7. Kết cấu đề tài
1.2.2.1 Đánh giá Kiểm soát nội bộ đối với khoản mục Nợ phải trả ngườ
người bán
- Tìm hiểu KSNB:
Mục tiêu cơ bản của việc tìm hiểu KSNB đối với khoản mục NPTN là nhằm xem xét đánh giá tính hiện hữu, tính liên tục của các hoạt động kiểm soát đối với khoản mục này.
- Khảo sát về sự vận hành các quy chế KSNB
Hoạt động KSNB đối với NPTNB được thực hiện thông qua việc triển khai thực hiện các quy chế KSNB trên thực tế. KTV có thể sử dụng các kĩ thuật + Phỏng vấn các nhân viên có liên quan trong đơn vị
+ Trực tiếp khảo sát, thu thập, thực hiện lại việc áp dụng quy chế.
- Khảo sát về tình hình thực hiện nguyên tắc tổ chức hoạt động KSNB đối với khoản phải trả
Khảo sát về tình hình thực hiện các nguyên tắc cơ bản: + Phân công, phân nhiệm
+ Bất kiêm nhiệm + Phê chuẩn, ủy quyền.
Do các khoản nợ phải trả người bán liên quan đến chu trình mua hàng- trả tiền nên KSNB đối với khoản mục này gồm các thủ tục kiểm soát trong việc mua hàng và thanh toán. KTV lập bảng câu hỏi gồm những vấn đề chính sau:
1.Phiếu đề nghị mua hàng có được lập và được người có thẩm quyền xét duyệt trước khi gửi đến người bán không?
2.Các chứng từ mua hàng có được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng không?
3.Các phiếu nhập kho có được đánh số liên tục trước khi sử dụng không?
4.Có quy định bắt buộc kiểm tra để đảm bảo rằng mọi hàng hóa nhập về đều có hóa đơn và được kiểm soát chất lượng hay không?
5. Khi xét duyệt người bán có bảng giá tham khảo không? 6. Hóa đơn nhận về có được kiểm tra phù hợp với phiếu yêu cầu mua hàng và số hàng thực nhận hay không?
7.Hàng tháng có gửi bảng sao kê công nợ cho người bán không?
yêu cầu có được người thẩm quyền ghi nhận và giải quyết không?
9.Đơn vị có thực hiện đối chiếu giữa tài khoản chi tiết về khách hàng với tài khoản NPTNB trên sổ hay không?
10.Việc xét duyệt chi quỹ thanh toán cho người bán có được người có thẩm quyền phê duyệt không?
11. Có sự tách rời giữa chức năng là kiểm tra và chấp nhận thanh toán xét duyệt chi quỹ để thanh toán hay không?
- Đánh giá sơ bô về rủi ro kiểm soát
Trên cơ sở hiểu biết về KSNB, KTV đưa ra đánh giá sơ bô về rủi ro kiểm soát. Nếu đánh giá là thủ tục kiểm soát được thiết kế hữu hiện và có khả năng thực hiện hiệu quả thì rủi ro kiểm soát được đánh giá sơ bô là thấp, từ đó thực hiện các thử nghiệm kiểm soát để hạn chế phạm vi thử nghiệm cơ bản. Nếu rủi ro kiểm soát được đánh giá ở mức tối đa do không có các thủ tục kiểm soát tốt được thiết kế với khoản mục thì không thực hiện các thử nghiệm kiểm soát, mở rông thử nghiệm cơ bản.
- Thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát:
+ Kiểm soát trong việc nhận hàng và hóa đơn: Chọn mẫu hóa đơn để thực hiện
kiểm tra các chứng từ đính kèm: Phiếu nhập kho, đơn đặt hàng, phiếu đề nghị mua hàng kiểm tra về số lượng, chất lượng và đơn giá; kiểm tra số tính toán trên hóa đơn, việc ghi nhận hạch toán theo dõi sổ chi tiết và tổng hợp.
+ Đối với kế toán nợ phải trả: chọn mẫu chứng từ của môt số nhà cung cấp trên sổ chi tiết, đối chiếu tổng hợp, kiểm tra việc ghi nhận và tính toán...
+ Kiểm tra tính liên tục của số chứng từ trên đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, phiếu chi.
Thực hiện đánh giá cuối cùng về rủi ro kiểm soát sau khi đã thực hiện tính hữu hiệu và hiệu quả của KSNB khoản mục NPTNB trên thực tế. Từ đó nhận diện điểm mạnh và điểm yếu của KSNB để xây dựng phạm vi thử nghiệm cơ bản phù hợp.
