Theo Khoản 1 Điều 29 Quyết định 10/2017/QĐ - KTNN, “ Hồ sơ kiểm toán là các tài liệu do kiểm toán viên lập, thu thập, phân loại, sử dụng và lưu trữ. Tài liệu
trong hồ sơ kiểm toán được thể hiện trên giấy, trên phim, ảnh, trên phương tiện tin học hay bất kỳ phương tiện lưu trữ nào khác theo quy định của pháp luật hiện hành”.
Hồ sơ kiểm toán bao gồm tất cả các giấy tờ KTV thu thập và phân loại, lữu trữ
trong toàn bộ quá trình kiểm toán ở khách hàng. Thời gian lưu trữ các hồ sơ kiểm toán tối thiểu 10 năm, và trong thời hạn 12 tháng phải đưa hồ sơ vào lưu trữ một cách
cẩn thận từ ngày phát hành báo cáo.
Do khách hàng ở IAC hàng năm số lượng khá lớn và đảm bảo về việc tránh gây mất mát và thiếu sót, KTV ở IAC lưu trữ hồ sơ theo phương pháp: Hồ sơ kiểm toán theo từng năm. Hồ sơ kiểm toán theo năm tài chính là tập tài liệu được phân chia
cụ thể, mỗi hồ sơ kiểm toán của từng khách hàng sẽ được lưu trữ trong bộ kẹp hồ sơ tài liệu và được lưu trữ tại phòng kiểm toán của công ty. Trong hồ sơ kiểm toán mà IAC - Hà Nội thu thập và lưu trữ sẽ bao gồm toàn bộ những thông tin liên quan đến doanh nghiệp khách hàng, các bằng chứng mà KTV thu thập được. Mỗi bộ kẹp hồ sơ
tài liệu chứa đựng các thông tin về quá trình kiểm toán của khách hàng theo từng năm
tài chính. Hồ sơ kiểm toán năm của các khách hàng doanh nghiệp được kiểm toán mà
IAC lưu trữ bao gồm các loại:
- Các giấy tờ liên quan đến thông tin của doanh nghiệp khách hàng bao gồm: giấy phép đăng kí đầu tư, giấy phép đăng kí kinh doanh.
- Hợp đồng kiểm toán và biên bản về thanh lý hợp đồng.
- Thông tin về quá trình kiểm toán bao gồm KTV phụ trách, các giấy tờ làm việc của KTV, nhóm KTV cùng tham gia vào việc kiểm toán.
- Báo cáo tài chính và các báo cáo liên quan.
- Bằng chứng kiểm toán KTV đã thu thập được trong quá trình kiểm toán bao
gồm những chứng từ và giấy tờ quan trọng có liên quan đến cuộc kiểm toán.
Trong bộ hồ sơ kiểm toán, KTV sẽ sắp xếp các loại giấy tờ theo trình tự và được sắp xếp có nguyên tắc theo từng phần hành mà KTV đã phân loại kiểm toán vào
Học viện ngân hàng Khóa luận tốt nghiệp
trong bộ kẹp tài liệu của IAC chuẩn bị. Việc thu thập bằng chứng kiểm toán do KTV IAC thu thập được khách hàng photo bản cứng. Bên cạnh đó, KTV còn lưu giấy tờ làm việc trên bản mềm của công ty theo từng thư mục bao gồm các giấy tờ liên quan được scan lại từ bản cứng.
Việc lưu trữ hồ sơ kiểm toán ở IAC yêu cầu phải đủ và đảm bảo phải được lưu
trữ cẩn thận, sắp xếp theo nguyên tắc đối với từng khoản mục. Nhờ vậy, những KTV các năm sau có thể dễ dàng trong việc theo dõi các phần hành đã được kiểm toán như
thế nào.