7. Kết cấu đề tài
1.2.1.2 Thu thập thông tin về đơn vị được kiểm toán và tìm hiểu kiểm soát
soát nội bộ
Bước công việc này giúp KTV có được cái nhìn tổng quát về khách hàng và thông thường được tiến hành qua các bước:
1) Thu thập thông tin về đơn vị được kiểm toán
• Thu thập thông tin cơ sở về khách hàng
- Tìm hiểu ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hàng: đối với khoản mục Nợ phải trả người bán KTV cần đi sâu tìm hiểu như: lĩnh vực hoạt động, cơ cấu tổ chức, chính sách chủ yếu của công ty, hệ thống kế toán, các thông tin về hệ thống theo dõi quản lý công nợ, cơ cấu vốn, chức năng và vị trí của KSNB. Và đánh giá được rủi ro kiểm soát, phân tích rủi ro kinh doanh, xác định được mức độ trọng yếu, sự đầy đủ và tính thích hợp của bằng chứng kiểm toán, từ đó xây dựng được kế hoạch và chương trình kiểm toán cụ thể.
- Xem xét lại hồ sơ và kết quả của cuộc kiểm toán năm trước, KTV sẽ thấy được những vấn đề cần lưu ý về khách hàng như: những yếu kém trong ghi sổ các nghiệp vụ liên quan tới NPTNB hay sự lỏng lẻo của KSNB. Khi thấy được vấn đề này KTV sẽ dễ dàng hơn trong việc lập kế hoạch kiểm toán và thiết kế phương pháp kiểm toán khoản mục NPTNB cho năm hiện hành.
- Việc tìm hiểu ban đầu về ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh của khách hàng giúp KTV hiểu biết một cách khái quát, đặc thù của ngành nghề kinh doanh, và dự kiến được nhu cầu của việc sử dụng các chuyên gia bên ngoài đối với những ngành nghề kinh doanh đặc biệt.
Là một công việc rất quan trọng đối với việc lập kế hoạch kiểm toán. Thông tin về nghĩa vụ pháp lý chủ yếu được thu thập thông qua tiếp xúc với BGĐ công ty khách hàng gồm: giấy phép thành lập và điều lệ công ty, các BCTC, BCKT, thanh tra năm hiện hành hay vài năm trước, biên bản các cuộc họp cổ đông, hội đồng quản trị và BGĐ, các hợp đồng và cam kết quan trọng. Đây là các tài liệu quan trọng cần thu thập để giúp KTV nắm được các quy trình mang tính pháp lý có liên quan đến hoạt động kinh doanh của khách hàng. Với khoản mục NPTNB, kiểm toán viên cần nắm được các thông tin về nhà cung cấp chính và mặt hàng mua về, và ảnh hưởng của các thông tin về ngành nghề kinh doanh. • Thu thập thông tin về chính sách kế toán của khách hàng
- Tìm hiểu việc lựa chọn, áp dụng các chính sách kế toán của đơn vị, nếu có sự thay đổi chính sách kế toán thì phải lưu ý lý do thay đổi.
- Đánh giá xem các chính sách kế toán áp dụng có phù hợp với hoạt động kinh doanh của đơn vị không, và có nhất quán với khuôn khổ lập báo cáo tài chính và các chính sách kế toán áp dụng cho ngành nghề mà khách hàng hoạt động không.
2) Tìm hiểu kiểm soát nội bộ của khách hàng
Với mọi cuộc kiểm toán nói chung và khoản mục NPTNB nói riêng KTV phải có hiểu biết về cơ cấu KSNB để lập kế hoạch kiểm toán và chương trình kiểm toán. Hiểu biết về cơ cấu KSNB cần hiểu đầy đủ ở cả ba yếu tố là: môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát trên phương diện thiết kế các quá trình kiểm soát ở đơn vị; sẽ giúp KTV đánh giá nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hoạt động của hội đồng quản trị, BGĐ đối với tầm quan trọng của KSNB.
• Những nội dung cần hiểu biết:
- Tư duy quản lý, phong cách điều hành của HĐQT và BGĐ. - Cơ cấu tổ chức của đơn vị, sự phê chuẩn của ban quản trị.
