Chương 2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.4. Thực trạng kiểm soát chi thường xuyên ngân sách Nhà nước tại Kho
3.4.1. Phân cấp kiểm soát chi và quy trình KSC
a. Giao nhiệm vụ kiểm soát chi thường xuyên NSNN
Tổ kế toán hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện công tác kế toán NSNN và hoạt động nghiệp vụ KBNN theo quy định. Thực hiện nhiệm vụ kiểm tra,
kiểm soát, thanh toán các khoản chi thường xuyên tại KBNN trên địa bàn thị xã Phúc Yên theo quy định của luật NSNN. Thực hiện việc kiểm tra đối chiếu, tổng hợp và quyết toán số liệu thanh toán trên địa bàn.
Về phân cấp việc thực hiện công tác KSC thường xuyên NSNN tại KBNN Phúc yên theo nguyên tắc: Đơn vị sử dụng NSNN thuộc tỉnh đóng trên địa bàn hành chính huyện nào thì KBNN huyện đó trực tiếp thực hiện việc KSC.
- Thực hiện việc KSC
Công tác KSC thường xuyên được KBNN Phúc Yên thực hiện theo quy trình thống nhất trong toàn hệ thống, quy trình cụ thể nêu tại phần 3.3.2dưới đây.
- Soát xét kết quả KSC thường xuyên NSNN
Căn cứ số liệu chi thường xuyên NSNN hàng tháng, hàng quý, năm, bộ phận kế toán được giao nhiệm vụ kiểm soát, thanh toán chi thường xuyên NSNN tiến hành tổng hợp số liệu, lập báo cáo tháng, quý, năm. Tính tỷ trọng của từng khoản chi tương ứng trong tổng số chi NSNN qua KBNN trên địa bàn thị xã Phúc Yên. Từ đó xác định các tiêu chí sau:
Một là, các khoản chi chủ yếu chiếm tỷ trọng lớn theo nội dung kinh tế và theo thành phần kinh tế. Tính toán và phân tích, đánh giá cơ cấu phân bổ chi NSNN.
Hai là, đánh giá mức độ biến động của các khoản chi so với cùng kỳ năm trước, so với số liệu tương ứng của kỳ thống kê trước đó, và giữa các kỳ thống kê trong năm.
- Kiểm soát quyết toán chi thường xuyên NSNN
Kiểm soát quyết toán chi NSNN của các đơn vị sử dụng NSNN là việc KBNN Phúc Yên tiến hành kiểm soát tính chính xác về số liệu các báo cáo Tài chính của các đơn vị sử dụng NSNN khi hết niên độ Ngân sách. Đối chiếu rà soát lại các số liệu tổng hợp do đơn vị gửi,từ đó tìm ra sai sót, như sai nội dung kinh tế, sai mục lục ngân sách, để thực hiện điều chỉnh hoặc kiến nghị
với cơ quan Tài chính cùng cấp tiến hành xử lý thu hồi các khoản chi không đúng chế độ Nhà nước quy định.
b. Quy trình kiểm soát chi thường xuyên Ngân sách Nhà nước tại Kho bạc Nhà nước Phúc Yên
Theo quyết định số 1116/QĐ-KBNN ngày 24/11/2009 của Tổng giám đốc KBNN về việc ban hành quy trình giao dịch trong kiểm soát chi thường xuyên NSNN, quy trình kiểm soát chi thường xuyên NSNN qua KBNN Phúc Yên được thực hiện qua 7 bước.
Sơ đồ 3.2: Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ chi thường xuyên NSNN tại Kho bạc Nhà nước Phúc Yên
(Nguồn: KBNN thị xã Phúc Yên)
Bước 1: Kế toán viên tiếp nhận hồ sơ chứng từ
- Khách hàng gửi hồ sơ, chứng từ cho cán bộ KSC KBNN
- Cán bộ KSC tiếp nhận và kiểm tra sơ bộ hồ sơ chứng từ, phân loại và xử lý.
