6. Kết cấu của đề tài
1.2.2 Tại giai đoạn thực hiện kiểm toán
Sau khi hoàn thành thiết kế chương trình kiểm toán đối với khoản mục Chi phí trả trước, Kiểm toán viên sẽ thực hiện kiểm toán theo các bước được mô tả chi tiết trong chương trình đã thiết kế.
1.2.2.1. Thực hiện thử nghiệm kiểm soát đối với khoản mục Chiphí trả trước
a. Mục tiêu của thử nghiệm kiểm soát
Xem xét hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá lại rủi ro kiểm toán đối với khoản mục Chi phí trả trước.
Kiểm toán viên sử dụng thử nghiệm kiểm soát (chủ yếu là thông qua Bảng câu hỏi tìm hiểu hệ thống KSNB của khách hàng) để phân tích môi trường kiểm soát chung, xem xét hệ thống kế toán và thủ tục kiểm soát hiện đang được thực hiện ở đơn vị được kiểm toán. Từ đó, KTV thu thập đầy đủ bằng chứng về tính hiệu quả của hệ thống KSNB đối với khoản mục CPTT để có thể xác định các thử nghiệm cơ bản cần thiết.
b. Thực hiện thử nghiệm kiểm soát
Kiểm toán viên thực hiện khảo sát khâu đối với việc thiết kế các kiểm soát của đơn vị đối với CPTT, có thể yêu cầu Ban Giám đốc, Ban Quản trị đơn vị cung cấp các văn bản quy định về KSNB có liên quan như: Quy định về chức năng, nhiệm vụ, quền hạn của bộ phận hay các nhân trong việc xét duyệt đơn đặt hàng, nhập khô, tiêu thức phân bổ chi phí... Khi nghiên cứu các văn quy định KSNB của đơn vị, cần chú ý đến các khía cạnh như sau:
- Sự đầy đủ của các quy định kiểm soát đối với các khâu, các bước liên quan đến khoản mục CPTT.
- Tính chặt chẽ và phù hợp của quy chế KSNB đối với các vấn đề liên quan đến khoản mục CPTT.
c. Khảo sát về sự vận hành các quy chế KSNB
- Kiểm toán viên khảo sát đánh giá sự vận hành của các quy chế KSNB đảm bảo về tính hữu hiệu trong vận hành của các quy chế KSNB, cụ thể là sự hiện hữu (hoạt động) và tính thường xuyên, liên tục trong vận hành của các quy chế kiểm soát, các bước kiểm soát.
- Kiểm toán viên có thể thực hiện phỏng vấn các nhân viên có liên quan trong đơn vị về sự hiện hữu của các bước kiểm soát, kể cả tính thưởng xuyên hiện hữu vận hành của nó. Đồng thời kiểm toán viên có thể trực tiếp quan sát công việc của nhân viên thực hiện kiểm soát hồ sơ, tài liệu.
- Một thủ tục phổ biến và quan trọng là kiểm tra các dấu hiệu của hoạt động KSNB lưu lại trên các hồ sơ, tài liệu (Chữ ký của người phê duyệt mua hàng, dấu hiệu của hoàn thiện chứng từ kế toán, chữ ký của người kiểm tra việc ghi sổ kế toán...). Dấu hiệu của KSNB lưu lại trên hồ sơ, tài liệu là bằng chứng có tính thuyết phục cao về sự hiện hữu và tính thưởng xuyên, liên tục của hoạt động kiểm soát trên thực tế.
- Các sai sót trong vận hành KSNB thường dễ dẫn đến sự thiếu tin cậy của các thông tin tài chính có liên quan đã ghi nhận.
d. Khảo sát về tình hình thực hiện các nguyên tắc tổ chức hoạt động KSNB
Khảo sát về tình hình thực hiện các nguyên tắc cơ bản trong tổ chức hoạt động KSNB của đơn vị là một công việc có ý nghĩa quan trọng. Sự thực hiện đúng đắn các nguyên tắc “phân công, phân nhiệm” và nguyên tắc “bất kiêm nhiệm” sẽ đảm bảo tăng cường hiệu lực của hoạt động kiểm soát, ngăn ngừa và hạn chết được sự lạm dụng hay lợi dụng chức năng, quyền hạn trong quá trình thực hiện liên quan đến khoản mục CPTT. KTV cần chú ý đến việc thực hiện thủ tục phê duyệt, người
phê duyệt có đúng thẩm quyền hay không, việc phân công bố trí người trong các khâu liên quan đến phê duyệt - thực hiện, kế toán - thủ kho - thủ quỹ có đảm bảo sự độc lập cần thiết cho sự giám sát chặt chẽ hay không.
