5. Kết cấu của luận văn
3.3.1. Quy trình tuyển dụng tại Công ty cổ phần Giấy An Hòa
Ở công ty cổ phần giấy An hòa hiện đang áp dụng phƣơng pháp phỏng vấn trực tiếp qua đó bộ phận thực hiện quá trình tuyển dụng là phòng Tổ chức lao động mà ngƣời chịu trách nhiệm là Trƣởng phòng. Giúp việc cho trƣởng phòng là một phó trƣởng phòng và sáu chuyên viên của phòng làm nhiệm vụ tiếp nhận, sắp xếp và nghiên cứu hồ sơ. Thực hiện công tác chuẩn bị cho quá trình phỏng vấn, tuyển chọn, đồng thời cùng với trƣởng phòng tham gia vào quá trình tuyển dụng là thành viên trong hội đồng tuyển dụng.
Phòng Tổ chức lao động tiến hành tuyển dụng nhân lực cho Công ty từ khâu đầu tiên của công tác tuyển mộ đến khâu tuyển chọn và trình Giám đốc công ty xét duyệt để có đƣợc quyết định cuối cùng.
Địa điểm tiến hành tuyển dụng tại phòng Tổ chức lao động Công ty cổ phần Giấy An Hòa. Quá trình tuyển dụng đƣợc chia làm hai giai đoạn: tuyển mộ và tuyển chọn nhân lực.
Công ty tiến hành tuyển dụng dựa vào nhu cầu, yêu cầu vị trí cần tuyển (nghĩa là khi có sự thiếu hụt về nhân sự tại các phòng ban) chứ không thực hiện tuyển dụng thƣờng xuyên theo hàng tháng, hàng quý …
Quá trình tuyển dụng của công ty đảm bảo nguyên tắc công bằng, khách quan, dân chủ. Chính sách tuyển dụng của Công ty cổ phần Giấy An Hòa chủ yếu tập trung tuyển cán hóa giấy, cán bộ thị trƣờng, công nhân cho các khu sản xuất và chế xuất nguyên liệu. Còn đối với cán bộ quản lí, Công ty tiến hành tuyển chọn từ nguồn lực nội bộ. Thông qua quá trình làm việc, những thành tích cán bộ đã đạt đƣợc và qua sự đề bạt, bổ nhiệm, cán bộ quản lí sẽ đƣợc bổ nhiệm, bố trí vào vị trí cần tuyển phù hợp với khả năng, năng lực của từng cá nhân.
Lập kế hoạch nhân lực
Thông báo tuyển dụng
Tiếp nhận hồ sơ
Nghiên cứu hồ sơ và chọn danh sách phỏng vấn
Phỏng vấn
Ra quyết định lựa chọn
Tuyển mộ
Sơ đồ 3.1: Quá trình tuyển dụng của Công ty cổ phần Giấy An Hòa Bƣớc 1: Lập kế hoạch tuyển dụng
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tình hình thực tế của Công ty, phòng Tổ chức lao động có nhiệm vụ đánh giá tình hình lao động của các phòng ban, bộ phận. Từ đó phòng Tổ chức lao động lên kế hoạch tuyển dụng một cách nhanh chóng, hợp lý. Phòng Tổ chức lao động thực hiện:
Đánh giá lại năng lực của cán bộ công nhân viên trong Công ty cổ phần Giấy An Hòa. Từ đó xác định những nhân viên đạt thành tích cao, có trình độ chuyên môn giỏi để có thể đề bạt, bổ nhiệm… hay những nhân viên cần đào tạo, bồi dƣỡng thêm để đạt đƣợc chỉ tiêu, yêu cầu công việc, những nhân viên không đủ khả năng tiếp tục làm việc và có chiến lƣợc tuyển dụng kịp thời.
Đánh giá thực trạng lực lƣợng lao động trong Công ty. Từ đó có cơ sở xác định số lƣợng và vị trí cần tuyển, các yêu cầu cho vị trí đó, ra quyết định nguồn tuyển, thông báo tuyển dụng, chuẩn bị cuộc phỏng vấn.
