Người lao động là nhưng người trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất vận hành nên chính là những người hiểu rõ nhất những khó khăn phát sinh trong quy trình công việc. Do đó, rất cần sự tham gia hưởng ứng tích cực của người lao động để có thể triển khai thành công hoạt động QTTG. Để có thể khuyến khích được sự tham gia của người lao động, cơ cấu tổ chức điều hành
hoạt động QTTG cần được thiết lập theo hướng cơ cấu tổ chức “mềm” (organic model). “Cơ cấu tổ chức “ mềm” có đặc tính mềm dẻo, linh hoạt và khả năng thích ứng cao, dựa trên các nhóm liên chức năng, trao đổi thông tin mạnh mẽ, nhân viên cùng tham gia vào việc quyết định, đồng thời giảm tính tập trung hóa trong tổ chức” ( Robbins & Judge, 2007).
Văn phòng Bộ KHCN nên đưa ra tiêu chí cụ thể để tuyển chọn những cá nhân phù hợp tham gia vào bộ máy điều hành hoạt động QTTG. Ngoài việc giỏi về kỹ thuật và hiểu cách thức triển khai QTTG, người được lựa chọn còn phải có tinh thần nhiệt tình, trách nhiệm trong công việc. Cùng với đó, cá nhân tham gia bộ máy điều hành hoạt động QTTG phải có tầm ảnh hưởng tới những người còn lại trong tổ chức. Ngoài ra, để phân công công việc trong bộ máy tổ chức được rõ ràng chúng ta cũng cần đưa ra các mô tả công việc rõ ràng; thể hiện vai trò, trách nhiệm của từng cá nhận. Việc này giúp hạn chế thói quen “đổ lỗi” khi nhiều người cùng thực hiện một công việc. Và cuối cùng, chúng ta cần phải có các quy định thưởng phạt rõ ràng để người lao động thấy công bằng. Và từ đó, họ hiểu để thực hiện tốt quyền hạn, nghĩa vụ, trách nhiệm và lợi ích của bản thân trong việc áp dụng QTTG.
Người nghiên cứu xin đề xuất cấu trúc tổ chức QTTG tại Văn phòng Bộ KHCN theo hình thức từ dưới lên. Mô hình có cấu trúc này nhằm hạn chế tính độc đoán của lãnh đạo, độ ì và thiếu chủ động của người lao động trong các hoạt động QTTG. Trong mô hình này, người lao động là những người thực hiện công việc chính, lãnh đạo chỉ đóng vai trò hỗ trợ, thúc đẩy, giám sát thực hiện, thay vì chỉ đưa ra những chỉ đạo đơn thuần mà không hề đưa ra bất cứ sự chỉ dẫn nào cho nhân viên hoàn thành công việc.
Hình 4.2: Đề xuất mô hình cơ cấu nhân sự triển khai 5S tại Văn phòng BKHCN
Nguồn: Tác giả tự tổng hợp đề xuất
Ngoài một cơ cấu tổ chức linh hoạt, mềm dẻo, chính sách khuyến khích khen thưởng và chương trình đào tạo tập trung nâng cao sự thấu hiểu về lợi ích cho người lao động cũng góp phần thúc đẩy sự tham gia tích cực của người lao động vào quá trình triển khai áp dụng QTTG.