5. Kết cấu của luận văn
4.3.2. Khuyến nghị về tuyển dụng
Thứ nhất, cần có sự thống nhất giữa ban giám đốc, phòng Tổ chức lao động, và đơn vị sử dụng nhân lực vì đơn vị sử dụng nhân lực mới đƣa ra đƣợc bảng mô tả công việc của chính đơn vị đó để tuyển dụng đạt kết quả cao.
Thứ hai, cần đầu tƣ kinh phí quảng bá cho công tác tuyển dụng, vì đăng tin rộng rãi thì số ứng viên đến nộp hồ sơ nhiều hơn và cũng là sự lựa chọn tuyển dụng ngƣời tài giỏi rễ dàng hơn.
Thứ ba, trong các bƣớc tuyển dụng thông thƣờng thì công ty ít để ý đến công
tác khám sức khỏe và đánh giá thể lực của ứng viên, tuy khâu này không quan trọng nhƣng nếu sức khỏe không đảm bảo hoặc là bị mắc bệnh, làm việc một thời gian rồi nghỉ, gây tốn kém về tiền bạc công sức cho công tác tuyển dụng. Vậy nên cần chú
trọng hơn về khâu khám sức khỏe cho ngƣời đƣợc tuyển dụng
Thứ tƣ, nhƣ đã phân tích ở trên, quy trình tuyển dụng của Công ty còn nhiều hạn chế: Các bƣớc trong quy trình chƣa cụ thể và chƣa có sự phân công công việc cho các cá nhân, tổ chức chịu trách nhiệm thực hiện. Nội dung các bƣớc còn bộc lộ nhiều vấn đề cần phải rút kinh nghiệm: Việc hoạch định nhân lực còn mang tính hình thực và thụ động; thông báo tuyển dụng chƣa hấp dẫn ứng viên, hội đồng tuyển dụng còn thiếu những thành viên quan trọng thạm gia; đánh giá sơ tuyển hồ sơ do thiếu nhân lực nên phƣơng pháp thực hiện còn thiếu khách quan; chƣa thực hiện tốt công tác chuẩn bị cho việc tổ chức thi tuyển để lựa chọn ứng viên nhƣ chuẩn bị câu hỏi phỏng vấn, đề thi; hội đồng tuyển dụng chƣa thực hiện đánh giá ứng viên theo tiêu chí xây dựng trƣớc, vì thế nhiều khi việc đánh giá còn mang tính chủ quan, dẫn tới đánh giá không đúng năng lực của ứng viên; bƣớc hội nhập nhân viên mới còn chƣa đƣợc chú trọng nhiều nên đã có nhiều trƣờng hợp ứng viên không hội nhập đƣợc với môi trƣờng làm việc của công ty.
Qua đánh giá những điểm yếu và quy trình của quá trình tuyển dụng còn thiếu, vậy công ty cần phải thay đổi phƣơng pháp và cách tuyển dụng nhƣ sơ đồ sau:
A. MỤC ĐÍCH:
Quy định thống nhất phƣơng pháp và cách thức tiến hành tuyển dụng nhằm tuyển dụng lao động có trình độ và năng lực phù hợp, đáp ứng đúng nhu cầu về
nhân sự, yêu cầu công việc của Công ty.
B. PHẠM VI ÁP DỤNG:
Công ty cổ phần Giấy An Hòa nên áp dụng quy trình này cho việc tuyển
dụng nhân viên và cán bộ quản lý của công ty.
