản xuất chung: phản ánh chi phí sản xuất chung được tập hợp trong kỳ của DN. Các chứng từ chi phí sản xuất chung thường gặp là: hóa đơn dịch vụ mua ngoài, bảng phân bổ khấu hao TSCĐ, kế hoạch phân bổ chi phí sản xuất chung.
1.2.3.2. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán quản trị
Tài khoản là phương pháp dùng để phân loại, phản ánh chi tiết, thường xuyên, liên tục các đối tượng kế toán. Để xây dựng hệ thống tài khoản kế toán phục vụ kế
toán quản trị, DN có thể lựa chọn một trong hai hướng gắn với hai phương pháp sau:
- Phương pháp xây dựng một hệ thống tài khoản mới, phù hợp với mục đích quản trị của DN. Phương pháp này giúp thông tin chi phí được thu thập một cách
chính xác với nhu cầu quản lý nhưng có nhược điểm là tốn nhiều thời gian, công
sức, chi phí nên các DN thường ít sử dụng.
- Phương pháp xây dựng hệ thống tài khoản KTQT trên cơ sở hệ thống kế toán tài chính đã được quy định bởi Bộ tài chính. Theo cách này, DN sẽ bổ sung, diều
chỉnh các tài khoản kế toán tài chính một cách chi tiết, thích hợp với việc
phản ánh,
cung cấp thông tin cơ bản về chi phí cho mục đích quản trị. Tuy nhiên
phương pháp
này có nhược điểm là không phản ánh kịp thời của thông tin KTQT.