Chương 1 Cơ sở lý luận
3.1 Giải pháp nâng cấp cải tiến Hệ thống thông tin nội bộ của Giao hàng tiết
tiết kiệm
Giao hàng tiết kiệm tuy đã có một đội ngũ Tech luôn luôn trực để cải tiến và đồng thời sửa những lỗi của hệ thống ERP nội bộ của công ty. Tuy nhiên hệ thống vẫn chưa đủ thông minh và linh hoạt để thực hiện những công việc một cách trơn tru. Sau đây là một số đề xuất ý tưởng để cải thiện chất lượng của hệ thống:
Chuẩn hóa về mặt nhập địa chỉ giao hàng: khi khách hàng đặt hàng trên app
của giao hàng tiết kiệm, sẽ phải nhập địa chỉ chuẩn và có sẵn trong hệ thống ngân hàng địa chỉ. Địa chỉ này sẽ được nhập lần lượt từ tỉnh thành phố, quận huyện cho đến đường, phố và địa chỉ cụ thể. Không chỉ bộ phận công nghệ của công ty chịu trách nhiệm xây dựng mà còn cần sự đóng góp từ các điều phối viên, vì họ là người trực tiếp làm việc, hiểu rõ về các tuyến giao hàng, địa chỉ giao hang...
Xây dựng hệ thống ngân hàng địa chỉ đầy đủ và chính xác: một số địa chỉ giao
hàng rất đặc biệt ví dụ như: khu biệt thự, tòa nhà hành chính, chung cư, khu tập thể, khu công nghiệp. Những địa chỉ này thường chỉ có những điều phối, COD được làm việc trực tiếp với những tuyến đường này mới có thể nắm rõ được tình hình và tuyến giao cụ thể. Vì vậy, bộ phận công nghệ thông tin cần phối hợp với khối vận hành hoặc có thể để khối vận hành tự cài đặt giỏ cho tuyến của mình để đảm bảo tính đầy đủ và chính xác.
Xây dựng hệ thống liên lạc với nhân viên có liên quan với đơn hàng: để dễ
dàng và nhanh chóng hơn trong việc trao đổi về đơn hàng. Có thể là hỗ trợ giao hàng, hỗ trợ tìm hàng, hỗ trợ hủy đơn hàng. Và đồng thời cài đặt thêm chế độ nhắc nhở thông báo để người nhận tin có thể nhận được một cách nhanh nhất và hiệu quả nhất.
Xây dựng hệ thống cập nhật trạng thái đơn hàng linh hoạt hơn: ví dụ như khi
xe tải chưa kịp đến kho thì có thể báo với hệ thống là đến muộn và chuyển hàng sang ca nhập kho sau.
Cải tiến băng thông của sever của hệ thống: điều này sẽ giúp việc thực hiện thao tác đơn hàng chính xác, nhanh chóng hơn tăng cao hiệu suất làm việc của nhân viên kho vận
3.2Đề ra những quy định điều lệ, thưởng — phạt rõ ràng, minh bạch
Trong những giai đoạn lượng hàng có biến động lớn thì cường độ làm việc của nhân viên kho vận sẽ tăng lên rất nhiều. Nếu chế độ trợ cấp, thưởng - phạt không rõ ràng sẽ có thể ảnh hưởng đến tiến độ của công việc.
Giả sử trong ngày có rất nhiều đơn hàng nhưng COD chính lại có việc bận và không đi làm sẽ phải điều phối người chạy thay. Người chạy thay đó sẽ có lương khác
với lương của COD chính vì họ phải chạy nhiều tuyến đường hơn, chạy không cố định,
khó giao hơn nhưng lượng đơn hàng phải cầm đi của họ phải tương đương với lượng đơn của COD chính và những quy định giống như quy định của COD chính.
Chính vì vậy, những COD linh động này thường không chịu nhiều trách nhiệm với giỏ hàng mà chỉ mang những đơn hàng dễ giao, dễ mang đi mà không chịu mang những đơn hàng to, cồng kềnh và đã giao được 1, 2 ca nhưng không giao được.
Tuy nhiên, những COD linh động này thường không tuân thủ đầy đủ quy định, thường tự ý nghỉ làm hay không chịu nghe sự điều phối của điều phối viên. Vì vậy, những quy định phải thật rõ ràng và được thi hành đúng thì mới có thể quản lý được nguồn lao động phổ thông này.