C. SƠ ĐỒ
QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG
Trách nhiệm Sơ đồ Biểu mẫu
Ban giám đốc/ trƣởng phòng ban NL-01-BM01 Chuyên viên nhân sự NL-01-BM02 Giám đốc Chuyên viên nhân sự
NL-01-BM03 Giám đốc NV nhân sự TP. TCLĐ (vị trí quan trọng) NL-01-BM04 NL-01-BM05 Chuyên viên nhân
sự/TP TCLĐ (vị trí quan trọng) NL-01-BM06 TP. TCLĐ/Chuyên viên nhân sự NL-01-BM07 NL-01-BM08
Yêu cầu lao động
Tập hợp nhu cầu
Phê duyệt
Lập kế hoạch tuyển dụng
Phê duyệt
Thông báo tuyển dụng
Tập hợp hồ sơ Điều chuyển nội bộ Xem xét phân loại hồ sơ Sơ tuyển Loại hồ sơ
NL-01-BM09 NL-01-BM10 TP. TCLĐ/Chuyên viên nhân sự NL-01-BM11 NL-01-BM12 Ban giám đốc/trƣởng phòng ban NL-01-BM01
Chuyên viên nhân sự NL-01-BM02
Giám đốc Chuyên viên nhân sự
Giám đốc NL-01-BM03 NV nhân sự TP TCLĐ (vị trí quan trọng) NL-01-BM04 NL-01-BM05
Diễn giải
Bước 1: Yêu cầu lao động - Nguyên tắc và tiêu chuẩn tuyển chọn
Việc tuyển chọn CBCNV cho Công ty cần các cơ sở phải đảm bảo các nguyên tắc và các yêu cầu sau:
+ Xuất phát từ yêu cầu của GĐ, Phòng TCLĐ đề nghị, theo yêu cầu của các Bộ phận sử dụng.
+ Có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, tƣơng xứng với công việc, nhiệm vụ đƣợc giao.
+ Có đủ sức khoẻ, có nguyện vọng phục vụ lâu dài, gắn bó với Công ty + 15 ngày trƣớc năm/ quý mới các bộ phận, phòng ban căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh và nhu cầu công việc phát sinh để lập kế hoạch tuyển dụng vào Phiếu đăng ký nhu cầu nhân sự theo mẫu NS - 01 - BM01.
a) Tuyển dụng phục vụ yêu cầu cho công việc gì
b) Điều kiện đòi hỏi ngƣời dự tuyển phải đáp ứng đƣợc về: Tay nghề, trình độ chuyên môn, kỹ thuật và những điều kiện khác tùy theo tính chất công việc.
c) Số lƣợng cần tuyển dụng.
d) Loại lao động: chính thức hay thời vụ. e) Thời gian cần nhân sự.
Phòng TCLĐ chịu trách nhiệm tìm kiếm, tuyển dụng nhân sự có trình độ, năng lực phù hợp với vị trí cần tuyển đúng thời gian quy định. Cụ thể nhƣ sau:
+ Vị trí quản lý, trƣởng phòng: Thời gian tối đa 03 tháng/ 1 ngƣời kể từ khi đƣợc phê duyệt yêu cầu tuyển dụng
+ Vị trí nhân viên văn phòng: Thời gian tối đa 01 tháng/ 1 ngƣời kể từ khi đƣợc phê duyệt yêu cầu tuyển dụng
+ Vị trí lao động phổ thông: Thời gian tối đa 0.5 tháng/ 1 ngƣời kể từ khi đƣợc phê duyệt yêu cầu tuyển dụng
Bước 2: Tập hợp nhu cầu:
Trƣởng Phòng/ban/đơn vị tập hợp nhu cầu nhân sự của các Bộ phận trực thuộc vào phiếu đăng ký nhu cầu nhân sự và chuyển cho Phòng TCLĐ theo biểu mẫu mã số: NS - 01 - BM01. Phòng TCLĐ phải tiến hành các bƣớc sau:
a) Xác định lại nhu cầu tuyển dụng của các Phòng/ban/đơn vị về số lƣợng, yêu cầu phục vụ cho công việc.
b) Trƣởng phòng TCLĐ xem xét phiếu đăng ký nhu cầu nhân sự, nếu thấy cần thiết phải tuyển thêm ngƣời sẽ ký duyệt và trình Giám đốc duyệt. Nếu xét thấy còn có một vài chi tiết chƣa hợp lý thì trao đổi trực tiếp với Trƣởng Phòng/ban/đơn vị liên quan để thống nhất việc tuyển dụng. Nếu thấy không cần tuyển thì ghi rõ lý do và trả phiếu yêu cầu tuyển dụng, Hồ sơ tuyển dụng cho Bộ phận/ Phòng ban có nhu cầu tuyển trong vòng 10 ngày
c) Sau khi thống nhất nhu cầu cần tuyển dụng thì tiến hành tổng hợp theo từng đối tƣợng lao động, số lƣợng lao động cần tuyển theo biễu mẫu mã số: NS - 01 - BM02 và lập kế hoạch tuyển dụng theo biễu mẫu mã số: NS - 01 - BM03 trình Giám đốc Công ty xem xét và phê duyệt (có phân tích và thuyết minh cụ thể); Nếu không đảm bảo các yêu cầu thì sẽ thống nhất lại với các Trƣởng Bộ phận liên quan theo ý kiến của GĐ, nếu có những điểm chƣa đồng ý thì phải thuyết minh cụ thể trình GĐ giải quyết.;
d) Trƣờng hợp thay đổi chức năng, nhiệm vụ hoặc thay đổi tổ chức thì trƣởng phòng TCLĐ lập kế hoạch về nhân sự và yêu cầu bổ sung lao động theo cơ cấu tổ chức mới.
