5. Kết cấu của luận văn
4.2.2. Xây dựng, hoàn thiện quá trình phân tích công việc
* Căn cứ của biện pháp:
Xây dựng và hoàn thiện quy trình phân tích công việc sẽ giúp công ty có sự phân công công việc hợp lý, công bằng, tránh trường hợp phân công công việc dựa trên đánh giá chủ quan của lãnh đạo phòng ban, đơn vị, gây ra tâm lý bất mãn trong nhân viên. Quá trình phân tích công việc cụ thể, rõ ràng sẽ tạo ra sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận trong công ty, nâng cao năng suất lao động.
Phân tích công việc cũng là một công cụ rất hữu hiệu giúp công ty trong thực hiện mục tiêu thay đổi, cải tiến cơ cấu tổ chức lao động quản lý theo hướng tinh giản, gọn nhẹ. Ngoài ra, phân tích công việc còn hỗ trợ cho công tác tuyển dụng, giúp nhà tuyển dụng xác định các ứng viên phù hợp với yêu cầu công việc.
Cách thức phân tích công việc mà Công ty đã thực hiện là chưa hợp lý, còn thiếu nhiều hoạt động quan trọng của phân tích công việc, có những hoạt động chỉ mang tính hình thức và chưa chính quy.
* Điều kiện thực hiện của giải pháp:
Quá trình phân tích công việc cần được thực hiện theo các bước cụ thế như sau:
Bước 1: Xác định mục đích của phân tích công việc và xác định phương pháp thu thập thông tin cho phù hợp. Công ty nên sử dụng bảng câu hỏi đối với công việc các nhân viên làm việc tại văn phòng và phương pháp phối hợp quan sát và phỏng vấn đối với nhân viên ở công trường.
Bước 2: Thu thập thông tin cơ bản. Công việc này yêu cầu người phân tích phải rà soát lại cơ cấu tổ chức công ty và của từng bộ phận chức năng để xác định mối liên hệ giữa các công việc ương hoạt động của công ty.
Bước 3: Lựa chọn các công việc tiêu biểu.
Bước 4: Tiến hành thu thập thông tin theo các phương pháp đa đề nghị ở bước 1.
Bước 5: Kiểm tra lại thông tin. cần kiểm tra lại thông tin các nhân viên đang đảm nhiệm công việc nhằm có sự đồng tỉnh của nhân viên và đảm bảo tính xác thực về bảng phân tích công việc.
Bước 6: Triển khai bảng mô tả công việc và bàng tiêu chuẩn công việc từ các thông tin được thu thập.
* Xây dựng bảng phân tích công việc (bảng mô tả công việc + bảng tiêu chuẩn)
Việc xây dựng bảng phân tích công việc sẽ góp phần tiêu chuẩn hóa dần cán bộ, công nhân viên của công ty. Mặt khác, dựa trên bảng mô tả công việc, hội đồng tuyển chọn dề kiểm định khả năng của ứng viên phù hợp bao nhiêu phần trăm so với công việc. Đối với các ứng viên, thông qua bảng mô tả công việc sê có được khái niệm và đánh giá công việc có phù hợp với khả
năng, sở trường và các điều kiện bán thân không. Việc xây dựng bảng phân tích và mô tả công việc nên được thực hiện như sau:
- Xây dựng các bảng phân tích và mô tả công việc theo loại/ nhóm công việc. Ví dụ: mô tả công việc chung của kỹ sư thiết kế phòng kỹ thuật, mô tả công việc chung của các văn thư thuộc các đơn vị,...Đó sẽ là những tiêu chuẩn, những hành vi, xử lý thực hiện công việc chung nhất cho loại công việc đó và không phân biệt là ở đơn vị nào trong công ty.
- Trên cơ sở đó, nếu đơn vị nào có thêm các yêu cầu mới, đặc thù riêng cho đơn vị mình thì phát triển thành một bảng chi tiết và cụ thể hơn cho phù hợp. Bảng phân tích công việc cụ thế này sẽ được công ty xem xét, góp ý và thông qua trước khi trở thành bảng mô tả công việc sử dụng tại đơn vị.
MẪU BẢNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
Đơn vị: ………..
I. Mô tả công việc:
1. Mục tiêu của công việc Nêu các mục đích cần đạt được
2. Mô tả các hoạt động của công
việc
Mô tả những hoạt động chính của công việc cô đọng nhưng rõ ràng, mạch lạc.
3.
Mối quan hệ của công việc: -Trong công ty
- Ngoài công ty
Quan hệ với những ai, phòng ban nào,... Quan hệ với khách hàng, đơn vị bạn,...
4. Nêu các chức năng, trách nhiệm
Được phép làm những gì?
Chịu báo cáo cho ai, chịu sự điều khiển từ ai?
' 5. Quyền hạn
Có nhân viên dưới quyền?
Được phép sử dụng những tài liệu, giấy tờ, thiết bị gì trong Công ty?