Những điều phối trong khoảng thời gian như vậy cũng phải làm việc với cường độ cao để đảo bảo tiến độ giao hàng cho lượng đơn gấp 4-5 lần bình thường. Vì vậy chế độ lương thưởng cần phải phù hợp để giữ chân được người lao động. Nhưng đồng thời vẫn phải đi kèm theo những hình thức phạt để tránh trường hợp làm việc kém hiệu quả.
3.3Giải pháp thay đổi quy trình linh động giao hàng
Giao hàng tiết kiệm giao hàng cả tuần, nhưng hiện tại này chủ nhật chỉ giao một vài tuyến chứ không phải tất cả các COD đều phải đi làm. Nhưng như vậy hàng tồn đọng vào ngày chủ nhật sẽ không có người giao hàng, đồng nghĩa với việc này thứ hai sẽ phải giao một lượng hàng gấp đôi ngày thường.
Những đơn hàng đó sẽ bị quá hạn giao làm giảm hiệu suất công việc của nhân viên điều phối và năng suất làm việc của kho. Để khắc phục tình trạng này cần phải có một quy trình giao hàng mới. Tôi đề xuất quy trình như sau:
Nhóm các COD có tuyến giao gần nhau thành một nhóm (sẽ có khoảng 3-4 tuyến trong 1 nhóm) và mỗi nhóm này sẽ có một COD gọi là COD linh động. COD này sẽ phải chạy hỗ trợ tất cả các tuyến có trong nhóm đó và chạy chính nếu có COD chính nghỉ. Những COD này sẽ được tính lương riêng và chế độ thưởng riêng.
Các COD chính sẽ không nghỉ cố định vào chủ nhật mà nghỉ luân phiên với các
COD khác ở trong nhóm. Lịch nghỉ sẽ được đăng ký với điều phối viên vào đầu tháng.
Ngoài ra những đơn hàng còn sót lại mà COD không thể cầm đi sẽ được cho lên
xe tải để mang lên cho COD ở chính tuyến giao hàng của mình. Đặc biệt là những đơn
hàng to, nặng, cồng kềnh mà COD không thể mang đi bằng xe máy. Những đơn hàng
này sẽ được đưa đến cho COD vào giữa ca giao hàng để COD có thể giao bớt một số đơn không phải trở hàng quá nhiều như lúc mới bắt đầu ra khỏi kho.
Như vậy, sẽ giảm thiểu được việc quá tải hàng hóa của các COD chính và có thể
giao vào tất cả các ngày trong tuần, tăng năng suất công việc và hiệu quả quản lý.
3.4Giải pháp hệ thống nhắc nhở giao hàng
Trước khi giao hàng, khách hàng muốn biết được đơn hàng của mình khi nào có thể nhận để có thể chờ và lấy hàng. Đơn giản vì công việc ai cũng bận rộn và họ muốn mình tiết kiệm được tối đa thời gian của mình. COD cũng vậy, họ cũng muốn đơn hàng của mình mang đi là giao được, tiết kiệm thời gian và hiệu quả làm việc nhất có thể.
Giải pháp được đưa ra ở đây là nhắc nhở khách hàng nhận hàng bằng email hoặc tin nhắn. Ví dụ, đơn hàng đó nhập kho ca tối lúc 22h thì tức là đơn hàng này sẽ được giao vào ngày hôm sau. Khi đơn hàng đó nhập kho hệ thống sẽ tự động gửi email thông báo cho khách hàng biết mình sẽ được giao trong ca tiếp theo và cho phép họ chọn ca giao và hẹn giao hàng. Họ có thể nhận vào sáng hôm sau, chiều hôm sau, tối hoặc một ngày khác. Sau đó đơn hàng sẽ được gán phiếu hẹn và đúng ca hẹn đó sẽ được giao hàng. Tương tự với những đơn hàng được nhập kho ca chiều và ca sáng.
Quy trình hệ thống nhắc nhở giao hàng
Như vậy, hai phía khách hàng và công ty có thể chủ động sắp xếp công việc để giao hàng và nhận hàng từ đó nâng cao hiệu quả làm việc và thời gian nhận hàng cho khách hàng. Đồng thời có thể làm tăng giá trị thương hiệu và uy tín của Giao hàng tiết kiệm.