Bước 3:Phê duyệt:
a) Căn cứ danh sách tập hợp theo biễu mẫu mã số: NS - 01 - BM02 Giám đốc phê duyệt chỉ tiêu tuyển dụng của các phòng ban/ cơ sở.
b) Nếu lao động đã đủ so với định biên thì gửi trả các yêu cầu cho các phòng ban/ cơ sở.
c)Tuỳ tình hình thực tế, Giám đốc có thể phê duyệt điều chuyển nhân sự nội bộ.
Bước 4: Lập kế hoạch tuyển dụng:
Sau khi đƣợc GĐ phê duyệt tuyển dụng, Phòng TCLĐ tiến hành lên kế hoạch tuyển dụng theo biểu mẫu: NS - 01 - BM03 bao gồm:
a) Số lƣợng và điều kiện tuyển dụng lao động cho từng công việc.
b) Nơi cung cấp nguồn nhân lực (thông báo tuyển dụng tại chỗ, báo, đài, trung tâm giới thiệu việc làm, các trƣờng đào tạo).
c) Thời gian tiếp nhận hồ sơ tuyển dụng.
d) Dự kiến thành phần tham dự phỏng vấn ứng viên (tùy theo từng đối tƣợng để bố trí ngƣời có trình độ chuyên môn để phỏng vấn, khảo sát nghiệp vụ chuyên môn).
e) Thời gian phỏng vấn.
f) Trình GĐ phê duyệt kế hoạch tuyển dụng bao gồm chi phí tuyển dụng. Nếu GĐ chƣa nhất trí thì dựa trên quan điểm của GĐ có sự trình bày của Phòng tổ chức – lao động để thống nhất kế hoạch.
Bước 5: Thông báo tuyển dụng:
Sau khi kế hoạch tuyển dụng đã đƣợc duyệt, Phòng TCLĐ tiến hành thông báo tuyển dụng qua báo, đài, các trung tâm giới thiệu việc làm, các trƣờng đào tạo hoặc niêm yết thông báo theo biểu mẫu: NS- 01 - BM04 với các yêu cầu cụ thể nhƣ:
a) Hồ sơ xin tuyển dụng gồm: + Đơn xin việc làm
+ Sơ yếu lý lịch (Có dán ảnh, có xác nhận của cơ quan hoặc chính quyền địa phƣơng)
+ Giấy khai sinh (Bản sao)
+ Giấy khám sức khoẻ (Do bệnh viện cấp )
+ Bản sao các văn bằng, chứng chỉ và các giấy ƣu tiên khác (Có công chứng). + Hồ sơ tốt nghiệp (Bảng điểm đối với ngƣời tốt nghiệp Đại học trở lên ) + Sổ lao động, sổ BHYT (nếu có )
b) Thông báo việc tuyển dụng gồm: + Chuyên ngành cần tuyển
+ Chức danh, số lƣợng cần tuyển + Mức lƣơng khởi điểm
+ Điều kiện làm việc, địa điểm & thời gian tiếp nhận hồ sơ và một số yêu cầu khác… ( nếu có )
Phòng TCLĐ có trách nhiệm tiến hành tiếp nhận, tập hợp các hồ sơ của ứng viên có nguyện vọng vào làm việc tại Công ty. Hƣớng dẫn ứng viên về thủ tục, hồ sơ, phổ biến quy trình và quy chế tuyển dụng của công ty. Phòng TCLĐ sẽ ngừng tiếp nhận hồ sơ khi đã hết hạn tiếp nhận theo thông báo tuyển dụng.