1.2.2.2 Thực hiện thử nghiệm cơ bản
A, Thủ tục phân tích
Thực hiện thủ tục phân tích trong giai đoạn thực hiện kiểm toán nhằm mục đích xem xét tính hợp lý về sự biến động của số dư các tài khoản NPTNB năm kiểm toán hiện hành và các năm trước. Việc lựa chọn quy trình phân tích, phương pháp và mức độ phân tích tuỳ thuộc vào sự xét đoán của KTV. Các thủ tục phân tích thường được áp dụng gồm:
- So sánh nợ phải trả năm nay với năm trước theo từng người bán, kể cả so sánh số phát sinh và số dư cuối năm để xác định những chênh lệch bất hợp lý, tìm kiếm nợ chưa ghi sổ hoặc ghi sổ không đúng kì.
- So sánh tổng số NPTNB năm nay với năm trước để phát hiện những khoản chênh lệch bất hợp lý. Thông thường, các khoản NPTNB rất ổn định do quá trình sản xuất kinh doanh của DN ổn định. Nếu có chênh lệch thì có thể DN mở rộng quy mô, tăng công suất, giá cả thị trường tăng, tỷ giá ngoại tệ tăng... Khi có sự
biến động, KTV phải tìm được bằng chứng hợp lý và thường phải tập trung vào những người bán và những khoản NPTNB mới phát sinh.
- So sánh tỷ lệ nợ phải trả cuối kỳ với tổng giá trị mua vào trong kỳ của năm này với năm trước để tìm ra những khoản nợ biến động tăng, giảm bất thường hay mua chịu tăng thêm hay những khoản mua vào được thanh toán ngay, qua đó xác định những biến động bất thường để định hướng kiểm toán.
- So sánh tỷ lệ số dư nợ phải trả cuối kỳ với tổng nợ ngắn hạn của năm này với năm trước để xem xét những khả năng có những khoản nợ chưa ghi sổ hay đã ghi sổ nhưng thực tế chưa xảy ra. Biện pháp kiểm tra trường hợp này là thực hiện kiểm tra những nghiệp vụ phát sinh và đầu kỳ kế toán sau.
Việc tiến hành các thủ tục phân tích giúp KTV thấy được nguyên nhân dẫn đến sự biến động là hợp lý hay không? Quá trình kinh doanh của công ty ít thay đổi nên khoản NPTNB cũng ổn định trừ khi xảy ra các biến động của thị trường hay do nhu cầu mở rộng kinh doanh của doanh nghiệp, KTV cần tìm hiểu nguyên nhân về những biến động và tìm các bằng chứng chứng minh biến động đó là hợp lí. Trong khi phân tích cần chú ý đến các nhà cung cấp mới, các số liệu lớn, các nhà cung cấp có số dư nhỏ bất thường. Trên cơ sở đó, KTV khoanh vùng trọng tâm kiểm toán và đi vào kiểm tra chi tiết.
B, Thủ tục kiểm tra chi tiết
Để thu thập bằng chứng để chứng minh cho các mục tiêu kiểm toán đã đề ra, thủ tục kiểm tra chi tiết NPTNB thường có những thủ tục sau:
• Lập bảng số dư chi tiết các khoản nợ phải trả người bán:
Từ sổ chi tiết công nợ phải trả người bán theo đối tượng được khách hàng cung cấp thu thập hoặc tự lập Bảng chi tiết số dư theo từng nhà cung cấp, kiểm tra lại việc tính toán hàng ngang và hàng dọc. Sau đó thực hiện việc đối chiếu số tổng đầu kì và cuối kỳ so với Bảng cân đối kế toán, thực hiện bước công việc này không những đảm bảo mục tiêu kiểm toán về tính trình bày, tính chính xác mà còn tính đầy đủ với khoản mục NPTNB.
• Đối chiếu với thông báo nợ của nhà cung cấp:
Vì thông báo nợ thường do bên bán lập nên có độ tin cậy cao, thực hiện việc đối chiếu xác định số dư trên sổ chi tiết, đặc biệt lưu ý không chỉ các nhà cung cấp có số như lớn mà còn với nhà cung cấp có số dư nhỏ hoặc bằng. Thực hiện thủ tucj này nhằm đảm bảo mục tiêu kiểm toán về tính chính xác đối với khoản mục NPTNB. • Thực hiện gửi thư xác nhận:
Để đáp ứng được các mục tiêu kiểm tóan liên quan đến tính đầy đủ hoặc hiện hữu cũng như tính quyền và nghĩa vụ đối với khoản mục NPTNB thì đây là thủ tục hiệu quả. KTV thường gửi thư xác nhận đến các nhà cung cấp khi: đánh giá KSNB là yếu, không có thông báo nợ của nhà cung cấp hoặc thông báo nợ không đầy đủ thông tin, nghi vấn về khả năng khai khống, kết quả của việc phân tích cho thấy số
dư tăng bất thường... Các KTV thường lựa chọn nhà cung cấp có số dư nợ lớn và trọng yếu, KH có giao dịch bất thướng, KH có số dư bằng 0.