+ Đối với công việc phải giải quyết ngay, cán bộ KSC tiếp nhận và xem xét giải quyết ngay đối với những trường hợp hồ sơ đã đầy đủ theo quy định. Trường hợp hồ sơ còn thiếu cần phải bổ sung, hoàn thiện, cán bộ KSC lập 2 liên phiếu giao nhân hồ sơ với Khách hàng, giao một liên cho khách hàng giữ, lưu một liên làm căn cứ theo dõi và xử lý hồ sơ.
Khách hàng Kế toán viên Kế toán trưởng
Giám đốc
Thủ quỹ Thanh toán viên TT Thanh toán 1 2 3 4 5b 6 7 5a
+ Đối với những công việc có thời hạn giải quyết trên 1 ngày: Trường hợp hồ sơ đầy đủ theo quy định, cán bộ KSC tiếp nhận và lập 2 liên phiếu giao nhận hồ sơ với khách hàng, nêu rõ ngày trả kết quả. Trường hợp hồ sơ còn thiếu hoặc phải hoàn thiện, cán bộ KSC lập 2liên phiếu giao nhân hồ sơ với Khách hàng, giao một liên cho khách hàng giữ, lưu một liên làm căn cứ theo dõi và xử lý hồ sơ.
+ Khi khách hàng đến bổ sung hồ sơ theo yêu cầu, cán bộ KSC phản ánh việc hoàn thiện vào phiếu giao nhận hồ sơ đã lưu. Nếu hồ sơ đã đầy đủ thì tiến hành giải quyết như trình tự quy định.
Bước 2: Kiểm soát chi theo trình tự thủ tục, trình kế toán trưởng
Cán bộ KSC kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và sự chính xác của hồ sơ, chứng từ; kiểm tra số dư tài khoản, số dư dự toán, mẫu dấu chữ ký và các điều kiên thanh toán chi trả đối với từng khoản chi. Nếu hồ sơ đáp ứng đủ điều kiện chi theo quy định, thực hiện hạch toán kế toán, ký chứng từ và chuyển toàn bộ hồ sơ cho kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền). Nếu khoản chi không đủ điều kiện chi NSNN, cán bộ KSC lập thông báo từ chối thanh toán trình lãnh đạo KBNN ký gửi khách hàng giao dịch
Bước 3: Kế toán trưởng kiểm soát, ký chứng từ
- Cán bộ KSC trình kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) hồ sơ, chứng từ được kiểm soát đã đảm bảo điều kiện thanh toán.
- Kế toán trưởng trưởng (hoặc người được ủy quyền) kiểm tra nếu đủ điều kiện tạm ứng/ thanh toán sẽ ký và chuyển hồ sơ, chứng từ cho cán bộ KSC để trình GĐ (hoặc người được ủy quyền). Nếu khoản chi không đủ điều kiện chi NSNN, Kế toán trưởng chuyển lại hồ sơ cho cán bộ KSC lập thông báo từ chối thanh toán trình ban lãnh đạo KBNN ký gửi khách hàng giao dịch.
Bước 4: Giám đốc(hoặc người được ủy quyền)kiểm soát, ký chứng từ
Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) xem xét, nếu đủ điều kiện thì ký chứng từ và chuyển cho cán bộ KSC > Trường hợp không đủ điều kiện thì
chuyển trả hồ sơ, chứng từ cho cán bộ KSC lập thông báo từ chối thanh toán gửi khách hàng.
Bước 5: Thực hiện thanh toán
5a: trình tự đối với chứng từ chuyển khoản: cán bộ KSC thực hiện tách tài liệu, chứng từ KSC và chuyển cho thanh toán viên.
5b: trình tự đối với chứng từ tiền mặt: cán bộ KSC thực hiện tách tài liệu, chứng từ KSC và chuyển cho thủ quỹ theo đường nội bộ.
