Phòng Quản trị - y tế đã áp dụng 5S thường xuyên tại bộ phận kỹ thuật nhằm tạo ra một môi trường làm việc tốt, chuyên nghiệp hơn, giảm thiểu tối đa các lãng phí hữu hình cũng như vô hình trong hoạt động quản lý kỹ thuật tòa nhà. Thời gian lãng phí của các nhân viên kỹ thuật giảm đáng kể.
Tại sảnh và phòng họp, phòng làm việc và phòng vệ sinh:
Đây là khu vực tiếp đón nhiều khách đến và họp, vì thế có thể coi đây chính là bộ mặt thể hiện sự tập trung trong công việc của bộ phận kỹ thuật là luôn giám sát rất chặt chẽ. Theo quy định của Cơ quan, phòng Quản trị - y tế là bộ phận chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp các khu vực này và thường xuyên có người phụ trách theo dõi và giám sát thường xuyên công việc hàng ngày. Do đó, người lao động cần các yếu tố về ánh sáng, nhiệt độ không khí và nước sạch phục vụ nhu cầu sinh hoạt. Ở đây, cơ bản và quan trọng nhất là điều kiện đủ ánh sáng và nước sạch sinh hoạt. Vì vậy, việc đảm bảo tốt các yếu tố này là điều kiện tối quan trọng.
Hình 3.3: Hình ảnh về chất lƣợng ánh sáng của các giàn bóng đèn
Nguồn: Tác giả tự thực hiện
Để thực hiện được tốt hoạt động 5S tại các khu vực trên thống kê tất cả các yêu cầu, công việc cần thực hiện, cũng như vị trí phân bố đủ điều kiện về ánh sáng, từ đó xây dựng thành một danh mục công việc chuẩn (checklist) giao cho nhân viên kỹ thuật thực hiện. Hàng ngày, nhân viên của phòng được phân công sẽ chịu trách nhiệm thực hiện kiểm tra, giám sát các công việc theo danh mục tiêu chuẩn đã lập ra. Trên cơ sở đó, trưởng phòng sẽ tiến hành kiểm
tra lại nhằm đánh giá được tình hình thực hiện của nhân viên. Mặc dù đã có danh mục hướng dẫn thực hiện công việc chi tiết, có người kiểm tra giám sát, đánh giá nhưng vẫn có những trường hợp thực hiện sai quy định xảy ra: Đèn điện nhấp nháy mà chưa sửa chữa hoặc những thiết bị kỹ thuật hoạt động không tốt gây ảnh hưởng đến công việc của cán bộ, người lao động trong tòa nhà…những sai sót trên khi bị phát hiện sẽ được nhắc nhở, thậm chí phạt cảnh cáo. Tuy nhiên, các hình thức phạt này chỉ mang tính chất răn đe tức thời, tình trạng mắc lỗi của nhân viên vẫn tiếp tục diễn ra, điều này sẽ ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng của văn bản soạn thảo của các lãnh đạo và chuyên viên. Điều này sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của các văn bản quản lý nhà nước về lĩnh vực Khoa học và Công nghệ.
Hình 3.4: Hình ảnh phòng họp
Nguồn: Tác giả luận văn – Hội trường 204 tòa nhà trụ sở Bộ Khoa học và Công nghệ
Bảng 3.3: Nội dụng khảo sát phƣơng pháp 5S
STT Nội dung Số câu hỏi Địa điểm đánh giá 1 Sàng lọc ( Seiri) 5 Toàn bộ trụ sở cơ quan:
Phòng làm việc,phòng họp, phòng vệ sinh… 2 Sắp xếp ( Seiton) 6 3 Sạch sẽ ( Seiso) 7 4 Săn sóc ( Seiketsu) 6 5 Sẵn sàng ( Shitsuke) 6 6 Các yếu tố ảnh hưởng đến việc thực hiện 5S 9 7 Các vấn đề gặp phải
khi triển khai 5S
5
Nguồn : Tác giả tự thực hiện Tình hình áp dụng 5S
Bảng 3.4: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về hoạt động "S1_sàng lọc"
Yếu tố đánh giá Số lượt người đánh giá Số lượt người đánh giá ở các mức điểm Điểm bình quân 1 2 3 4 5
100% nhân viên hiểu được thế nào là sàng lọc
66 5 18 34 9 3,71 100% nhân viên hiểu được ý
nghĩa của sàng lọc
66 10 12 36 8 3,64 Đơn vị có chuẩn bị kế hoạch cho
hoạt động sàng lọc
66 10 25 28 3 3,36 Hoạt động sàng lọc được thực
hiện định kỳ
66 8 20 30 8 3,58 Hoạt động sàng lọc được tiến
hành hàng tuần tại tất cả các bộ phận
66 8 17 32 9 3,64
Bảng 3.5: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về hoạt động "S2_Sắp xếp" Yếu tố đánh giá Số lượt người đánh giá Số lượt người đánh giá ở các mức điểm Điểm bình quân 1 2 3 4 5
100% nhân viên hiểu được thế nào là sắp xếp
66 5 16 39 6 3,70 100% nhân viên hiểu được ý
nghĩa của sắp xếp
66 6 17 38 5 3,64 Đơn vị có tiêu chí sắp xếp cho tài
liệu, vật dụng
66 6 10 40 10 3,82 Tài liệu, trang thiết bị có được dán
nhãn tên rõ ràng
