5. Kết cấu của luận văn
3.2. Giới thiệu chung về cơ quan BHXH huyện Phú Lương tỉnh Thái Nguyên
● Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của BHXH huyện Phú Lương
Bảo hiểm xã hội huyện Phú Lương là một trong những đơn vị BHXH trực thuộc BHXH tỉnh Thái Nguyên, nằm trong hệ thống Bảo hiểm Việt Nam và chịu sự quản lý theo ngành dọc của BHXH tỉnh Thái Nguyên theo quy định của pháp luật. BHXH huyện Phú Lương, tỉnh Thái Nguyên nằm trong Bảo hiểm xã hội Việt Nam có chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức như sau:
* Chức năng nhiệm vụ
BHXH huyện Phú Lương, là một đơn vị trực thuộc BHXH tỉnh Thái Nguyên, do vậy phải thực hiện tốt các nhiệm vụ, các chỉ tiêu kế hoạch do BHXH tỉnh giao cho cụ thể như sau:
+ Hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc các cơ quan đơn vị đóng trên địa bàn huyện Phổ Yên, lập danh sách lao động quỹ tiền lương thuộc diện áp dụng loại hình bắt buộc để thực hiện việc tham gia đóng BHXH theo luật định.
+ Theo dõi, đôn đốc các cơ quan đơn vị tham gia BHXH trích nộp đủ tiền BHXH và BHYT theo quy định so với tổng quỹ tiền lương.
+ Tổ chức thực hiện công tác chi trả trợ cấp BHXH như: lương hưu, mất sức lao động, tai lạn lao động, tử tuất, trợ cấp ốm đau, thai sản, dưỡng sức phụ hồi sức khỏe...Trên địa bàn huyện quản lý.
+ Tổ chức theo dõi biến động tăng, giảm về số lao động để xác nhận thu BHXH giải quyết chế độ hưu trí, cấp thẻ khám chữa bệnh Bảo hiểm y tế cho đơn vị. + Tiếp nhận quản lý các cơ quan, đơn vị, công ty trách nhiệm hữu hạn, các hợp tác xã, các tổ hộ kinh doanh cá thể, các doanh nghiệp tham gia đóng BHXH trên địa bàn huyện.
+ Thực hiện tiếp nhận hồ sơ tuất, hướng dẫn thủ tục giải quyết các chế độ tử tuất đối với người tham gia BHXH, cán bộ hưu trí và trợ cấp khác theo quy định.
+ Thực hiện thông báo, hướng dẫn điều chỉnh lương hưu và trợ cấp BHXH theo quy định của ngành của Nhà nước và theo hướng dẫn của BHXH tỉnh Thái Nguyên.
+ Tiếp nhận và báo cáo kịp thời với BHXH tỉnh Thái Nguyên các trường hợp hưởng lại trợ cấp BHXH và có điều chỉnh lương hưu.
+ Lập dự toán và quyết toán tài chính hàng năm theo quy định tài chính hiện hành của nhà nước.
+ Quản lý lưu trữ hồ sơ, sổ sách và danh sách tham gia đóng BHXH, hồ sơ hưởng chế độ BHXH của đối tượng theo quy định.
+ Thanh tra, kiểm tra xác minh các đơn thư khiếu nại, khiếu tố của công dân để có kết luận trả lời kịp thời.
+ Quản lý tốt cán bộ trong đơn vị, tài sản, quỹ tiền lương và kinh phí hoạt động thường xuyên của cơ quan BHXH.
* Cơ cấu tổ chức của BHXH huyện Phú Lƣơng
Cơ quan BHXH huyện Phú Lương có trụ sở tại tiểu khu Thái An - thị trấn Đu - huyện Phú Lương - tỉnh Thái Nguyên. Với diện tích trụ sở cơ quan là 190 mét vuông. Cơ sở hạ tầng tương đối khang trang đáp ứng đủ nhu cầu về chức năng, nhiệm vụ của đơn vị.
Hiện tại BHXH huyện Phú Lương có 15 cán bộ, với 13 người trong biên chế và có 2 người là hợp đồng dài hạn. Tất cả cán bộ trong cơ quan đều tốt nghiệp đại học và có trình độ chuyên môn nghiệp vụ phù hợp.
BHXH huyện Phú Lương có bộ máy tổ chức cán bộ như sau:
01 Giám đốc, 02 phó giám đốc và các bộ phận chuyên môn nghiệp vụ như: Bộ phận kế toán - tài chính (2người); tiếp nhận và quản lý hồ sơ (2 người);
chính sách 1 người; sổ - thẻ 1 người; thu BHXH, BHYT, BHTN 2 người; giám định 1 người; hành chính 2 người; công nghệ thông tin 1 người. Trong đó trình độ cao học 2 người, đại học chính quy 11 người, cao đẳng 1 người, trung cấp 1 người. Tỷ lệ nữ là 8/15 chiếm > 50% số lao động.