Phòng Tổ chức lao động thực hiện quản lý, rà soát lại nguồn nhân lực của Công ty, xác định số lƣợng nhân viên, công nhân nghỉ việc để từ đó lập kế hoạch cho việc tuyển mộ.
Bảng 3.9: Số lƣợng cán bộ công nhân viên nghỉ việc qua các năm
Năm Số lƣợng 2010 - 2011 2011 - 2012 2012 - 2013 2013 - 2014 Số ngƣời nghỉ việc 242 290 48 176 Vị trí đã làm Thủ kho, nhân viên phân xƣởng, công nhân Nhân viên kinh doanh, công nhân Nhân viên văn phòng, công nhân
Nhân viên phân xƣởng, lái xe,
công nhân
(Nguồn: PhòngTổ chức lao động - Công ty cổ phần giấy An Hòa)
Từ bảng số liệu trên ta thấy: trong 5 năm qua lực lƣợng nhân viên nghỉ qua các năm tƣơng đối nhiều nhƣng lƣợng lao động nghỉ chủ yếu là lao động phổ thông và lao động mùa vụ. Tuy nhiên số lƣợng cần tuyển vẫn chủ yếu là công nhân làm
việc trực tiếp tại các phân xƣởng và khu chế xuất, nhân viên văn phòng, công nhân làm việc tại các lâm trƣờng. Qua bảng 3.9 ta có thể thấy sự biến động về số ngƣời nghỉ việc tƣơng đối lớn nhƣ năm 2010 đến 2011 có 242 ngƣời, từ năm 2011 đến 2012 có 290 ngƣời nhƣng đặc biệt năm 2012 đến 2013 số ngƣời nghỉ giảm hẳn vì năm này do rút kinh nghiệm các năm trƣớc về chế độ lƣơng thƣởng cho cán bộ công nhân viên nên công ty đã sát sao quan tâm tạo điều kiện tốt hơn về thu nhập nên số lƣợng ngƣời nghỉ việc giảm hẳn. Tuy nhiên năm 2013 đến 2014 số lao động nghỉ việc lại tăng lên 176 ngƣời, điều này do năm 2013 công ty mở rộng sản xuất và đi vào hoạt động dây truyền mới nên trong quá trình tuyển dụng công ty đã nhận hơn 400 hồ sơ. Từ đó công ty có nhu cầu hoàn thiện và thanh lọc lao động, có điều kiện tìm kiếm lao động có tay nghề. Một số lao động không đủ trình độ đáp ứng nhƣ cầu nên số lƣợng lao động nghỉ việc là tất yếu. Do đặc thù sản xuất, lao động trong công ty luôn biến động về cơ bản là thiếu sự thiếu hụt lớn nên đòi hỏi Công ty luôn đặt ra nhu cầu tuyển dụng trong các năm. Phòng Tổ chức lao động xác định tuyển công nhân là chủ yếu nên nguồn tuyển là nguồn tuyển bên ngoài tổ chức và lên kế hoạch tuyển dụng với nội dung:
Bảng 3.10: Kế hoạch nhận hồ sơ tuyển dụng và nhu cầu cần tuyển trong 5 năm qua
Đơn vị cần
bổ sung Vị trí cần tuyển
KH nhận hồ sơ tuyển
dụng
Nhu cầu lao động cần tuyển Thời gian Khối VP và các Phân xƣởng chế biến Nhân viên,
Công nhân, kho vận 350 130 2010
Phân xƣởng bột giấy
Nhân viên, công
nhân, kho vận 400 160 2011 Phân xƣởng hóa chất Nhân viên, công nhân 500 180 2012 Phân xƣởng giấy 1 Nhân viên
Hóa chất,công nhân 550 350 2013
Phân xƣởng giấy 2
Cán bộ văn
Bƣớc 2: Thông báo tuyển dụng
Sau khi tiến hành đánh giá nhu cầu tuyển dụng, xác định các yêu cầu, điều kiện tuyển dụng (thông qua bảng mô tả, bảng tiêu chuẩn công việc và nguồn tuyển thích hợp, công ty viết nội dung và gửi thông báo tuyển dụng.
