Quản trị tinh gọn được sử dụng rộng rãi nhất trong các doanh nghiệp lắp ráp hoặc có quy trình gia công mà nhân công phải thao tác lặp đi lặp lại (ví dụ: xử lý gỗ, điện tử, may mặc , lắp ráp...). Tại các ngành nghề thuộc lĩnh vực công nghiệp này, tính hiệu quả và khả năng tập trung vào việc vận hành máy móc đóng vai trò rất quan trọng liên quan đến năng suất sản xuất cũng như chất lượng của sản phẩm. Cải tiến hệ thống cũng giúp loại bỏ được nhiều sự lãng phí và bất hợp lý trong sản xuất; giúp lịch trình sản xuất ổn định và giải quyết vấn đề cân bằng chuyền kém nên nó đặc biệt thích hợp áp dụng cho các công ty chưa có hệ thống hoạch định rõ ràng nguồn lực (ERP) hoặc hệ thống để hoạch định yêu cầu vật tư (MRP). Các ngành, lĩnh vực ưu tiên việc rút ngắn thời gian chu kỳ sản xuất tới mức tối thiểu cũng nên áp dụng quản trị tinh gọn.
Tuy nhiên, không chỉ các doanh nghiệp sản xuất mới áp dụng phương pháp này mà cả những tổ chức cung ứng dịch vụ…. Quản trị tinh gọn không cứng nhắc như chúng ta nghĩ. Nó cũng cần sự liên tục cải tiến liên tục để phù hợp với tình hình của từng doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi sự sáng tạo của con người khi áp dụng quản trị tinh gọn để phù hợp nhất với bản thân doanh nghiệp. Vậy nên, ngoài các đơn vị sản xuất, mọi phòng ban trong cơ quan nhà
nước hay DN, công ty (bao gồm cả phòng tài chính, phòng thiết kế, phòng kinh doanh, phòng hành chính…) đều có thể áp dụng được. Cụ thể:
Khối ngành nghề kinh doanh dịch vụ hoặc kế toán… có thể áp dụng 5S và Kaizen một cách linh hoạt. Phương pháp này giúp phân loại hiệu quả các vật dụng cần thiết phải chuẩn bị khi thao tác làm việc. Ngoài ra, giúp tiết kiệm tối đa không gian thao tác công việc của nhân viên văn phòng. Từ đó, tiết kiệm được thời gian chuẩn bị tài liệu, vật dụng và hoàn thành công việc. Môi trường làm việc được trật tự khoa học. Các hiệu ứng cộng hưởng lại và sự lãng phí được loại bỏ và tạo ra sự hanh thông cho doanh nghiệp.
Lợi nhuận gia tăng do DN, tổ chức cắt bỏ được chi phí lãng phí đó nên được quay trở lại hình thành một quỹ “tái đầu tư” hoặc “phúc lợi xã hội”. Doanh nghiệp có thể sử dụng quỹ này để: Kích thích những người thực hiện tốt hoạt động quản trị tinh gọn (A1), chi trả phúc lợi xã hội (A2), đầu tư cải tiến công nghệ nhằm tăng chất lượng sản phẩm và giảm giá thành (A3), phát triển sản xuất cho doanh nghiệp (A4),… Công thức sau cho chúng ta thấy rõ hơn:
A= A1 + A2 +A3 + A4 + … + An
(Nguồn: Nguyễn Đăng Minh và cộng sự, 2014)
Nước ta đang trong giai đoạn hội nhập kinh tế quốc tế nên có nhiều vấn đề khó khăn cần giải quyết. Áp lực cạnh tranh đang gia tăng, sự biến động càng lớn. Do đó, các doanh nghiệp trong nước cần phải tăng cường nâng cao năng lực bản thân. “Quản trị tinh gọn” có thể được xem như một “chìa khóa thành công” để các doanh nghiệp có thể đứng vững trước những sóng gió.
Tuy nhiên, trong thực tế cũng có rất nhiều trường hợp DN, tổ chức áp dụng các mô hình quản trị tinh gọn nhưng lại phát sinh nhiều chi phí lãng phí hơn. Việc này đòi hỏi nhà quản trị phải cân nhắc kỹ lưỡng trước khi áp dụng các công cụ và tư duy quản trị tinh gọn cho DN, tổ chức của mình. Phải hết sức linh hoạt và vận dụng tốt trong từng trường hợp cụ thể.
CHƢƠNG 2: PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.1. Phƣơng pháp nghiên cứu:
Luận văn thu thập nguồn thông tin thứ cấp và thông tin sơ cấp. Hai nguồn thông tin này có được nhờ sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính và định lượng,
* Phương pháp thu thập thông tin thứ cấp: Bao gồm các số liệu thống kê công tác hoạt động của phòng Quản trị y tế, Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ các năm 2016, 2017 và 2018.
