8. Bố cục của nghiên cứu
1.3.2. Quy trình thực hiện thủtục kiểm kê hàng tồn kho
HTK trong DN được bảo quản, cất trữ ở nhiều địa điểm khác nhau, thậm chí có thể phân tán ở nhiều bộ phận và do nhiều người ở những bộ phận khác nhau quản lý. HTK có thể nằm trong kho, đang trên đường, đang gửi bán hoặc sản phẩm dở dang đang trong quá trình sản xuất, xử lý... nên dễ xảy ra mất mát. Công việc KK HTK thường gặp nhiều khó khăn, chi phí lớn.
Thực hiện trực tiếp KK và quản lý công tác KK HTK không phải là nhiệm vụ của KTV mà là trách nhiệm của BGĐ khách hàng được kiểm toán. Tuy nhiên, KTV có trách nhiệm tham gia chứng kiến KK HTK (nếu KTV được bổ nhiệm kiểm toán trước thời điểm kết thúc niên độ kế toán) để có thể thu thập đầy đủ bằng chứng
kiểm toán thích hợp về sự hiện hữu và tình trạng của HTK, quá trình này bao gồm ba giai đoạn: giai đoạn chuẩn bị tham gia KK, giai đoạn thực hành tham gia KK và giai đoạn sau KK (Sơ đồ 1.1).
Thu thập thông tin về đơn vị, rà soát tài ị liệu và hồ sơ kiểm toán năm trước Ị Xác định rủi ro có sai xót trọng yếu liên ị quan đến HTK và đánh giá sự cần thiết Ị của việc sử dụng ý kiến chuyên gia ị Xác định thời gian, qui mô mẫu và các thủ Ị
tục KK phù hợp ị
Quan sát sự tuân thủ kế hoạch KK
Quan sát tình trạng HTK, nhận diện HTK hư hỏng, kém chất lượng
Chọn mẫu KK trực tiếp Thu thập bản sao tài liệu KK
Đối chiếu kết quả KK trực tiếp với kết quả Theo dõi ghi nhận giao dịch nhập xuất trước và sau thời điểm KK
Kiểm tra xử lý chênh lệch KK của đơn vị
Sơ đồ 1.1 : Qui trình thực hiện thủ tục kiểm kê hàng tồn kho
(Nguồn: Tác giả tự xây dựng) Giai đoạn lập kế hoạch chứng kiến KK: KTV phải xem xét lại hồ sơ kiểm toán năm trước, rà soát kế hoạch KK của đơn vị; nhận diện các khu vực hay mặt hàng có nhiều rủi ro, những mặt hàng có giá trị lớn và xác định sự cần thiết của việc sử dụng ý kiến chuyên gia. Bên cạnh đó, KTV cần xác định thời gian tham gia KK, xác định quy mô mẫu, lựa chọn các thủ tục kiểm toán phù hợp để thực hiện trong qui trình KK;
Giai đoạn thực hiện chứng kiến KK: Phần quan trọng nhất của quá trình quan sát HTK là xác định liệu cuộc KK đang tiến hành có phù hợp với hướng dẫn do khách hàng đề ra. Khi KTV nhận thấy nhân viên của khách hàng không tuân thủ theo hướng dẫn về HTK, cần kết hợp với giám sát viên để sửa sai vấn đề hoặc sửa đổi các thủ tục quan sát. Bên cạnh đó, KTV cần quan sát sự tuân thủ kế hoạch KK của đoàn KK; quan sát tình trạng HTK và nhận diện HTK hư hỏng, lỗi thời, kém phẩm chất; chọn mẫu KK trực tiếp để xác định mức độ đáng tin cậy của kết quả KK do đơn vị cung cấp; thảo luận với nhân viên của bộ phận sản xuất (nếu có) về phương pháp xác định mức độ hoàn thành và phương pháp phân bổ chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung cho sản phẩm dở dang; ghi nhận các biến động ngay trước, trong và sau thời điểm KK; lưu bản sao các phiếu KK hoặc BBKK (đây là các tài liệu ghi nhận kết quả KK trong suốt thời gian KK).
