1.2.3.1. Chuẩn hóa các quy trình
Để áp dụng quản trị tinh gọn, chúng ta cần một quy trình được chuẩn hóa. Quy trình đó phải rõ ràng về nội dung, trình tự, thời gian… nhằm xây dựng tiêu chuẩn cho mỗi công đoạn giúp kiểm soát, đánh giá được chính xác:
+ Chuẩn hóa các trình tự, khâu chuỗi của công việc
+ Đo đạc để chuẩn hóa thời gian, takt time và tần suất (hoặc khoảng thời gian) để một sản phẩm được làm ra
+ Mức tồn kho chuẩn: lượng nguyên liệu cả trong kho và đang trong công đoạn tối thiểu để quy trình hoạt động ở cường độ mong muốn Người Nhật sử dụng hệ thống Kanban để duy trì kiểm soát lượng hàng thành phẩm trong quá trình sản xuất nhằm đảm bảo quy trình được duy trì liên tục.Kanban được sử dụng rất phổ biến trong phương pháp sản xuất lôi kéo.Trong tiếng Nhật, Kanban nghĩa là thẻ được sử dụng để chuyển đổi giữa các phần trong sản xuất.Cách sử dụng cũng như tác dụng của Kanban đã được miêu tả nhiều lần như trong các tài liệu của Hall (1981), Kimura và Tereda (1981), Schonberger (1986).Trong hệ thống Kanban, mỗi thẻ được sử dụng như một dấu hiệu đánh dấu cho từng phần cụ thể ngay từ đầu dòng sản xuất.Lượng công việc trên thẻ được xem là lượng công việc còn tồn lại và cần được giải quyết ngay, sau khi đã hoàn thành, thẻ được gỡ ra.
1.2.3.2. Áp dụng linh hoạt
Quy trình đòi hỏi phải chuẩn về chi tiết và có độ chính xác cao. Tuy nhiên, trên thực tế không thể áp dụng cứng nhắc các quy trình mà phải giữ được độ linh hoạt nhất định. Sự linh hoạt giúp cho việc việc cập nhật thường xuyên các quy trình với nhịp độ của quá trình sản xuất giúp cho việc cải tiến liên tục được thuận lợi hơn.
1.2.3.3. Làm tốt và chuẩn ngay từ đầu
Việc kiểm soát chất lượng ngay từ bước ban đầu của dây chuyền sản xuất làm cho sản phẩm lỗi, khuyết tật được hạn chế tối đa. Và nếu có sản phẩm lỗi phát sinh thì cũng dễ dàng phát hiện. Phương pháp hiệu quả là dùng công cụ “Poka – Yoke” để kiểm tra thành phẩm ngay sau công đoạn đầu tiên trong quy trình sản xuất. Công cụ này nhằm loại trừ và khắc phục hết các lỗi ngay trên chuyền và đảm bảo tiến độ của dây chuyền. Công tác kiểm tra, kiểm soát này phải được áp dụng trên mọi công đoạn trong suốt quy trình và thường được thực hiện bởi một nhóm nhân viên có chuyên môn cao.
1.2.3.4 Phương pháp 5S
Mô hình 5S được người Nhật sử dụng rất hiệu quả. Quản trị tinh gọn giới thiệu và áp dụng mô hình 5S cho toàn doanh nghiệp để tạo ra được hiệu suất sản xuất sản phẩm cao nhất; hướng đến sản xuất những sản phẩm tốt nhất mà khách hàng mong đợi:
+ Seiri (Sort/Segregate) - sàng lọc: Sàng lọc, phân loại các nguyên vật liệu, vật tư, dụng cụ nhằm chuẩn bị tốt nhất cho quá trình sản xuất, vận hành. Các bước để triển khai Seiri (Sàng lọc) bao gồm:
• Bước đầu: là lập kế hoạch tiến độ công việc bảo trì, vệ sinh định kỳ. • Bước 2: xây dựng tiêu chí và phân loại vật dụng cần thiết phục vụ sản xuất. Các dụng cụ không cần thiết cần được loại ra ngoài.
• Bước 3: Sàng lọc các vật dụng cần thiết và không cần thiết theo tiêu chí đã xây dựng ở bước 2.
• Bước 4: Những đồ vật không cần thiết phải được loại bỏ.