- Ảnh hưởng từ bên ngoài đơn vị như chính sách của Nhà nước, chỉ đạo của cấp trên...
Hiểu biết về phương pháp xử lý dữ liệu, hệ thống chứng từ tài khoản kế toán để ghi chép, theo dõi các nghiệp vụ kinh tế. Những thông tin chủ yếu mà kiểm toán viên nên tìm hiểu là:
- Hoạt động thanh toán được bắt đầu như thế nào?
- Những ghi chép, tài liệu kế toán, các tài khoản kế toán và các file dữ liệu máy tính
nào có liên quan đến những nghiệp vụ của chu kỳ này?
- Ở giai đoạn nào thì đơn vị thực hiện việc thanh toán đối với những hàng hoá và
dịch vụ mua?
• Hiểu biết về các hoạt động kiểm soát:
Thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục do ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và thực hiện nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể. Các thủ tục kiểm soát được thiết kế dựa trên ba nguyên tắc: nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc phê chuẩn uỷ quyền.
Các hoạt động kiểm soát chủ yếu bao gồm:
- Lập, kiểm tra, phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị. - Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán.
- Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học.
- Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài khoản và số liệu kế toán.
Khi xem xét các thủ tục kiểm soát, phải xem các thủ tục này có được xây dựng dựa trên các nguyên tắc cơ bản được nêu ở trên hay không?
Trên đây là toàn bộ các yếu tố cấu thành KSNB của đơn vị khách hàng. Việc tìm hiểu sơ bộ về chúng là bước công việc quan trọng trong quá trình đánh giá KSNB giúp KTV có thể đưa ra được ước lượng ban đầu về rủi ro kiểm soát. Việc đánh giá rủi ro kiểm soát cho các tài khoản trong khoản mục NPTNB bao gồm các bước công việc:
- Đánh giá khả năng ngăn chặn sai phạm của KSNB đối với khoản mục này. Nhận diện những hạn chế của hệ thống như sự vắng mặt của quá trình kiểm soát chủ yếu mà điều này sẽ làm tăng khả năng rủi ro tồn tại các sai phạm. - Đánh giá rủi ro kiểm soát: căn cứ vào các ước đoán ở trên, kiểm toán viên
tiến hành đánh giá rủi ro kiểm soát ban đầu đối với từng mục tiêu kiểm soát của từng loại nghiệp vụ trong khoản mục này. Kiểm toán viên có thể đánh giá rủi ro theo yếu tố định tính là thấp, trung bình, cao hoặc theo tỷ lệ phần trăm.
Thu thập hiểu biết về kiểm soát nội bộ và mô tả chi tiết kiểm soát nội bộ trên các giấy tờ làm việc: Trong bước này, kiểm toán viên cần tìm hiểu về kiểm soát nội bộ của đơn vị trên hai mặt chủ yếu: thiết kế kiểm soát nội bộ bao gồm thiết kế về quy chế kiểm soát và thiết kế về bộ máy kiểm soát; hoạt động liên tục và có hiệu lực của kiểm soát nội bộ. Theo đó, kiểm toán viên sẽ tìm hiểu về thiết kế và vận hành của kiểm soát nội bộ của khách hàng theo từng yếu tố cấu thành:
- Hiểu biết về môi trường kiểm soát. - Hiểu biết về hệ thống kế toán. - Hiểu biết về các thủ tục kiểm soát.
- Hiểu biết về bộ phận kiểm toán nội bộ trong đơn vị Để mô tả kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên sử dụng các phương pháp sau: vẽ các Lưu đồ, lập Bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ, lập Bảng tường thuật về kiểm soát nội bộ. Đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát đối với khoản mục doanh thu.
- Nhận diện các mục tiêu kiểm soát mà theo đó quá trình đánh giá vận dụng.
- Nhận diện các quá trình kiểm soát đặc thù.
- Nhận diện và đánh giá các nhược điểm của kiểm soát nội bộ . - Đánh giá rủi ro kiểm soát