* Phương pháp thu thập thông tin sơ cấp:
+ Phỏng vấn lãnh đạo phòng ban, Các trưởng phòng: Tổng hợp, Kiểm soát thủ tục hành chính, Quản lý đầu tư xây dựng. Hành chính_lưu trữ, Lễ tân, Quản trị y tế.
+ Điều tra phỏng vấn bằng bảng hỏi với khoảng 60 chuyên viên, người lao động tại các phòng ban khác nhau trong cơ quan. Các dữ liệu thu thập được xử lý bằng phần mềm Excel. Phương pháp nghiên cứu thực chứng: theo hình 2.1, với mục đích là trả lời câu hỏi: “Làm thế nào để áp dụng quản trị tinh gọn có hiệu quả tốt hơn trong công tác quản lý kỹ thuật tòa nhà của phòng Quản trị - y tế?”. Quá trình nghiên cứu thực hiện theo 3 bước sau:
• Bước 1: Nghiên cứu lý thuyết thông qua việc thu thập dữ liệu thứ cấp trong các tài liệu về quản trị tinh gọn trong và ngoài nước. Nghiên cứu thực tiễn là nghiên cứu thực tế tại chính đợn vị đang công tác, phỏng vấn chuyên gia về hỗ trợ quản trị tinh gọn. Tiến hành phân tích, so sánh dữ liệu giữa tình hình thực tế với lý thuyết đã nghiên cứu tại đơn vị.
• Bước 2: Xác định các vấn đề tồn tại ở đơn vị đang công tác. Sử dụng sơ đồ cây theo phương pháp nhân quả (5 whys) để tìm ra các nguyên nhân chính của vấn đề cần giải quyết. Sau đó sẽ trao đổi với lãnh đạo đơn vị cũng như
các chuyên gia hỗ trợ quản trị tinh gọn để xác minh tính hợp lý của nguyên nhân, mục đích tìm ra các nguyên nhân then chốt.
• Bước 3: Từ các nguyên nhân chính yếu đó, bài nghiên cứu sẽ đề xuất một số giải pháp tối ưu và thiết kế áp dụng mô hình quản trị tinh gọn cho đơn vị. Bên cạnh đó, các giải pháp này sẽ lần lượt được kiểm tra tính khả thi.
Hình 2.1: Các bƣớc nghiên cứu áp dụng Quản trị tinh gọn
Nguồn: tác giả tự tổng hợp và nghiên cứu
2.2. Phƣơng pháp lập bảng khảo sát:
a) Mục đích khảo sát:
Để thực hiện được đề tài “Áp dụng quản trị tinh gọn tại Văn phòng Bộ
Khoa học và Công nghệ”, người nghiên cứu muốn điều tra tình hình áp dụng mô hình quản trị tinh gọn tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ được áp dụng thực tế như thế nào và hiệu quả đạt được ra sao. Do vậy, cần phải khảo sát thực tế, thu thập mẫu để phân tích nhằm mục đích xây dựng mô hình quản trị tinh gọn được hiệu quả và hợp lý cho Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ. Từ đó, có thể cung cấp thêm cơ sở lý luận nhằm xây dựng mô hình tiếp cận để tham khảo và áp dụng quản trị tinh gọn hiệu quả cho các đơn vị, doanh nghiệp tương tự.
b) Nội dung khảo sát:
Bảng khảo sát gồm 2 phần: (A) giới thiệu nội dung khảo sát, (B) câu hỏi khảo sát.
• Phần (A) bao gồm: khái niệm, ý nghĩa của nội dung cần điều tra thực tế áp dụng: 5S, kaizen, quản lý trực quan.
• (B) Phần câu hỏi khảo sát gồm: hướng dẫn trả lời câu hỏi và 128 câu hỏi (có 102 câu hỏi đóng, 26 câu hỏi mở) và được chia làm 3 phần nhỏ chi tiết về các nội dung cần điều tra.
Đối tượng được phòng vấn: Các trưởng phòng.
Đối tượng phát phiếu điều tra: toàn bộ nhân viên tại phòng Quản trị - Y tế và một số phòng ban liên quan thuộc Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ
* Phương pháp 5S:
Gồm 44 câu hỏi: 7 câu hỏi dạng mở và 37 câu hỏi dạng đóng(trắc nghiệm)
Bảng 2.1: Nội dụng khảo sát áp dụng theo phƣơng pháp 5S
Stt
Nội dung Số câu hỏi Khu vực đánh giá 1 Sàng lọc ( Seiri) 5 Toàn bộ trụ sở cơ quan bao gồm: Phòng làm 2 Sắp xếp ( Seiton) 6
Stt
Nội dung Số câu hỏi Khu vực đánh giá việc,phòng họp, phòng vệ sinh… 3 Sạch sẽ ( Seiso) 7 4 Săn sóc ( Seiketsu) 6 5 Sẵn sàng (Shitsuke) 6 6 Các yếu tố ảnh hưởng đến việc thực hiện 5S 9 7 Các vấn đề gặp phải
khi triển khai 5S 5
Nguồn: tác giả tự tổng hợp và nghiên cứu
* Phương pháp Kaizen:
Gồm 45 câu hỏi: 8 câu hỏi dạng mở và 37 câu hỏi dạng đóng (trắc nghiệm).