Sơ đồ 3.1: Bộ máy tổ chức của BHXH huyện Phú Lương
(Nguồn: BHXH huyện Phú Lương)
Giám đốc
Có trách nhiệm tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của BHXH huyện Phú Lương theo phân cấp. Quyết định các công việc thuộc phạm vi và thẩm quyền quản lí của BHXH huyện và chịu trách nhiệm về các quyết định đó. Thực hiện các quy định của pháp luật, của BHXH Việt Nam và quy định quản lí hành chính Nhà nước của Uỷ ban nhân dân huyện Phú Lương.
Tại BHXH huyện Phú Lương, ngoài việc phụ trách các công tác chung của cơ quan BHXH, Giám đốc BHXH còn trực tiếp phụ trách các bộ phận: bộ phận kế toán, bộ phận chế độ chính sách, bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả.
Phó giám đốc phụ trách GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN THU BỘ PHẬN GIÁM ĐỊNH đđĐỊNH BHYT BỘ PHẬN CẤP SỔ, THẺ BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ QLHS BỘ PHẬN CHẾ ĐỘ CHÍNH SÁCH BỘ PHẬN KẾ TOÁN BỘ PHẬN HÀNH CHÍNH
Là người được Giám đốc phân công hoặc uỷ quyền giải quyết các vấn đề thuộc thẩm quyền của Giám đốc.
Phó giám đốc BHXH huyện Phú Lương trực tiếp quản lí các bộ phận sau: bộ phận thu, bộ phận cấp sổ BHXH, thẻ BHYT, bộ phận giám định , bộ phận tiếp nhận và QLHS.
Bộ phận thu
Tại BHXH huyện Phú Lương, phụ trách bộ phận thu là Phó giám đốc. Thu BHXH là một nhiệm vụ quan trọng và là trọng tâm của ngành. Với phương châm thu đúng, thu đủ, kịp thời, các cán bộ ở bộ phận thu BHXH huyện Phú Lương phải luôn nỗ lực cố gắng. Nhiệm vụ chính của các cán bộ ở bộ phận thu BHXH là thu và đôn đốc thu BHXH đối với các đơn vị trên địa bàn huyện. Mặt khác, cán bộ thu phải luôn bám sát cơ sở, kịp thời tháo gỡ khó khăn trong công tác thu BHXH.
Hàng tháng, hàng quý, cán bộ thu sẽ căn cứ vào danh sách của đơn vị cơ sở thông qua đại diện cơ quan. Hàng tuần, cán bộ thu thường xuyên xuống cơ sở để làm nhiệm vụ đối chiếu, xác nhận số đã thu BHXH bao gồm kiểm tra tiền lương, tiền công đóng BHXH. Ngoài ra, bộ phận thu còn có nhiệm vụ mở rộng thu BHXH đối với doanh nghiệp ngoài quốc doanh. Ở đây, việc luôn thu nộp BHXH kịp thời đã tạo điều kiện để cho BHXH cấp trên giải quyết nhanh chóng công việc chi trả các chế độ BHXH đối với người lao động.
So với các bộ phận khác thì yêu cầu đối với cán bộ thu cao hơn, đòi hỏi phải có năng lực chuyên môn, hiểu biết về nghiệp vụ, năng động, có khả năng giao tiếp thuyết phục tốt. Do đặc điểm của huyện Phú Lương có khá nhiều xã ở vùng sâu vùng xa, thị trấn, nhiều đơn vị sản xuất kinh doanh nên mỗi cán bộ thu được giao quản lý một số khối đơn vị nhất định để dễ dàng trong việc đối chiếu như: duyệt tờ khai, cấp sổ BHXH hoặc thanh toán các chế độ ốm đau, thai sản.
Bộ phận này có nhiệm vụ cấp và quản lí sổ BHXH; cấp và quản lí thẻ BHYT cho người tham gia.
Bộ phận giám định
Nhiệm vụ của bộ phận giám định chi là thường trực tại bệnh viện để giám định việc khám chữa bệnh nội ngoại trú của đối tượng hưởng BHYT.
- Giúp lãnh đạo cơ quan và cùng đi kiểm tra thường xuyên, đột xuất việc KCB tại các cơ sở KCB trong huyện theo phân cấp của BHXH tỉnh.
- Lập báo cáo, biểu mẫu gửi BHXH tỉnh theo quy định về KCB.
- Nhận chứng từ, thủ tục tổng hợp về khám chữa bệnh trái tuyến để thanh toán với BHXH tỉnh.
- Kiểm tra chứng từ giám định chi khám chữa bệnh, thanh toán với bệnh viện hàng tháng, quý, năm.
Bộ phận tiếp nhận và QLHS
Có trách nhiệm nhận hồ sơ của các đối tượng tham gia BHXH, BHYT; phân loại và chuyển hồ sơ của các đối tượng đến các bộ phận có liên quan để giải quyết sau đó sẽ trả lời họ theo giấy hẹn của cơ quan BHXH.