Sau khi nhận được thư xác nhận, KTV xem xét, đánh giá kết quả xác nhận:
+ Nếu số liệu phản hồi khớp với sổ sách của khách hàng, KTV sẽ chấp nhận số liệu, đạt được mục tiêu.
+ Nếu trong trường hợp số liệu không khớp với số liệu của khách hàng thì cần tìm hiểu nguyên nhân, giải thích và điều chỉnh phù hợp.
Trường hợp không nhận được thư phản hồi thig KTV gửi tiếp lần thứ hai. Nếu tiếp tục không được nhận KTV thực hiện các thủ tục thay thế:
+ Kiểm tra nghiệp vụ thanh toán sau ngày khóa sổ + Kiểm tra nghiệp vụ hình thành số dư
• Chọn mẫu để kiểm tra chứng từ gốc và tài liệu liên quan
Đây là thủ tục nhằm kiểm tra sự có thực của khoản phải trả người bán. KTV lựa chọn một số khoản phải trả trên số dư chi tiết cuối năm để kiểm tra chứng từ gốc và các tài liệu liên quan như chứng từ thanh toán, hóa đơn, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho...
Đối với các đơn vị sử dụng hệ thống chứng từ thanh toán, việc kiểm tra khá thuận tiện vì các số dư chi tiết nợ phải trả đã được thể hiện sẵn trong những chứng từ thanh toán chưa trả tiền. Khi được thanh toán, đơn vị sẽ chuyển chứng từ thanh toán này sang hồ sơ chứng từ thanh toán đã trả tiền. Do công việc này tiến hành hàng ngày, nên đơn vị cần lưu lại bảng kê chứng từ thanh toán vào thời điểm khóa sổ. Bảng kê bao gồm tên người bán, số chứng từ thanh toán, ngày và số tiền đã trả. • Kiểm tra số dư tài khoản có gốc ngoại tệ:
KTV kiểm tra DN đánh giá lại khoản gốc ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC. KTV chọn tất cả các KH có số dư cuối kỳ ngoại tệ trong sổ chi tiết công nợ trong từng đối tượng, lấy số nguyên tệ và tính toán lại lại theo tỷ giá mua của ngân hàng thương mại DN thường xuyên giao dịch. Thử nghiệm này đáp ứng CSDL về tính đánh giá khoản mục.
• Kiểm tra việc khóa sổ nghiệp vụ mua hàng
Kiểm tra việc khóa sổ đối với nghiệp vụ mua hàng để phát hiện các chi phí trong niên độ hiện tại nhưng ghi nhận vào niên độ sau khi thanh toán.
Đối với các trường hợp hàng về nhưng chưa có hóa đơn, hay hóa đơn đã về mà hàng chưa nhận được; kiểm toán viên cần nghiên cứu các hồ sơ mua hàng dở dang của đơn vị.
Các chứng từ thanh toán được phát hành sau thời điểm khóa sổ, kiểm toán viên cần xem xét cẩn thận để phát hiện những khoản mục thực tế phát sinh trước thời điểm khóa sổ.
• Kiểm tra các khoản ứng trước tiền cho người bán
Kiểm toán viên kiểm tra chứng từ gốc: hợp đồng, chứng từ chuyển tiền cho nhà cung cấp, phiếu ci tiền tiền mặt, sổ phụ, sao kê ngân hang... và đánh giá tính hợp lý của các số dư qua việc xem xét lý do ứng trước tiền cho nhà cung cấp.
• Đánh giá việc trình bày và thuyết minh khoản mục NPTNB trên BCTC
- Các khoản nợ phải trả trọng yếu đối với các bên liên quan cần được công bố trên thuyết minh báo cáo tài chính
- Các khoản nợ phải trả người được đảm bảo bằng tài sản thế chấp phải được công bố
và tham chiếu với tài sản thế chấp.
- Các trường hợp phát sinh số dư Nợ trên các tài khoản nợ phải trả phải được trình bày trong khoản nợ phải trả của bảng cân đối kế toán để đảm bảo trình bày đúng về
tài chính của đơn vị. Nếu đơn vị không thực hiện việc này và số tiền là trọng yếu, kiểm toán viên phải lập bút toán đề nghị sắp xếp lại khoản mục.