- Mục đích của thông báo tuyển dụng:
Thứ nhất là nhằm thu hút đƣợc những ứng viên từ nhiều nơi khác nhau, đặc biệt Công ty cổ phần giấy An Hòa đƣợc sự quan tâm của sở Lao đông thƣơng binh xã hội Tuyên Quang giới thiệu những cán bộ có năng lực đã nghỉ hƣu tƣ vấn giúp trong quá trình hoạt động sản xuất của Công ty
Thứ hai là thông qua thông báo Công ty có thể quảng bá đƣợc hình ảnh, thƣơng hiệu, tên tuổi của Công ty. Thông báo tuyển dụng là căn cứ cho các ứng viên nộp hồ sơ dự tuyển và có sự quyết định khi lựa chọn nơi làm việc.
Thứ ba là thể hiện tình hình, năng lực, quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Nội dung của thông báo tuyển dụng bao gồm:
Thứ nhất là giới thiệu sơ qua về công ty, chức năng nhiệm vụ chính.
Thứ hai là các yêu cầu, điều kiện tuyển dụng: Trình độ đào tạo và kinh nghiệm, kĩ năng nghề nghiệp, độ tuổi (Công ty thƣờng tuyển dụng công nhân có độ tuổi từ 18 đến 30), sức khỏe tốt, nhanh nhẹn, tháo vát.
Thứ ba là số lƣợng tuyển, vị trí cần tuyển.
Thứ tƣ là yêu cầu về hồ sơ, thời gian, địa điểm nộp hồ sơ.
Thứ năm là quyền lợi, nghĩa vụ của ứng viên khi trúng tuyển (chế độ thử việc, tiền lƣơng, thƣởng, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm lao động,…).
- Các hình thức thông báo:
Đối với nguồn tuyển là nguồn nội bộ của Công ty: Việc tuyển dụng đƣợc thông báo với tất cả công nhân viên trong Công ty, nhƣ: Thông báo trong cuộc họp, dán thông báo tại bảng thông tin, ở phòng Tổ chức lao động, ngoài cổng Công ty, trên trang web của Công ty.
Đối với nguồn tuyển từ bên ngoài Công ty: Công ty tiến hành đăng thông tin tuyển dụng trên các website nhƣ: www.24h.com.vn, Phân mục “Tuyển dụng” của
website này hoàn toàn miễn phí cho phép Công ty đăng thông báo tuyển dụng. Trên một số website khác nhƣ: www.tuyendungmienphi.com, www.tuyendung.com.hoặc ngƣời thân hay bạn bè của nhân viên trong công ty giới thiệu. Các nhân viên trong công ty thƣờng biết rõ ngƣời thân hay bạn bè của họ đang cần việc làm và phù hợp với công việc nào. Vì vậy, họ sẽ giới thiệu những ngƣời này vào công ty với những công việc phù hợp.
Đối với đối tƣợng là sinh viên, học sinh các trƣờng đại học, cao đẳng, trung cấp, dạy nghề: Công ty tiến hành gửi công văn đề nghị nhà trƣờng thông báo rộng rãi tới học sinh sinh viên về nhu cầu tuyển dụng của Công ty.
Bƣớc 3: Tiếp nhận hồ sơ
Sau khi thông báo tuyển dụng, các ứng viên sẽ nộp hồ sơ cho Công ty bằng các con đƣờng nhƣ: gửi bƣu điện, gửi fax, qua mail, gửi trực tiếp.
Khi đó phòng Tổ chức lao động làm nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ và sắp xếp, phân loại hồ sơ của các ứng viên theo các thông tin thu đƣợc.
Thứ nhất là theo độ tuổi, giới tính, địa chỉ, …
Thứ hai là theo trình độ chuyên môn( có tay nghề, kinh nghiệm làm việc hay không).
Thứ ba là quá trình học tập, đào tạo. Thứ tƣ là kinh nghiệm làm việc.
Thứ năm là khả năng đáp ứng yêu cầu công việc.