+ Thời gian tiếp nhận hồ sơ: Thứ 5 hàng tuần + Sáng: Từ 8h00 đến 10h00
+ Chiều:Từ 14h00 đến 16h00
Bước 7: Xem xét hồ sơ:
Phòng TCLĐ tiến hành kiểm tra hồ sơ ứng viên xin thi tuyển dụng nhƣ sau: Kiểm tra ứng viên có đủ tuổi không (căn cứ CMND, kiểm tra và đối chiếu với các giấy tờ khác, trƣờng hợp nghi ngờ ứng viên không đủ tuổi thì có thể kiểm tra qua phỏng vấn, nếu ứng viên không đủ tuổi thì không nhận.)
Kiểm tra ứng viên có đủ hồ sơ không ? Hồ sơ gồm:
+ Sơ yếu lí lịch (Có xác nhận của chính quyền địa phƣơng. Chấp nhận bản sao) + Giấy khám sức khỏe (Chấp nhận bản sao )
+ Đơn xin việc
+ Giấy khai sinh (bảo sao có công chứng). + Hộ khẩu (bảo sao có công chứng).
+ Giấy CMND bản sao (bản sao có công chứng).
+ Văn bằng chuyên môn liên quan (bản sao có công chứng).
- Tất cả các bản sao đều phải có công chứng. Toàn bộ các giấy tờ đƣợc làm không qúa 6 tháng tính đến ngày Phòng TCLĐ kiểm tra. Trƣờng hợp ứng viên thiếu hồ sơ thì yêu cầu ứng viên bổ sung sau .
Chuyên viên phòng TCLĐ gửi bản tự khai cho ứng viên theo biểu mẫu: NS - 01 - BM05
Kết quả sơ loại hồ sơ đƣợc tổng hợp theo mẫu: NS- 01-BM 06 (phân theo 3 nhóm: Trình độ Đại học; trình độ Cao đẳng, Trung cấp; Lao động phổ thông)
Bước 8: Sơ tuyển, phỏng vấn, kiểm tra:
a).Chuyên viên nhân sự hoặc trƣởng phòng TCLĐ của Công ty kiểm tra trình độ của ngƣời dự tuyển bằng các phƣơng pháp sau đây thông qua chấm điểm:
+ Kiểm tra các tiêu chuẩn về sức khoẻ, ngoại hình, giọng nói, năng khiếu… (các tiêu chuẩn tuyển dụng đƣợc quy định cụ thể trong quy chế tuyển dụng)
+ Kiểm tra trình độ qua các văn bằng chứng chỉ, qua kết quả học tập, qua nhận xét của các nơi đã từng làm việc trƣớc đây hiện có trong hồ sơ cá nhân (trƣờng hợp ứng viên đã có kinh nghiệm làm việc )
+ Kiểm tra thông qua phỏng vấn trực tiếp ứng viên về: ý thức nghề nghiệp, về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc, khả năng ứng xử, nguyện vọng cá nhân……
+ Kiểm tra trình độ nghiệp vụ chuyên môn thông qua trả lời vấn đáp trực tiếp, câu hỏi tình huống
b) Tiêu chuẩn xét sơ tuyển đối với các cấp chức vụ quản lý trở lên Điều kiện:
+ Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành trở lên
+ Có ít nhất 01 năm kinh nghiệm ở vị trí tƣơng đƣơng
+ Có khả năng chịu áp lực cao, đàm phán, thuyết trình, giao tiếp tốt…
c) Thành phần tham gia sơ tuyển gồm: Chuyên viên nhân sự; trƣởng phòng TCLĐ (tham gia sơ tuyển ở vị trí cấp quản lý trở lên)
d) Danh sách ứng viên tham gia phỏng vấn sơ tuyển đƣợc tổng hợp theo mẫu: NS- 01-BM07
Bước 9: Báo cáo đề nghị thẩm định năng lực:
a) Đối với các chức danh là cấp quản lý, phó phòng trở lên thì bắt buộc phải lập hội đồng tuyển dụng. Quyết định lập hội đồng tuyển dụng đƣợc thực hiện theo mẫu: NS - 01 - BM09.
b) Sau khi sơ tuyển chuyên viên tuyển dụng - nhân sự lập báo cáo tổng hợp kết quả sơ tuyển theo biểu mẫu: NS - 01 - BM08 cho trƣởng phòng TCLĐ và hội đồng tuyển dụng Công ty. Hội đồng tuyển dụng Công ty xem xét danh sách và hồ sơ sơ tuyển của phòng TCLĐ.
c) Nếu đạt yêu cầu thì Phòng TCLĐ lập danh sách ứng viên tham gia thẩm định năng lực theo mẫu: NS - 01 – BM10. Sau đó phòng TCLĐ liên hệ với các ứng
viên mời tham gia thẩm định năng lực, trƣờng hợp không đạt thì bảo lƣu hồ sơ ứng viên (không hoàn trả hồ sơ cho ứng viên).