- Kiểm tra việc trình bày và thuyết minh trên BCTC của khoản mục NPTNB theo quy
định tại TT200/2014/TT- BTC.
Kiểm soát chất lượng kiểm toán trong giai đoạn thực hiện kế hoạch kiểm toán:
Hướng dẫn cho nhóm kiểm toán thực hiện bằng việc thông báo cho từng thành viên của nhóm kiểm toán các vấn đề sau đây:
(1) Trách nhiệm của thành viên nhóm kiểm toán, gồm yêu cầu tuân thủ chuẩn mực và các quy định về đạo đức nghề nghiệp có liên quan, yêu cầu lập kế hoạch và thực hiện cuộc kiểm toán với thái độ hoài nghi nghề nghiệp như quy định tại đoạn 15 Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 200; (2) Trách nhiệm của từng thành viên Ban Giám đốc khi cuộc kiểm toán có
sự tham gia của hơn một thành viên Ban Giám đốc; (3) Mục tiêu của công việc kiểm toán;
(4) Tính chất ngành nghề kinh doanh của đơn vị được kiểm toán; (5) Các vấn đề liên quan đến rủi ro;
(6) Các khó khăn có thể phát sinh; (7) Các thủ tục kiểm toán chi tiết.
Việc thảo luận giữa các thành viên trong nhóm kiểm toán giúp các thành viên ít kinh nghiệm hơn đặt câu hỏi cho các thành viên nhiều kinh nghiệm, qua đó các thông tin có thể được trao đổi một cách thích hợp trong nhóm kiểm toán.
+ Việc tổ chức làm việc theo nhóm và được đào tạo phù hợp có thể giúp các thành viên ít kinh nghiệm hiểu rõ hơn về mục đích và nội dung của công việc được giao.
Giám sát cuộc kiểm toán bao gồm các việc sau: (1) Theo dõi tiến độ của cuộc kiểm toán;
(2) Đánh giá năng lực chuyên môn và khả năng của từng thành viên nhóm kiểm toán, gồm việc đảm bảo từng thành viên có đủ thời gian thực hiện công việc, hiểu rõ các chỉ dẫn, và đảm bảo công việc được thực hiện theo các thủ tục kiểm toán đã đề ra;
(3) Giải quyết các vấn đề trọng yếu phát sinh trong cuộc kiểm toán, chú ý đến mức độ ảnh hưởng trọng yếu của vấn đề và điều chỉnh thủ tục kiểm toán một cách thích hợp;
(4) Xác định các vấn đề cần tham khảo ý kiến tư vấn hoặc cần các thành viên nhiều kinh nghiệm trong nhóm kiểm toán phải quan tâm trong suốt cuộc kiểm toán.
1.2.3 Giai đoạn kết thúc kiểm toán
Theo chương trình kiểm toán mẫu của Hội kiểm toán viên hành nghề Việt Nam VACPA gồm:
• Thứ nhất: Tổng hợp các kết quả kiểm toán NPTNB
Sau khi kết thúc giai đoạn tiến hành kiểm toán, KTV trình bày những vấn đề phát hiện được lên giấy tờ làm việc, sau đó gửi trưởng nhóm để soát xét. Những vấn đề cần trình bày đối với khoản nợ phải trả người bán thường là:
- Các sai phạm phát hiện khi kiểm toán khoản mục NPTNB và đánh giá mức độ sai phạm. Nguyên nhân của sai phạm và bút toán điều chỉnh (nếu có). - Kết luận về việc đã đạt được mục tiêu kiểm toán hay chưa.
- Kiến nghị về bút toán điều chỉnh hoặc thuyết minh cần bổ sung trên BCTC. - Nhận xét về những tồn tại của hệ thống kế toán và KSNB đối với khoản mục
NPTNB và đề xuất cải tiến hoàn thiện hệ thống của khách hàng
• Thứ hai: Phân tích Báo cáo tài chính
Kiểm toán viên tiến hành rà soát lại BCTC về đánh giá sựu nhất quán của báo cáo, về khả năng tồn tại những gian lận, sự phù hợp của chính sách kế toán ...
• Thứ ba: Đánh giá lại giả định hoạt động liên tục
Chuẩn mực kiểm toán số 570 - “Hoạt động liên tục” yêu cầu KTV phải thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toán thích hợp về tính hợp lý của giả định hoạt động liên tục mà BGĐ đơn vị được kiểm toán đã sử dụng khi lập và trình bày BCTC và kết luận liệu còn có yếu tố không chắc chắn trọng yếu nào liên quan tới khả năng hoạt động liên tục của đơn vị hay không.