b. Nhântố bên ngoài
3.2.2. Một số đề xuất hoàn thiện qui trình thực hiện thủtục kiểm kê hàng tồn
hàng tồn kho
Qua phân tích những tính chất đặc thù của HTK và các điều kiện lưu trữ, bảo quản về mặt vật chất của loại TS này hết sức phức tạp hình thành nhu cầu tất yếu về việc đề xuất các phương án hoàn thành thủ tục KK HTK thực hiện bởi các CTKT thuộc Nhóm 2 và cũng là những khuyến nghị cho một số công ty thuộc Nhóm 1 có thể không ngừng bổ sung và điều chỉnh phương pháp thực hiện.
3.2.2.1. Hoàn thiện chương trình và phương pháp thực hiện thủ tục kiểm kê hàng tồn kho
HTK thường có nhiều chủng loại đa dạng với khối lượng và số lượng lớn, mang những đặc điểm và tính chất khác nhau, điều kiện lưu trữ và tình trạng, địa
điểm bảo quản cũng khác nhau, vì vậy quá trình KK tiềm ẩn nhiều trở ngại, và các DN cũng như CTKT có thể phải bỏ ra một khoản kinh phí lớn cho việc thực hiện KK. Để nâng cao tính hữu hiệu của việc vận dụng các phương pháp, thủ tục và kỹ thuật trong qui trình KK, các CTKT cần điều tra kỹ thông tin và tài liệu về các loại hình HTK như nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm và bán thành phẩm,... để lập kế hoạch KK và xây dựng một chương trình KK có tính toán đến sự tương thích với tính chất của các chủng loại hàng hóa của khách hàng.
Đối với HTK là bất động sản
Nhiều CTKT coi bất động sản là loại hàng hóa đặc biệt do có những đặc điểm riêng không giống như các ngành sản xuất hay tiêu dùng khác. Theo chuẩn mực kế toán số 02 (VAS 02), thông thường đối với DN sản xuất và thương mại thì chỉ tiêu HTK trên BCĐKT của BCTC bao gồm: nguyên nhiên vật liệu, sản phẩm dở dang đang trong giai đoạn sản xuất, thành phẩm, hàng hóa... Đối với DN xây dựng hay kinh doanh bất động sản thì các khoản mục trên chỉ tiêu này được ghi nhận trên BCĐKT gồm có 2 khoản mục: hàng hóa (là sản phẩm hoàn thiện như căn hộ, nhà ở...) và chi phí sản phẩm dở dang (là giá trị quyền sử dụng đất, chi phí lãi vay đã được vốn hóa, chi phí thiết kế, chi phí xây dựng,... của các dự án đang trong giai đoạn triển khai). Các CTKT khi phân công nhiệm vụ tham gia chứng kiến KK cần cân nhắc những KTV có kinh nghiệm về loại hình HTK này hoặc trong trường hợp cần thiết thì trưởng nhóm kiểm toán phải trực tiếp thực hiện thủ tục này. Trong một số hoàn cảnh, rất khó xác định được sự hiện hữu của bất động sản mà nguyên nhân đến từ khoảng quá xa từ các dự án này đến địa điểm của đơn vị được kiểm toán và KTV không có điều kiện kiểm tra thực tế, khó xác định mức độ hoàn thành chính xác của từng hạng mục dự án, đặc biệt, các khoản chi phí được tập hợp trong công trình dở dang khó đánh giá, do đó trong quá trình KK, KTV phải điều tra và thu thập tài liệu về vị trí thực tế của bất động sản và so sánh với vị trí của các bất động sản khác trong cùng khu vực, mô tả các đặc điểm pháp lý liên quan đến bất động sản, diện tích đất và công trình kiến trúc gắn liền với đất; đặc điểm hình học của bất động sản; loại hình kiến trúc, vật liệu xây dựng công trình; thời điểm hoàn thành và thời điểm đưa vào sử dụng công trình, tuổi đời, tình trạng sửa chữa và bảo trì; kết
khác); các dữ liệu về môi trường, quy hoạch và các yếu tố khác ảnh hưởng đến giá trị của bất động sản; tiến độ xây dựng công trình (kiểm tra, đối chiếu với tài liệu, báo cáo được cung cấp bởi khách hàng) (Nguyễn Thị Lan Anh, 2017).
Đối với HTK là chất lỏng, chất khí, hỗn hợp chất khí - chất lỏng
Phương pháp KK, dụng cụ dung để KK chất lỏng, chất khí hay hỗn hợp của chất khí và chất lỏng có thể áp dụng nhiều cách đặc biệt. Các loại HKT ở dạng lỏng (như bia, hóa chất, dầu, xăng), khí và hỗn hợp khí - lỏng người ta dùng lưu lượng kế để xác định lượng tồn kho.
Ngoài việc sử dụng lưu lượng kế đo thể tích tồn kho của chất lỏng, người ta có thể sử dụng quả dọi gắn vào thước đo rồi thả xuống bồn chứa, số liệu tồn kho của chất lỏng được xác định dựa trên số liệu tại thước đo.