• Bước 5: Phân tích nguyên nhân và tìm giải pháp khắc phục nhằm giảm thiểu việc dự trữ những vật dụng, vật tư không cần thiết tại nơi phục vụ sản xuất.
+ Seiton (Simplify/Straighten) - sắp xếp: sau khi sàng lọc thì chúng ta phải sắp xếp các công cụ, vật dụng một cách khoa học nhằm mục đích đáp
ứng tốt nhất các khâu trong dây chuyền sản xuất. Có 2 nguyên tắc cơ bản trong việc thực hiện tốt “Seiton” (Sắp xếp) là:
• Sắp xếp đồ vật cần đảm bảo nguyên tắc khoa học. Đó là đảm bảo phải thuận tiện và an toàn khi sử dụng nhằm giảm lãng phí.
• Nguyên tắc về việc hiểu biết của người thực hiện về các vật tư, vật dụng. Người thực hiện phải luôn ghi nhớ và làm chuẩn để quá trình sản xuất luôn đạt hiệu suất cao nhất
+ Seiso (Shine/Sweep) - sạch sẽ: là công viêc vệ sinh hàng ngày để đảm bảo nơi làm việc được gọn gàng, sạch sẽ và ngăn nắp. Hoạt động Seiso - Sạch sẽ bao gồm các nội dung công việc sau:
• Thực hiện SEISO theo định kỳ và đúng kế hoạch đề ra
• Ngoài việc vệ sinh còn phải kiểm tra về chất lượng nhà xưởng, dụng cụ, vật tư, nguyên liệu...
• Đề cao trách nhiệm và người thực hiện phải có trách nhiệm kiểm tra, giám sát chặt chẽ đảm bảo các khu vực phải sạch sẽ.
• Căn cứ vào tiêu chuẩn cụ thể để ban hành văn bản hướng dẫn kiểm tra. • Kiểm tra đánh giá mức độ thực hiện nghiêm túc.
• Khi phát sinh các lỗi phải tìm nguyên nhân và có khắc phục nhanh chóng. Và phải có phương án phòng ngừa thích hợp giúp ngăn chặn nguồn gây mất vệ sinh.
+ Seiketsu (Standardize - tiêu chuẩn hóa) - săn sóc: Công tác đào tạo đội ngũ nhân viên toàn doanh nghiệp, tổ chức và máy móc trang thiết bị phải được tiêu chuẩn hóa nhằm đánh giá chính xác năng suất và mức độ đạt yêu cầu trong giải quyết công việc. Ở Việt Nam, khi các tổ chức, doanh nghiệp áp dụng SEIKETSU còn được hiểu là SĂN SÓC:
• Thiết lập và áp dụng quy tắc theo quản lý trực quan. Các hoạt động sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ phải được tiêu chuẩn hóa nhằm đảm bảo được duy trì
thường xuyên, liên tục.
• Thiết đặt và áp dụng tiêu chuẩn về mã mầu từng khu vực (trong quản lý trực quan).
• Tổng kết, đánh giá định kỳ 5S theo tiến độ và kế hoạch.
• Đánh giá theo bộ chuẩn mực được xây dựng từ ban đầu. Cán bộ đánh giá 5S phải đủ năng lực và được đào tạo về công tác quản lý lưu trữ dữ liệu đánh giá.
• Đề xuất giải pháp khắc phục kịp thời cho các phát sinh chưa hợp lý sau khi đánh giá.
• Có cơ chế nhằm khuyến khích con người thực hiện tốt 5S.
+ Shitsuke (Sustain/Self, discipline - duy trì trật tự, kỷ luật) - sẵn sàng: Khởi nguồn cho việc thực hiện tốt 4S ở trên. Bởi vì người nhân viên trong tổ chức mà không có tinh thần sẵn sàng thì cả tổ chức phải lãng phí rất nhiều thời gian chờ đợi. SHITSUKE có các bước đánh giá như sau:
• Giám sát mức độ tuân thủ 5S trong tổ chức, doanh nghiệp.
• Giáo dục và đào tạo lại về thực hành tốt 5S và lợi ích đạt được khi thực hiện 5S.