Bước 6: Trả tài liệu, chứng từ cho khách hàng đối với chứng từ chuyển khoản
Cán bộ KSC lưu hồ sơ KSC theo quy định và trả lại tài liệu, chứng từ cho khách hàng sau khi thực hiện xong thủ tục thanh toán. Riêng đối với chứng từ tiền mặt thực hiện như bước 7.
Bước 7. Chi tiền mặt tại quỹ
Thủ quỹ nhận chứng từ chi tiền mặt từ bộ phận kế toán theo đường nội bộ, kiểm soát và chi tiền cho khách hàng, sau đó trả 1 liên báo nợ cho khách hàng,trả liên chứng từ còn lại cho kế toán theo đường bộ.
Sau một thời gian thực hiện giao dịch một cửa trong KSC thường xuyên có thể thấy quy trình giao dịch một cửa đã mang lại nhiều thuận lợi cho công tác KSC NSNN tại KBNN đối với KBNN Phúc Yên và các đơn vị giao dịch. Quy trình nghiệp vụ được cải tiến từ khâu tiếp nhận, xử lý hồ sơ chứng từ và trả kết quả theo hướng nhanh gọn, thuận tiện, giảm đầu mối giao dịch giữa khách hàng với cơ quan KBNN, góp phần nâng cao năng lực, trình độ và trách nhiệm của cán bộ trong việc thực thi công vụ. Hồ sơ được kiểm tra sơ bộ, và phân loại xử lý ngay từ đầu nên được giải quyết nhanh chóng, khách hàng không phải đi lại nhiều. Đơn vị thụ hưởng kinh phí NSNN thuận lợi trong giao dịch, đảm bảo tính công khai, minh bạch, trong quản lý và sử dụng kinh phí NSNN.
Sau một thời gian giao dịch một cửa trong KSC thường xuyên có thể thấy quy trình giao dịch một cửa đã mang lại nhiều thuận lợi cho công tác KSC tại KBNN Phúc Yên. Quy trình nghiệp vụ được cải tiến từ khâu tiếp nhận, xử lý chứng từ, và trả kết quả nhanh gọn, thuận tiện, giảm đầu mối giao dịch giữa khách hàng với cơ quan KBNN, góp phần nâng cao năng lực, trình độ và trách nhiệm của cán bộ trong việc thực thi công vụ. Hồ sơ được kiểm tra sơ bộ và phân loại xử lý ngay từ đầu nên chứng từ được xử lý nhanh chóng, khách hàng không phải đi lại nhiều lần. Đơn vị thụ hưởng kinh phí NSNN thuận lợi trong giao dịch, đảm bảo tính công khai minh bạch trong quản lý và sử dụng kinh phí NSNN.
Mặc dù vậy, khi thực hiện quy trình còn bộc lộ một số điểm chưa phù hợp về thời gian giải quyết công việc còn gò bó, chưa linh hoạt nên trong điều kiện khối lượng công việc tương đối nhiều đối với một cán bộ KSC như hiện nay thì cán bộ KSC khó có thể đáp ứng về mặt thời gian đối với trường hợp giải quyết các khoản tạm ứng tiền mặt là không quá 60 phút; hay trường hợp nhận hồ sơ hôm nay, giải quyết ngày hôm sau đối với những khoản thanh toán mà hồ sơ có tính phức tạp. Quy định chưa rõ ràng về hồ sơ thanh toán cũng như lưu trữ đối với những trường hợp cụ thể cũng khiến cán bộ KSC KBNN Phúc Yên có đôi chút rắc rối khi kiểm soát những khoản chi mới, những khoản chi ít phát sinh. Cán bộ KSC còn phải đôn đốc, nhắc nhở đơn vị bổ sung hồ sơ, thủ tục nhiều lần, ảnh hưởng đến thời gian và công sức của cả cán bộ KSC và của cả cán bộ của đơn vị giao dịch.