Bộ phận chế độ, chính sách
Nhiệm vụ chính của cán bộ công nhân viên chức ở bộ phận này là giải thích , hướng dẫn, giảu quyết mọi vấn đề về chính sách BHXH đã ban hành trong Luật BHXH cho các đối tượng tham gia BHXH. Cụ thể bộ phận này giải quyết các nhiệm vụ như sau:
- Giải đáp những thắc mắc về thủ tục để làm các chế độ chính sách. - Giải quyết kịp thời mọi vấn đề về chế độ bảo hiểm xã hội cho đối tượng hưu trí hoặc mất sức lao động trên địa bàn quản lý
Ví dụ như: Theo dõi các đối tượng chuyển đến, chuyển đi, cấp giấy xác nhận thời gian công tác thực tế, giải quyết các chế độ tử tuất…
- Thống kê, lưu trữ tài liệu hồ sơ theo yêu cầu nghiệp vụ, đảm bảo khi cần có thể lấy dễ dàng.
- Đề xuất những ý kiến với lãnh đạo để khắc phục những lệch lạc trong quá trình giải quyết hồ sơ, tài liệu một cách khoa học.
- Quản lý con dấu của cơ quan và một số công việc khác, ví dụ như: công tác giao dịch, tạp vụ góp phần phục vụ công tác nghiệp vụ.
Nói chung, bộ phận chính sách là trung tâm giải đáp những thắc mắc về thủ tục, chế độ chính sách nên đòi hỏi cán bộ làm công tác chính sách phải có hiểu biết cặn kẽ về các chế độ chính sách, cần có thái độ nhẹ nhàng, tận tình khi tiếp xúc với khách đến làm thủ tục. Cần lắng nghe, thấu hiểu tâm lý của khách để công việc được giải quyết nhanh nhất. Chẳng hạn như đối tượng về hưu thường là những người cao tuổi nên có thể khó tính do đó nên ân cần , niềm nở khi tiếp đãi…
Bộ phận kế toán
- Chi trả lương hưu, trợ cấp bảo hiểm xã hội hàng tháng. - Chi trả các chế độ trợ cấp một lần.
- Chi trả trợ cấp ốm đau, thai sản và dưỡng sức, phục hồi sức khoẻ. - Thanh toán chi phí khám chữa bệnh bằng thẻ BHYT với các cơ sở khám chữa bệnh.
- Chi trả trợ cấp thất nghiệp.
- Lập kế hoạch chi BHXH hàng tháng.
- Lập và quản lí chứng từ sổ sách kế toán theo quy định của ngành BHXH, của Nhà nước.
Bộ phận hành chính
- Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ hoặc bất thường với cơ quan quản lý cấp trên theo quy định.
- Quản lý biên chế, lao động; thực hiện chế độ, chính sách về tiền lương, đào tạo, bồi dưỡng, khen thưởng, kỷ luật... đối với cán bộ, viên chức của cơ quan BHXH;
- Tham mưu kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch về công tác tổ chức - cán bộ; văn thư - lưu trữ; hành chính - quản trị; bảo đảm an toàn, trật tự trong cơ quan ; phục vụ công tác đối ngoại và các hoạt động chuyên môn của BHXH huyện;
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
Tất cả các bộ phận đều đặt dưới sự lãnh đạo của giám đốc và phó giám đốc. Nhà quản lý này có vai trò trực tiếp chỉ đạo, phân công công tác cho cán bộ nhân viên trong cơ quan. Tất cả các giấy tờ muốn có dấu xác nhận của BHXH huyện đều phải thông qua giám đốc hoặc phó giám đốc cơ quan xét duyệt, ký tên sau đó mới đóng dấu.
3.3. Thực trạng công tác thu BHXH tại BHXH huyện Phú Lƣơng, giai đoạn 2011 - 2013
Trong 16 năm qua, ngành BHXH nói chung và BHXH huyện Phú Lương nói riêng đạt được kết quả cao, đã có những bước tiến đột phá, được sự quan tâm giúp đỡ của Thường trực Huyện ủy, Hội đồng nhân dân, UBND huyện Phú Lương và sự phối hợp của các cơ quan ban ngành và tập thể cán bộ, công nhân viên chức BHXH đã không ngừng nỗ nực phấn đấu, tu dưỡng rèn luyện bản thân sáng tạo trong công tác để không ngừng phát triển mạnh mẽ toàn ngành BHXH về thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình. Quỹ tài chính của BHXH đã được ổn định và phát triển trên cơ sở hình thành được quỹ BHXH độc lập với NSNN.
Với nguồn đóng góp chủ yếu từ người sử dụng lao động và người lao động, quá trình tạo lập và sử dụng quỹ BHXH được tiến hành trên nguyên tắc có đóng mới có hưởng. Vì vậy mà các quan hệ tài chính trong BHXH đã rõ ràng, việc quản lý sử dụng quỹ BHXH được hình thành tốt, phục vụ tốt hơn đến quyền lợi của người lao động. Do đó trong thời gian qua BHXH huyện Phú Lương đã gặt hái được rất nhiều thành tựu trên mọi lĩnh vực.