Bảng 2.2: Nội dung khảo sát phƣơng pháp Kaizen
Stt Nội dung
Số câu hỏi Khu vực đánh giá
1 Hệ thống đề xuất ý tưởng cải tiến
(KSS) 4 Toàn bộ trụ sở cơ quan: Phòng làm việc,phòng họp, phòng vệ sinh… 2 7 công cụ thống kê ( SPC) 3 3 Nhóm quản lý chất lượng (QCC) 5 4 PDCA 5
5 Tác động của Kaizen tới hoạt
động sản xuất 6
6 Các yếu tố ảnh hưởng đến việc
thực hiện Kaizen 14
Nguồn: tác giả tự tổng hợp và nghiên cứu
* Phương pháp Quản lý trực quan:
đó tại phòng quản trị y tế bao gồm các nội dung trong bảng dưới. Trong đó, đánh giá về hoạt động: 17 câu hỏi; các yếu tố ảnh hưởng: 17 câu hỏi.
Bảng 2.3: Nội dung khảo sát Hoạt động quản lý trực quan
STT Nội dung Số
câu hỏi
Khu vực đánh giá
1 Trực quan hóa chiến lược hoạt động 3 Toàn bộ hoạt động quản lý, vận hành 2 trực quan hoá tình hình hoạt động 3
3 trực quan hóa vấn đề 4
4 trực quan hóa phương pháp làm việc 3 5 trực quan hóa ý kiến của người sử dụng 4
6 Cam kết của lãnh đạo phòng 4 Các biên bản họp và biên bản ghi nhớ 7 sự tham gia của toàn bộ nhân viên 3
8 Hiển thị thông tin 2
9 Hiển thị nơi làm việc 2
10 Kiểm soát trực quan 3
11 Hiển thị đo lường hiệu suất 3
CHƢƠNG 3 : THỰC TRẠNG VÀ PHÂN TÍCH NGUYÊN NHÂN VIỆC ÁP DỤNG QUẢN TRỊ TINH GỌN TẠI VĂN PHÒNG BỘ KHOA HỌC
VÀ CÔNG NGHỆ
3.1. Giới thiệu về phòng Quản trị y tế_Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ
3.1.1. Tổng quan về phòng Quản trị y tế_Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ Công nghệ
* Phòng Quản trị y tế thuộc Văn phòng Bộ, giúp thực hiện chức năng quản lý và đảm bảo cơ sở vật chất, tài sản, phương tiện, trang thiết bị và điều kiện làm việc của Lãnh đạo Bộ và Khối cơ quan Bộ Khoa học và Công nghệ.
Địa chỉ: 113 Trần Duy Hưng, phường Trung Hòa, quận Cầu Giấy, Hà Nội Điện thoại liên hệ: 02435560627 (Bộ phận kỹ thuật)
3.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển của cơ quan
* Bộ Khoa học và Công nghệ, tiền thân là Uỷ ban Khoa học Nhà nước (UBKHNN) được thành lập theo Sắc lệnh số 016-SL ngày 4/3/1959 của Chủ tịch nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà. Trải qua các giai đoạn phát triển từ năm 1959 đến nay, hoạt động quản lý KH&CN của Bộ ngày càng hoàn thiện và có hiệu quả cao. Các dấu mốc trong quá trình phát triển đó:
+ Từ năm 1959 đến 1965: UBKHNN có chức năng bảo đảm hoàn thành nhiệm vụ và kế hoạch phát triển khoa học và kỹ thuật nhà nước.
+ Từ năm 1965 đến 1975: UBKHNN được tách thành 2 cơ quan là Uỷ ban Khoa học và Kỹ thuật Nhà nước (UBKH&KTNN) và Viện Khoa học Xã hội Việt Nam.
+ Từ năm 1975 đến 1985: UBKH&KTNN lúc này chịu trách nhiệm quản lý nhà nước về lĩnh vực khoa học và kỹ thuật.