Thứ sáu là tính cách, sở thích, nguyện vọng của ứng viên. Thứ bảy là phẩm chất năng lực.
Bảng 3.11: Kết quả nhận hồ sơ tuyển dụng trong 5 năm qua từ 1010 – 2014
TT Trình độ Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 1 Trình độ trên đại học 2 8 11 9 10 2 Trình độ Đại học 108 107 129 257 248 3 Trình độ Cao đẳng, Trung cấp 173 184 186 100 72
Tổng số hồ sơ đã nhận 315 342 386 429 385
(Nguồn: Phòng Tổ chức lao động - Công ty cổ phần Giấy An Hòa)
Bƣớc 4: Nghiên cứu hồ sơ và chọn danh sách phỏng vấn
Từ việc sắp xếp, phân loại hồ sơ của ứng viên, phòng Tổ chức lao động sẽ có đánh giá sơ bộ về khả năng của ứng viên đáp ứng những yêu cầu nào cho vị trí cần tuyển. Đồng thời phòng Tổ chức lao động cũng tiến hành so sánh hồ sơ của ứng viên với bản mô tả, bảng tiêu chuẩn công việc để có cách đánh giá là lựa chọn khách quan nhất, loại bỏ một số hồ sơ không đạt yêu cầu. Một số yêu cầu của Công ty đặt ra:
Đối với cán bộ văn phòng:
Thứ nhất, trình độ học vấn: tối thiểu tốt nghiệp cao đẳng trở lên.
Thứ hai, có tƣ cách đạo đức nghề nghiệp: ý thức chấp hành tốt nội quy, quy định, kỷ luật tốt, trung thực, trung thành với Công ty, có tinh thần trách nhiệm.
Thứ ba là một số đặc điểm tính cách cá nhân: cần cù, chăm chỉ, nhiệt tình, nhanh nhẹn…
Trong các tiêu chuẩn kể trên, công ty có sự ƣu tiên đối với các ứng viên có thâm niên công tác. Bởi đây sẽ là đội ngũ có chuyên môn, hiểu biết về công việc của mình giúp cho quá trình hoàn thành công việc nhanh chóng và đạt hiệu quả cao. Các ứng viên này sẽ giảm chi phí đào tạo cho tổ chức, Công ty không mất thời gian và kinh phí cho việc kèm cặp, hƣớng dẫn, chỉ đạo và làm quen với công việc. Do đó sẽ đảm bảo đƣợc tiến độ thực hiện công việc và năng suất làm việc hiệu quả.
Đối với chuyên viên, nhân viên khối văn phòng:
Thứ nhất là các tiêu chuẩn về trình độ chuyên môn nghiệp vụ phải đáp ứng vị trí cần tuyển.
Thứ hai là phẩm chất đạo đức nghề nghiệp.
Thứ ba là có khả năng làm việc nhóm, kỹ năng sử dụng vi tính.
Thứ tƣ là trình độ học vấn: tối thiểu phải tốt nghiệp Đại học trở lên. Riêng với việc tuyển cán bộ làm lãnh đạo phải có yêu cầu về thâm niên công tác, số năm làm việc tùy thuộc vào vị trí cần tuyển.
Thứ năm là có khả năng sắp xếp, tổ chức quản lý nhân lực của công ty, đào tạo, bồi dƣỡng, phát triển nguồn nhân lực.
Các ứng viên nếu đƣợc lựa chọn: Phòng Tổ chức lao động sẽ thực hiện liên hệ với các ứng viên và sắp xếp lịch hẹn thời gian, địa điểm để gặp gỡ và phỏng vấn.
Bƣớc 5: Phỏng vấn
Từ danh sách các ứng viên đã đƣợc lựa chọn trong bƣớc trên, phòng Tổ chức lao động trực tiếp thực hiện các bƣớc trong quá trình tuyển chọn nhằm tìm ra ứng viên phù hợp nhất.
Việc đầu tiên các nhà tuyển chọn cần liên hệ, thông báo với các ứng viên trong danh sách phỏng vấn về cuộc gặp mặt sắp tới. Để họ nắm đƣợc lịch phỏng vấn, về thời gian và địa điểm chuẩn bị phỏng vấn.