Ví dụ, đối với xăng dầu, khi ở nhiệt độ cao sẽ làm có hiện tượng giãn nở làm tăng thể tích, khi nhiệt độ hạ thấp thể tích cũng giảm theo. Giả sử khi nhiệt độ tại 30 đọ C lượng xăng dầu tồn kho đo được là 990 lít, khi nhiệt độ tăng lên 40 độ C, thể tích trong bồn tăng từ 0,4 - 0,6 lít/1000 lít. Theo các chuyên gia về xăng dầu, nhiệt độ đo tiêu chuẩn để xác định lượng tồn kho của xăng dầu là 15 độ C. Vì vậy, để đảm bảo kết quả đo lượng tồn kho chính xác, KTV nên thực hiện lựa chọn phương pháp và thời gian phù hợp. Qui trình KK xăng dầu thực hiện qua các bước như sau: xác định nhiệt độ trong bồn chứa bằng cách đưa nhiệt kế thủy ngân xuống bồn, tiếp theo dùng thước đo đã bôi loại thuốc thử xăng, dầu lên thước trên vị trí thích hợp, sau đó thả thước vuông góc thẳng đứng, thuốc sẽ tan ra khi gặp chất lỏng, dựa vào số liệu trên thước đo người đo có thể xác định lượng thể tích tồn của bồn chứa. Phương pháp này nên thực hiện 3 lần, trong các lần đo số sai lệch không lớn hơn 2 milimet, kết quả cuối cùng là số trung bình cộng của 3 lần đo. Hiện nay, tại những doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực xăng dầu áp dụng phổ biến qui trình trên. Để đánh giá chính xác của HTK, KTV cần hiểu rõ qui trình và nguyên lý hoạt động của dụng cụ dùng để áp dụng đo lường.
Đối với dạng khí hóa lỏng đơn vị đo lường được tính bằng kilogam, đối với khí dầu mỏ dạng lỏng áp dụng qui trình như trên. Để các định HTK của khí dầu mỏ dạng hơi, xác định bằng thể tích hơi thực tế theo lít nhân với hệ số co giãn của bồn
chứa, sau đó, người thực hiện cần xác định khối lượng khí hóa lỏng (thể hơi) (mạ) theo công thức: 273 + P M VTT H Kc m = r X -2- X 1 tinc X WCF (kilogram) H 273 + tH 22.4 d15 V y 7 Trong đó: TH - nhiệt độ LPG hơi, tính bằng C p - áp suất LPG hơi, tính bằng bar
M - khối lượng mol phân tử của LPG, tính bằng gam trên mol WCF - hệ số chuyển đổi khối lượng
(Nguồn: Bộ khoa học và công nghệ)
Đối với HTK đa dạng, nhiều chủng loại
HTK của DN thương mại, sản xuất, các lĩnh vực như may mặc, dược phẩm,... thường đa dạng cả về mẫu mã lẫn chủng loại và có số lượng lớn. Đối với HTK của ngành dược, hàng hóa có đặc điểm khó khăn trong công tác bảo quản, dễ bị hư hỏng bởi các yếu tố khách quan, các thông tin về ngày sản xuất, hết hạn sử dụng rõ ràng... Vì vậy, các thông tin chi tiết của hang tồn kho KTV cần nắm rõ để đưa ra những đánh giá phù hợp trong quá trình KK.
HTK của trong các các siêu thị (ví dụ: siêu thị Big C, Vinmart, Lotte mart) có số lượng hàng hóa và đa dạng so với các doanh nghiệp sản xuất. Do đó, để quá trình KK được nhanh chóng, chính xác, KTV cần lập danh mục HTK, danh sách các mặt hàng theo chủng loại và số lượng, các sản phẩm hết hạn sử dụng, không phù hợp với thị trường... (làm căn cứ trích lập dự phòng HTK); KTV cần tiến hành KK thông qua sơ đồ từng gian hàng. Trong thời gian KK, nhằm tạo điều kiện nhanh chóng và chính xác trong quá trình làm việc, KTV nên yêu cầu DN tạm dừng các hoạt động nhập và xuất hàng hóa.
Đối với ngành lâm nghiệp, do đặc thù HTK là gỗ và cây rừng. Một doanh nghiệp có thể khai thác và quản lý một diện tích rộng, gồm có nhiều loài cây thuộc các loài khác nhau được trồng. Vì vậy, trước khi tiến hành KK, KTV cần thu thập
tài liệu như số lượng số cây được trồng trên một diện tích, số lượng và chủng loại tại mỗi khu vực. Dựa trên số liệu sổ sách và KK thực tế tại hiện trường, KTV tiến hành lựa chọn mẫu trong tổng thể.
Đối với HTK có khối lượng lớn
Đối với các đơn vị kinh doanh các loại mặt hàng có khối lượng lớn, thường chịu nhiều rủi ro bởi ảnh hưởng của khí hậu, thiên tai như các loại khoáng sản ngoài việc KK theo phương pháp thông thường, KTV cần dựa vào thực tế, các yếu tố ngoài môi trường gây ảnh hưởng đến hàng hóa để đưa ra các đánh giá phù hợp.
Giả sử HTK là than, KTV dựa vào khối lượng lưu trữ tại kho bãi, từng chủng loại để tiến hành KK. Các phương pháp có thể sử dụng như dựa vào số liệu hàng tồn kho của bộ phận kế toán và kiểm tra thực tế tại hiện trường.
Khi tiến hành KK HTK, cần có người giám sát, chứng kiến cho công việc KK được diễn ra khách quan và trung thực. Nhân viên KK cần được đào tạo về kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ. KTV cần hiểu rõ đặc điểm của từng loại hàng hóa để đưa ra các phương pháp KK phù hợp với từng mặt hàng, giúp quá trình KK diễn ra nhanh chóng và chính xác.