66 4 14 37 11 3,83 Hoạt động sắp xếp có được thực
hiện định kỳ
66 2 18 32 14 3,88
Nguồn : Tác giả tự thực hiện
Bảng 3.6: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về hoạt động "S3_Sạch sẽ"
Yếu tố đánh giá Số lượt người đánh giá Số lượt người đánh giá ở các mức điểm Điểm bình quân 1 2 3 4 5
100% nhân viên hiểu thế nào là Sạch sẽ
66 1 16 37 12 3,91 100% nhân viên hiểu được ý
nghĩa của Sạch sẽ
66 3 18 35 10 3,79 Đơn vị có tiêu chuẩn vệ sinh nơi
làm việc
66 3 16 33 14 3,88 Lịch trình vệ sinh có được quy
định cụ thể
66 2 10 38 16 4,03 Đơn vị có tiêu chí kiểm tra hoạt
động vệ sinh
66 2 26 30 18 4,42 100% nhân viên thực hiện hàng
ngày tại vị trí làm việc
66 29 31 6 3,65
Bảng 3.7: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về hoạt động "S4_Săn sóc" Yếu tố đánh giá Số lượt người đánh giá Số lượt người đánh giá ở các mức điểm Điểm bình quân 1 2 3 4 5
100% nhân viên hiểu thế nào là Săn sóc
66 3 28 29 6 3,58 100% nhân viên hiểu được ý
nghĩa của Săn sóc
66 5 29 27 5 3,48 Đơn vị có có tiêu chí kiểm tra 3S
trên rõ ràng
66 3 34 25 4 3,45 Đơn vị có bộ phận kiểm tra kết
quả hoạt động 3S
66 21 30 15 2,91 Hoạt động kiểm tra 3S được thực
hiện hàng ngày
66 18 35 10 3 2,97 Có cơ chế đánh giá kết quả kiểm
tra định kỳ
66 20 38 6 2 2,85
Nguồn : Tác giả tự thực hiện
Bảng 3.8: Bảng tổng hợp khảo sát về hoạt động " S5_Sẵn sàng" Yếu tố đánh giá Số lượt người đánh giá Số lượt người đánh giá ở các mức điểm Điểm bình quân 1 2 3 4 5
100% nhân viên hiểu thế nào là Sẵn sàng
66 3 27 30 6 3,59 100% nhân viên hiểu được ý
nghĩa của Sẵn sàng
66 4 26 31 5 3,56 Lãnh đạo đơn vị thực hiện nghiêm
túc 3S đầu
66 4 27 33 2 3,50 Nhân viên tự giác thực hiện 5S
hàng ngày nghiêm túc
66 12 39 12 3 3,09 5S được đưa vào nội dung đào tạo
định kỳ
66 15 40 11 2,94 Kết quả kiểm tra 5S được đánh
giá định kỳ
66 16 38 12 2,94
Qua kết quả thu được từ các phiếu khảo sát cho thấy,nhìn chung hầu hết nhân viên tại Văn phòng BKHCN đều hiểu nội dung và ý nghĩa của hoạt động 5S. Điểm đặc biệt từ các phiếu khảo sát cho thấy điểm số bình quân đánh giá sự hiểu biết của nhân viên về 3S đầu (Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ) cao hơn so với 2S còn lại (Săn sóc, Sẵn sàng). Có thể kết luận 3S đầu được thực hiện tại cơ quan thường xuyên hơn 2S sau. Bên cạnh đó, ta cũng thấy, đơn vị chưa có bộ phận kiểm tra hoạt động 3S và các hoạt động kiểm tra này cũng không được thực hiện đều đặn hàng ngày. Chính vì thế, các lỗi phát sinh của nhân viên trong quá trình thực hiện 3S không được kiểm soát kịp thời. Thêm nữa, chúng ta có thể thấy hoạt động đào tạo, đánh giá định kỳ 5S cũng chưa được chú trọng nhiều nên hiệu quả thực hiện không cao.
Bảng 3.9: Tổng hợp kết quả khảo sát về các yếu tố ảnh hƣởng đến hoạt động 5S Yếu tố đánh giá Số lượt người đánh giá Số lượt người đánh giá ở các mức điểm Điểm bình quân 1 2 3 4 5
100% nhân viên hiểu được lợi ích của 5S
66 31 24 11 3,70
100% nhân viên mới đều được đào tạo về 5S
66 2 28 26 10 3,67 100% nhân viên đều biết cách
thực hiện 5S
66 1 25 21 19 3,88 Nhân viên tự ý thức thực hiện 5S 66 2 10 36 18 4,06 Lãnh đạo cam kết thực hiện 5S và
ưu tiên 5S
66 3 30 21 12 3,64 Điều kiện cơ sở vật chất đảm bảo
tiến hành 5S
66 2 11 27 21 5 3,24 Điều kiện nhân lực, thời gian để
áp dụng 5S
66 4 25 27 10 3,65 Có sự tham gia của các chuyên gia
về 5S
Khi được khảo sát về các yếu tố gây ảnh hưởng đến hoạt động 5S tại đơn vị thì hầu hết các nhân viên đều cho rằng yếu tố “Nhân viên tự ý thức thực hiện 5S” là yếu tố ảnh hưởng lớn nhất đến sự thành công của hoạt động này tại đơn vị (điểm bình quân 4,06). Tuy nhiên, ở đây ta lại thấy yếu tố được đánh giá là tác động lớn đến hiệu quả hoạt động 5S có điểm bình quân 3,88 lại là: “Có sự tham gia hướng dẫn của các chuyên gia về 5S” . Và yếu tố hướng dẫn đào tạo (với điểm đánh giá bình quân lần lượt là: 3,67 ; 3,7 và 3,88). cũng được đánh giá là có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động 5S.