Đào tạo là nhân tố quan trọng tạo nên thành công của QTTG. Chương trình đào tạo tốt giúp định hướng cho người nhân viên làm đúng ngay từ đầu. Vì vậy, Văn phòng Bộ KHCN nên tiến hành đào tạo cho đội ngũ nhân viên trước và trong quá trình triển khai áp dụng QTTG. Mục đích là tạo sự thích
ứng cho người lao động trong giai đoạn đầu tránh bị hụt hẫng khi chuyển đổi trạng thái hoạt động.
+ Đào tạo cho người lao động nhận thức về QTTG:
Mục đích của việc thực hiện đào tạo nhận thức về QTTG cho người lao động tại Văn phòng Bộ là giúp họ thấu hiểu được sự cần thiết của tư duy quản trị và lợi ích của việc áp dụng QTTG; giúp người lao động nâng cao tinh thần tự giác, tự nguyện, trách nhiệm và tính chủ động khi áp dụng QTTG. Để làm tốt việc này, hoạt động đào tạo nên tập trung vào sự thấu hiểu về lợi ích của người lao động đó là: “áp dụng QTTG là có ích cho bản thân”. Từ đó, người lao động sẽ có ý thức thực hiện công việc tốt và nâng cao năng lực của bản thân. Văn phòng Bộ cần thực hiện một số hoạt động để thúc đẩy việc đào tạo nhận thức cho người lao động:
• Tuyên truyền lợi ích về 5S, Kaizen, QLTQ tới từng người lao động bằng cách đẩy mạnh các hoạt động truyền thông trong nội bộ đơn vị như: tổ chức họp để giới thiệu và lắng nghe các khó khăn trong công việc để áp dụng 5S, Kaizen, QLTQ; trực quan hóa khẩu hiệu, slogan thúc đẩy tinh thần của người lao động nhằm tháo gỡ các khó khăn mà người lao động gặp phải.
• Xây dựng kế hoạch, lộ trình đào tạo cụ thể và liên tục duy trì thúc đẩy động lực của người lao động.
• Tạo điều kiện cho người lao động có cơ hội phát huy năng lực của bản thân. Một số cách thức để tạo ra mục tiêu chung và giảm thiểu mâu thuẫn giữa lãnh đạo và người lao động như: Nêu gương cho những cá nhân có năng lực làm việc hiệu quả; Tin tưởng, trao quyền cho nhân viên dưới sự hỗ trợ nhiệt tình của cấp trên; Khuyến khích bằng các hình thức khác nhau như tuyên dương trong các cuộc họp, sắp xếp quỹ khen thưởng và có hình thức tặng quà cho những nhân viên có thành tích tốt.
Mục tiêu của việc đào tạo kiến thức là giúp người lao động hiểu về cách thức triển khai áp dụng thực tế QTTG tại Văn phòng Bộ. Kiến thức nên bám sát thực tiễn và nên tập trung vào các công cụ đơn giản và dễ triển khai áp dụng nhưng mang đến lợi ích trực tiếp cho người lao động. Văn phòng Bộ KHCN nên lựa chọn một số hình thức đào tạo kiến thức QTTG như sau :
• Kết hợp đào tạo tại chỗ (On-the-job-trainning) với đào tạo ngoài nơi làm việc (Off-the-job-trainning) để tăng tính thực tiễn cho hoạt động đào tạo. Những chuyên viên, người lao động có thâm niên hơn sẽ hướng dẫn trực tiếp giúp nhân viên mới nhanh chóng thích ứng với sự thay đổi của môi trường làm việc. Trên cơ sở đó, quy trình triển khai áp dụng sẽ được thúc đẩy thực hiện nhanh chóng hơn.
• Áp dụng mô hình đào tạo TOT_“Train of trainers” (Khóa bồi dưỡng nghiệp vụ cho những người thực hiện công tác đào tạo). Mô hình này cung cấp cho người làm công tác đào tạo những kiến thức cơ bản, kỹ năng và kinh nghiệm thực tiễn để truyền đạt lại cho những nhân viên khác trong Văn phòng Bộ.
• Đào tạo QTTG theo phân chia cấp độ: Lãnh đạo cấp Văn phòng Bộ, lãnh đạo phòng quản trị y tế, chuyên viên, nhân viên (hay kỹ thuật viên) sẽ biết rõ vai trò của mình trong việc triển khai áp dụng QTTG. Từ mô hình này, lãnh đạo cơ quan hoặc những nhân viên có chuyên môn vững sẽ mang kiến thức của mình đào tạo lại cho người khác tại chính đơn vị của mình.
Ngoài việc tập trung vào nâng cao sự thấu hiểu về lợi ích của người lao động và nhấn mạnh vào đào tạo tại chỗ, đào tạo nhân sự làm công tác đào tạo, đào tạo theo các cấp độ khác nhau (từ lãnh đạo cấp cao, cấp phòng, chuyên viên, nhân viên hợp đồng…) thì đào tạo còn làm cho các thành viên trong tổ chức nắm rõ được vai trò của mình trong môi trường QTTG. Do tâm lý ngại thay đổi của người lao động Việt Nam, để đào tạo phát huy tối đa hiệu quả Văn phòng Bộ KHCN cần thường xuyên và duy trì thực hiện các hoạt động
đào tạo cho chuyên viên mới và đào tạo nhắc lại cho toàn bộ nhân viên để luôn ghi nhớ những kiến thức quản trị tinh gọn và luôn phát huy năng lực.