Bước 10: Tổ chức thẩm định năng lực:
Toàn bộ công tác tổ chức phổ biến quy chế, quy trình tuyển dụng của Công ty cho ứng viên, lập danh sách thẩm định năng lực, danh sách tham gia học bồi dƣỡng kiến thức cơ bản về nghiệp vụ ngành Giáo dục và làm thủ tục bố trí công tác thử việc đều do phòng TCLĐ thực hiện.
Phòng Tổ chức hành chính thông báo lịch thẩm định năng lực cho ứng viên qua điện thoại và email theo biểu mẫu: NS - 01 – BM11.
Thời gian thẩm định năng lực : Từ 03 ngày đến 10 ngày tại các cơ sở/đơn vị/ phòng ban, (tuỳ theo từng vị trí và tính chất công việc)
Nội dung thẩm định:
+ Khả năng thích nghi với môi trƣờng làm việc mới + Đạo đức nghề nghiệp, yêu ngành, yêu nghề
+ Năng lực chuyên môn + Tác phong làm việc + Kỹ năng giao tiếp + ………..
Sau khi thẩm định năng lực, Phòng TCLĐ tổ chức việc tổng kết kết quả thẩm định trình Giám đốc Công ty phê duyệt, thông báo kết quả thẩm định cho ứng viên.
Bảng tổng kết kết quả thẩm định đƣợc ghi theo biểu mẫu : NS - 01 – BM12
Bước 11: Tổ chức học bồi dưỡng kiến thức cơ bản:
Đối với những ứng viên tham gia thẩm định năng lực đạt yêu cầu, Phòng TCLĐ lập danh sách ứng viên tham gia khoá bồi dƣỡng kiến thức cơ bản về các hoạt động của công ty trong vòng 10 ngày (theo biểu mẫu: NS - 01 – BM13). Chuyên viên đào tạo - Phòng TCLĐ chuyển những tài liệu liên quan đến khoá học cho ứng viên trƣớc 02 ngày để nghiên cứu.
Sau đó Chuyên viên đào tạo có trách nhiệm thông báo về lịch học và thi kiểm tra kiến thức sau khi kết thúc khoá học cho ứng viên biết rõ.
Kết thúc khoá học, Chuyên viên phòng TCLĐ có trách nhiệm báo cáo Hội đồng tuyển dụng kết quả của khoá học theo biểu mẫu NS - 01 – BM14 và lập danh sách đề nghị ký hợp đồng lao động thử việc đối với những ứng viên đạt, trình Giám đốc phê duyệt.
Trên cơ sở duyệt của GĐ, Phòng TCLĐ mời nhân sự đƣợc tuyển dụng đến công ty để hƣớng dẫn thời gian làm việc, các quy định của công ty, các công việc cần thực hiện.
Bước 13: Ký HĐLĐ thử việc đối với các ứng viên trúng tuyển:
Việc tiếp nhận và làm thủ tục ký HĐLĐ thử việc đƣợc thực hiện theo quy trình thử việc.
Bước 14: Theo dõi và lưu hồ sơ
Sau khi ngƣời dự tuyển tham gia thi tuyển dụng đạt yêu cầu và ký kết hợp đồng lao động thử việc với Công ty, phòng TCLĐ có trách nhiệm tiếp nhận, lƣu, theo dõi hồ sơ và các giấy tờ liên quan của ứng viên theo theo biễu mẫu: NS - 01 – BM15.
Bảng 4.1: Bảng tên các biểu mẫu tuyển dụng của công ty
STT Tên biểu mẫu Mã hiệu
1 Phiếu nhu cầu tuyển dụng NS – 01 – BM01
2 Tổng hợp nhu cầu tuyển dụng NS – 01 – BM02
3 Kế hoạch tuyển dụng NS – 01 – BM03
4 Thông báo tuyển dụng NS – 01 – BM04
5 Bản tự khai ứng viên NS – 01 – BM05