* 2S sau được các doanh nghiệp tại Mỹ thêm vào trong thực tiễn áp dụng tinh gọn đó là:
+ Safe(An toàn): 5 hoạt động trên đều phải được đảm bảo chung đó là “an toàn”
+ Support/Maintenance(Trợ giúp/Bảo trì): Loại bỏ các yếu tố phụ không có tác dụng trong việc tạo ra giá trị của sản phẩm nhằm tiết kiệm nguồn lực cho các công việc quan trọng khác.
1.2.3.5. Cải tiến liên tục (Kaizen)
Cải tiến liên tục chính là chìa khóa của sự thành công của các hoạt động tạo ra sản phẩm. Thuật ngữ Kaizen (cải tiến liên tục) đã được xem như điều tiên quyết trong quản lý vận hành. Sau chiến tranh thế giới thứ hai, Nhật Bản đã xây dựng cho mình triết lý mang tính hệ thống đó là “Kaizen”. Kaizen, trong tiếng Nhật được ghép từ “Kai” có nghĩa là “thay đổi” hay “làm cho đúng” và “zen” có nghĩa là “tốt”. Nên “Kaizen” được hiểu nghĩa là “cải tiến liên tục” và làm cho tốt hơn một cách liên tục. Ta dễ dàng nhận thấy, Kaizen là sự tích lũy các cải tiến nhỏ thành kết quả lớn. Triết lý về Kaizen là tập trung vào xác định vấn đề và giải quyết vấn đề. Để thực hiện tốt Kaizen thì ta phải liên tục điều chỉnh mức độ chuẩn để đảm bảo vấn đề được giải quyết tận gốc. Do đó, Kaizen giúp doanh nghiệp thúc đẩy quá trình cải tiến liên tục nhằm tạo ra sản phẩm ngày một tốt hơn. Với niềm tin rằng sức sáng tạo của con người là vô hạn, tất cả mọi thành viên trong tổ chức từ lãnh đạo đến nhân viên đều được khuyến khích đưa ra đề xuất cải tiến dù là nhỏ nhất. Các cải tiến đó chỉ đơn giản là xuất phát từ việc giải quyết những công việc thường
ngày. Qua quá trình lâu dài, chúng ta sẽ giải quyết được gốc rễ các vấn đề khó khăn gặp phải. Và kết quả của sự tích lũy dần dần đó sẽ tạo thành kết quả to lớn thay đổi căn bản và toàn diện hệ thống sản xuất, vận hành theo chiều hướng tốt.
Từ những cải tiến nhỏ được thực hiện từng bước và trong một thời gian dài.Trên thực tế, các quản lý người Nhật Bản thường chú trọng thực hiện Kaizen cho các sản phẩm; và chương trình phải có sự tham gia của cả nhân viên. Kaizen được đánh giá là ít tốn kém nhưng mang lại hiệu quả cao trong việc nâng cao chất lượng công việc, chất lượng sản phẩm, dịch vụ và có lợi ích rất lớn trong việc làm giảm chi phí hoạt động. Kaizen có những đặc điểm nhận biết như sau:
+ Cải tiến liên tục các công việc dù là chi tiết nhỏ nhất cho đến những công việc mang tính hệ thống, vĩ mô.
+ Năng suất sản xuất được nâng cao và thoả mãn tốt các yêu cầu của khách hàng do cắt giảm những lãng phí.
+ Được triển khai thực hiện bởi toàn bộ các thành viên trong doanh nghiệp. Trên tinh thần nhiệt tình tham gia của mọi thành viên và với sự cam kết mạnh mẽ của lãnh đạo.
+ Các hoạt động nhóm để đưa ra sáng kiến được đề cao.
+ Có bộ phận chuyên thu thập, phân tích dữ liệu và lưu trữ dữ liệu nhằm khai thác hiệu quả các sáng kiến cải tiến đó.
Kaizen được tiếp cận theo quá trình cải tiến nhỏ để đi đến kết quả. Khi kết quả không đạt được đó là quá trình bị có lỗi. Bởi vậy khi thực hiện Kaizen, người quản lý cần phải nhận biết được vấn đề và phục hồi các quá trình bị có lỗi đó. Dần dần các lỗi nhỏ được khắc phục hoàn toàn thì không còn sự sai lỗi trong quá trình. Từ đó ta sẽ nhận được kết quả tốt từ quá trình tốt. Chiến lược áp dụng Kaizen nên kết hợp với các lý thuyết cơ bản về quản
trị như: PDCA (Plan - Do - Check - Act), SDCA (Standardize - Do - Check - Act), QCD (Quality, Cost and Delivery), JIT (Just In Time)...