1.2.2.2. Thực hiện các thử nghiệm cơ bản đối với khoản mục Chiphí trả trước
a. Thực hiện thủ tục phân tích
Trong giai đoạn này, KTV thực hiện thủ tục phân tích chi tiết Chi phí trả trước theo từng đối tượng cụ thể giữa kỳ này với kỳ trước... Các thủ tục phân tích thường áp dụng khi kiểm toán khoản mục CPTT là:
* Phân tích ngang:
- So sánh CPTT của từng đối tượng giữa kỳ này với kỳ trước, giữa các tháng trong kỳ để thấy sự biến động về CPTT trong năm, số dư đầu kỳ - cuối kỳ.
- So sánh mức phân bổ CPTT của kỳ này với kỳ trước của từng đối tượng. - So sánh mức CPTT của đơn vị với các công ty khác với cùng quy mô trong cùng ngành (nếu có thể).
* Phân tích dọc:
- Phân tích số dư của khoản mục CPTT trên tổng tài sản: Khoản mục CPTT chiếm bao nhiêu phần trăm trong tổng tài sản của doanh nghiệp.
Khi thực hiện các phân tích, KTV cần làm rõ những tác động của các yếu tố gây sự biến động đương nhiên đối với CPTT và chỉ ra nghi ngờ về các sai sót có thể xảy ra.
Đối với những tác động của yếu tố đương nhiên không gây ra sai phạm, KTV loại trừ tác động của các yếu tố này để đưa ra các nghi ngờ về khả năng sai phạm trong khoản mục CPTT. Để xác định rõ được những sai phạm, KTV cần dựa vào cơ sở dẫn liệu là mục tiêu để tiếp tục thực hiện các bước kiểm tra chi tiết nghiệp vụ và số dư của khoản mục.
b. Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết nghiệp vụ đối với khoản mục Chi phí trả trước
Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ đối với khoản mục CPTT sẽ liên quan đến việc hạch toán các khoản: công cụ dụng cụ, các loại chi phí kinh doanh trong kỳ (chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp.), các khoản thanh toán.
Khi thực hiện kiểm tra chi tiết đối với khoản mục CPTT, KTV thường tiến hành chọn mẫu các nghiệp vụ để kiểm tra. Kỹ thuật chọn mẫu sẽ do KTV tự lựa chọn sao cho phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị được kiểm toán. Việc chọn mẫu thường chú ý đặc biệt hơn đến các nghiệp vụ liên quan đến CPTT có giá trị lớn, tiêu thức phân bổ CPTT vào chi phí kinh doanh trong kỳ chưa phù hợp, không có đầy đủ chứng từ cần thiết.
Kiểm tra chi tiết chủ yếu là kiểm tra các nghiệp vụ đã ghi nhận trên sổ hạch toán trong quá trình kế toán xem các cơ sở dẫn liệu có được kế toán đảm bảo hay không. Các cơ sở dẫn liệu đó cũng chính là mục tiêu mà KTV có trách nhiệm thu thập các bằng chứng thích hợp để xác nhận sự đảm bảo. Thực chất của quá trình kiểm tra chi tiết về nghiệp vụ cũng chính là tiến hành kiểm tra lại quá trình xử lý kế toán liên quan đến khâu ghi sổ kế toán đối với các nghiệp vụ CPTT, nhằm có được các bằng chứng xác nhận các cơ sở dẫn liệu cụ thể có liên quan đến hạch toán các nghiệp vụ. Các thức tiến hành kiểm tra chi tiết chủ yếu thực hiện xem xét, đối chiếu từ các nghiệp vụ đã hạch toán trên sổ kế toán ra các chứng từ, tài liệu có liên quan.
Dưới đây là các mục tiêu kiểm toán (cơ sở dẫn liệu) cụ thể và các thủ tục kiểm toán chủ yếu, phổ biến thường áp dụng để thu thập bằng chứng xác nhận cho các cơ sở dẫn liệu tương ứng.
* Tính hiện hữu: Nghiệp vụ ghi nhận CPTT đã xảy ra và liên quan đến đơn vị được kiểm toán. Thủ tục kiểm tra:
- Kiểm tra chọn mẫu một số nghiệp vụ CPTT phát sinh trong kỳ, đối chiếu
với các chứng từ có liên quan, đảm bảo các nghiệp vụ dược ghi trong sổ kế toán đều thực sự phát sinh.
- Kiểm tra các tài liệu có liên quan đến việc phát sinh CPTT như hợp đồng,
hóa đơn mua bán công cụ dụng cụ.
- Kiểm tra việc chuyển các TSCĐ có giá trị < 30 triệu đồng sang công cụ dụng cụ, kiểm tra giá trị còn lại của các TSCĐ khi chuyển.