Kết thúc quá trình tham gia KK: KTV đối chiếu kết quả các thử nghiệm KK trực tiếp của KTV với các phiếu KK hoặc BBKK do khách hàng cung cấp nhằm khẳng định độ tin cậy của các tài liệu này; theo dõi việc ghi nhận các biến động sau cùng của HTK ngay trước và sau thời điểm KK và sổ sách kế toán nhằm cung cấp bằng chứng về sự hợp lý của các bút toán điều chỉnh có liên quan đến những khác biệt giữa số lượng trên sổ sách và kết quả KK; kiểm tra và xử lý sự cố chênh lệch giữa kết quả KK và số liệu trên sổ sách của đơn vị.
Trường hợp ngày chứng kiến KK khác ngày kết thúc niên độ kế toán, KTV cần xem xét các ảnh hưởng của các giao dịch có liên quan đến số dư cuối kỳ của HTK. Ngoài ra nếu KTV không thể chứng kiến KK (do được bổ nhiệm kiếm toán sau kỳ kết thúc niên độ kế toán; đơn vị không hợp tác hay kết quả KK không đáng tin cậy) thì KTV cần trực tiếp KK và thực hiện các thủ tục bổ sung khác.
Nếu hàng đang lưu trữ ở bên thứ ba có số lượng và giá trị lớn thì KTV cần thu thập bằng chứng của HTK đó bằng cách tham dự chứng kiến KK tại bên thứ ba hoặc thu thập báo cáo của KTV khác về thủ tục KK hàng của bên thứ ba. KTV cần kiểm tra các hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ để xác định rõ quyền ở hữu đối với HTK của đơn vị, tránh sự nhầm lẫn khi KK.
về cơ bản, nội dung trong từng bước của quá trình KK HTK có thể khác nhau với từng loại HTK do tính chất lý hóa, vai trò, tầm quan trọng của chúng đối với DN và xã hội,... vì vậy các loại dụng cụ được dùng để cân, đo, đong, đếm cũng cần được sử dụng phù hợp, nếu KTV bị giới hạn về khả năng thì cần có sự hỗ trợ từ phía chuyên gia. KTV cần trước hết xác định sự cần thiết phải sử dụng công việc của chuyên gia, năng lực, hiểu biết, kinh nghiệm và mối quan hệ của chuyên gia với khách hàng. Nếu xác định tính trung thực, hợp lý và việc thu thập bằng chứng kiểm toán có thể được dựa trên kết quả làm việc của chuyên gia, KTV phải thực hiện thỏa thuận bằng văn bản với chuyên gia để làm rõ một số vấn đề. Các vấn đề này liên quan đến TS đánh giá lại bao gồm các khoản mục mà KTV dự kiến sẽ thu thập được từ báo cáo của chuyên gia, mục đích của KTV khi sử dụng công việc của chuyên gia và các giả định và phương pháp được sử dụng bởi các chuyên gia. CMKT số 620 (VSA 620) nhấn mạnh rằng, khi dựa vào công việc của một chuyên gia, KTV và DN kiểm toán chịu trách nhiệm toàn bộ về ý kiến kiểm toán đưa ra, việc sử dụng công việc của chuyên gia không làm giảm trách nhiệm của KTV và DN kiểm toán về ý kiến kiểm toán. “Chuyên gia” được định nghĩa là cá nhân hoặc tổ chức có kinh nghiệm chuyên môn trong một lĩnh vực riêng biệt nào đó ngoài lĩnh vực kế toán và kiểm toán. Do đó, định nghĩa này không loại trừ trường hợp “chuyên gia” là các cá nhân, tổ chức bên ngoài được chỉ định bởi khách thể kiểm toán. Do đó, KTV cần đặc biệt chú trọng đến việc đánh giá tính độc lập, khách quan của chuyên gia đối với đơn vị được kiểm toán để tăng cường mức độ tin cậy của bằng chứng thu thập được dựa trên kết quả làm việc của chuyên gia.
Quy trình của thủ tục KK HTK trong kiểm toán BCTC nếu được xây dựng hợp lý và tích cực tuân thủ giúp KTV có định hướng đúng đắn trong quá trình làm việc và việc thực hiện vấn đề có tác động trực tiếp đến chất lượng bằng chứng thu thập được trong quá trình KK và phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác trong và ngoài CTKT, chẳng hạn nguồn lực sẵn có của CTKT, việc bố trí nhân sự KK có kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp, ý thức hợp tác của CBCNV và BGĐ của đơn vị được kiểm toán hay phụ thuộc vào chuẩn mực, qui định kiểm toán hiện hành,..