Công nghệ đạt hiệu quả cao, người nghiên cứu xin đề xuất quy trình triển khai QTTG sao cho khoa học và hiệu quả. Qua thực trạng áp dụng QTTG tại Văn phòng Bộ KHCN, tham khảo ý kiến của chuyên gia về QTTG người nghiên cứu đã kết hợp với các đặc trưng của cơ quan nhằm lựa chọn được mô hình triển khai áp dụng quản trị tinh gọn phù hợp nhất. Đó là: “Mô hình triển khai áp dụng QTTG cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ” của TS Nguyễn Đăng Minh và cộng sự để đưa vào áp dụng tại Văn phòng Bộ KHCN.
Hình 4.1: Mô hình quản trị tổng quát theo tƣ duy quản trị tinh gọn tại các doanh nghiệp Việt Nam
(Nguồn: Quản trị tinh gọn tại Việt Nam, đường tới thành công, Nguyễn Đăng Minh, 2015)
* Quá trình triển khai QTTG vào tổ chức thông qua 3 giai đoạn:
+ Giai đoạn 1: Xây dựng quy trình thực hiện và các tiêu chí kiểm tra đánh giá cho các hoạt động 5S, Kaizen, Quản lý trực quan:
Từ mô hình chúng ta có thể thấy, việc xây dựng quy trình thực hiện các hoạt động QTTG (cụ thể là các hoạt động 5S, Kaizen, Quản lý trực quan) cần
kết hợp song song với việc xây dựng bộ tiêu chí đánh giá kiểm tra chất lượng thực hiện các hoạt động trên.Việc xây dựng được bộ quy trình thực hiện, tiêu chí kiểm tra ngay từ giai đoạn đầu tiên sẽ giúp cho các hoạt động QTTG được triển khai dễ dàng, đồng bộ và nhất quán ngay từ những bước đầu tiên.
+ Giai đoạn 2: Thực hiện thí điểm áp dụng QTTG tại một bộ phận nhỏ: Mục đích của giai đoạn này là đánh giá mức độ phù hợp của bộ quy trình và tiêu chí kiểm tra đối với thực tiễn tại tổ chức thông qua việc đánh giá hiệu quả thực tế mà các hoạt động QTTG mang lại cho bộ phận thử nghiệm đó. Kết thúc giai đoạn hai sẽ có hai trường hợp xảy ra:
•Việc triển khai áp dụng QTTG cho phòng quản trị y tế theo bộ quy trình và tiêu chí kiểm tra thử nghiệm đạt hiệu quả cao. Điều đó chứng tỏ bộ quy trình và tiêu chí kiểm tra hoàn toàn phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị. Quá trình triển khai áp dụng cho toàn Văn phòng Bộ sẽ được chuyển sang gia đoạn 3.
• Việc triển khai áp dụng QTTG cho phòng quản trị y tế theo bộ quy trình và tiêu chí kiểm tra tại bộ phận thử nghiệm đạt hiệu quả thấp. Điều này chứng tỏ bộ quy trình, tiêu chí đánh giá kiểm tra không phù hợp với các đặc thù hoạt động của đơn vị. Khi đó, quy trình triển khai áp dụng QTTG lại quay trở về giai đoạn 1 và thêm vào đó phải cải tiến lại bộ quy trình và tiêu trí kiểm tra dựa trên bài học kinh nghiệp thu được trong quá trình áp dụng thử nghiệm. Sau đó sẽ được tái áp dụng thử tại phòng quản trị y tế. Chu trình này sẽ kết thúc khi giai đoạn 2 đạt hiệu quả cao. Và có thể chuyển tiếp sang gian đoạn 3.
+ Giai đoạn 3: Triển khai áp dụng QTTG trên toàn cơ quan, tổ chức
Tại giai đoạn này, toàn Văn phòng Bộ sẽ áp dụng QTTG một cách đồng bộ và đồng nhất theo bộ quy trình thực hiện và tiêu chí kiểm tra.
Trong phần này, người nghiên cứu đã trình bày quy trình đề xuất triển khai áp dụng QTTG theo ba giai đoạn chính, giúp giải quyết các vấn đề mà
phòng Quản trị - y tế_Văn phòng Bộ KHCN đang gặp phải trong quá trình áp dụng QTTG.Tuy nhiên, để việc áp dụng QTTG thành công thì có rất nhiều yếu tố tác động trực tiếp đến hiệu quả quy trình triển khai áp dụng. Trong đó có các yếu tố lớn là: sự tham gia của người lao động, sự cam kết của lãnh đạo, chính sách khuyến khích, hoạt động đào tạo,… bởi vậy đơn vị cần tiến hành giải quyết đồng bộ tất cả các giải pháp, cũng như thực hiện triển khai QTTG theo quy trình phù hợp nhằm đạt hiệu quả tối đa trong các hoạt động QTTG.
4.2. Đề xuất một số giải pháp áp dụng quản trị tinh gọn nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị trụ sở tại phòng Quản trị - y tế_Văn