5. Ket cấu của đề tài nghiên cứu
1.3.2 Quy trình tuyển chọn
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
Sơ đồ 1.1 Quy trình tuyển chọn nhân lực trong một tổ chức
(Nguồn: Giáo trình Quản trị nhân lực)
Bước 1: Tiếp đón ban đầu và phỏng vấn sơ bộ
Đ ây là buổi g ặp g ỡ chính thức đầu tiên giữa nhà tuyển dụng và ứng viên. Cuộc g ặp m ặt này diễn ra trong thời gian rất ngắn khoảng 5 - 10 phút nhằm xác lập
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
mối quan hệ giữa người xin việc và người sử dụng lao động , đồng thời cũng xác định những cá nhân có những tố chất và khả năng phù hợp với công việc hay không để từ đó ra quyết định có tiếp tục mối quan hệ với ứng viên đó hay không.
Ở bước 1 này cần chú ý tới những vấn đề sau:
Cần có môi trường g ặp g ỡ thoải mái, thể hiện sự tôn trọng lẫn nhau.
Những câu hỏi của cán bộ tuyển chọn nên hướng vào đánh giá sơ b ộ về động cơ xin việc và năng lực hiện có của ứng viên.
Các câu hỏi không được ảnh hưởng đến những vấn đề riêng tư hay những khuyết tật của bản thân.
Bước 2: Nghiên cứu hồ sơ xin việc
Một bộ hồ sơ xin việc thông thường gồm có : đơn xin việc , sơ yếu lý lịch, giấy khám sức khoẻ, các bằng cấp, chứng chỉ nếu có...
Trong hồ sơ xin việc thì đơn xin việc là quan trọng nhất, đơn xin việc có thể viết tay hoặc theo mẫu, có thể viết bằng tiếng Việt hay tiếng Anh tuỳ theo yêu cầu của từng tổ chức. Thô ng qua đơn xin việc sẽ giúp cho các nhà tuyể n dụng có cái nhìn tổng quát nhất về các thông tin của ứng viên như : họ tên, địa chỉ nơi ở, hộ khẩu, thông tin về quá trình học tập đào tạo , văn b ằng chứng chỉ, các sở thích, thói quen, kinh nghiệm làm việc đã có , mục đích, kỳ vọng và ước muốn của ứng viên khi nộp đơn vào vị trí công việc nà .
Các nhà tuyển dụng sẽ so sánh thông tin trong các hồ sơ được chọn với nhau và so sánh với gốc thông tin của yêu cầu công việc đ lựa chọn ra một số hồ sơ có chất lượng.
Các ứng viên có hồ sơ đạt tiêu chuẩn thì sẽ được thông báo tham gia tiếp vào vòng tuy n chọn sau.
Bước 3: Trắc nghiệm tuyển chọn
Đ ây là một kỹ năng tuyển chọn rất hữu hiệu, có thể giúp cho các nhà quản trị chọn được đúng người cho đúng việc cần tuyển.
Với nhiều hình thức ki ểm tra trắc nghiệm như đã nghiên cứu chi tiết ở trên, các nhà tuy n dụng có th đ nh gi một c ch định lượng nhiều vấn đề khác nhau như trí thông minh, sự hi ểu biết, tính cách, sở thích, khả năng làm việc.. .do đó sẽ
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
thuận lợi, dễ dàng cho việc so sánh một người với tiêu chuẩn mẫu ho ặc so sánh với những người khác trong quá trình tuyển chọn.
Trong trắc nghiệm tuyển chọn cần chú ý những vấn đề: không nên diễn ra trong một môi trường quá căng thẳng, câu hỏi cần hạn chế những vấn đề riêng tư và đặc biệt cần lưu ý đến tình trạng giả mạo trong vấn đề trả lời để ra quyết định một cách chính xác.
Các ứng viên được chấp nhận qua vòng kiểm tra này sẽ được mời tham gia phỏng vấn tuy n chọn.
Bước 4: Phỏng vấn tuyển chọn
Đ ây là cuộc trao đổi sâu và chính thức nhằm tìm hiểu xem ứng viên có phù hợp với yêu cầu công việc hay không.
Phỏng vấn được coi là khâu quan trọng nhất và được áp dụng rộng rãi nhất để làm sáng tỏ các thông tin về ứng viên trong quá trình tuyển chọn.