1.2.3.6. Quản lý trực quan (Visual management)
Trong doanh nghiệp, quản lý các cấp và người công nhân có thể theo dõi được đầy đủ quy trình sản xuất, tiến độ sản xuất nhờ công cụ quản lý trực quan. Nó giống như một tấm bản đồ chỉ dẫn cho con người thực hiện tốt nhất các thao tác tiếp theo trong quá trình sản xuất.
+ Hệ thống các bảng hiển thị: các tài liệu, thủ tục quy trình, biểu đồ đo lường mức độ hiệu quả công tác.
+ Các bảng biểu nhằm kiểm soát tiến độ công việc: bảng thông tin về tiến độ sản xuất, bảng kiểm soát, theo dõi chất lượng thành phẩm, sản phẩm.
+ Bảng chỉ dẫn bằng hình ảnh: các hình ảnh, ô kẻ vẽ hoặc màu sắc để thể hiện quy trình, luồng vận hành sản xuất...
Lợi ích đem lại cho doanh nghiệp khi áp dụng phương pháp quản lý trực quan là: giảm được thời gian tìm kiếm, tăng tính an toàn, nâng cao trao đổi thông tin và loại bỏ tình trạng chán nản công việc. Doanh nghiệp nên thực hiện tốt phương pháp 5S kết hợp với quản lý bằng công cụ trực quan vào hoạt động sản xuất, kinh doanh để đạt được hiểu quả cao nhất. Sử dụng các công cụ quản lý trực quan giúp con người thực hiện công việc bớt nhàm chán và luôn thực hiện tốt các công việc mà không tốn quá nhiều trí nhớ. Từ đó giúp người lao động thực hiện công việc một cách thoải mái và sáng tạo tốt hơn.
1.2.3.7. Duy trì năng suất tổng thể (TPM)
TPM(Total productive maintenance) được hiểu là sự duy tu, bảo trì liên tục hệ thống sản xuất. Công việc này nhằm tránh các phát sinh lãng phí không đáng có, giảm chi phí sản xuất, tăng số lượng hàng hóa tạo ra nhưng vẫn đảm bảo chất lượng. Đặc điểm của TPM là bảo trì một cách chủ động (autonomous maintainance). Người vận hành coi máy móc như chính một phần của bản
thân và có sự tương tác liên tục. Nhân viên vận hành có ý thức hơn trong công tác duy tu bảo dưỡng máy móc, giữ cho máy móc luôn ở tình trạng tốt nhất sẽ đem lại hiệu suất hoạt động cao nhất. Bằng cách gán trách nhiệm của nhân viên phụ trách vào vận hành, TPM cho ta đạt được mục tiêu 4 không: “không có sự cố dừng máy”, “không phế phẩm”, “không có sự cố”, “không thâm hụt”.
1.2.3.8.Quản lý chất lượng tổng thể (TQM)
TQM(Total quality management) là phương pháp quản lý tổng thể, không chỉ về chất lượng sản phẩm mà cả chất lượng dịch vụ cũng như việc quản lý con người và quá trình kinh doanh để đảm bảo đem đến sự hài lòng cao nhất cho khách hàng trên mọi phương diện.TQM kết hợp với công tác lãnh đạo hiệu quả, sẽ đưa đến quá trình “làm đúng ngay từ đầu”.
1.2.3.9.Sơ đồ chuỗi giá trị
Sơ đồ chuỗi giá trị (Value stream mapping) là tập hợp tất cả các hoạt động sản xuất vận hành. Hai hoạt động động cơ bản là làm gia tăng giá trị và không gia tăng giá trị. Sơ đồ rất cần thiết cho việc chúng ta biết được các dòng chảy của vật tư để tạo ra sản phẩm. Có thể sắp xếp thành hai dòng chảy như sau: Một là dòng sản xuất từ nguyên vật liệu thô đến sản phẩm trên tay khách hàng; hai là dòng thiết kế từ giai đoạn ý tưởng ban đầu đến khi sản phẩm tới khách hàng. Qua đó ta phát hiện được những khâu, công đoạn mà không gia tăng giá trị và trên cơ sở đó loại bỏ được các lãng phí không cần thiết trong quá trình tạo ra sản phẩm.