Quá trình tuyển chọn, Công ty cổ phần Giấy An Hòa tiến hành phỏng vấn một lần đối với các ứng viên. Thông qua cuộc phỏng vấn trực tiếp này giúp nhà tuyển chọn đánh giá đƣợc một số kỹ năng, phẩm chất, khả năng đáp ứng nhu cầu của ứng viên. Đặc điểm về tính cách, khả năng giao tiếp, cách ứng xử và trả lời câu hỏi của ứng viên.
Bƣớc 6: Ra quyết định tuyển dụng
Thứ nhất, thông qua việc phân tích hồ sơ xin việc, so sánh với bản tiêu chuẩn, yêu cầu công việc và kết quả của cuộc phỏng vấn giúp nhà tuyển chọn đƣa ra quyết định lựa chọn nhân viên mới cho tổ chức.
Thứ hai, phòng Tổ chức lao động tiến hành đƣa ra các tiêu chí cụ thể, rõ ràng và đánh giá mức độ quan trọng của các tiêu chí đó làm cơ sở đánh giá và tuyển chọn ứng viên.
Đối với cán bộ văn phòng: Sắp xếp theo thứ tự giảm dần mức độ quan trọng các tiêu chí:
Một là có kinh nghiệm làm việc, hiểu biết về công việc.
Hai là một số đặc điểm tính cách cá nhân: Cần cù, chăm chỉ, nhiệt tình, nhanh nhẹn,…
Ba là có tƣ cách đạo đức nghề nghiệp : Ý thức chấp hành tốt nội quy, quy định, kỷ luật, trung thực, trung thành với Công ty, có tinh thần trách nhiệm.
Năm là các ứng viên không đạt yêu cầu Công ty sẽ có thƣ từ chối và gửi lời cảm ơn các ứng viên đã nộp hồ sơ và tham gia phỏng vấn.
Sáu là, những ứng viên đạt yêu cầu qua vòng phỏng vấn sẽ đƣợc công ty thông báo trúng tuyển, mời nhận việc và thử việc.
Bảng 3.12: Kết quả tuyển dụng trong 5 năm qua
TT Cơ cấu nhân lực Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 A Khối văn phòng Công ty
1 Trình độ trên đại học 2 2 1 3 3
2 - Trình độ Đại học: 5 7 5 6 5
3 - Trình độ Cao đẳng, trung cấp 4 8 4 3 10
4 - Lao động phổ thông (lái xe, bảo vệ...) 5 3 6 7 5
Tổng số 16 20 16 19 23 B Khối các phân xƣởng 1 Trình độ trên đại học - 1 4 - 2 2 - Trình độ Đại học: 20 45 58 122 80 3 - Trình độ Cao đẳng, trung cấp: 61 57 72 97 106 4 - Lao động phổ thông 22 36 28 77 54 Tổng số 103 139 162 296 242 Tổng số tuyển dụng toàn công ty 119 159 178 315 265
(Nguồn: Phòng Tổ chức lao động - Công ty cổ phần Giấy An Hòa)
Bƣớc 7: Nhận việc và thử việc
Phòng Tổ chức lao động phối hợp với các trƣởng phòng, ban bộ phận, hƣớng dẫn cho nhân viên mới làm thủ tục nhận việc. Sau đó nhân viên mới sẽ đƣợc phổ biến các nội quy, quy định thời gian làm việc và những nguyên tắc chung của Công ty, các phòng ban. Tìm hiểu các chế độ, chính sách, văn hóa của tổ chức, quyền lợi và nghĩa vụ của nhân viên đƣợc hƣởng và thực hiện khi làm việc tại Công ty... Bƣớc tiếp theo Trƣởng phòng Tổ chức lao động sẽ dẫn nhân viên mới tới các phòng để chào hỏi, giới thiệu về nhân sự mới với các đồng nghiệp. Sau đó sẽ giao quyết định điều động tới bộ phận mà nhân viên mới làm việc, trƣởng bộ phận đó sẽ có