3.5 Giải pháp áp dụng 5S vào quản lý kho bãi
Mô hình 5S bao gồm Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng. Những yếu tố này áp dụng vào trong quản lý kho bãi sẽ như sau:
Sàng lọc: chia đơn hàng theo từng giỏ giao một cách hợp lý và đúng quy cách,
lọc những đơn lỗi, sai tuyến, lỗi trạng thái sẽ được lọc ra để xử lý riêng
Sắp xếp: Sắp xếp thứ tự những đơn hàng sao cho thật hợp lý. Những đơn nào giao trước xếp riêng, những đơn nào hẹn xa xếp riêng, những đơn nào cần xử lý đặc biệt xếp riêng. Những khu vực để hàng cũng cần được sắp xếp hợp lý, có khoảng cách giữa các giỏ xếp hàng để không bị nhầm lẫn, thất lạc. Loại đơn hàng khác nhau thì để những vị trí khác nhau.
Sạch sẽ: luôn giữ vệ sinh, quét dọn khu vực kho để vừa là bảo quản hàng hóa
một cách tối ưu vừa là mang tính chất sàng lọc được những đơn hàng nhỏ, rơi vào những góc khuất, nhỏ, khó tìm.
Săn sóc: Những đơn hàng có rất nhiều chủng loại, có những loại đơn hàng rất
dễ vỡ, hỏng hóc khi bị va đập. Vì vậy, cần phải săn sóc đối với đơn hàng, di chuyển nhẹ nhàng, khôn ném hàng vứt hàng. Ngoài ra những nhân viên giao hàng, những nhân viên kho vận cũng cần được săn sóc đúng mức để có thể luôn tràn đầy năng lượng làm việc và tăng năng suất lao động
sẵn sàng: Nhân viên cũng như đơn hàng lúc nào cũng cần phải trong trạng thái
sẵn sàng để giao hàng. Những đơn hàng hỏng hay bị bung vỏ bọc cần được xử lý ngay, những đơn hàng không giao được, lưu kho, đổi địa chỉ cũng cần phải xử lý ngay để đẩy nhanh tốc độ giao hàng, nâng cao chất lượng dịch vụ
Và để áp dụng được phương pháp 5S này vào quy trình sắp xếp kho bãi thì cần phải đào tạo chuyên môn nhiều hơn cho nhân viên phụ kho của kho vận. Từ phương pháp chia hàng, phương pháp sắp xếp hàng nhập kho, xuất kho...
Không chỉ phụ kho những COD quản lý giỏ hàng của mình cũng phải làm theo đúng quy trình 5S để thuận tiện cho nhân viên điều phối dễ dàng tìm hàng, xử lý đơn hàng.
61
Kết luận
Trong bài khóa luận đề cập đến những vấn đề về Logistics về mặt lý thuyết trong thời đại phát triển của giao dịch thương mại điện tử nói chung và thực trạng hiện có tại công ty cổ phần Giao hàng tiết kiệm.
Bài khóa luận cũng chỉ ra được một số hạn chế còn đang vướng phải với một công ty mới phát triển được gần 6 năm như Giao hàng tiết kiệm và đồng thời cũng đưa ra một số những giải pháp khắc phục và cải thiện những hạn chế khó khăn mà Giao hàng tiết kiệm đang gặp phải. Từ đó, sẽ rút ra được kinh nghiệm cho những công ty khác trong lĩnh vực giao nhận cải thiện được chất lượng quản trị Logistics đặc biệt là trong khối vận hành.
Tổng kết lại, Giao hàng tiết kiệm còn đang gặp phải 3 vấn đề lớn và chúng là căn bệnh chung của hầu hết các doanh nghiệp giao nhận tại Việt Nam. Đó là vấn đề về hệ thống thông tin quản lý vận hành giao nhận, chất lượng dịch vụ giao nhận và việc quản trị dự trữ trong vận hành giao nhận.
Với trình độ khoa học kỹ thuật hiện tại của Việt Nam hiện nay thì vẫn chưa đáp ứng đủ những yêu cầu của khách hàng cũng như của chính bản thân những doanh nghiệp giao nhận nên việc tổ chức một đội ngũ IT thực hiện công việc xây dựng, phát triển hệ thống là một chiến lược lâu dài và bền vững mà các doanh nghiệp giao nhận đi sau cần học tập.
Ngoài ra trong bài khóa luận còn đưa ra giải pháp về linh động giao nhận và hệ thống nhắc nhở giao nhận cũng sẽ phần nào cải thiện được chất lượng dịch vụ khách hàng và việc nâng cao hiệu quả quản trị dự trữ của doanh nghiệp.