UBKHNN, thực hiện chức năng quản lý nhà nước trong lĩnh vực khoa học tự nhiên, khoa học kỹ thuật, khoa học xã hội
* Từ năm 1992 đến 2002: Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường được thành lập và thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực: nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ, tiêu chuẩn hóa, sở hữu công nghiệp và bảo vệ môi trường của cả nước.
* Từ tháng 8/2002 đến nay: Bộ KH&CN được thành lập theo Nghị quyết Kỳ họp thứ nhất, Quốc hội khóa XI, có chức năng quản lý nhà nước về hoạt động KH&CN, phát triển tiềm lực KH&CN; tiêu chuẩn đo lường chất lượng; sở hữu trí tuệ (SHTT); năng lượng nguyên tử, an toàn bức xạ và hạt nhân. Ngoài ra, có quản lý nhà nước các dịch vụ công trong lĩnh vực thuộc Bộ phụ trách. Thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn của Nhà nước tại doanh nghiệp thuộc Bộ quản lý.
* Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ (sau đây gọi tắt là Văn phòng Bộ) là tổ chức trực thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ, thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp về chương trình, kế hoạch công tác và phục vụ các hoạt động của Bộ; giúp Bộ trưởng điều phối, tổng hợp, theo dõi các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ; theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tình hình quy chế làm việc của Bộ; quản lý cán bộ công chức, viên chức và người lao động theo phân cấp của Bộ Khoa học và Công nghệ; quản lý nhiệm vụ khoa học và công nghệ nội bộ, hoạt động đầu tư xây dựng của Bộ Khoa học và Công nghệ; thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính, tổ chức triển khai thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính và chính phủ Điện tử tại Bộ Khoa học và Công nghệ; theo dõi, đôn đốc việc công khai thông tin và cung cấp thông tin; thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, lễ tân, quản trị, an ninh bảo vệ, quân sự, y tế, tài chính, quản lý cơ sở vật chất – kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động, đảm bảo phương tiện, điều kiện làm việc phục vụ cho hoạt động của cơ quan Bộ.
* Trong đó: Bộ phận phụ trách quản lý kỹ thuật phòng Quản trị y tế (là đơn vị thuộc Văn phòng Bộ) được phân công như sau:
+ Hệ thống điều hòa trung tâm: Bật, tắt hệ thống điều hòa các ngày trong tuần. Theo dõi các thông số kỹ thuật nhằm kiểm soát hoạt động của hệ thống.
+ Thang máy tòa nhà: Phối hợp với đơn vị bảo trì định kỳ để theo dõi các hoạt động của thang máy và đánh giá tốt nhất mức độ an toàn cho người sử dụng.
+ Máy phát điện dự phòng: Kiểm tra định kỳ mức dầu máy và các chỉ số điện áp, dòng điện, tần số lúc chạy kiểm tra theo nhật ký báo trên bảng điện tử của máy phát điện.
+ Thiết bị điện, tủ điện tổng phục vụ tòa nhà: Kiểm tra và vệ sinh, bảo dưỡng định kỳ 01 lần/năm (vào khoảng tháng 12 hàng năm ), giám sát đơn vị bảo trì thực hiện các công việc:
+ Vệ sinh, kiểm tra các hệ thống đai ốc, kiểm tra độ cách điện…
+ Kiểm tra và phòng chống côn trùng làm mất an toàn về hệ thống điện
+ Cổng đẩy, Parie cổng ra vào, của kính tự động, cửa cuốn tầng hầm, tay co thủy lực: Theo dõi và tra dầu mỡ định kỳ 01 lần/03 tháng. Báo cáo ngay nếu hỏng hóc để có phương án sửa chữa thay thế nhanh chóng.
+ Hệ thống cấp, thoát nước và trạm bơm: Thực hiện công tác giám sát đơn vị bảo trì thực hiện định kỳ 01 lần/năm
3.1.3. Cơ cấu tổ chức
* Quy chế Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ: “Truy cập theo đường link sau:
Hình 3.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Bộ Khoa học và Công nghệ
Nguồn: Cổng thông tin điện tử của Bộ Khoa học và Công nghệ
Hình 3.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của phòng Quản trị - y tế
Nguồn: Tác giả tự nghiên cứu và tổng hợp
Phó trƣởng phòng QTYT Nhânviên phục vụ phòng Lãnh đạo Nhânviên kỹ thuật Kế toán quản lý kho Chuyên viên Trƣởng phòng QT-YT
Trong đó: Chuyên viên quản lý kỹ thuật được phân công nhiệm vụ của lãnh đạo đảm nhận các nội dung công việc như sau:
+ Vận hành hệ thống điều hòa, duy trì liên tục việc cung cấp điện, nước của tòa nhà và phối hợp với các nhân viên kỹ thuật của phòng trong tiến hành bảo dưỡng, sửa chữa nhỏ hoặc khi có xảy ra sự cố.