* Tính chính xác: Nghiệp vụ CPTT đã được tính toán, đánh giá đúng đắn
hợp lý hay không. Thủ tục kiểm tra:
- Kiểm tra trên các hóa đơn mua bán, xem xét việc tính toán chính xác trên
các hóa đơn. Kiểm tra việc tính giá trị còn lại của TSCĐ chuyển sang CCDC.
- Kiểm tra, tính toán lại bảng phân bổ CPTT trong kỳ của doanh nghiệp.
* Tính đầy đủ: Tất cả các nghiệp vụ liên quan đến CPTT phải được hạch
toán đầy đủ trên sổ kế toán. Thủ tục kiểm tra:
- Tiến hành kiểm kê CCDC, đảm bảo rằng không có CCDC nào có mặt tại
kho mà không được thể hiện trên sổ kế toán.
* Tính phân loại: Các nghiệp vụ CPTT phải được phân loại và ghi nhận
đúng nguyên tắc kế toán, đúng quan hệ đối ứng tài khoản (vào các sổ kế toán), chính xác về số liệu tương ứng đã ghi trên chứng từ. Thủ tục kiểm tra:
- Kiểm tra chọn mẫu về việc hạch toán đúng đắn của các tài khoản, đảm bảo
không có sự hạch toán nhầm giữa CPTT với TSCĐ, các chi phí phát sinh trực tiếp trong kỳ kế toán.
* Tính đúng kỳ: Nghiệp vụ CPTT phải được hạch toán kịp thời, đảm bảo
phát sinh thuộc kỳ nào phải được ghi sổ kế toán của kỳ đó. Thủ tục kiểm tra:
- Kiểm tra chọn mẫu các nghiệp vụ phát sinh cuối kỳ và đầu kỳ sau, xem xét
xem có nghiệp vụ nào phát sinh trong kỳ mà kỳ sau mới ghi nhận không hoặc ngược lại, có nghiệp vụ nào phát sinh kỳ sau mà đã được ghi nhận vào kỳ này không.
c. Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết số dư đối với khoản mục Chi phí trả trước
Tài khoản kế toán sử dụng cho khoản mục CPTT có số dư sẽ được tổng hợp trình bày trên BCTC là TK 242 - Chi phí trả trước.
Trên cơ sở kết quả kiểm toán số dư đầy kỳ và các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ, KTV cần kết hợp với thủ tục kiểm tra chi tiết về số dư khoản mục CPTT cuối kỳ. Các mục tiêu kiểm toán (cơ sở dẫn liệu cần xác minh) và thủ tục kiểm toán đối với khoản mục này chủ yếu phổ biến như sau:
* Tính hiện hữu: Khoản mục CPTT trên sổ kế toán là thực tế đang tồn tại.
Thủ tục kiểm tra:
- Đối với CPTT là CCDC thì thực hiện kiểm kê CCDC, đảm bảo rằng các
CCDC được ghi nhận thực tế đang hiện hữu, có mặt tại kho của doanh nghiệp.
- Tùy vào tình hình kiểm kê và xét đoán chuyên môn của KTV, có thể kiểm
tra danh sách và xin xác nhận từ bên thứ ba đối với các khoản mục CPTT dài hạn khác như tiền thuê văn phòng, thuê máy móc...
- Xin xác nhận của người cung cấp xác nhận về số lần, thời gian cung cấp,
số
tiền phải trả trên mỗi hóa đơn bán hàng, số dư các tài khoản liên quan đến khoản mục CPTT tại thời điểm lập BCTC.
* Tính đầy đủ: Các khoản CPTT cần được ghi nhận một cách đầy đủ. Thủ
tục kiểm tra:
- Đối chiếu việc trình bày, công bố có đầy đủ giống trên sổ sách kế toán đã
ghi chép hay không.
* Quyền và nghĩa vụ: Đơn vị được kiểm toán nằm giữ các quyền liên quan
đến CPTT thuộc sở hữu của đơn vị. Thủ tục kiểm tra:
- Đối với CPTT là CCDC thì đảm bảo rằng các CCDC ấy thuộc quyền sở
hữu của đơn vi, được doanh nghiệp quản lý và sử dụng bằng cách kiểm tra hóa đơn mua CCDC, hợp đồng mua.
- Đối với CPTT là các Chi phí khác như tiền thuê văn phòng, máy móc...
cần kiểm tra hợp đồng cho thuê, thời gian thuê.
* Đánh giá và phân bổ: Tài sản, nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu được
thể hiện trên báo cáo tài chính theo giá trị phù hợp và những điều chỉnh liên quan đến đánh giá hoặc phân bổ đã được ghi nhận phù hợp. Thủ tục kiểm tra:
- Tính toán lại để kiểm tra việc cộng sổ chi tiết và sổ tổng hợp là đúng đắn và phù hợp.