Các phỏng vấn viên có thể sử dụng nhiều hình thức phỏng vấn khác nhau để tìm hi u và đ nh gi ứng viên về nhiều khía cạnh như tướng mạo, tác phong, tính cách, khả năng hoà đồng.. .mà nếu chỉ căn cứ vào c ác văn b ằng, chứng chỉ, các bài ki m tra trắc nghiệm sẽ không th đ nh gi được ho c không th đ nh gi một cách rõ ràng.
Trong quá trình phỏng vấn cần chú ý những vấn đề:
+ Cần phải có sự chuẩn bị trước về thông tin liên quan đến các ứng viên trước khi diễn ra phỏng vấn.
+ Tạo dựng và duy trì mối quan hệ tôn trọng lẫn nhau trong suốt buổi phỏng vấn.
+ Câu hỏi phải rõ ràng, dễ hi u, ngắn gọn.
+ Phỏng vấn viên nên ghi lại những thông tin chính trong quá trình trả lời của các ứng viên, kết hợp với quan sát cử chỉ, thái độ của ứng viên trong suốt quá trình trả lời.
+ Phỏng vấn viên nên có thời gian thư giãn cho thoải mái do nhiều khi phải làm việc liên tục với cường độ nhanh dễ gây ra tâm lý mệt mỏi, kém nhanh nhạy ảnh hưởng xấu đến hiệu quả tuyển chọn.
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
+ Khi kết thúc phỏng vấn cần có đánh giá sơ bộ về các ứng viên (thường sử dụng bảng điểm) về những vấn đề như : năng lực, kinh nghiệm, khả năng hợp tác, động cơ xin việc...
Bước 5: Kiểm tra về tiểu sử và trình độ làm việc
Đ ể tránh được sự gian trá về các thông tin mà các ứng viên đã cung cấp thì tổ
chức cần thẩm tra lại một cách chắc chắn tính đúng đắn các thông tin. Có nhiều cách để kiểm tra như tới c ác nơi họ đã từng sinh sống , cơ sở đào tạo họ, tới doanh nghiệp trước mà họ đã từng làm việc.. .để tìm hi ểu.
Bước 6: Kiểm tra sức khoẻ
Tất cả các ứng viên trước khi trở thành nhân viên chính thức của tổ chức đều được tiến hành kiểm tra sức khoẻ toàn diện bởi một hội đồng y khoa. Mục đích của việc kiểm tra sức khoẻ nhằm bố trí người lao động phù hợp với sức khoẻ đồng thời tr nh được những rủi ro về việc đ i hỏi bồi thường h ng chính đ ng về vấn đề sức khoẻ mà không phải do doanh nghiệp gây ra.
Bước 7: Phỏng vấn bởi người quản lý trực tiếp
Mục đích của buổi phỏng vấn này nhằm nâng cao sự hiểu biết giữa nhà quản lý trực tiếp và nh n viên trong tương lai đ ng thời nhằm đ nh gi lại sự phù hợp về chuyên môn, yêu cầu công việc đảm bảo tính thống nhất từ hội đồng tuy n chọn cho đến người phụ trách trực tiếp và người sử dụng lao động.
Bước 8: Tham quan cụ thể công việc
Đ ể giúp các ứng viên hiểu biết một c ách đầy đủ, toàn diện tránh những b ỡ ng ỡ về công việc mình sẽ đảm nhận trong tương lai rồi từ đó đi đến quyết định cuối cùng về việc làm thì những ứng viên được chấp nhận sau khi tuyển chọn qua những bước trên sẽ được tổ chức giới thiệu quy trình làm việc, công việc đảm nhận, các đồng nghiệp và đ c biệt là các yếu tố bất lợi có th xảy ra trong thực hiện công việc.
Bước 9: Ra quyết định tuyển chọn
Các ứng viên đạt yêu cầu tuyển chọn sẽ tiến hành ký kết hợp đồng thử việc trong thời gian thường là 2 tháng. Sau khi kết thúc thời gian thử việc, hội đồng tuy n dụng sẽ đ nh gi nhằm đưa ra u ết định tuy n chọn đối với các ứng viên và
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
người lao động được tuyển chọn sẽ ký kết hợp đồng lao động chính thức với tổ chức.