Chi phí hoạt động của một doanh nghiệp được quản lý tốt khi có những chính sách phù hợp, sử dụng đúng mục đích và được sử dụng hiệu quả. Để đảm bảo được khoản chi phí này được quản lý một cách tốt nhất, hệ thống kiểm soát nội bộ về khoản mục này phải đảm bảo các ý như sau:
- Xây dựng và thiết lập các văn bản quyết định, các chính sách liên quan đến khoản CPHĐ một cách chặt chẽ như quy định về sự phê duyệt, trách nhiệm, quyền hạn và nghĩa vụ của từng bộ phận giữ trách nhiệm cho từng công việc, các công đoạn phê chuẩn và xét duyệt các khoản chi phí phải có văn bản quyết định rõ ràng, quy định về trình tự, các thủ tục thực hiện, xử lý công việc.
- Tổ chức kiểm soát về hệ thống sổ sách của kế toán, các chứng từ kế toán. - Tổ chức triển khai các quy định về kiểm soát khoản mục CPHĐ bao gồm: tổ chức phân công công việc, bố trí nhân sự về chức năng và nhiệm vụ,...
Học viện ngân hàng Khóa luận tốt nghiệp
- Ban hành các chính sách, các thủ tục liên quan đến việc ký duyệt và phê chuẩn các nghiệp vụ phát sinh chi phí thực tế. Mọi nghiệp vụ phát sinh cần phải có sự phê duyệt đồng ý của cấp trên và thường xuyên kiểm tra việc ghi chép sổ sách.
- Đối với các khoản chi phí liên quan đến chi phí đi công tác phải có văn bản quyết định phù hợp và phải có định mức về chi phí rõ ràng.
- Đối với các chi phí liên quan đến lương và các khoản trích theo lương của nhân viên phải có những chính sách và quy chế chặt chẽ, phải theo dõi và ghi nhận, lập bảng tính lương và bảng ghi chép phù hợp.
- Đối với các chi phí liên quan đến khấu hao TSCĐ, phân bổ chi phí trả trước phải có các chính sách và phương pháp khấu hao nhất quán so với năm trước, phương thức phân bổ phải có khung quy định phù hợp.
- Đối với các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài hay các khoản chi phí bằng tiền khác cần phải có đầy đủ hóa đơn chứng từ, đảm bảo đầy đủ phê duyệt, thực hiện đúng theo chính sách quy định văn bản đã đề ra.
Tùy thuộc vào mỗi loại hình doanh nghiệp khác nhau mà các chính sách, các quy định về CPHĐ sẽ có những thủ tục kiểm soát nội bộ khác nhau phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp.